Cálculo de los costos de servicios internos en una empresa comercial

Resumen

El Trabajo titulado “Técnicas para el registro, control y cálculo de los costos en los Servicios Internos” tuvo como objetivo fundamental, diseñar técnicas de costo basadas en actividades para los Grupos Gerenciales de Servicios Internos de una Empresa Comercial, trabajándose para lograrlo en la caracterización del Grupo objeto de investigación, en el diagnostico de la situación que presentaba el costo, diseñándose las técnicas de costo basadas en las actividades que ejercía realmente este Grupo, validándose finalmente dichas propuestas con el cálculo del costo en los servicios que realizaba la entidad.

Motivó el desarrollo de este trabajo, la necesidad que tenían los servicios internos, al no contar con técnicas de costeo que permitieran conocer el costo de las diferentes actividades que este y todos los demás Grupos que tienen el resto de las Divisiones Territoriales del país.

En el desarrollo del mismo, se definieron los procesos, así como las actividades principales y de apoyo de los servicios internos, considerando la participación de éstas en la Cadena de Valores, proponiéndose las técnicas basadas en el costo ABC; la gerencia necesitaba de información sobre los costos que le permitiera tomar decisiones que posibilitaran maximizar el rendimiento del negocio, pues los sistemas de costos tradicionales no resultaban eficaces, hecho que coadyuvaba a proporcionar informaciones erróneas sobre los márgenes y rentabilidades de los productos y servicios.

Introducción

La contabilidad es el lenguaje de las decisiones financieras, es el principal medio de comunicación con relación al impacto financiero de las actividades de la empresa. Esta ayuda a la toma de decisiones, mostrando el origen y destino del dinero, la capacidad de pago para cubrir las obligaciones, evaluando el desempeño.

Elevar la eficiencia es un requisito de primer orden, sin embargo, junto a esta lucha ardua de por sí, la complejidad e imperativos de las circunstancias de hoy obligan a ir dando pasos progresivos, paralelos y entrelazados que, a la vez que contribuyan a mantener el nivel de existencia del país — reduciendo la ineficiencia que caracteriza el grueso de la economía y, a la par disminuyendo costo en la parte de estas que tengan condiciones que permitan ir ajustando la recuperación económica sobre bases nuevas de acuerdo con las tendencias externas que posibiliten asegurar ventajas competitivas duraderas y sostenibles.

La implementación de las bases del Perfeccionamiento empresarial impone nuevos métodos de gestión que permitan obtener una mayor eficiencia mediante el uso racional de los recursos materiales, financieros y humanos, lo que lleva implícito la disminución sistemática de los costos de la producción de bienes y servicios.

El logro de la reducción de los costos, el incremento de la calidad y la optimización de los resultados de la empresa se logra mediante la implementación de nuevos sistemas de costo tales como: ABC, ABB Y ABM.

En investigaciones realizadas se ha podido constatar que en los grupos gerenciales que prestan servicios internos a la corporación Copextel S.A., no existe un sistema de costo que tribute a la gestión del costo, lo que fundamenta la situación problémica de esta investigación.

Por tal razón el problema científico de la presente investigación se centra en la necesidad de diseñar técnicas de costo que posibiliten el registro, control y cálculo de los servicios internos para la toma de decisiones que contribuyan a obtener resultados eficaces, eficientes y competitivos.

El presente trabajo tiene una significación teórica pues en el mismo se profundiza en las características del sistema de costo ABC. La significación práctica del trabajo se pone de manifiesto en el diseño de las técnicas propuestas para el cálculo del costo en las compañías de Servicios Internos

Capítulo I.- Caracterización de la empresa.

Es una empresa comercializadora cubana, líder en la introducción de tecnologías de avanzada en el mercado nacional. Debe el prestigio ganado a la profesionalidad, nivel técnico y juventud de su personal, al espíritu constante de innovación, a la diversidad e integridad de los productos y servicios que oferta, y a los beneficios y garantías que brida a sus clientes. Su alianza con suministradores de prestigio internacional, la alta calidad de sus productos y la introducción de avances tecnológicos, hacen que posea un lugar privilegiado en la preferencia del mercado.

Visión

Ser el principal aliado de los clientes.

Misión

Clientes:

Contribuyendo a su éxito, anticipándonos a sus necesidades, aportándoles una amplia gama de soluciones, servicios y capacidad integradora.

Empleados:

Garantizando un clima que estimule su desarrollo constante y su compromiso con los clientes y la sociedad.

Sociedad:

Creando valores que propicien su desarrollo sostenido.

En 1991 la empresa inició sus operaciones a la vez que estructuró su forma de accionar en el mercado, mediante Divisiones Comerciales con autoridad suficiente para establecer relaciones mercantiles con clientes y proveedores. Actualmente se cuenta con una eficiencia de red de Divisiones Territoriales que operan en todo el país.

1.1 Caracterización del Grupo Gerencial de Servicios Internos..

El Grupo presta los siguientes servicios corporativos:

  • Servicio de pantry
  • Servicio de comedor
  • Elaboración de almuerzo
  • Elaboración de merienda
  • Servicio de jardinería y limpieza
  • Reparaciones Generales
  • Mantenimientos Menores
  • Servicio de hospedaje
  • Atención de los servicios contratados a terceros.

