Cálculo y evaluación de los costos logísticos en entidades de servicios petroleros en Cuba

PROCEDIMIENTO PARA EL CÁLCULO Y EVALUACIÓN DE LOS
COSTOS LOGÍSTICOS EN ENTIDADES DE SERVICIOS
PETROLEROS
Autor (es): MSc. Ing. Regla Caridad Gómez, Lic. Etian Fernández Riguera
Resumen
El ahorro de costos es una de las metas que se plantea cualquier empresa que quiere aumentar su
nivel de competitividad en el mercado, esto incluye el conocimiento pleno de todos los factores que
contribuyen a la formación de estos.
Como parte de las estrategias utilizadas para la implementación del nuevo modelo económico
cubano se desarrolló el presente trabajo, con el objetivo principal de proponer un procedimiento
sobre bases científicas que permitiera el cálculo y evaluación de los costos logísticos asociados al
almacenamiento, utilizando los métodos, las técnicas y herramientas fundamentales (encuestas,
entrevistas, método de selección de expertos, tormenta de ideas), haciendo énfasis en los
problemas existentes para trazar las pautas en la actualización y seguimiento del plan de
prevención.
Entre los principales logros alcanzados por este trabajo se encuentra el determinar que el por
ciento del aprovechamiento del volumen que tienen todos los almacenes es bajo, lo que significa
que un reordenamiento minimizaría los gastos en alquiler, la elaboración de la partida de costos
logísticos asociados al almacenamiento, así como la ficha de costos del personal que interviene de
manera directa en la formación de los costos ocultos, el identificar al realizar el cálculo de los
costos de almacenamiento que estos se mantuvieron alrededor del 4.39 % de las ventas, tal y
como está establecido para empresas de alto rendimiento y la propuesta del plan de acciones para
disminuir los niveles de inventario de ocioso y lento movimiento en la entidad.
Introducción
En el mundo actual las empresas no pueden sobrevivir simplemente haciendo un buen trabajo,
tienen que hacer un trabajo excelente, si quieren tener éxito en un mercado que se caracteriza por
un rápido crecimiento y una dura competencia, tanto nacional como internacional. Los
consumidores y las empresas se encuentran con gran abundancia de ofertas, al buscar satisfacer
sus necesidades y por tanto, buscan calidad excelente, valor agregado, o costo cuando escogen
entre sus suministradores.
A las empresas hoy en a se les exige por parte del entorno en que se desenvuelven mayores
niveles de eficiencia, lo que se traduce en la reducción de los costos.
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La nueva realidad competitiva presenta un campo de batalla donde la flexibilidad, la velocidad de
llegada al mercado y la productividad serán las variables claves que determinarán la permanencia
de las empresas en los mercados. Es aqdonde la logística juega un papel crucial, a partir del
manejo eficiente del flujo de bienes y servicios hacia el consumidor final.
El concepto logístico que se aplica en las empresas se caracteriza por jugar un papel de
integración de las actividades que tienen que ver con el aseguramiento de un flujo dirigido a
suministrar al cliente los productos y servicios que demanda en el momento que lo demanda, con
la calidad exigida y al costo que está dispuesto a pagar.
La logística comprende tanto el flujo de materiales de una empresa como el flujo de información,
que este lleva asociado. Para poder efectuar una buena gestión de la misma y optimizar tanto el
costo como el servicio ofrecido, es necesario ejercer un buen control sobre la actividad de la
empresa, conociendo, de la forma más ágil y simple posible, tanto la situación actual como la
evolución de todas las funciones que atañen a la logística y que, en consecuencia, afectan al
servicio o al costo global del mismo.
Hoy en a las estrategias empresariales han de adquirir nuevas perspectiva, en la que tanto los
plazos de desarrollo de productos, como los plazos de entrega al cliente, deben estar
estrechamente ligados a las demandas de un mercado que depende de necesidades
personalizadas del usuario final.
Estas nuevas exigencias imponen a los sistemas logístico actuales la necesidad de ser capaces
de diseñar y desarrollar productos, procesos, servicios y sistemas de información, cuyo objetivo
prioritario sea el mejorar la velocidad, la flexibilidad de la respuesta a las necesidades particulares
de los clientes y ofrecer una calidad de servicio cada vez mayor. Además, necesitan establecer
cadenas integrada de suministro que vayan desde el proveedor de materias primas hasta el
usuario final del producto o servicio, y donde cada relación proveedor-cliente forme un escalón en
el que se debe dotar a los diferentes subsistemas (con elemento técnico y organizativo) que
formen parte de la cadena de suministros de la flexibilidad necesaria para responder
adecuadamente a las variaciones que se produzcan en las demandas de los clientes.
En la actualidad la apertura de la economía, la rapidez en los cambios tecnológicos, la aparición de
nuevos mercados, la innovación de productos, entre otros aspectos, exigen formas de dirección
que con el menor costo posible puedan permitir una valoración rápida y consecuentemente ejercer
una dirección eficiente de los recursos disponibles.
Existen en este entorno entidades petroleras que dedicadas a los servicios de Perforación y
Reparación Capital de Pozos de Petróleo y Gas que presentan altos niveles de inventario
evaluados en $ 33 000 000.00 pesos, de estos se han estimado $ 10 000 000.00 pesos de lento
movimiento y ocioso, lo que trae consecuencias negativas que se ven reflejadas en el dinero
inmovilizado por cuanto los productos almacenados son específicos de la actividad imposibilitando
su comercialización a empresas de otros sectores, esto genera un expediente de pérdidas al tener
que efectuar un destino final a materia prima donde se calcula el peso y no el costo del producto.
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Se adiciona a esta situación que la empresa no registra de forma independiente el costo de
mantener ese inventario, incurriendo en costos logísticos que no conoce y no tiene identificados
(almacenamiento, compra, transportación).
Teniendo en cuenta todo lo expresado anteriormente y la importancia que tienen las
investigaciones en el sector petrolero se toma como punto de partida el siguiente problema
científico a solucionar en el presente trabajo de diploma: la no existencia de un procedimiento que
permite la estructuración de los costos logísticos en entidades de servicios petroleros.
El proceso de almacenamiento como parte del sistema logístico
Antes de 1959 el desarrollo de la manipulación y el almacenamiento de materiales estuvieron
subordinados al débil desarrollo industrial y a la alta dependencia económica y cercanía geográfica
con los Estados Unidos, proveedor fundamental de los reglones más necesarios.
El mercado interno no sólo estaba dominado por las manufacturas norteamericanas, sino también
las industrias principales del país; la manipulación estaba centrada casi en su totalidad en la
transportación controlada por firmas privadas; los almacenes eran limitados. La industria a escala
nacional no requería siquiera prestar atención a este aspecto.
Hoy día hablar de almacenes o de almacenamiento es algo bien complicado; los adelantos
científicos han llevado estos términos por muchos derroteros, perdiendo los logísticos de esta
disciplina, el patrimonio de los mismos. En el presente trabajo se hará referencia al almacén como
una instalación equipada tecnológicamente para realizar el proceso de almacenamiento.
Varios autores han dado su definición de almacenamiento, a continuación se exponen algunas:
El almacenamiento es el conjunto de actividades, medios y recursos de la empresa que se dedican
a la recepción, ordenamiento, cuidado, conservación y control de los productos desde el momento
de su adquisición/finalización hasta su consumo o puesta a disposición de otros; proporcionando el
espacio conveniente para la conservación de las mercancías, un sistema económicamente
coordinado para las actividades necesarias a realizar con ellas, instalaciones y fuerza de trabajo, y
un completo control de toda esta función. Apple (1972); CEATM (1984)
El almacenamiento es un proceso dentro de la cadena logística que tiene como aspecto esencial
proteger los bienes e ir entregando a cada eslabón subsiguiente de la cadena, en la forma y con
los valores agregados que demande cada proceso específico Velázquez Albiol (2005)
Tradicionalmente las actividades básicas del almacenamiento han sido: recepción, identificación y
clasificación, preparación para el almacenamiento, almacenamiento, preparación de pedidos, su
completamiento y acumulación, servicios productivos o preparación de partes y componentes,
envasado/embalado, carga, despacho, mantenimiento de los registros de control.
