Serie sobre evaluación de proyectos de carácter social-monitoreo de programas y proyectos

Autor: Alejandro Jáuregui G

EVALUACIÓN DE PROYECTOS Y ECONOMÍA MATEMÁTICA

06 / 2001

Anterior: Selección y planeación de la intervención

V. MONITOREO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS

Llevar a cabo un monitoreo es vigilar, que el programa o proyecto no se deteriore integral o parcialmente y se cumpla.

Implica determinar puntos en el tiempo para hacer evaluaciones, aunque formalmente, es recomendable una evaluación continua de monitoreo.

Las áreas de monitoreo son: Financiera, administrativa y la de sistemas de entrega.

Monitoreo financiero:

Los programas o proyectos implican el uso de insumos y recursos humanos con costos establecidos. En la fase de planeación se determina el presupuesto base del programa que incluye rubros como personal, equipos y materiales, espacios e instalaciones, viajes, etc.

Para el control presupuestal existen herramientas financieras como los flujos de caja, ingresos y egresos mensuales.

El monitoreo financiero, al igual que otros sistemas de monitoreo puede ser analizado según su capacidad de respuesta o adaptación a cuatro criterios centrales:

A. Existencia de datos: En esta área abunda la información ya que es la más controlada y sometida a sanciones administrativas e incluso legales.
B. Perioricidad: El control se expresa en ingresos y egresos con base en cuentas anuales, mensuales e incluso diarias.
C. Tipos de datos: Es una información de carácter secundarios, registrada con fines administrativos centrada en el control de caja, item usual de todo seguimiento de presupuesto.
D. Influencia en la toma de decisiones: El monitoreo financiero es muy sensible a la toma de decisiones, por la dependencia central que tiene un programa o proyecto de las disponibilidad oportuna de recursos.

Monitoreo administrativo:

Control administrativo: Es importante evaluar el contexto institucional y las regulaciones o trámites de la organización que acoge el programa. La evaluación conlleva el cumplimiento de los criterios administrativos – racionales (pasos internos) de ajuste de desempeño a la descripción del cargo, niveles de productividad aceptables o mínimos, sujeción a estatutos administrativos o de contrato. El monitoreo administrativo permite detectar las posibles necesidades de cambio organizacional.

A: Existencia de datos: Los datos de monitoreo administrativo son los que generalmente registra la oficina de personal de las instituciones: descripción de cargos, cumplimiento de funciones, asistencia, tareas realizadas, evaluación de cargos etc.
B: Perioricidad: Es continua en el control de deberes y discontinua en mediciones de autoevaluación de cargos.
C: Tipos de datos: Son de carácter secundarios (control de asistencia, de tareas, etc).
Procesos interactivos

Los programas o proyectos son una organización formal que activa procesos interactivos que tienen una dinámica específica no siempre bien prevista en la etapa de diseño.

Hay que evaluar: Las relaciones entre quienes toman las decisiones y grupos técnicos y entre éstos y el personal de apoyo. Estas relaciones se pueden analizar a través de los procesos de liderazgo, motivación y comunicación.

A: existencia de datos: Se deben hacer evaluaciones de los problemas presentados entre los grupos, especificando la frecuencia de los mismos, ya que estos retrasan la ejecución del proyecto.
B: Periodicidad: No hay datos sistemáticos, aunque se debe recurrir a evaluaciones mensuales o anuales.
C: Tipos de datos: La información es de tipo primario y se recoge mediante cuestionarios semi – estructurados, entrevistas dirigidas o grupales.

Influencia en la toma de decisiones:

La sensibilidad a la toma de decisiones está en la relación a nivel local y autogestionaria del programa.

Organizacionalmente se deben compatibilizar tres instancias que implican diferentes alternativas de roles:

Tomador de decisiones: Toma de decisiones según lógica administrativa, política o profesional.

Grupo técnico: Conflicto de roles, estereotipos profesionales, estilos burocráticos vrs democráticos

Personal de apoyo

En los tomadores de decisiones pueden darse distintos tipos de liderazgo: por elección, por tradición, por imposición autoritaria.

La comunicación es también de distinto tipo: Formal, expedita, difícil, abierta, etc.

En el grupo técnico son frecuentes los conflictos ideológicos como también celos y recelos profesionales. El grupo técnico y su destreza profesional influye mucho en el desarrollo y en la estrategia de intervención del programa o proyecto.