El Grupo Gerencial tiene como misión: Proporcionar, garantizar y satisfacer los servicios gastronómicos, hospedajes, atención a cuadros y trabajadores, mantenimientos, reparación, limpieza y la contratación con terceros sustentados en la profesionalidad de nuestro capital humano.

1..2 Diagnóstico de la situación actual que presentan los costos en los servicios internos.

  • El Grupo Gerencial cuenta con un departamento de Contabilidad que se encarga de registrar, clasificar, resumir y analizar la información contable.
  • La contabilidad se encuentra certificada.
  • Existen equipos informáticos para operar el sistema de Contabilidad Automatizado, lo que facilita el registro, procesamiento y presentación de la información contable.

Los estados financieros que se elaboran son los siguientes:

    • Estado de Situación o Balance General.
    • Estado de Resultado.
  • La información contable se elabora al finalizar cada período económico.
  • Existe el manual de normas y procedimientos de contabilidad elaborado por la casa matriz.
  • Se aplica el método de costeo por absorción para calcular los costos de los servicios internos.
  • Los costos indirectos ocupan un peso específico en el total de costo de un 70 por ciento.
  • No existen lineamientos para el registro y control de los costos de los servicios internos que realizan las Divisiones territoriales.
  • La distribución de los costos indirectos a los servicios resulta compleja y en ocasiones no se distribuyen.
  • La información que se obtiene sobre los costos no posibilita la toma de decisiones.
  • Las áreas de responsabilidad se encuentran definidas en el organigrama de dirección.

Los resultados que arrojan el diagnóstico ponen de manifiesto la necesidad de implantar un sistema de costo que le permita a la gerencia la información necesaria para la toma de decisiones. Por tal razón en el próximo epígrafe se proponen nuevas técnicas de costeo basadas en el Sistema ABC para los servicios internos de la corporación Copextel.

1.3 Propuesta de técnicas basadas en el sistema ABC para el cálculo del costo de los Servicios internos.

En este epígrafe se presenta la propuesta del diseño de las técnicas basadas en el sistema ABC para el cálculo del costo en los servicios internos de la Corporación de Copextel S.A., para lo cual se han considerado las siguientes etapas.

Primera etapa: Consiste en identificar los procesos y las actividades. .

Para el desarrollo de esta primera etapa fue necesario aplicar la técnica de entrevistas a los especialistas del área de economía y a los responsables de las siguientes áreas: cocina comedor, brigada de mantenimiento, comercial, almacenero y trabajadores de limpieza, además se tomó en consideración el organigrama de dirección con el propósito de que las actividades se correspondieran con las áreas de responsabilidad. Los resultados obtenidos facilitaron la definición de los procesos y actividades.

Tomando en consideración que un proceso es un conjunto de actividades interrelacionadas orientadas a obtener un resultado específico se proponen los siguientes:

Proceso de aseguramiento: En este proceso se realizan las tareas relacionadas con la compra de bienes y servicios, el almacenaje, control, conservación, así como la realización de despachos solicitados por las áreas para realizar las actividades de servicios internos.

Proceso de elaboración de alimentos: es la preparación y cocción de los alimentos, para la venta en el almuerzo y meriendas a los trabajadores de la corporación.

Proceso de mantenimiento y reparación: es el que desarrolla la compañía por mantenimientos y reparaciones a los inmuebles de la corporación según solicitud de los clientes internos.

Proceso de Alojamiento. Comprende los servicios de hospedaje que realiza compañía, facturado a los clientes internos.

Proceso de higiene: es el que desarrolla la compañía para mantener la limpieza en todas las áreas de la corporación y es facturado a los clientes internos. Comprende además las tareas relacionadas con la conservación y mantenimiento de las áreas verdes.

Proceso de facturación: es el servicio que realiza la compañía por contratos a terceros y facturados a los clientes internos de la corporación.

Proceso de administración: comprende las tareas relacionadas con la gerencia y la información contable.

En el siguiente esquema se aprecia que los procesos coinciden con las actividades por ser este un pequeño Grupo.

Propuesta de técnicas para registro, control y cálculo de los costos en los servicios internos de una empresa comercial

Fuente: Elaboración propia

En el esquema siguiente se aprecia que el sistema posibilita hacer un análisis de la eficiencia de los procesos, así como del costo de las actividades. Definidos los procesos y las actividades se procede a clasificar las actividades en principales y de apoyo.

Propuesta de técnicas para registro, control y cálculo de los costos en los servicios internos de una empresa comercial

Fuente: Elaboración propia.

En el esquema antes expuesto se hace evidente que las actividades principales añaden valor, pues estos servicios se entregan a los consumidores que son los clentes internos de la corporación.

En tal sentido Porter (1985) plantea que la cadena de valores en cualquier área de la empresa define el conjunto interrelacionado de actividades creadoras de valor que se extienden durante todos los procesos, que van desde la consecución de fuentes de materias primas para proveedores de componentes, hasta que el producto terminado se entrega finalmente en las manos del consumidor.

Por tal razón consideramos necesario para lograr la gestión eficiente de los costos la medición de las actividades, que se lleva a cabo a través de los inductores de costos que son los causantes de los costos o los factores de variabilidad de estos. Los inductores de costos no están tan relacionados con el volumen, ya que estos tributan al comportamiento de la actividad y a los costos de estas.

Los inductores de costos se clasifican en: inductores de costos de primer nivel, son los que se utilizan para distribuir los elementos de gastos al conjunto de actividades, y los inductores de costos de segundo nivel son las bases de distribución a través de las cuales se distribuye el costo de las actividades entre los productos o servicios.