Los recursos básicos de personal, equipo y espacio tienen que estar integrados para obtener
métodos y sistemas efectivos y económicos de manipulación, almacenamiento y control de los
materiales y suministros. Todo lo cual puede resumirse en ofrecer la máxima calidad del servicio al
mínimo costo.
La logística como herramienta para disminuir los costos
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De la capacidad que tengan las empresas para lograr una mayor disminución de los costos
dependerá su subsistencia como sistema económico, y para alcanzar esta meta les será
imprescindible el uso en su accionar diario de las herramientas que brindan las ciencias modernas.
En el desarrollo de la economía de cualquier empresa surgen continuamente aspectos que
implican el control de actividades del flujo de materiales y otros recursos asociados a este, cuyo
estudio científico de los sistemas de organización y control forman parte de la Logística. Jenkins
(1995); Ballou (1997); Comas (1996); Pérez Campaña (2005).
Las economías potenciales de la Logística son significativas, pues puede presentar entre el 30% y
el 70% de los activos, alrededor del 10% de las ventas, y el 50% del valor añadido. Barrabés
(1996).
Y aunque no resulta fácil determinar con exactitud los costos logísticos, las fuentes consultadas los
sitúan entre 10% y 50% para las ventas, y entre 15% y 40% del costo total del producto, siendo de
mayor peso las actividades de transporte y almacenaje. Estos valores porcentuales varían en
dependencia de los países, sectores industriales, tipos de empresas y parámetros que se tomen
como base para su cálculo Badenas (1993); Rizo (1987); Caramelle (1989); Mira (1991);
Hernández Maden (1999); Pérez Campaña (2005).
Desde otro punto de vista de esta situación, en muchas empresas industriales, la fase de
almacenamiento (esperas), manipulación (movimiento) y transporte llega a exceder el 50% del
tiempo de tratamiento del producto, lo cual liga estrechamente a la logística con el concepto de
flujo, implicando como los tres grandes factores participantes a los equipos, el mando y la gestión;
son estos determinantes para lograr la reducción de los costos y el aumento de la rentabilidad.
Por ello para que toda empresa sea eficiente y eficaz es necesario un sistema logístico que sea
capaz de reducir al mínimo todos los costos relacionados con transportación, almacenamiento y
distribución de sus productos.
Esto está asociado de alguna manera al hecho de que las empresas se han dado cuenta de que
además de los costos directos, muy controlados y provenientes del proceso de producción, existen
costos añadidos como los de mantenimiento de inventario, almacenamiento, transporte y
distribución que si no se controlan llegan a producir un efecto de inflación que lleva a la empresa a
perder su competitividad. Hernández Maden (1999); Pérez Campaña (2005); Gómez (2009).
El proceso de costo no es más que la parte del valor que se impone prácticamente en todo proceso
de producción efectivo de mercancías, pues el proceso de circulación se encarga de hacer revertir
constantemente la forma de mercancía que presenta esa parte del valor a la forma capital
productiva, por donde el precio de costo de la mercancía tiene que rescatar constantemente los
elementos de producción consumidos para producirla. El análisis de la relación costo volumen
utilidad, depende de una cuidadosa segregación de los costos, de acuerdo a su naturaleza, en
constantes y variables.
Los costos logísticos como parte del sistema de costos.
Los costos en su relación con los gastos presentan las características siguientes:
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Se considera al conjunto de gastos como un todo, y a los costos como una parte de ellos
Otra forma de explicar los costos es señalarlos como gastos aplicados en el proceso de
obtener los bienes o prestar los servicios.
Es decir, los costos constituyen los pagos a los insumos o también las remuneraciones a los
factores que intervienen en el proceso de operación.
Durante este proceso se puede diferenciar un costo de un gasto teniendo en cuenta que el costo
existe cuando se obtienen bienes o servicios, al comprar y no procesar un bien o servicio, el costo
de operación desaparece y solo subsiste el costo de compra y por último que el gasto que estuvo y
no deja de estar después de elegir comprar y no procesar siempre fue gasto y nunca llega a ser
costo.
Al observar el estado de resultados de una empresa, se identifican los elementos más importantes
de los costos y gastos
Estado de Resultados
Ingreso por ventas
( - ) Costo de Ventas
= Resultado Bruto
( - ) Gastos
= Resultado Líquido
Costo de Ventas (Costo de la producción vendida)
Materiales directos
Mano de obra directa
Costos indirectos de fabricación
= Costo de la producción del periodo
( + ) Inventario inicial de productos en proceso
( - ) Inventario final de productos en proceso
= Costo de la producción terminada
( + ) Inventario inicial de productos terminados
( - ) Inventario final de productos terminados
= Costo de la producción vendida
Gastos
Gastos de Administración.
Gastos de Distribución y Ventas.
Gastos Financieros
El costo logístico queda definido como la suma de los costos ocultos involucrados cuando se
mueven y almacenan materiales y productos desde los proveedores hasta los clientes.
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Estos costos ocultos que se generan durante el proceso logístico (proceso de mover y almacenar
materiales y productos desde los proveedores hasta los clientes), están relacionados con la
eficiencia y eficacia de dicho proceso (y su medida la productividad), la calidad, etc.
Clasificación de los costos logísticos derivados del almacenaje
Costo del Espacio
Se entiende por costo de espacio al conjunto de gastos derivados de la utilización de un recinto
donde se almacenan los productos. La estructura de costos por este concepto, adquirirá
configuraciones muy diferentes según se trate de la utilización de un almacén propio o de un
almacén alquilado. Se relacionan a continuación los principales conceptos que intervienen en dicho
costo:
Costo de las instalaciones:
Se entiende por costos de las instalaciones al conjunto de inversiones realizadas en elementos
empleados en el recinto donde se almacenan los productos, con el objetivo de mejorar su
capacidad de almacenamiento y facilitar el manejo de las cargas. Este costo se encuentra
directamente ligado al costo del espacio siendo considerado en muchos casos como otro de sus
componentes, ya que tiene muchos conceptos comunes con él. Las inversiones más comunes en
instalaciones fijas suelen ser: Estanterías, Almacenes rotativos, Muelles, puertos y abrigos, etc.
También se incluirán en este apartado las instalaciones fijas de gran volumen de inversión que
estén directamente relacionadas con el almacenaje. Al igual que los costos del espacio, la
importancia y estructura de este costo pueden adquirir configuraciones muy diferentes según el tipo
de instalaciones empleadas. A medida que aumenta el grado de automatización de un almacén,
estos costos se hacen importantes y complejos.
Costos de Manipulación:
Se entiende por costo de manipulación el que corresponde a los recursos empleados, tanto
humanos como técnicos destinados a cubrir esta labor en el almacén. Dentro de los medios
técnicos se incluyen las carretillas elevadoras, carretillas de preparación de pedidos, así como
cualquier otro equipo que incida directamente en una mejora de resultados en la manipulación y
manutención, tales como caminos de rodillos para la preparación o traslado de mercancía;
máquinas de embalar, enfardar, etiquetar, etc. La utilización de estos medios tiene por objetivo
mejorar y racionalizar los sistemas, con repercusiones positivas en la consecución de tiempos más
adecuados de manipulación.
Costos Ocultos
Las existencias que forman el inventario están sujetas a diversas circunstancias que suponen una
pérdida de su valor real.
Es claro que establecer el objetivo de reducir el costo de almacenaje al máximo es simplemente
una expresión incompleta, puesto que como se ha visto este costo están formados por varios
factores y que se incurre en ellos con mayor o menor intensidad por el hecho de desarrollar esta
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actividad o función. Se deduce por tanto que una política de reducción de costos debe estar
formulada de manera tal que establezca los límites y objetivos que se pretenden conseguir con ella
relacionando directamente el costo de la función con los servicios prestados por esta.
Descripción general del flujo de operaciones logísticas de ENTIDADES DE SERVICIOS
PETROLEROS
Flujos logísticos de ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS
La empresa presta servicios de perforación y reparación de petróleo y gas para satisfacer la
demanda nacional, en este proceso intervienen diferentes sistemas que garantizan la producción a
gran escala, en la misma el proceso logístico es fundamental, en el mismo existen los flujos
logísticos elementales que se interrelacionan unos con otros permitiendo que se desarrolle la
cadena a manera general.
