Desarrollo de la comunicación interna

04 / 2003

Gran cantidad de experiencias comprobadas en diferentes empresas demuestran que teniendo canales de comunicación efectivos (los supervisores conozcan las políticas de empleo y los empleados saben cuales son sus derechos) habrá menos posibilidades de que se produzcan males entendidos o sentimientos por parte de los empleados de que no forman parte del equipo de la empresa.

Uno de los puntos más importantes en el ambiente laboral es la comunicación interna. Es la clave de la motivación, es lo que permite que la gente sienta que puede expresarse y que sus ideas serán escuchadas, valoradas, seguramente se sienta a gusto en su lugar de trabajo; generando una mayor fidelización de los empleados hacia la empresa, un mayor compromiso. Esto se convierte en una estrategia para el área de Recursos Humanos.

Gran cantidad de experiencias comprobadas en diferentes empresas demuestran que teniendo canales de comunicación efectivos (los supervisores conozcan las políticas de empleo y los empleados saben cuales son sus derechos) habrá menos posibilidades de que se produzcan males entendidos o sentimientos por parte de los empleados de que no forman parte del equipo de la empresa. Debido a que las corporaciones son cada vez más complejas es preciso crear numeroso canales de comunicación para que la información se mueva hacia arriba, hacia abajo y lateralmente dentro de la estructura organizativa de la empresa.

La información que se envía y se recibe en las comunicaciones es de dos tipos: sobre hechos y sobre sentimientos. Los hechos son elementos de información que se pueden medir o describir de manera objetiva. Por ejemplo el coste de un computador.

Los sentimientos son las respuestas emocionales de los empleados ante las decisiones o las acciones realizadas por los directores u otros empelados. Un caso en el que la empresa debe ser especialmente cuidadosa con los sentimientos de sus empleados, es cuando ésta atraviesa un proceso de reestructuración o decide reducir las dimensiones de su planta y en consecuencia efectuar considerables despidos.

CÓMO FUNCIONA LA COMUNICACIÓN

La comunicación comienza con un emisor que desea enviar un mensaje a un receptor. El emisor debe codificar el mensaje y seleccionar un canal d comunicación que sea capaz de transmitírselo al receptor. Cuando se trata de transmitir hechos, el mensaje puede estar codificado en palabras, cuando se trata de transmitir sentimientos, el mensaje puede codificarse en lenguaje corporal o en el tono de voz.

Debido a que hay una gran posibilidad de que se produzcan malos entendidos, cuando se comunica algo importante es importante de que exista la posibuilidad de la retroalimentación. De esta manera se logra aclarar el verdadero significado del mensaje. El tipo de comunicación que permite la retroalimentacion se denomina comunicación bidireccional, ya que el emisor y el receptor pueden interactuar entre sí. Existe otro tipo d comunicación en el que no hay retroalimentacion denominado comunicacion unidireccional.

La comunicación hacia abajo permite a los gerentes aplicar las decisiones que han tomado e influir en los empleados de los escalones mas abajo de la jerarquía de la empresa. La comunicación hacia arriba permite a los empleados de los niveles más bajos de la empresa comunicar sus ideas y sentimientos a las personas encargadas de tomar las decisiones situadas en los niveles mas alto.

CÓMO FACILITAR UNA COMUNICACIÓN EFICAZ

La información en las empresas una fuente de poder y una estrategia como mencionamos anteriormente. Actualmente las empresas dependen cada vez mas de lo que se ha dominado trabajadores del conocimiento para prestar un servicio o producir un producto. Los trabajadores del conocimiento transforman la información en un producto o servicio y necesitan grandes cantidades de infamación para cumplir adecuadamente con su trabajo.

Los métodos más importantes para la difusión de información dentro de una empresa son los siguientes:

El manual del empleado:

Se encuentra la información necesaria para que el empleado logre un excelente desempeño en sus funciones como también las condiciones y reglamentos de la empresa.