Segunda etapa. Consiste en el procedimiento de registro de los gastos por actividades a partir del Catalogo de cuenta establecido.

Los costos incurridos en las actividades principales tales como: facturación, alimentos, alojamiento, mantenimientos y reparaciones, así como higiene representan costos directos y se le asignan directamente a los servicios, lo que se aprecia en el siguiente diagrama.

Propuesta de técnicas para registro, control y cálculo de los costos en los servicios internos de una empresa comercial

Fuente: Elaboración propia.

Los costos incurridos en las actividades principales se registran en la cuenta en la cuenta 701 Servicios en Proceso.

Esta cuenta control, constituye centro de acumulación de gastos directos. Comprende el importe de los gastos que se incluyen directamente en el costo de los servicios que se prestan. Se registra además los gastos indirectos que al final de cada mes se transfieren. Se analiza por tipo de moneda, procesos, actividades principales, y elementos de gastos.

Se debita: Por los gastos directos incurridos en la elaboración de los servicios tales como: materiales, combustibles, electricidad, salarios, estimulación salarial, depreciación de Activos Fijos Tangibles y otros gasto incurridos en la elaboración de los servicios y por el traspaso del saldo de la cuenta 731 Gastos Indirectos al finalizar el mes.

Se acredita: Por el traspaso a la cuenta 194 Servicios terminados, al quedar los mismos completamente terminados.

Los gastos incurridos en las actividades de apoyo a los servicios se registran en la cuenta

731 Gatos Indirectos. Esta cuenta comprende el importe de los gastos que se incurren en las actividades de apoyo a los servicios internos y transfiere su saldo al finalizar cada mes a la cuenta 701 servicios en proceso. Se analiza por tipo de moneda, procesos, actividades y elementos de gastos.

Se debita: Por los gastos incurridos por concepto de materiales de aseo, materiales de oficina, combustibles, depreciación y otros gastos incurridos en las actividades de apoyo.

Se acredita: Al finalizar el mes por el traspaso de los gastos indirectos a la cuenta 701 Servicios en Proceso.

Codificación de las actividades.

Para facilitar el registro de los costos en las actividades se propone la siguiente codificación.

  • 0101 Facturación
  • 0202 Mantenimiento y reparaciones
  • 0303 Alojamiento
  • 0404 Comedor
  • 0405 Pantry
  • 0506 Limpieza
  • 0507 Áreas Verdes
  • 0608 Compras
  • 0609 Almacén
  • 0710 Gerencia
  • 0711 Economía

Los dos primeros dígitos representan el código del proceso y los dos últimos se refieren a la actividad.

Clasificador de gastos por elemento y sub elementos

Materia Prima y Materiales.

Representa el consumo de aquellos materiales tradicionalmente básicos que se consumen en la producción o servicios; también clasifican los materiales que aunque no se contabilizan directamente al costo participan en ella. Clasifican igualmente todos los materiales que se consumen en la esfera de la Distribución, Administración o Gestión Comercial de la División y/o Gerencia

  • 101 Materias primas
  • 102 Materiales auxiliares
  • 103 Partes y piezas de repuesto
  • 104 Útiles y herramientas
  • 105 Materiales de oficina
  • 106 Materiales de aseo y limpieza
  • 107 Vestuario y lencería
  • 108 Mermas, y deterioro de inventarios
  • 109 Otros gastos materiales
  • 110 Equipamiento y otros medios

Combustibles

Representa los materiales que, por medio de su combustión, se utilizan para producir energía, y que tradicionalmente se consumen en los medios de transporte, maquinarias o equipos, así como en la producción o en los servicios; excluyéndose los que se emplean como materia prima.

  • 201 Gasolina especial
  • 202 Gasolina regular
  • 203 Diesel
  • 204 Gas .
  • 209 Otros combustibles y lubricantes

Energía

Representa el consumo del fluido eléctrico suministrado y que se utiliza tanto en la actividad de producción o servicios prestados en la actividad fundamental, así como de apoyo a la actividad administrativa o comercial o de distribución

  • 301 Electricidad.

Salarios

Representa la ascendencia de los sueldos, jornales y otras retribuciones, devengados por los trabajadores de las Divisiones y/o Gerencias, en el proceso de producción o de servicios en la actividad fundamental; así como en las otras actividades no fundamentales de administración, comercial o de distribución, incluye el descanso retribuido, primas y estimulación.

  • 401 Salarios
  • 403 Descanso retribuido
  • 405 Estimulación salarial
  • 409 Otros pagos de fuerza de trabajo

Impuestos y Contribuciones

Comprende aquellos gastos pagados o en que se incurre como contribuyente a las autoridades fiscales del país de acuerdo con las regulaciones establecidas y vigentes a ese efecto

  • 501 Contribución a la seguridad social (14 %)
  • 502 Impuesto sobre la utilización de la fuerza de trabajo (25 %)

Depreciación y amortización

Representa el gasto por la pérdida de valor de los Activos Fijos Tangibles que transfieren su valor paulatinamente en el proceso de productivo al producto o en la prestación de servicio o comercialización de las mercancías. Se cargan a gastos mensualmente según las tasas establecidas en la Norma No. 10.