Flujo Informativo
El flujo de información de la cadena logística de la ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS
comienza de la demanda de un área a través de un correo electrónico para el balancista, el mismo
revisa a través del sistema informático (Plan de Compras) las existencias, en caso de no existir se
emite el modelo 805 que es de solicitud de producto hacia el departamento de compras de la
empresa. El Grupo de Compras envía este modelo de forma impresa y digital a la empresa
importadora (ENTIDAD SUMINISTRADORA). La importadora envía la solicitud de ofertas a la cartera
de proveedores mediante correo electrónico, cuando estos envían las ofertas, después de realizar un
análisis de concurrencia, se manda por correo la elegida al departamento técnico para que se realice
la evaluación técnica. Después de aprobada la oferta se procede al proceso de aprobación, firma y
ejecución del contrato. Posteriormente se produce el proceso de traslado de la mercancía hacia el
destino, donde se van realizando llamadas periódicas durante el proceso de travesía para verificar el
estado y condiciones del trayecto.
Cuando el producto se encuentra en el destino comienzan las gestiones aduanales que se realizan
por parte de la empresa importadora, esto incluye revisión de documentos de embarque y
documentos legales. Una vez verificada toda la documentación se procede a realizar la gestión con la
empresa transportista a través de solicitud oficial de transporte o por teléfono contactando
directamente con el encargado de esta actividad en la empresa de transporte, esta gestión incluye la
entrega de la documentación como carta de porte, factura comercial y datos concretos del lugar y la
hora de recogida del producto.
Una vez concluido esta gestión se traslada el producto hacia el almacén de la empresa, ahí se realiza
la recepción del suministro realizando un a partir de la relación directa con el balancista que es el
encargado de suministrar el código, descripción y nivel de rotación del mismo. Después la operadora
del almacén conforma el informe de recepción a través del sistema informático (Mistral). Después el
balancista asigna mediante el sistema de Plan de Compras el producto al área que realizó la
demanda.
Flujo de Material
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Parte de una necesidad de un área determinada, por lo que se realiza una revisión a ver si el
producto se encuentra en el almacén en caso de existir se le asigna al área donde surgió la
necesidad, pero si la existencia de este es nula se procede realizar la solicitud a la empresa
importadora, que se encarga de realizar todos los trámites con los proveedores para gestionar el
producto, cuanto se firma el contrato ya comienza el traslado del producto desde su lugar de origen
hasta el lugar de destino pactado por las partes, de ahí va hacia los almacenes de la empresa
importadora y posteriormente son trasladados hacia los almacenes de la entidad. Al llegar el producto
al almacén se realiza la recepción del mismo donde el balancista que realizó la solicitud del área
donde partió la necesidad, es el encargado de decir código, el almacén, la descripción con que se le
va a dar entrada al producto así como el nivel de rotación, norma de consumo y clasificación que se
va a dar al mismo. Cuando el producto está en almacén el balancista le asigna al área el producto, a
partir de ahí el almacén emite un vale de salida de producto y el área lo traslado hacia el lugar donde
se va a utilizar.
Flujo Financiero
En el proceso logístico después que la solicitud se envía hacia la empresa importadora, ya se
comienza a generar gastos por estudio del mercado pues se incurre en gastos en todo el proceso
búsqueda y selección de proveedores, envío de solicitud de ofertas hacia el mercado internacional,
así como la comunicación que se necesita establecer en estos casos. Ya una vez seleccionado el
proveedor con que se va a realizar la compra, se comienza a realizar gastos de gestión, pues incluye
la aprobación de la oferta, análisis y firma del contrato y la gestión con la empresa transportista que va
realizar el traslado de la mercancía. Cuando el producto llega a manos de la importadora se comienza
el proceso de cuentas por pagar hacia el suministrador pues se tiene que cumplir con lo pactado en el
contrato. Después se incurren en gastos por recepción almacenamiento y transportación de los
productos y por último se realiza el proceso de cuentas por cobrar al cliente final a través de vales de
salida de almacén con el precio en el presente y la cantidad a extraer del mismo se realiza un
descuento del presupuesto asignado por el área para los diferentes gastos del mes. Teniendo en
cuenta que a través del análisis del proceso se puede dar un carácter más concreto a la identificación
del banco de problemas que puede incidir en el desempeño de la organización, se emplea como
elemento complementario, el diagrama de relaciones del proceso logístico.
Relaciones existentes a partir de los flujos logísticos
Flujo Material
Este flujo está representado por el traslado de mercancía que se realiza desde el
proveedor hasta el comprador mediante transporte marítimo.
También existe este cuando se traslada la mercancía desde el puerto de La Habana hasta
los almacenes de Guanabacoa.
De los almacenes de Guanabacoa hacia los almacenes de ENTIDADES DE SERVICIOS
PETROLEROS
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En todo el proceso de recepción, manipulación y almacenaje de la mercancía
Por último en el proceso de salida del almacén hacia el cliente en este caso la dirección de
perforación de la ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS
Flujo de Información
Entre 1 y 2: Solicitud de Productos. Características técnicas. Aclaraciones. Aprobación o
Desestimación de ofertas. Ofertas para Aprobación Técnica. Notificación de apertura de bultos.
Conformidad con la mercancía
Entre 2 y 3: Solicitud de Ofertas. Características técnicas. Ofertas. Aclaraciones
Entre 2 y 4: Solicitud de Ofertas. Características técnicas. Ofertas. Aclaraciones. Contrato de
compra-venta
Entre 3 y 4: Contrato compra-venta
Entre 4, 5 y 6: Contrato compra-venta
Entre 4 y 7: Factura Comercial. Conocimiento de Embarque. Lista de Empaque. Certificado de
Origen. NA (No. De Acuerdo del Consejo de Administración de Divisas)
Entre 4 y 9: Contrato de Seguro de la Mercancía
Entre 10 y 2: Certificación Nivel de Inventario. Notificación de apertura de bultos
Entre 1 y 10: Nivel de Inventario
Flujo Financiero
En cualquier punto de la cadena logística que exista flujo de material y de información, existirán
gastos asociados: gastos en medios de computación, gastos en materiales de oficina, gastos de
teléfono, correo electrónico, Internet, gastos de combustible para transportación, gastos de
corriente eléctrica. En este caso desde que la mercancía sale del puerto de Halifax está
generando una cuenta por pagar por parte de la Empresa importadora (contrato de fletamento y
contrato de compra-venta). Igualmente hay un flujo de dinero entre ENTIDAD SUMINISTRADORA
y ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS (4% por la importación) Se generan gastos para
transportar la mercancía desde los almacenes de Guanabacoa a los almacenes de la ENTIDADES
DE SERVICIOS PETROLEROS. Una vez que la mercancía se encuentra formando parte del
inventario del almacén de la empresa genera gastos.
Métodos y materiales
El actual escenario en el que se desenvuelven las empresas, es evidente que exige una mayor
capacidad de respuesta e inteligencia por parte de ellas; una dosis elevada de proactividad,
agilidad, creatividad, innovación, competitividad y efectividad en su desempeño. Un cambio,
centrado en el reconocimiento pleno, de la importancia que tiene el cliente externo y muy
especialmente el cliente interno, con la máxima de agregar valor.
El desarrollo de los costos apropiados o adecuados de un sistema logístico parte del enfoque que
se brinde o se oriente a los mismos, es decir, en esencia encaminar los esfuerzos hacia la
identificación de los costos asociados. Los costos logísticos agrupan todos los costos adheridos a
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las funciones de la empresa, que controlan y gestionan los flujos materiales y sus flujos
informativos asociados. Se debe expresar, que el desarrollo de los costos es una de las actividades
más crítica en el diseño y operación de los sistemas logísticos y es también la que presenta la
mayor dificultad, en parte por la falta de definición o entendimiento acerca de la estructura de los
costos que afectan la conducta de un sistema.