La filosofía, cultura de la organización como los derechos y deberes que tiene cada empleado(recibir un trato uniforme y coherente) Informa a las supervisoras la forma de evaluar e impedir que tomen decisiones arbitrarias hacia los empleados lo que generaría repercusiones negativas por empleados descontentos.

En algunos de los estados de estados unidos sugieren que los manuales de los empleados no son sino un contrato implícito entre la empresa y el empleado que limita la libertad del primero a despedir al segundo sin una causa justificada.

Algunas empresas han ido mas alla para protegerse a sí mismas. Piden a los empleados que firmen un acuse de recibo en el que se declara que el empleado ha recibido el manual y que se remitirá al mismo para informarse sobre las normas, reglamentos y políticas de la empresa, teniendo en cuenta que de ningún modo es un contrato.

A pesar de todo los manuales de empleado pueden ayudar a evitar o a solucionar problema laborales. Una empresa puede comunicar con todo detalle una política de nepotismo a través del manual de empleado(el nepotismo es una practica consiste en dar un trato favorable a los familiares con respecto otros trabajadores en la organización)

Esperar a que surja una situación para establecer una política puede resultar costosa. En una ocasión dos abogados de un importante bufete de Chicago se enamoraron y decidieron divorciarse de sus respectivos conyugues para casarse. Entonces mientras estaban en su luna de miel la empresa decidió establecer una política que prohibiera el matrimonio entre empleados. Uno de los dos tenia que abandonar el bufete y fue la mujer quien finalmente dimitió. Debido a que esta empresa no tenían ninguna política en este sentido antes de que la pareja contrajera matrimonio(de hecho parecía una política que había entrado en vigor con carácter retroactivo, estaba destinada a esta pareja en concreto) la mujer puso una demanda a la empresa y recibió una indemnización de seis cifras en dólares.

Comunicaciones escritas:

Los memorados son un medio útil de transmitir los cambios que se produzcan en las distintas políticas y procedimientos de la empresa que no estén reflejados en el manual de l empleado. Por ejemplo cuando se produce un cambio en la cobertura de un tipo especifico de procedimiento medico. Los informes financieros deberían.

Difundirse entre los empleados para que conozcan los resultados de la empresa y reciban una retroalimentacion de su rendimiento global.

Boletín Informativo:

Consiste en una pequeña publicación mensual en donde se puede encontrar infamación de acontecimientos importantes de reuniones y cambios de puestos de trabajo o novedades de la organización

Comunicación electrónica:

El correo electrónico o e- mail es un sistema mediante el cual los distintos empleados de una empresa pueden comunicarse entre sí a través de mensajes electrónicos escritos que son enviados mediante los terminales de las computadoras personales conectados a una red. Este medio es rápido de transmitir resultados financieros o acontecimientos claves de la empresa a un gran numero d empleados.

Uno de los problemas es que al ser muy fácil de utilizar contribuye en algunos casos ha que haya un exceso de información. Además la gente tiende a imprimir todos los mensajes recibidos lo que provoca una avalancha de papeles que precisamente se pretende evitar mediante el correo electrónico.

Reuniones:

Facilitan él dialogo y fomentan las relaciones personales, sobre todo entre empleados que no suelen interactuar entre sí frecuentemente por encontrase separados.

Las reuniones suelen celebrarse a diferentes niveles empresariales. Las reuniones mal planificadas pueden convertirse en una perdida de tiempo fenomenal que tenga como consecuencia una reducción de la productividad de la empresa.

Retiros:

Han ganado popularidad entre las empresas estadounidenses en los últimos años. El retiro consiste en llevar a un grupo d empleados aun lugar tranquilo como por ejemplo un refugio de montaña donde se mezcla el trabajo con actividades recreativas tales como el golf.

Otros tipos de empresas suelen aprovechar estos retiros para anunciara ascensos o acontecimientos importantes que provoquen cambios en la organización.