De Activos Fijos Tangibles

  • 601 Depreciación de edificios y otras construcciones
  • 602 Depreciación de maquinarias y equipos productivos
  • 603 Depreciación de medios y equipos de transporte.
  • 604 Depreciación de medios y equipos informáticos
  • 605 Depreciación de máquinas y equipos técnicos
  • 606 Depreciación de muebles, enseres y similares
  • 607 Depreciación de activos fijos arrendados
  • 608 Depreciación de otros activos fijos tangibles

De Activos Fijos Intangibles

  • 610 Amortización de activos fijos intangibles

De Activos Diferidos

  • 615 Gastos de organización
  • 616 Adaptaciones y mejoras de inmuebles arrendados
  • 620 Seguros de inmuebles y contenido
  • 621 Seguros de vehículos automotores
  • 622 Seguros de almacenaje
  • 623 Seguros de transportación interna de mercancías
  • 624 Impuestos sobre transporte terrestre
  • 626 Seguro de viajero
  • 629 Otros activos diferidos

Otros gastos

  • 701 Pasajes de transporte nacional
  • 702 Pasajes de transporte internacional
  • 703 Viáticos y otros gastos en viajes nacionales
  • 704 Viáticos y otros gastos en viajes al extranjero
  • 705 Otros gastos de viajes

Comunicaciones

  • 710 Correo postal, telégrafo, tele y cable
  • 711 Teléfono y fax
  • 714 Otros servicios de comunicaciones

Mantenimientos y reparaciones menores

  • 715 Mantenimientos y reparaciones menores de edificios y otras Construcciones.
  • 716 Mantenimientos y reparaciones menores de maquinarias y equipos
  • 717 Mantenimientos y reparaciones menores de equipos de transporte
  • 718 Mantenimientos y reparaciones menores de medios y equipos Informáticos.
  • 719 Mantenimientos y reparaciones menores de máquinas y técnicos
  • 720 Mantenimientos y reparaciones menores de muebles, enseres y Similares.
  • 722 Parqueo

Arrendamientos

  • 730 Alquiler de inmuebles
  • 733 Arrendamiento de inmueble y servicios de almacenaje
  • 734 Arrendamiento de medios de transporte para la transportación de mercancías.
  • 735 Arrendamientos de equipos
  • 736 Renta de vehículos automotores

Servicios inmobiliarios y de Protección

  • 740 Agua y alcantarillado
  • 741 Limpieza de oficinas y áreas comunes
  • 743 Servicios de protección
  • 744 Servicios de Climatización
  • 748 Subcontratación para la ejecución de producciones o servicios.
  • 749 Servicios de administración de inmobiliaria.

Otros gastos comerciales

  • 750 Promoción, publicidad y otros gastos comerciales
  • 752 Atención a proveedores y clientes
  • 753 Gastos de representación y cortesía
  • 755 Garantía a clientes
  • 756 Comisiones
  • 758 Gastos de identidad.

Gastos varios

  • 760 Investigación y desarrollo
  • 761 Capacitación
  • 762 Documentación técnica, suscripciones y publicaciones
  • 763 Programas Computacionales
  • 764 Eventos y reuniones
  • 765 Auditorias y supervisiones
  • 766 Servicios de Ingeniería
  • 767 Consultorías técnicas y servicios profesionales.
  • 768 Servicios de ínter conectividad
  • 769 Otros servicios informáticos
  • 770 Reproducción e impresión
  • 771 Servicio de Integración de Proyecto
  • 772 Tramitación de documentos
  • 773 Cobertura contra incendio
  • 780 Peaje
  • 785 Gastos de distribución – Programa Social Electrodoméstico
  • 799 Otros gastos
  • 885 Recargo en gestión interna

Tratamiento Contable de los gastos directos en la actividad de comedor.

701 Servicios en Proceso $2295.00
01 Divisa $835.00
0404 Comedor Obrero $835.00
101 Materia Prima $2160.00
204 Gas 30.00
301 Electricidad 50.00
601 Depreciación de edificios y otras Construcciones 25.00
606 Muebles , enseres y similares 30.00
Cuentas varias $2 295.00
Contabilizando los gastos incurridos en la actividad del comedor.

Como se aprecia en el asiento de diario anterior todos los gastos incurridos en el centro de costo comedor obrero se han cargado a la cuenta 701 Servicios en Proceso. Esta cuenta se analiza por tipo de Moneda 01 Divisa y o2 Moneda Nacional. Se propone el análisis por actividad 0303 Comedor. Se analiza además por elementos de gastos acorde a la naturaleza del mismo.

El asiento de diario para registrar el gasto de la mano de obra y otros gastos en la moneda nacional se ilustra a continuación.

701 Servicios en Proceso

$764.50

02 Moneda Nacional

$764.50

0404 Comedor Obrero

$764.50

401 Salarios

$365.00

403 Descanso Retribuido

43.13

405 Estimulación salarial

109.50

501 Contribución a la seguridad social

72.46

502 Impuesto sobre la Utilización De la fuerza de trabajo

129.41

606 Depreciación de muebles, Enseres y similares

45.00

Cuentas Varias

$764.50

Por los gastos incurridos en el comedor

En asiento de diario se aprecia que la cuenta 701 Servicios en Proceso recibe débito por todos los gastos directos en moneda nacional incurridos en la actividad de comedor obrero

Seguidamente se ilustra el tratamiento contable de los gastos incurridos en las actividades de apoyo.