El procedimiento general para el cálculo y evaluación de los costos logísticos asociados al
almacenamiento en ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS desarrollado en la figura 1, se
ha elaborado partiendo de la necesidad de dar respuesta a la problemática manifestada en esta
investigación, tomando como referencias los enfoques sobre gestión y mejora de procesos
propuestos por Negrín Sosa, (2003); Gómez (2009), investigaciones realizadas sobre los costos
logísticos dentro y fuera del sector Portal Rueda, (2009); Gómez & Mentado, (2010), y los
resultados de la revisión bibliográfica de diferentes instrumentos y herramientas expuestas en el
capítulo 1 para el estudio de costos logísticos asociados al almacenamiento, con los que coincide
plenamente el autor de esta investigación.
Las etapas que conforman el procedimiento propuesto se detallan a continuación:
Etapa 1. Análisis de la proyección de trabajo.
La implantación del sistema de costos logísticos ha de ser una acción apoyada por la alta
dirección, por el grupo de gestión de la logística, contabilidad y otros involucrados ya que
independientemente de que la primera sea responsable del proceso donde se realice el estudio, es
necesario su motivación, comprensión y apoyo por lo que se revisará el tema en cuestión
proponiendo un cronograma de trabajo. En esta etapa se realiza la entrevista al director para
conocer su disposición y la de los demás miembros de participar, colaborar y apoyar la
investigación. Una vez conocido los intereses se procederá a la confección de la proyección de
trabajo con los objetivos, actividades y plazos de ejecución, así como la asignación de los recursos
necesarios para el aseguramiento de la investigación.
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Figura 1. Procedimiento para el cálculo y evaluación de los costos logísticos asociados al
almacenamiento en ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS. Fuente: elaboración propia, a
partir Gómez & Mentado (2010)
Etapa 2. Formación del equipo involucrado en el diseño de costos para el proceso.
Es recomendable que todo el personal del proceso donde se va a implantar el sistema, personas
de las áreas de logística, contabilidad, producción, informática y otras áreas, participen en la
detección de los elementos para efectuar las mediciones.
Al involucrarse el personal se minimiza el rechazo al cambio, se toma conciencia de la necesidad
de la implantación; por tanto, se cuenta con la participación activa y una actitud correctamente
orientada según los objetivos del sistema, de los trabajadores. En este primer paso es importante
entrenar al personal con los conceptos básicos y objetivos del sistema de costos logísticos. El
proceso de selección del equipo de trabajo se sustenta en análisis de expertos, debiéndose
seleccionar los mismos cuidadosamente para garantizar unos juicios precisos y acertados en
función de la problemática a tratar. La selección del equipo de trabajo se realiza a través de
técnicas donde se determinan los que por su experiencia y condiciones garanticen el trabajo y los
resultados de la investigación, para esto se aplicará una encuesta que evalúe el coeficiente de
competencia de cada uno de los propuestos para integrar el equipo. El procedimiento que se
propone consta de tres fases que son: constitución de la bolsa de posibles expertos a partir de la
propuesta de los implicados; aplicación de la batería de encuestas: cuestionario de competencia de
experto, grado de autoridad; procesamiento y selección a partir del índice de experticidad. En esta
epata inicial del procedimiento es imprescindible establecer mecanismos flexibles y ágiles de
coordinación y comunicación entre el equipo de trabajo y el responsable.
Comprobada la concordancia y consistencia del juicio de los expertos en esta etapa se realizará el
diseño del programa detallado de las actividades y plazos de ejecución, así como la asignación de
los recursos necesarios para el aseguramiento de la investigación. El proyecto debe ser conducido
técnica y académicamente por un profesional versado en el tema. Le corresponde ejercer
seguimiento y control de las tareas y de los tiempos previstos para ejecutarlas, estar presente en
las sesiones de trabajo del equipo sin participar en las discusiones, elaborar síntesis de cada
sesión, integrar y conciliar las conclusiones de los grupos.
En esta etapa se realizará el diagnóstico para evaluar las condiciones de la entidad para la
realización del estudio que se apoyará fundamentalmente en la lista de chequeo, anexo 1,
específica para almacenes que establece Cupet, la guía de autocontrol adecuada a la entidad que
establece la Resolución 60/11 CGR en el componente actividad de control en los aspectos a
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verificar en la norma “Documentación, registro oportuno y adecuado de las transacciones y
hechos”, en lo concerniente al subsistema de inventarios, anexo 2.
Etapa 3. Revisión del sistema de costos actual.
En esta etapa se realizará una revisión del sistema de costos actual, analizando las características
de lo que existe, qué datos sobre costos logísticos puede aportar el sistema contable existente y
qué otros se poseen en los diferentes grupos, recolectándolos con un acuerdo pleno entre los
miembros de la alta dirección sobre las definiciones de las categorías y elementos, para luego
diseñar el sistema de costos logísticos. Para los costos anteriores que ya existen en la empresa, se
ha de conocer la forma de presentación y la periodicidad de la misma, así como los responsables.
Asimismo, esta etapa tiene que completarse con la relación de costos logísticos que no suministra
el sistema actual. Se utilizará la revisión de datos históricos, manuales y otros documentos
existentes en la entidad, con el análisis y síntesis de estos documentos se realizará un diagnóstico
del sistema actual de costo.
Etapa 4. Propuesta del sistema de costos logísticos.
En esta etapa se definirán las categorías de costos logísticos que sean factibles y adaptables a las
condiciones de la empresa, lo cual se realizará con una sesión de trabajo en equipo, apoyados en
la tormenta de ideas. Una vez establecidas las categorías se identificarán los elementos de costos
correspondientes a cada una de estas, teniendo en cuenta que cada área de la empresa debe
tener sus propios elementos, los cuáles tienen que haber sido identificados contemplando quiénes
son sus clientes, cuál es su producto, y cuáles son las actividades específicas que generan los
elementos del sistema de costos. De esta manera se produce un sistema de medición diseñado de
acuerdo a la naturaleza propia de la empresa.
Esta etapa se materializa a través de 3 momentos fundamentales que se describen a continuación:
1. Identificación de los clientes del proceso y sus necesidades.
Los clientes son todos los usuarios del producto y/o servicio, así como también todo proceso que
dictamine especificaciones. Si cada proceso no identifica a la gama de clientes, su producto y/o
servicio será generado con defectos. En este paso el equipo de trabajo debe identificar al grupo de
clientes que influyen en los costos logísticos asociados al almacenamiento y sus respectivas
necesidades, apoyándose en los datos que posee el grupo de gestión de la calidad, sistema de
planificación de la empresa, el centro de control y el grupo de contabilidad para posteriormente
determinar los de mayor peso, utilizando el consenso de los expertos.
2. Identificación de los elementos del sistema de costos logísticos asociados al
almacenamiento.
En este paso se identifican los elementos del sistema de costos logísticos asociados al
almacenamiento que pueden integrar la partida de costos y se relacionan para su selección.
3. Organización de los elementos del sistema de costos logísticos.
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Una vez realizado los pasos anteriores deben ser organizados los distintos elementos identificados
por cada tipo de categoría. Después de culminada la aplicación de la técnica se pasaría a la
próxima etapa. Antes de conocer cómo debe presentarse la información de un sistema de medición
de costos logísticos, cada qué tiempo debe rendirse el informe y cómo deben hacerse los análisis
pertinentes, es necesario conocer cómo cuantificar los costos logísticos y en quién o quiénes debe
caer esta responsabilidad.
Al mismo tiempo que se avanza en la gestión de los costos logísticos es necesario desarrollar la
documentación del procedimiento a seguir, para cuando se ponga en práctica en toda la
organización dicho programa. El procedimiento interno de los costos logísticos asociados al
almacenamiento permite describir todos los elementos de estos a utilizar, define cómo y cuándo se
tienen que recoger o estimar los datos, los formatos establecidos para el registro, también define
las bases comparativas a incluir, además se precisa responsabilidades para la ejecución de los
requisitos. Este procedimiento proporcionarefinar detalles de la contabilidad de costos para una
mejor gestión financiera. También pueden agregarse los indicadores que se consideren necesarios
para el análisis del comportamiento de los costos, todo esto con el fin que las actividades al
respecto queden organizadas en la empresa para facilitar el cálculo y evaluación de estos costos.
