¿Conoce la R-etiqueta?

04 / 2002

El mundo moderno brinda una herramienta poderosa a todos aquellos quienes están vinculados con el mundo de los negocios: El correo electrónico.

Usted es usuario del mismo y el desarrollo de su trabajo habitual depende, en alto grado, del uso de este recurso. Es por ello que lo invitamos a observar unas pocas reglas que harán más amable y cordial su trabajo diario.

La primera regla: Asegúrese de estar escribiendo a la persona correcta y verifique a quién copia.

Usted todas las mañanas llega a su escritorio, verifica cuantos documentos han llegado y les da el trámite necesario. Son unos pocos y en su mayoría son importantes. Ahora, abre su correo electrónico: Tiene setenta mensajes sin leer. ¿Qué hacer? Primero los clasifica por el remitente y decide cuales leer de inmediato. Contesta sobre los mismos. Después examina la siguiente prioridad y toma otra serie de mensajes. Muchos de ellos no están relacionados con su responsabilidad y solo le hacen perder tiempo y paciencia. En este momento debe asistir a una reunión y debe suspender la lectura: ¿Habrá omitido algo importante? No lo sabe y es complejo saberlo. Por ello, y para romper esta cadena de mensajes, va el corolario de la primera regla:

Dirija su correo electrónico a la persona que realmente puede colaborar en la Solución del Problema. Remita copia solo a quien debe conocer el desarrollo de la Solución que está en progreso. Cuando las copias no son necesarias, se puede interpretar que 'usted ha perdido el control de la situación' y está clamando para que muchos vengan en su ayuda. Pregúntese, por favor, si esto es lo que sucede.

La segunda regla: Respeto por su interlocutor:

La persona que leerá su mensaje es alguien como usted. Tiene un trabajo, paga sus impuestos, le queda poco tiempo para dedicar a su familia, en fin, similar a usted. Por ello, trátelo como le gustaría que le traten. Es sencillo, ¿verdad?

Cuando se escribe con MAYÚSCULAS SOSTENIDAS PARA INDICAR LO QUE ESTÁ O NO ESTÁ SUCEDIENDO, SE ESTÁ GRITANDO. A nadie le gusta que lo griten. Además, las mayúsculas sostenidas dificultan la lectura. Evite que suceda y escriba en la letra estándar que brinda el sistema.

El correo, cuando se utiliza en una empresa, se debe emplear en forma exclusiva para fines del negocio. Por ello, los chistes y los gráficos obscenos no pueden ni deben tener cabida. Diríjase a su interlocutor en el tono amable y comedido que, sabemos, siempre utiliza. Cuando reciba un mensaje que no requiere del concurso de su experiencia y conocimientos, por favor, hágaselo saber al remitente: Lo ayudará a mejorar sus comunicaciones.

La tercera regla: Utilice un formato amable.

Un mensaje típico contiene lo siguiente: a) Asunto, b) Cuerpo del Mensaje y c) Firma del Mensaje. Muchas personas juzgan que un complemento de su personalidad consiste en adicionar toda suerte de dibujos a sus mensajes. Verifique siempre la ortografía: Es poco profesional enviar notas con errores de escritura y desde luego con errores ortográficos.

En el Asunto de deben escribir unas cinco palabras a manera de título. En ellas debe informar sobre el tema que está interesado en comunicar. La primera palabra debe revelar la materia sobre la que está tratando y las restantes mencionan los asuntos particulares. Ensaye: Es interesante.

El Cuerpo del Mensaje tiene unas pequeñas reglas. Una frase no debe exceder nunca quince palabras. Es preferible redactar sentencias cortas, estas facilitan en buen entendimiento. Un párrafo contiene un conjunto relacionado de ideas y no debe exceder de cuatro frases. ¿Es un reto? Posiblemente si, pero, usted posee los conocimientos necesarios para lograrlo. Por último, trabaje un máximo de cuatro párrafos. Intente siempre comunicar, en forma breve y sencilla, lo que usted requiere. Un pequeño consejo: Siempre utilice el lenguaje apropiado: Las expresiones coloquiales o familiares en exceso le pueden generar problemas no deseados.

La Firma del Mensaje debe ser clara y llana. Su nombre, cargo, empresa, teléfonos, correo electrónico y dirección de correo. Utilice el mismo tipo de letra sencillo que ha empleado en el texto. Es decir, de diez puntos y con la fuente que desee. Evite usar un tamaño de veintitantos puntos y centenares de múltiples colores.

Como puede observar, son solo tres reglas sencillas le harán sentirse mucho mejor cuando envía un correo electrónico. Y usted hará parte de los importantes socios de la Etiqueta en la Red, llamada R-etiqueta.

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Ing. Germán Bernate

Germán es ingeniero electrónico egresado de la Universidad Distrital de Bogotá (1962) y toda su vida laboral transcurrió en el ámbito de la Tecnología Informática. Estuvo vinculado treinta y un años con IBM de Colombia y luego seis con NCR Colombia. Actualmente trabaja como consultor en Planeación Estratégica, Aseguramiento de Calidad y Gerencia de Proyectos.