731 Gastos Indirectos

$1 200.00

01 Divisa

$ 1200.00

0608 Compras

$400.00

Elementos de gastos

$ 400.00

0609 Almacén

$800.00

Elementos de gastos

$800.00

Cuentas Varias

$1 200.00

Por los gastos incurridos en laActividad de aseguramiento.

Como se denota los gastos incurridos en las actividades de apoyo tales como aseguramiento y administración se registran en la cuenta 731 Gastos indirectos. El registro se realizará por tipo de moneda.

Distribución de los costos indirectos a las actividades.

Con el propósito de que todos los costos queden incluidos en las actividades principales, se hace necesario distribuir los gastos indirectos empleando los inductores del costo.

La selección de los inductores más adecuados está en función del parámetro de más significación en los costos de la actividad. Para la distribución de dichos gastos se determinan los gastos acumulados en cada actividad de apoyo con una medida de distribución que se identifique con la actividad. Esta distribución se realizará para cada tipo de moneda.

Para la distribución de los gastos indirectos de las actividades del proceso de aseguramiento se propone las horas hombres. La información se obtiene de los registros de la contabilidad..

El costo acumulado de la actividad de almacén asciende $800.00 en divisa. La distribución del mismo se ilustra a continuación.

Propuesta de técnicas para registro, control y cálculo de los costos en los servicios internos de una empresa comercial

Seguidamente se ilustra la distribución de los gastos de la actividad de aseguramiento.

Reparto de los gastos de las actividades de apoyo compra y aseguramiento en CUC.

Actividades

Horas trabajadas

Coeficiente DeDistribución

Costo asignado

0404Comedor0405Pantry

192

192

$0.1894

$36.36

36.36

0101Facturación

192

36.36

0202Mantenimiento Reparaciones

1536

290.92

0303Alojamiento

576

109.09

0506Limpieza0507Áreas verdes

1152

384

218.19

72.72

Total

4224

$800.00

Distribución de los gastos de la actividad de compras.

Los gastos de la actividad de compra ascienden a $400.00 en divisa, los mismos se distribuyen considerando como inductor del costo las horas hombres.

Propuesta de técnicas para registro, control y cálculo de los costos en los servicios internos de una empresa comercial

Reparto de los gastos de aseguramiento en MN.

Actividades Horas trabajadas Coeficiente Costo asignado
0404Comedor0405Pantry

192,0

192,0

0.0947/hhs

$18.18

18.18

0101Facturación

192,0

18.18

0202Mantenimiento Reparaciones

1536,0

145.46

0303Alojamiento

576,0

54.54

0506Limpieza0507Áreas verdes

1152,0

384,0

109.10

36.36

Total

horas 4224,0

400.00

El asiento de diario para registrar el traspaso en divisa de los gastos indirectos incurridos en las actividades de apoyo compra y almacén se ilustra seguidamente.

701 Servicios en Proceso $1 200.00
01 Divisa $ 1200.00
0404 Comedor $54.54
Traspaso de gastos indirectos
0405 Pantry $54.54
Traspaso de gastos indirectos
0101 Facturación $54.54
Traspaso de gastos indirectos.
0202 Mantenimiento y Reparación $436.38
Traspaso de gastos indirectos
0303 Alojamiento $163.54
Traspaso de gastos indirectos
0506 Limpieza $327.29
0004 Áreas Verdes $109.09
Traspaso de gastos indirectos
731 Gastos Indirectos $1200.00
0608 Compras $400.00
Traspaso $400.00
0609 Almacén $800.00
Traspaso $800.00

Los gastos de la administración se asignarán en su totalidad a la actividad de facturación, ya que estos se deben resarcir mediante el recargo de gestión interna.

Tercera etapa: Consiste en asignar los costos a los servicios.

Una vez distribuidos los costos indirectos a las actividades principales se procederá a asignar los costos a los servicios por tipo de moneda. Seguidamente se ilustra el cálculo del costo por actividades.

Actividad: 0404 Comedor Obrero.

Tipo de Moneda: CUC

Elementos CostoTotal

Inductor del

Costo

CostoUnitario
Materia Prima ( Alimentos) $2160.00 3600comensales $0.60
Gas 30.00 0.01
Electricidad 50.00 0.02
Depreciación de edificios y Otras construcciones 30.00 0.01
Depreciación de muebles, enseres y similares 30.00 0.01
Traspaso de gastos indirectos 54.54 0.02
Total Costo comedor obrero 2354.54 0.67

El costo unitario de un comensal en la partida materia primas (alimentos) es de 0.60 Cuc y los elementos que representan otros gastos presentan un costo unitario total de 0.07 Cuc. El costo unitario total del comedor obrero es de 0.67 Cuc

Seguidamente se muestra el cálculo del costo unitario de un comensal en la moneda nacional

Actividad: 0404Comedor

Tipo de Moneda: MN

Elementos

Costo

Total

Inductor del Costo CostoUnitario
Materia prima y materiales

50.00

$0.01

Salarios

365.00

3600comensales

0.10

Descanso retribuido

43.13

0.01

Estimulación salarial

109.50

0.03

Contribución a la seguridad social

72.47

0.02

Impuesto sobre la utilización de la fuerza de trabajo

129.41

0.04

Depreciación de muebles, enseres y similares

25.00

0.00

Traspaso de gastos indirectos

113.64

0.02

Total costo del comedor obrero

908.15

0.23

Como se aprecia en la tabla anterior el costo unitario total en el comedor obrero en la moneda nacional es de $0.23 por comensal.