Etapa 5. Cálculo y análisis de los costos logísticos asociados al almacenamiento.
En esta etapa se realizará el cálculo de los ratios de almacenamiento descritos en el epígrafe 1.6
del capítulo I. Se calcularán los diferentes elementos que se determinen para integrar el sistema
de costos resultantes de la etapa 4, que serán analizados y presentados en forma de informe a la
alta dirección de la empresa. Para esto se utilizarán las hojas de cálculo informáticas (EXCEL).
Etapa 6. Presentación de los resultados y las propuestas de medida para la mejora
La presentación de los resultados se hará en forma de informe a la alta dirección de la empresa lo
cual estará definido por el equipo de trabajo. Se presentarán además las propuestas de mejora
para cada desviación obtenida lo cual se basará en la estrategia apropiada, según el monto de sus
diferentes partidas.
Aunque la perfección es obviamente el objetivo a largo plazo, no se debe creer que sea el objetivo
más económico a corto plazo, ni en todas las situaciones. El criterio más importante para evaluar
si la estrategia de mejora alcanza el límite económico, es comparar los beneficios que se podrían
conseguir mediante proyectos específicos con los costos implicados en alcanzarlos.
En resumen el procedimiento presentado, sustentado por diferentes técnicas, contribuye a realizar
el cálculo y evaluación de los costos logísticos asociados al almacenamiento en la entidad objeto
de estudio, facilitando información para la posterior toma de decisiones que permitan el desarrollo
de esta entidad.
Resultados y discusión.
Resultados de la etapa 1. Análisis de la proyección de trabajo.
14
Para materializar esta etapa se realizó una entrevista con el director de la entidad, dando a conocer
el interés de la alta dirección en identificar los costos logísticos asociados fundamentalmente al
almacenamiento. De igual forma fue necesario escuchar el criterio del jefe de grupo de
Contabilidad de la empresa y de otras del complejo petrolero donde se habían realizado estudios
de este tipo. Posteriormente se reunió el consejo de dirección ampliado de la entidad y se informó
acerca del proceso, tomando en consideración los planteamientos de ellos.
A partir de las sugerencias recogidas se elaboró un cronograma de trabajo que fue aprobado por el
consejo de dirección y presentado a los trabajadores en los matutinos correspondientes,
escuchando los criterios de estos lo cual enriquecel cronograma quedando como se muestra en
el anexo 3. Se definió hacer un diagnóstico en el área y a partir de la revisión de la información,
identificar los problemas más importantes, derivados de las áreas o procesos claves y de las
recomendaciones dejadas en inspecciones, auditorias anteriores y controles internos, para definir
las acciones a tomar en aras de solucionar las mismas.
Resultados de la etapa 2. Formación del equipo involucrado en el diseño de costos para el
proceso.
Se conformó el equipo de trabajo a partir de la comisión de inventarios existente en la entidad que
fue aprobado por Resolución 120/2011 en la empresa, compuesto por 18 miembros. A estos 18
miembros se le aplicó el cuestionario constatando que todos cumplían la condición expuesta, que
su coeficiente de concordancia fuese mayor o igual que 0.7
La información recopilada sobre los candidatos a integrar el equipo de trabajo fue procesada,
obteniéndose los valores del coeficiente de competencia.
El equipo de trabajo quedó conformado por:
1. Director general
2. Director adjunto
3. Contador principal
4. Director operaciones.
5. Director técnico
6. Director división logística
7. Balancista
8. Balancista
9. Especialista B en ATM
El equipo de trabajo seleccionado fue presentado en asamblea de afiliados a los trabajadores y se
realizó una acción de capacitación en forma de seminario donde fueron impuestos los trabajadores
de la necesidad del estudio y de su activa participación, exponiendo estos sus criterios, ideas y
sugerencias que fueron tomadas en cuenta.
Se comenzó con la revisión de los informes de auditoría, en el año 2011 y 2012 en la entidad, que
rezan en el expediente único de la empresa para revisar los señalamientos asociados a los costos,
15
los inventarios y el sistema de almacenamiento, observándose que el exceso de inventarios ha
sido una no conformidad que a pesar de las medidas y acciones tomadas no se ha solucionado.
Para conocer cómo los clientes internos perciben el desempeño de la gestión de almacenamiento
fue aplicada una lista de chequeo. A partir del consenso de los expertos se decidió establecer 4
grupos de problemas y los resultados de las respuestas emitidas en relación con los criterios
sometidos a consideración en la lista de chequeo se asociaron a estos grupos. reflejando las
calificaciones obtenidas con mayores incidencias para cada uno de los criterios valorados
cuantitativamente, sobre la base de la escala de evaluación elegida.
1. Como se puede apreciar, en relación con la garantía de un suministro de materiales
eficiente, en una escala de 1 a 5, los encuestados manifestaron como la dificultad que más
conspira contra ello, la falta de financiamiento y la poca capacitación y habilidades en los
compradores, otorgándoles una calificación de 4,7 y 3.8 respectivamente.
2. En cuanto a las principales solicitudes que generan las compras de materiales, materias
primas y repuestos en las empresas, los expertos señalan con mayores incidencias, las
compras por solicitudes urgentes de materiales, causadas fundamentalmente por la
ausencia de una previsión material y financiera eficaz, obteniendo una puntuación de 4.2.
3. Se consideraron frecuentes las interrupciones en el proceso productivo debido al
desabastecimiento de materias primas y materiales impactando de forma negativa, lo cual
se refleja en una puntuación de 4.4.
4. Respecto al grado de coincidencia entre las cantidades solicitadas y lo que se adquiere
finalmente, el 87,7% de los encuestados consideran que tiene un nivel medio, esto puede
conllevar a que no se logre el cumplimiento de las actividades planificadas por las áreas.
5. En cuanto a las entregas oportunas, el 95% de los encuestados opinan que en pocas
ocasiones o nunca, estas se reciben en tiempo.
Luego del resultado obtenido se revisó que la entidad tiene identificado como problema los
elevados niveles de inventario y que para esto se han distribuido por cargos los materiales a
balancear y gestionar su promoción y venta a otras empresas. Se pudo comprobar que la entidad
lleva un análisis del nivel de inventario en los informes que emite, se observa que en el primer
trimestre 2012 la empresa adquirió un estimado de 5 millones en recursos pendientes del 2011, a
lo cual el área de Compras alega que existe atraso en las importaciones por ENTIDAD
SUMINISTRADORA.
La entidad tiene en su sistema de inventario la clasificación inventarios fijos técnicamente
necesarios que contempla los recursos que la empresa utiliza para las actividades fundamentales.
Al cierre 2012 el monto de productos de lento movimiento almacenados en esta categoría ascendió
a 4,192,200.86 pesos. Se observa que las Tuberías perforación, Repuestos para el
16
mantenimiento industrial de equipos chinos que tienen que estar disponibles para cualquier avería
y Packers son los que tienen mayor incidencia en estos inventarios.
Finalmente se proced según programa a aplicar la guía de autocontrol de la norma
Documentación, registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos del componente
Actividades de control donde los resultados fueron satisfactorios en la verificación de la misma,
observándose que en el inciso n referido a Los inventarios ociosos por exceso o por desuso
deben ser controlados separadamente, acomo activarse y dar seguimiento a las gestiones para
su eliminación”, sólo se registran en una cuenta independiente, pero no están físicamente
separados, hecho este que esen el programa de reestructuración de los almacenes concebido
por la entidad.
Resultados de la etapa 3. Revisión del sistema de costos actual.
Con el afán de conocer la situación actual de los costos logísticos se revisó el procedimiento
vigente en la entidad, así como el manual de costos, comprobándose que hasta el momento no se
han realizado estudios en la empresa con la información registrada de los costos logísticos,
además en el sector se han realizado estudios de costos logísticos asociados al almacenamiento
en entidades con características similares, Gómez & Mentado, (2010) con resultados satisfactorios
que han permitido trazar las estrategias para la reducción de inventarios de ociosos y lento
movimiento en esta entidad. La entidad objeto de estudio registra los datos generales de los costos
lo cual envía a Cupet y del total general de las empresas se estima el costo logístico siendo muy
general y no está organizado por elementos. De la revisión realizada se determinó que el sistema
de costo actual tiene todas las condiciones para proveer de la información necesaria para la
conformación de una partida de costos y su posterior cálculo. Se realizaron varias sesiones de
trabajo a partir de las que se listaron las categorías y elementos de los costos logísticos asociados
al almacenamiento como datos primarios para la elaboración de la partida de costos.
