Muy posiblemente ya hemos escuchado él termino “outsourcing” y este como muchos otros conceptos los utilizamos en ingles al no tener una traducción literal, en España por ejemplo lo han definido como “externalizacion”, y de esa manera nos da una idea de lo que significa.
Sobre el concepto, pregunté a varias personas cómo lo definirían y llegué a esta conclusión:
“Es la estrategia de negocio que permite encargar a un socio externo el desempeño de funciones (no medulares) continuas en una empresa”
Y cabe destacar que en esta definición hay un elemento muy importante y es que no hablamos de un proveedor de servicios, sino de un socio externo y como no si compartimos con él o ellos áreas de nuestras empresas que contribuyen al logro de nuestros objetivos, los convertimos en nuestros asociados para llevar a cabo funciones que aparentemente no aportan nada al negocio pero que definitivamente no podemos prescindir de ellas.
Derivado de estar inmersos en un entorno globalizado y altamente competitivo, las empresas han tenido que innovar constantemente a fin de muchas veces solo sobrevivir. El cambio constante ha provocado que las organizaciones tiendan a ser cada vez más adaptables a las situaciones de su ambiente, por lo que las que quieran destacar en su medio tendrán que modernizarse y subirse a las tendencias organizacionales actuales entre las que podemos mencionar: estructuras planas y flexibles, puestos multifuncionales y disminución de tramos de control (promedio 4 puestos).
Esa necesidad de estar al día, lleva a las empresas a focalizarse sobre la medula de su negocio y en muchos casos redefinir su estrategia, misión y visión, un claro ejemplo son las empresas de alta tecnología que antes se dedicaban a producir y comercializar sus productos y ahora se enfocan al desarrollo de tecnología dando en “outsourcing” áreas que no consideran prioritarias y que suponen que les dan mas dolores de cabeza que beneficios tangibles.
Los ejemplos de éxito en empresas de prestigio y clase mundial externalizando funciones han marcado la pauta para tomar el “outsourcing” como una alternativa real para optimizar la operación de la empresas y podemos mencionar por ejemplo que líneas áreas como Swissair y Lufthansa han mudado su contabilidad completa a La India donde se procesan sus estados financieros aun cuando estas no tienen programados vuelos a Nueva Delhi, o bien tenemos el caso de un centro de programas de software ubicado en Bangalore que atiende a unas 30 multinacionales incluidas Microsoft, Oracle, IBM, Motorola, 3M y Siemens desarrollando programas y sistemas y productos que usted y yo usamos comúnmente y que además para esas empresas representa un ahorro sustancial ya que les cuesta a veces la mitad de lo que les costaría hacerlo en Estados Unidos o Europa.
En México los servicios más comunes para ser externalizados son la vigilancia, limpieza, comedores para empleados, mensajería, etc. pero cada vez es más común ver que muchas compañías ya están contratando servicios legales y contables externamente (casi el 60% de las empresas ha realizado outsourcing en esta área). Otro ejemplo son los servicios de transporte para el movimiento de productos hacia los canales de distribución; se espera que para el año 2002 esta función sea contratada externamente por un 50% de las compañías (actualmente, el 25% ya cuenta con el servicio).
Esto también lo podemos ver en los sistemas de información, donde también el 40% de las compañías espera contratar externamente estos servicios. Y, por supuesto, algo similar se podrá observar con funciones de producción, financieras y de almacenaje.
Un ejemplo excelente lo brinda el área de recursos humanos. Si una compañía tiene necesidades diferentes en materia de personal, debido a que sus niveles de producción suben o bajan, porque la demanda es cíclica o temporal, entonces resulta muy alto el costo de tener mano de obra fija durante todo el tiempo. Por lo tanto, es conveniente convertirlo en un costo variable, así este costo se moverá dé acuerdo con las necesidades. Eso hace que la compañía sea más competitiva desde el punto de vista del estado de resultados, y no dejemos fuera la capacitación que cada vez es mas frecuente que lo hagamos externamente a que formemos nuestros propios instructores internos
Podríamos entonces resumir las razones por las que una empresa acuda al “outsourcing” como solución:
•Razones tácticas
– manejar una función difícil de administrar o fuera de control
– resolver la carencia de recursos internos
– reducir y controlar costos operativos
– disminuir las inversiones de capital
•Razones estratégicas
– liberar recursos para otros propósitos
– compartir riesgos
– acelerar beneficios de la reingeniería
– acceder a tecnologías de clase mundial
– mejorar el enfoque de la empresa hacia el negocio
Siendo factores a considerar para que el outsourcing tenga éxito, los siguientes:
1. Solo dar a terceros las tareas que no están ligadas a la generación de ingresos
2. Emplear la subcontratación para dedicarse al corazón del negocio, permitir que otro se dedique a áreas periféricas
3. Centrarse en aumentar la calidad de lo que sabe hacer
4. Deberá trabajar con (no a costillas de) el proveedor para convertirlo en socio estratégico y competir en los mercados globales
5. No verla como una oportunidad para disminuir el pago a su personal
Hasta ahora hemos visto los beneficios que tiene para las empresas el “outsourcing” pero no hay que descuidar que, como consecuencia de los retos impuestos por la globalización y la fuerte competencia, se han visto obligadas a reducir sus plantas de personal. Sin embargo, esto no significa necesariamente que las personas de las que prescinden pasen a formar parte de las altas estadísticas de desempleo.
En efecto, muchas veces los planes de reestructuración obedecen a la obligación de reducir costos, pero no de eliminar procesos. Es decir, la necesidad de personal continúa. Lo que cambia es la forma de vinculación.
De allí que cada día se imponga de manera más pronunciada la subcontratación de servicios. Así, quienes anteriormente se desempeñaban como empleados, ahora se convierten en empresarios que ponen a disposición de la empresa para la que antes laboraban sus conocimientos y experiencia como personas físicas o morales.
En otras palabras, quienes anteriormente eran empleados conforman hoy día empresas de outsourcing que suplen las necesidades de la compañía en una actividad específica. Así, el impacto negativo que produce un despido se mitiga y, además, da origen a nuevas fuentes de empleo.
Para muchos, la desvinculación de la nómina de una empresa no quiere decir necesariamente desempleo. Estar capacitado, tener dinero para invertir y, por supuesto, un espíritu emprendedor resultan ser los ingredientes para enfrentar el nuevo escenario laboral que se impone en nuestros días.
Convertirse en socios externos de las empresas es una alternativa viable y cada vez más vigente.