El costo total del comedor Obrero= 2354.55 Cuc + 908.15 MN

= 3262.70/ 3600 comensales = 0.90pesos.

Actividad: 0405Pantry.

Tipo de Moneda: CUC

Elementos

Costo

Total

Inductor de Costo

Costo

Unitario

Materia Prima ( Alimentos)

$680.00

400 comensales

$1.70

Traspaso de Gastos Indirectos

54.54

0.14

Tota costo del pantry

724.44

1.84

En la tabla se observa que el costo unitario total en la actividad Pantry cuyo proceso es elaboración de alimentos para la merienda a los trabajadores el costo unitario es de 1.84 Cuc.

Para el cálculo del costo en la moneda nacional se propone igual procedimiento.

El costo estará representado por el gasto total de la fuerza de trabajo, más los gastos indirectos recibidos del centro de costo aseguramiento.

Cálculo del costo de los servicios que presta la brigada de mantenimiento.

El costo de los materiales directos, se obtendrá de la información que figura en las órdenes de trabajo según vales de salidas del almacén. Para determinar el costo de la partida Otros Gastos se realizará el siguiente cálculo.

Actividad: 0202 Mantenimientos y Reparaciones.

Tipo de Moneda: CUC

Elementos

Costo

Total

Inductor de

Costo (horas trabajadas)

Costo

Unitario

combustible

600.00

1536 horas 0.26
Desgaste de útiles y herramientas

60.00

0.04
Depreciación de equipos de transporte

100.00

0.07
Viáticos

384.00

0.25
Traspaso de gastos indirectos

436.38

0.28
Total costo Otros gastos

1299.88

0.90

El costo de una hora de la brigada de mantenimiento por concepto de otros gastos es de 0.90 Cuc. El costo total del servicio en divisa está representado por:

  • Costo de los materiales según vale de salida y Orden de trabajo $xxx.xx

Más:

  • Costo de Otros gastos (0.90 x horas trabajadas en la ejecución

Del servicio xx.xx

Total costo del servicio en divisa $xxx.xx

Para el cálculo del costo en la moneda nacional se aplica igual procedimiento, considerando los aranceles en las materias primas.

Actividad: 0303 Alojamiento.

Tipo de Moneda: CUC

Elementos

Costo

Total

Inductor de

Costo

Huéspedes días

CostoUnitario
Materiales de oficina

$200.00

120 huéspedes días

1.67

Materiales de aseo

160.00

1.33

Utiles y herramientas

120.00

1.00

Electricidad

80.00

0.67

Depreciación de edificio y otras construcciones

45.00

0.38

Depreciación de equipos informáticos

32.00

0.27

Depreciación de muebles, enseres y similares

26.00

0.22

Teléfono y fax

120.00

1.00

Recargo de Gestión Interna

20.00

0.17

Traspaso de gastos indirectos

163.34

1.36

Total costo de alojamiento.

967.34

8.07

Para calcular el costo de la actividad alojamiento en la moneda nacional se aplicará igual procedimiento.

Actividad: Limpieza de locales

Tipo de Moneda: CUC

Elementos

Costo

Total

Inductor de

Costo

Horas hombres

Costo

Unitario

Materiales de aseo

$120.00

1152 horas

0.10

Utiles y herramientas

40.00

0.03

Traspaso de gastos indirectos

327.28

0.28

Total gastos

487.28

0.41

El costo unitario del servicio de limpieza es de 0.41 Cuc por hora.

Actividad: 0101 Facturación

Tipo de Moneda: CUC

Elementos

Costo

Total

Inductor de Costo Total facturación

Costo

Unitario

Materiales de oficina

$120.00

$4150.00

0.03

Depreciación de equipos informáticos

25.00

0.006

Depreciación de muebles, enseres y similares

15.00

0.004

Traspaso de gastos indirectos de Aseguramiento

44.45

0.01

Traspaso de gastos indirectos Administración

420.00

0.10

Total de gastos

1404.45

0.15

El costo unitario del servicio que presta la actividad de facturación es de 0.15 Cuc, importe que forma parte del recargo de gestión interna.

Tratamiento Contable de los servicios terminados

Para registrar el servicio terminado se procede a realizar el siguiente asiento de diario.

Cuentas Parcial Debe Haber

194 Servicios Terminados $2344.45

01 Divisa $2344.45

701 Servicios en Proceso $2344.45

0404 Comedor $2344.45

900 Traspaso $2344.45

Registrando el servicio terminado

Como se aprecia en el asiento de diario el costo de los servicios terminados se registra en la cuenta control 194 Servicios Terminados. Esta cuenta representa el importe de los servicios que han sido completamente finalizados y aún no se han facturados a los clientes. Se analiza por tipo de moneda.

Se debita: por los servicios terminados.

Se acredita: por los servicios facturados a los clientes.

Al facturar los servicios terminados a los clientes internos, se registran los ingresos como sigue:

Parcial Debe Haber

136 Cuentas por cobrar a clientes- Operaciones Internas. $2696.12

01 Divisa $ 2696.12

Análisis por clientes $2696.12

903 Ventas de servicios-Operaciones Internas $2696.12

01 Divisa $2696.12

0404 Comedor $2696.12

Registrando los ingresos por comedor.

La cuenta 903 Ventas de servicios- Operaciones Internas, comprende los importes por concepto de ingresos devengados por servicios facturados a los clientes internos.