Resultados de la etapa 4. Propuesta del sistema de costos logísticos asociados al
almacenamiento.
Del análisis realizado en la etapa anterior se decidió revisar los elementos que intervienen en los
costos logísticos, con estos datos y en una sesión de tormenta de ideas, por consenso total de los
expertos se identificaron los elementos del sistema de costos logísticos asociados al
almacenamiento a partir de la naturaleza de la empresa, estos elementos fueron usados como
guía para definir los costos logísticos.
La identificación de los clientes fue necesaria para los elementos de los costos ocultos pues
intervienen directamente a partir del criterio de los principales productos que extraen de los
almacenes para su actividad. Para esto se revisó en el sistema automatizado del presupuesto de
17
gasto (SISCONT-5)1 cuáles eran los clientes que más incurrían en los costos ocultos, en este caso
en las devoluciones que es un elemento en el que inciden los clientes. Realizado todo el estudio
descrito anteriormente se procedió al cálculo y análisis de los costos logísticos asociados al
almacenamiento
Resultados de la etapa 5. Cálculo y análisis de los costos logísticos asociados al
almacenamiento.
En esta etapa se realizará el cálculo de los ratios de almacenamiento descritos en el epígrafe 1.6
del capítulo I. Se calcularán los diferentes elementos que se determinen para integrar el sistema
de costos resultantes de la etapa 4, que serán analizados y
Indicadores Técnico-Económicos
Es necesario para analizar la efectividad de la economía de almacenes calcular indicadores
técnico-económicos. En este trabajo no se calcula la carga promedio por m2 (). La entidad
cuenta con 6 almacenes 1 externo, 2 alquilados y 3 propios. Los resultados de estos cálculos de
los indicadores técnicos económicos se muestran en la tabla 1.
Tabla 1 Aprovechamiento de las actividades de Almacenamiento. Fuente: elaboración propia
Almacenes
Occidente
(Externo)
Centro
Ferretería
Patio
Santa
Marta
(Alquilado)
Cárdenas
(Alquilado)
Total
Indicador
Área Total (m²)
260.00
525.00
8000.00
260.00
8000.00
8000.00
25045.00
Área Útil
200.00
380.00
7000.00
200.00
7000.00
7000.00
21780.00
%
Aprovechamiento
del Área
76.92
72.38
87.50
76.92
87.50
87.50
86.96
Área Principal (m²)
220.00
475.00
8000.00
220.00
8000.00
8000.00
24915.00
Área Útil
200.00
380.00
7000.00
200.00
7000.00
7000.00
21780.00
%
Aprovechamiento
del Área Principal
90.91
80.00
87.50
90.91
87.50
87.50
87.42
Puntal libre
5.00
5.00
5.00
15.00
Altura promedio de
estiba
3.50
3.50
3.50
10.50
1 Sistema de contabilidad automatizado versión 5
18
%
Aprovechamiento
de la altura
70.00
70.00
70.00
70.00
Vol. Total (m³)
5601.60
3750.00
5601.60
14953.20
Vol. Útil (m³)
1000.00
1900.00
1000.00
3900.00
%
Aprovechamiento
del Volumen
17.85
50.67
17.85
26.08
Dentro de los costos de mayor peso en el proceso de almacenamiento se encuentran depreciación,
electricidad, salario, seguridad y material de oficina e insumos. Teniendo en cuenta lo antes
expuesto, se procede a hacer el análisis de los mismos durante el año 2012 en las tabla 2 y tabla
3.
Tabla 2 Resumen de los costos de mayor peso del Almacén en el año 2012. Fuente: elaboración
propia
Cierre: Diciembre 2012
Elementos de gastos
Plan
Real
%
Desviac.
20000 Materiales auxiliares
19548.96
19442.5137
99.46%
106.45
40000 Energía
8577.36
9563.18096
111.49%
-985.82
50000 Salario
327771.72
322716.382
98.46%
5055.34
60000 Seguridad social
127453.56
124290.448
97.52%
3163.11
70000 Amortización
178509.36
182453.943
102.21%
-3944.58
Total
661860.96
658466.47
99.49%
3394.49
Tabla 3 Otros Costos. Fuente: elaboración propia
Cierre: Diciembre 2012
Acumulado
Elementos de gastos
Plan
Real
%
Desviac.
30000 Combustibles
18499.92
8526.91051
46.09%
9973.01
80000 Otros gastos monetarios
221237.16
193896.543
87.64%
27340.62
90000 traspasos
0.00
TOTAL
239737.08
202423.45
84.44%
37313.63
19
En esta se puede valorar que el componente Materiales Auxiliares y la Energía se destaca de
manera decreciente durante el año, sobre el resto de los demás componentes, que a diferencia de
este, mantienen un comportamiento muy similar. El componente Electricidad se mantuvo con
tendencia estable a lo largo del referido año
El componente Combustible se mantuvo con tendencia estable a lo largo del referido año. Otros
gatos monetarios tuvieron tendencia a subir, así como los traspasos.
Costos ocultos
Las existencias que forman el inventario están sujetas a diversas circunstancias que suponen una
pérdida de su valor real. Entre las principales causas de estas pérdidas en la entidad que se
analiza se encuentran los deterioros, las devoluciones y la depreciación.
Para analizar la incidencia de las devoluciones en el costo del almacén se confeccionó una ficha de
costo para los dependientes según los almacenes y el tipo de producto que se manipula, así como
los gastos de materiales, tabla 4.
Tabla 4. Ficha de costo para los dependientes para las devoluciones. Fuente: elaboración propia
Ficha de costo para los dependientes
Almacenes
Occidente
Santa Marta
Cárdenas
Centro, Ferretería Patio
Ferretería
Material de oficina
$1.27
$1.27
Salario
$1.99
$1.99
Otros gastos
Depreciación
$16.66
$16.66
Servicios de alquiler de grúas y otros equipos
$530.00
Total
$549.92
$19.92
Al analizar las Mermas, Averías y Deterioros en el año 2012, se pudo apreciar que estos
resultados están dados por ajustes según norma establecida, encontrándose todos en los
parámetros que no llevó a la apertura de expedientes.
Al efectuar el análisis de las devoluciones en este año, se produjeron en el año un total de932,
teniendo mayor incidencia los almacenes de Centro con 264 representando el 28.33%, con un
valor total de 28446.98, Ferretería Patio con 162, para un 17.38, con un valor de 86833.85,
Ferretería con 159 para un 17.06%, con un valor de 26355.86 y en el caso del almacén de Santa
Marta tuvo 64 devoluciones, representando el 6.87, sin embargo el monto ascendió a 24463.9
similar al almacén Centro. En los almacenes de Centro y Ferretería Patio el mayor peso lo tuvo la
devolución de barrenas y tuberías respectivamente, debido a que el objetivo geológico no se
cumplió y se paró el pozo. Estos resultados se muestran en la tabla 5 y tabla 6.