Comunicaciones informales:

Comúnmente llamados como rumores de la oficina, consiste en intercambios de información que se producen de manera espontanea entre los empleados de la oficina sin que se haya programado un encuentro sino que este surge espontáneamente. La información que se suele transmitir es información sobre medidas tomadas por la empresa ya sea a favor o en contra.

Gestión mediante paseos:

Utilizada para controlar la comunicación informal. Consiste en que el director pasee por toda la empresa de forma que lo empleados de todos los niveles tenga las oportunidades hacer sugerencias, reclamos.

Estudios de actitud del empleado:

Lo que se le pide al empleado que respondan como se sienten con respecto al trabajo que realizan, a sus supervisor, a sus oportunidades de promoción, a la calidad de la información que han recibido. Las repuestas que den diferentes subgrupos al estudio de actitudes del empleado. Las respuestas que den diferentes subgrupos al estudio pueden comprarse con las de la población total de empleados, de manera que los directores puedan identificar los grupos que atraviesan peores relaciones internas y así proporcionales la atención que necesiten.

Procedimientos de apelación:

Permiten a los empleados dar respuesta a las actuaciones de la gerencia y discutir las decisiones de la dirección.

El menos reglamentado es el programa de puertas abiertas, el denominador común de este tipo de programas es que los empleados, disponen de acceso directo a cualquier director o directivo de la empresa. Tiene dos importantes ventajas: hace que los empleados se sientan mas seguros y confiados con la empresa y que los directores actúen con menos arbitrariedad.

Programa de asistencia al empleado:

Ayudan a al empleado a afrontar problemas personales que interfieren en su rendimiento en el puesto de trabajo, tales como el, abuso de drogas o de alcohol, la violencia familiar. Cuando un problema de un empleado interfiere en su rendimiento a éste se lo considera un empleado con problemas ya que comienza la baja en la productividad, en su aspecto físico, entre otros factores.

El procedimiento consta de cuatro pasos:

1° Paso
Identificación de los empleados con problemas, es decir la identificación por ellos mismos y por el supervisor

2° Paso
Consejo a través de los programas de asistencia al empleado. Si el empleado rehusa a la ayuda y es despedido si su problema influye negativamente de manera importante en el trabajo

3° Paso
Si el problema está resuelto, el empleado continua trabajando sino recurrimos al tratamiento

4° Paso
No encontramos con la situación anterior del problema resuelto, continua trabajando, en el caso de que el tratamiento no tenga éxito, se despide al empleado

Sistema de sugerencia:

Esta diseñado con el fin de solicitar, valorar las ideas valiosas de los empleados. Los directores deben seguir los siguientes tres directrices para diseñar el sistema de sugerencias:

*tener un comité de evaluación de sugerencias con el fin de evaluar objetivamente las ideas sugeridas

*Aplicar las sugerencias que se acepten y dar un agradecimiento a la persona que la haya realizado
*Establecer el valor de la recompensa al beneficio que suponga para la empresa la sugerencia

Premios de reconocimiento:

Agradecen públicamente a los empleados que hacen contribuciones notables a la empresa. Éstas personas suelen convertirse en modelos para otros dentro de la organización, dando a conocer que comportamientos y los logros son valorados. El premio al empleado del mes de Mc Donald's consiste en un cartel que se pone en cada uno de los restaurantes de manera que lo puedan ver empleados y clientes

Para acometer con eficacia cualquiera de los métodos mencionados es importante que los supervisores al obtener la información por parte de los empleados deben actuar sobre las mismas para lograr el cambio que se espera sino los empleados lo verán como un estudio en vano y seguramente no volverán a colaborar.

Segundo la información debe utilizar con ética, no se debe utilizar de forma negativas ( despedir a un empleado por estar descontento) tercero algunos de los métodos deben utilizarse de forma confidencial puede ser por ejemplo por una consultora.