Se acredita: Por los servicios facturados a los clientes.

Se debita: Por la cancelación del saldo al final del período con crédito a la Cuenta de Resultado.

Se propone que esta cuenta se analice por actividades, con vista a evaluar el desempeño.

Para registrar el costo de los servicios vendidos se hace el siguiente asiento de diario.

Parcial Debe Haber

813 Costo de venta de servicios-Operaciones Internas $2344.15

01 Divisa $2344.15

0404 Comedor $2344.15

194 Servicios terminados $2344.15

Divisa $2344.15

Registrando el costo de los servicios

Del comedor obreros

L a cuenta 813 Costo de venta de servicios- Operaciones Internas, representa el costo real de los servicios facturados a los clientes internos. Se propone que la misma se analice por actividades.

Se debita: Por el costo real de los servicios facturados a los clientes internos.

Se acredita: Por la cancelación del saldo al final del período con débito a la Cuenta de Resultado.

Para registrar el cobro diario a los trabajadores por servicios del comedor obrero en moneda nacional, se hace el siguiente asiento de diario.

Parcial Debe Haber

101 Efectivo en Caja $4320.00

903 ventas Operaciones internas $4320.00

02 Moneda Nacional $43200.00

0404 Comedor $4320.00

Registrando la venta de servicios del comedor .

En el caso del comedor obrero la compañía de servicios internos le devuelve el contravalor de la divisa en moneda nacional a los clientes internos, registrándose dicha operación como sigue:

Parcial Debe Haber

903 Ventas de servicios-Operaciones Internas $2696.12

02 Moneda Nacional

0404 Comedor $2696.12

566 Cuentas por pagar diversas-Operaciones Internas $2696.12

02 Moneda Nacional $2696.12

Análisis por clientes $2696.12

Registrando el contravalor a pagar por el servicio

Del comedor obrero.

Cuarta etapa. Análisis de los costos por actividades.

Una premisa fundamental para evaluar el desempeño es el Presupuesto. En este se sintetizan los objetivos de la empresa y constituye un instrumento que le permite a la gerencia ejercer el control del cumplimiento de los objetivos. El control se llevará a cabo a través de la comparación del presupuesto con los resultados realmente alcanzados. El análisis de las desviaciones permitirá evaluar la relación causa-efecto, así como la toma de decisiones.

El presupuesto se elaborará para cada actividad y la consolidación de este constituye el presupuesto de la compañía.

Para evaluar el desempeño en las actividades de la entidad objeto de estudio se proponen los siguientes indicadores.

  • Cumplimiento del plan de ventas por actividades
  • Costo por peso de venta.
  • Productividad del trabajo.

El indicador costo por peso de venta constituye un elemento normativo y evaluador de la gestión de la entidad. Expresa el costo por cada peso de ventas netas. Por ser una herramienta para la toma de decisiones se propone que el mismo se evalúe por actividades.

La forma de cálculo del indicador es como sigue:

Propuesta de técnicas para registro, control y cálculo de los costos en los servicios internos de una empresa comercial

La información para el análisis del costo por peso se obtiene del Estado de Resultado y del Presupuesto por actividades.

Productividad del trabajo.

La Productividad del Trabajo expresa la relación existente entre la cantidad de bienes y servicios producidos y la cantidad de trabajo invertido en su realización. Para calcular la productividad del trabajo se propone el método valoral, este consiste en medir el nivel de actividad en unidades de valor. Se calcula como sigue:

___Ventas Netas_______

Promedio de trabajadores

Este indicador se evaluará en cada actividad, con el propósito de conocer la participación de los trabajadores en el incremento de las ventas netas.

No se puede pensar que con la aplicación de las técnicas expuestas, se le da solución a un problema tan complejo como es el cálculo del costo, pero es una forma de aproximarse para que el costo se utilice como herramienta de dirección. En la medida que estas técnicas se vayan aplicando se irán perfeccionando, con vista a lograr la planeación adecuada de los costos en los servicios internos.

Conclusiones

  • La gerencia necesita de información sobre los costos que le permita tomar decisiones que posibiliten maximizar el rendimiento del negocio.
  • Los sistemas de costos tradicionales no resultan eficaces, pues proporcionan informaciones erróneas sobre los márgenes y rentabilidades de los productos y servicios.
  • El sistema de costo ABC posibilita la reducción de los costos, Incremento de las utilidades y mejoras en el desempeño.
  • Las técnicas propuestas posibilitan conocer el costo real de los servicios, brindando la información necesaria para la planeación, registro, control y análisis del costo por actividades posibilitando la toma de decisiones que contribuyan al incremento de la eficacia y eficiencia en el uso de los recursos materiales, financieros y laborales.
  • Las técnicas propuestas posibilitan la elaboración de los presupuestos por actividades y el control de los ingresos y el resultado generado por cada actividad.
  • Las técnicas propuestas constituyen un punto de partida para lograr la gestión de los costos.

Recomendaciones

  • Aplicar las técnicas propuestas en los Centros de Costo del Grupo de Servicios Internos de la Corporación Copextel S.A.
  • Efectuar supervisión y monitoreo e informar periódicamente los resultados de la aplicación.
  • Efectuar análisis comparativos por áreas, al cierre de cada período contable, para medir la efectividad de la aplicación de las técnicas.
  • Capacitar a todo el personal que interviene en cada proceso, en todas las técnicas relacionadas con el sistema de Costo ABC.