20
Tabla 5. Devoluciones realizadas en el año 2012. Fuente: elaboración propia
Mes: Cierre del año 2012
ALMACENES
Cantidad
total
Importe
total
% sobre la
cantidad
total
% sobre el
importe
total
Centro
264
28446.98
28.33%
10.28%
Ferretería Patio
162
86833.85
17.38%
31.38%
Ferretería
159
26355.86
17.06%
9.53%
Occidente
158
84634.25
16.95%
30.59%
Cárdenas
125
25948.74
13.41%
9.38%
Santa Marta
64
24463.9
6.87%
8.84%
Total
932
276683.6
100.00%
100.00%
Cantidad de devoluciones por almacenes o 2012
Centro, 264, 29%
Ferretería Patio,
162, 17%
Ferretería, 159,
17%
Occidente, 158,
17%
Cárdenas, 125,
13%
Santa Marta, 64,
7%
Gráfico. 1 Representación del porciento de devoluciones por almacenes. Fuente: elaboración
propia
Tabla 6 Deterioros en la actividad de Almacenamiento durante el año 2012. Fuente: elaboración
propia
21
Indicador
Total
Mermas, Averías y Deterioros
$ 1121.16
Devoluciones
$ 276683.57
Depreciación de AFT
$ 108126.14
Total
$ 385930.87
Como resultado final al calcular la partida de costo logísticos asociados al almacenamiento,
quedarían como se muestran en la tabla 7:
Tabla 7. Estado de resultado por costo. Fuente: elaboración propia
Partida de costos logísticos asociados al almacenamiento
Año 2012
Costo del Espacio
Agua
48.91
Energía
14211.64
Telefonía (truncking)
1347.95
Depreciación
187951.50
Subtotal
203560.00
Costo de las Instalaciones
Otros gastos monetarios
375187.27
Traspaso
45094.15
Subtotal
420281.42
Costos de Manipulación
Material de oficina e insumos
11788.25
Recogida de desechos y fumigación
792.30
Protección e higiene del trabajo
6109.82
Servicios de ADESA
14816.02
Seguridad Social
127181.05
Combustible
9974.90
Salarios
339551.92
Subtotal
510214.26
Mermas, Averías y Deterioros
1121.16
Devoluciones
276683.57
22
Depreciación de AFT
108126.14
Subtotal
385930.87
Total
1519986.55
Etapa 6. Presentación de los resultados y las propuestas de medida para la mejora
Análisis de los resultados
Existe una gran variación en los costos logísticos entre unas empresas y otras. Los costos para
unas empresas pueden oscilar entre menos de un 4 % para aquellas que producen y distribuyen
mercancías de alto valor, hasta más de un 32 % para las empresas que distribuyen productos de
poco valor.
Tabla 8. Estado de resultado por costo. Fuente: elaboración propia
Costos logísticos asociados al almacenamiento
% del Total de
costos
Costo del Espacio
13.39%
Costo de las Instalaciones
27.65%
Costos de Manipulación
33.57%
Costos Ocultos
25.39%
Total
100.00%
Las firmas que incluyen proceso de fabricación experimentan generalmente costos de logística
entre un 10 % y un 15 % de sus ventas, mientras que empresas solo comercializadoras tienen
costos alrededor del 25 % de las ventas. Estos costos no incluyen el costo de los productos que se
compran que viene a suponer un 50 % de las ventas por término medio.
Gráfico 2. Representación del porciento de devoluciones por almacenes. Fuente: elaboración
propia
23
Si el costo de estos productos quedara reflejado en los de logística, esta se convertiría en el área
más importante de la empresa en cuanto a absorción de costos.
Teniendo en cuenta lo antes expuesto, se procede a calcular el por ciento que representan los
costos de almacenamiento con respecto a las ventas, en el caso de los almacenes ENTIDADES
DE SERVICIOS PETROLEROS, en el período que se analiza, arrojando como resultados los que
se muestran en la tabla 9.
Tabla 9 Porciento que representan los costos de almacenamiento con respecto a las ventas.
Fuente: elaboración propia
Año 2012
Costos de Almacenamiento
Ventas
%
1519986.55
34632841.66
4.39
En los mismos se puede apreciar que en el año 2012 mantuvo los costos de almacenamiento
alrededor del 4.39 % de las ventas, parámetro en el cual debe oscilar el mencionado costo en esta
Empresa, por ser un área perteneciente a una empresa productora y que almacena y distribuye
mercancías de alto valor.
No obstante a este resultado el equipo de trabajo determinó proponer un plan de acción para
solucionar la existencia de elevados niveles de inventario de ocioso y lento movimiento, dentro de
las que se incluyen como acciones fundamentales las siguientes:
1. Restructuración comisión de trabajo para el análisis, la depuración y reorganización de los
inventarios en la Empresa.
2. Depuración de las funciones del grupo de Balancistas
3. Corrección de descripciones de los productos que forman parte del inventario en el Mistral
Stock
4. Revisión de las normas de consumo dudosas, del inventario de lento movimiento e
identificación de inventarios obsoletos para vender a Materia Prima y a otras Empresas
5. Definir compras plan 2013 -2014 de segunda prioridad que puedan contratarse en el
segundo semestre 2013 y arriben 1er trimestre 2014 afectando presupuesto 2014
6. Tomar como base el nivel de consumo material 2012 para la ejecución real de los
servicios realizados en el año excepto la perforación y según plan de servicios 2013 se
define nivel de inventarios para su ejecución
Conclusiones.
1. Se definió que por las características de la entidad se pueden calcular los costos de
almacenamiento relacionados en cuatro grandes grupos, que son: Costo del Espacio,
Costo de las Instalaciones, Costo de Manipulación y Costo de Tenencia de Stock, de
conjunto con algunos Costos Ocultos con sus respectivos elementos.
24
2. Es bajo el por ciento del aprovechamiento del volumen que tienen todos los almacenes por
lo que una reestructuración de la distribución espacial de estos puede contribuir a que la
entidad deje de incurrir en aproximadamente 16 000.00 pesos mensuales por concepto de
alquiler al menos un almacén.
3. Al calcular los costos de forma independiente se obtuvo el porciento para cada uno de ellos
del total general, para el Costo del Espacio 13.39%, Costo de las Instalaciones 27.65%,
Costos de Manipulación 33.57%, Costos Ocultos 25.39%
4. Durante el año 2012 se mantuvieron los costos de almacenamiento alrededor del 4.39 %
de las ventas, tal y como está establecido para empresas comercializadoras de productos
de alto valor.
5. Se elaboró una propuesta de plan de acciones para disminuir los niveles de inventario de
ocioso y lento movimiento en la entidad con 6 acciones.
Recomendaciones
1. Por la importancia que reviste la logística en empresas como esta, se sugiere buscar una
alternativa que permita clasificar los costos de almacenamiento dentro del sistema
contable.
2. Emplear la investigación como fuente de consulta para impartir la temática referida a los
costos logísticos, dentro de la carrera de Contabilidad y Finanzas.
3. Extender a las demás entidades del sistema Cupet el procedimiento para el cálculo del
costo de almacenamiento, con las adecuaciones pertinentes, de modo que sirva como
base para el estudio de los costos logísticos y su reducción dentro del marco del modelo
económico cubano.
4. Incrementar la capacitación de los trabajadores de los almacenes y de la División de
Logística en general, para aumentar los conocimientos acerca del tema tratado.
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26
Anexo 1. Lista de chequeo. Fuente: elaboración propia, a partir de la guía que establece Cupet en
el Manual de Compras y almacenes.
1- Exprese cuáles son las principales fuentes que generan las compras de materiales, materias
primas y repuestos en la empresa? (1- Poco frecuente, 5-Muy frecuente)
Fuente que genera el proceso de compras.
Frecuencia con que se
utiliza (1,2,3,4,5)
Solicitudes urgentes por falta de materiales
Pedidos por necesidades que han surgido
Confección del plan de Compras
El comportamiento del inventario
Es una compra programada sistemáticamente cada cierto plazo
2- ¿Existe un sistema formal para evaluar a los proveedores de la entidad?
Si_________ No_________
3- ¿En qué grado para efectuar las compras de los principales materiales se solicitan varias
ofertas y se realiza un proceso de evaluación de las mismas para seleccionar el proveedor más
conveniente para la entidad?
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se utiliza, 5-Se utiliza en todos los casos)
4- Exprese en qué grado están presentes en los suministros de materiales los problemas
siguientes: (1-No ocurre, 5- Se presenta muy frecuentemente)
Problema con los suministros
Frecuencia
Llegada con retraso al momento en que se necesita en las áreas consumidoras
Problemas de calidad
Problemas con el completamiento en cantidades
Problemas con la identificación
Problemas con la facturación y la documentación
Problemas con las especificaciones
Variaciones de precios
Otros (especificar)
5- ¿Q porcentaje de los proveedores de la empresa son proveedores estables?
_________%
6 - Los planes de necesidades de materiales que se gestionan en Compras, ¿qué tipo de período
abarca?
Año___ Semestral____ Trimestre____ Bimestre____ Mes___ Quincena___ Semana___
7 -¿Para los principales materiales existe elaborada formalmente una política de inventario (tamaño
de los pedidos de compra, existencia mínima, existencia máxima, ciclo de revisión del inventario)?
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No se tiene para ningún caso, 5-Se tiene para todos los casos)
27
8 - ¿Cuáles son las principales dificultades que se tienen para garantizar un suministro de
materiales eficiente?
(1- No existe esta dificultad, 5-Es una dificultad que tiene una gran incidencia)
Principales dificultades
Grado de dificultad
(1,2,3,4,5)
Falta de transporte ligero
Falta de transporte de carga
Falta de compradores
Falta de capacitación y habilidades en los compradores
Falta de previsión de las necesidades por las áreas consumidoras
Falta de financiamiento
Escasez de proveedores en el país
Falta de información sobre posibles proveedores
Dificultades con las comunicaciones
Se solicita por las áreas consumidoras con muy poco margen de tiempo
Falta de equipos de manipulación
Variaciones en los precios
Pérdidas y/o sustracciones de mercancías en el trayecto
Problemas con el envase y el embalaje
Otras (especificar):
9-¿Existen normas (o índices) de consumo debidamente actualizadas para los principales
materiales que utiliza la empresa?
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-No existen, 5-Existen para todos y están actualizadas)
10-¿Existen en inventario materiales en exceso o que no tienen utilización inmediata en la
empresa?
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Hay cantidades significativas, 5-No existen estos casos)
11- ¿El proceso de recepción de las mercancías compradas cumple con excelencia su función de
controlar las cantidades, precios, calidad, especificaciones y otros parámetros que garantice
un suministro fiable?
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Es deficiente, 5- Es de excelencia)
12- ¿Cuando en la recepción de las mercancías compradas se detectan deficiencias de cantidad,
precios, calidad, especificaciones y otras se realiza formalmente la reclamación al proveedor
antes de las 72 horas?
1__ 2__ 3__ 4__ 5__ (1-Nunca se realiza, 5- Siempre se realiza)
Anexo 2 Guía de autocontrol para el componente «Actividades de Control». Fuente: tomado de la
guía de autocontrol de la CGR/2012 en su norma Documentación, registro oportuno y adecuado de
las transacciones y hechos.
NO.
ASPECTOS A VERIFICAR
NO
1.
Se comprueba la efectividad del control interno en el Subsistema de Inventarios,
teniendo en cuentan lo siguiente:
a) Se cumple con la política de gestión de inventarios establecida por el Ministerio de
Comercio Interior.
b) La persona del almacén que cuenta, mide y pesa todos los productos recibidos no tiene
28
NO.
ASPECTOS A VERIFICAR
NO
acceso al documento del suministrador (recepción a ciega).
c) Los submayores de inventario del área contable deben estar al día.
d) El almacén informa las existencias de cada producto en todos los modelos de entradas y
salidas, después de anotados estos movimientos y dichas existencias tienen que
cotejarse diariamente con los submayores de inventario, localizándose inmediatamente
las diferencias detectadas.
e) Es obligatorio elaborar un plan anual y efectuar conteos periódicos del 10% de los
productos almacenados, y cuando estos chequeos arrojen sistemáticamente diferencias,
se realiza un inventario general anual y se depuran las mismas conforme a la legislación
vigente.
f) El personal de los almacenes tiene que tener firmadas actas de responsabilidad
material por la custodia de los bienes materiales y en caso de faltantes o pérdidas,
aplicárseles dicha responsabilidad, de acuerdo con lo establecido.
g) Cuando se detecten faltantes o sobrantes de bienes materiales se elaboran los
expedientes correspondientes y se contabilizan inmediatamente, tramitándose y
aprobándose dentro de los términos establecidos.
h) Las producciones terminadas y las producidas para insumo remitidas a los almacenes
tienen que estar amparadas por el documento justificativo de la entrega de éstas.
i) Se controla a través de las tarjetas de estiba y de los submayores de inventario, los
materiales y los equipos por instalar destinados al proceso inversionista, a como los
productos recibidos o remitidos en consignación y en depósito.
j) En caso de detectarse diferencias físicas entre lo facturado por ventas de productos y lo
recibido como pagos por los clientes, deben elaborarse los expedientes de faltantes
correspondientes.
k) Debe existir un control eficaz de los útiles y herramientas en uso; en caso de detectarse
faltantes o sobrantes de estos bienes se elaboran los expedientes correspondientes, se
contabilizan correctamente y se aplica la responsabilidad material.
l) El personal del almacén no tiene acceso a los registros contables ni a los Submayores de
Control de Inventarios.
m) El área contable tiene que revisar los precios y cálculos de los productos recepcionados.
n) Los inventarios ociosos por exceso o por desuso deben ser controlados separadamente,
así como activarse y dar seguimiento a las gestiones para su eliminación.
29
Anexo 3. Programa detallado de las actividades de cada equipo y plazos de ejecución. Fuente:
elaboración propia
No.
Actividades
Fecha
Participan
Responsable
01
Reunión de información del proceso
19.12.2012
Consejo de
Dirección ampliado
Director general
02
Reunión informativa a todos los trabajadores
acerca del trabajo a realizar
20.12.2012
Comisión
Director general
03
Seleccionar un equipo dúo de trabajo
encargado de organizar el proceso
20.12.2012
Consejo de
Dirección ampliado
Director general
04
Preparación del cronograma de actividades
para el proceso de evaluación.
21.12.2012
Equipo
seleccionado
Director general
05
Análisis y aprobación del Cronograma de
Trabajo
27.12.2012
Consejo Dirección
y Comisión
Director general
06
Seminariar a los miembros del consejo de
dirección y de la comisión
27.12.2012
Consejo Dirección y
Comisión
Director general
07
Definir tareas a llevar a cabo por cada uno de
los miembros de la Comisión para la
realización del Diagnostico.
28.12.2012
Comisión
Jefe Comisión
08
Definir las áreas dónde se desarrollará la
investigación
19.01.2013
Miembros Comisión
Director general
09
Aplicar las encuestas y cuestionarios, lista de
chequeo y guía de autocontrol
20 21, 24 -
28.01.2013
Todos los
Trabajadores
Equipo de
inventario .
10
Computar encuestas realizadas y confeccionar
el informe.
31.01 04.02.
2013
Equipo de inventario
Director
11
Elaborar partida de costos. Cálculo y
evaluación de los costos. Propuesta de plan
de acciones para la solución de las
desviaciones detectadas
09 15.
02.2013
Equipo de
inventario.
Director general
12
Presentación y aprobación de los resultados
de la investigación
17. 02.2013
Equipo de inventario
Director general
Nombre y Apellidos
Fecha
Nombre y Apellidos
Director general Empresa
Firma:
Jefe Comisión Control Interno
Firma:

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Caridad Gómez Regla. (2015, marzo 30). Cálculo y evaluación de los costos logísticos en entidades de servicios petroleros en Cuba. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/calculo-y-evaluacion-de-los-costos-logisticos-en-entidades-de-servicios-petroleros-en-cuba/
Caridad Gómez, Regla. "Cálculo y evaluación de los costos logísticos en entidades de servicios petroleros en Cuba". GestioPolis. 30 marzo 2015. Web. <http://www.gestiopolis.com/calculo-y-evaluacion-de-los-costos-logisticos-en-entidades-de-servicios-petroleros-en-cuba/>.
Caridad Gómez, Regla. "Cálculo y evaluación de los costos logísticos en entidades de servicios petroleros en Cuba". GestioPolis. marzo 30, 2015. Consultado el 6 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/calculo-y-evaluacion-de-los-costos-logisticos-en-entidades-de-servicios-petroleros-en-cuba/.
Caridad Gómez, Regla. Cálculo y evaluación de los costos logísticos en entidades de servicios petroleros en Cuba [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/calculo-y-evaluacion-de-los-costos-logisticos-en-entidades-de-servicios-petroleros-en-cuba/> [Citado el 6 de Diciembre de 2016].
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