Bibliografía Consultada

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  2. AMAT ORIOL SALAS. “Contabilidad y Finanzas de Hoteles” Eada Gestión, Barcelona, España, 1993.
  3. AMAT ORIOL y JOHN BLAKE: “Contabilidad Creativa”, Ediciones Gestión 2000, S.A., España, 1996, Pags 71-73.
  4. AMAT ORIOL y SOLDEVILA GARCIA PILAR: “Contabilidad y Gestión de Costes”, Editora Gestión 2000, España, 1997, Capitulo 5.
  5. ARMENTEROS DIAZ MARTA: ” Sistemas de costos en Cuba, Hay que ponerse al día.
  6. Revista El Economista de Cuba, No. 9, ANEC, Cuba, 1999.
  7. BEASCOECHEA ARICETA J. ” ABC y Contabilidad Analítica de Costes”, Bilbao, 1994.
  8. CASTELLO TALIANI EMMA.: ” Se impone el sistema de costes por actividad “, Harvard-Deusto Finanzas & Contabilidad, Bilbao. 1994
  9. ESTRIN T.L., KANTOR J. y ALBERS D.: ” ¿Es el ABC idóneo para su empresa?”, Universidad de Windsor, Canadá, 1999.
  10. HICKS DOUGLAS T.: “Yes, ABC Is for Small Business, Too.” Revista Journal of Accountancy, August 1999.
  11. HODBY T., THOMSON J. y SHARMAN P. “Dirección basada en actividades en A&T “, EEUU, 1995.
  12. HORNGREN CHARLES: “Contabilidad de Costos Conceptos y aplicaciones para la toma de decisiones gerenciales”, EEUU, 1995.
  13. KAPLAN R.S.:”En defensa de la gestión basada en el costo por actividades” Revista Costos y Gestión, España, Septiembre de 1993, Publicación T.III-No.9.

Aportado por:

M.Sc. Maria Luisa Lara Zayas. (marialuisa@suss.co.cu)

Profesora Titular de la UCLV. Master en Ciencias. Más de 30 años vinculados a la Docencia y a la actividad empresarial de varias ramas de la economía. Profesor de la Disciplina de Contabilidad del Centro Universitario de Sancti Spiritus ‘José Martí”. Basta experiencia en temas de Contabilidad, Costos, Finanzas y Auditoría. Ha impartido diversos cursos de Postgrados y Maestrías, en estas materias y otros temas relacionados con la actividad. Actualmente trabaja en varios proyectos de investigación relacionados con esta Disciplina, entre ellos, Manuales de Procedimientos de Contabilidad, de Auditoría y de Costos. Autor de varias Publicaciones.

Lic. Ederlys Hernández Meléndrez (ederlysmelendrez@yahoo.com )

Profesora Titular de la UCLV. Aspirante al Título de Doctor en Ciencias. Más de 30 años vinculados a la actividad empresarial de varias ramas de la economía y a la Docencia. Auditor Supervisor de la Corporación Copextel SA., y Profesor de la Disciplina en el Centro Universitario de Sancti Spiritus “José Martí”. Ha impartido diversos cursos de postgrados y de Maestrías en estas Materias, y otros temas relacionados con la actividad. Basta experiencia en temas de Contabilidad, Costos, Finanzas, y Auditoría. Actualmente trabaja en varios proyectos de investigación relacionados con esta Disciplina, entre ellos, Manuales de Procedimientos de Contabilidad, de Auditoría y de Costos. Autor de varias Publicaciones.

Otros autores:

M.Sc. Ramón Miranda Echevarría, Decano de la Facultad de Contabilidad y Finanzas del CUSS.

M.Sc. Mariela Cantero García, Jefe del Dpto. de Contabilidad y Finanzas. CUSS.

M.Sc. Enrique Toledo, Funcionario Especialista de la Empresa objeto de estudio.

M.Sc. Niurys Castañeda Portal, Especialista en Contabilidad. Gerente de Gerencia de la Empresa

Lic. Ramón López Ramos, Diplomante de Auditoría. Jefe del Dpto. de Sistemas de la Empresa. M.Sc. Humberto Alé. Abogado. Gerente de Gerencia de Servicios Internos de la Empresa.

Lic. Rayko Ruiz Carrazana, Jefe de la Disciplina Contabilidad. CUSS

Sancti Spiritus, Cuba. Marzo de 2007.

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Lara Zayas María Luisa. (2007, marzo 23). Cálculo de los costos de servicios internos en una empresa comercial. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/calculo-de-los-costos-de-servicios-internos-en-una-empresa-comercial/
Lara Zayas, María Luisa. "Cálculo de los costos de servicios internos en una empresa comercial". GestioPolis. 23 marzo 2007. Web. <http://www.gestiopolis.com/calculo-de-los-costos-de-servicios-internos-en-una-empresa-comercial/>.
Lara Zayas, María Luisa. "Cálculo de los costos de servicios internos en una empresa comercial". GestioPolis. marzo 23, 2007. Consultado el 7 de Julio de 2015. http://www.gestiopolis.com/calculo-de-los-costos-de-servicios-internos-en-una-empresa-comercial/.
Lara Zayas, María Luisa. Cálculo de los costos de servicios internos en una empresa comercial [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/calculo-de-los-costos-de-servicios-internos-en-una-empresa-comercial/> [Citado el 7 de Julio de 2015].
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