Una empresa del Sector Metalmecánico, líder a nivel nacional, con oficinas de distribución propias en todo el país, necesita una forma efectiva de trabajar con los datos generados por su área de finanzas y que le permita generar información financiera de forma rápida y oportuna para la toma de decisiones.
Antes de implantar el sistema de gestión de la información Business Intelligence, la empresa no tenía en realidad una forma efectiva de trabajar con datos generados por su área de finanzas.
Manejaba una herramienta para la generación de los reportes auxiliares de contabilidad lenta y poco flexible, y existía la dependencia de una persona de sistemas para poderlos generar manualmente, por lo que el tiempo de respuesta para entregar información financiera era muy lento y no era oportuno para la toma de decisiones.
El personal de finanzas tomaba gran parte de su tiempo en la generación de los reportes, dejando muy poco para el análisis de la información, además de proporcionar la información hacia las otras áreas de la empresa, mediante reportes impresos.
Todo esto llevaba a que el cierre contable de la empresa se realizara en 3 días hábiles después del último día del mes, en los cuales se capturaba gran parte de la información de todo el mes.
Solución Propuesta:
Por todo ello, la empresa requería de una herramienta para agilizar esta tarea, y optó por implementar un software de inteligencia de negocios (Business Intelligence, BI) de un determinado partner, la compañía de BI más grande y exitosa del mundo.
La herramienta era, en su género, la más amigable y sencilla de utilizar para el usuario final y que además permitía elaborar informes y análisis más completos y especializados.
Los usuarios necesitaban tener reportes predefinidos, que tuvieran la información actualizada al día y que pudieran ejecutar con solo dar un click, pero también necesitaban poder analizar la información cuando detectaran alguna anomalía y llegar a ver incluso las transacciones que la ocasionaron.
La solución de BI elegida fue la ideal para la empresa cliente, ya que les permitía:
- Tener un menú con sus reportes financieros predefinidos.
- Además, una vez abierto un reporte, tenían la capacidad de hacer Drill Down, (ver con un click a un dato, todos los datos que lo componen, tanto en valor como en categorías, etc.), y establecer filtros para analizar la información fácil y rápidamente.
- Con un solo click podían ejecutar un reporte que les mostrara el detalle de las transacciones de acuerdo a los filtros que tenían seleccionados.
El trabajo realizado fue el siguiente:
- La definición y creación del Datawarehouse
- La creación y diseño de reportes
- El diseño de modelos multidimensionales
- La formación básica y avanzada a usuarios y al personal de sistemas en la metodología y los productos de BI en entorno windows y en entorno Web, de todas la herramientas
- También se dio apoyo en el proceso de cambio de cultura en la organización.
Metodología
La metodología que se siguió fue la que marca el procedimiento de implantación de Business Intelligence en toda su amplitud.
- Análisis previo a la implantación
- Asesoramiento en la elección de la aplicación de Business Intelligence más adecuada
- Dirección de proyecto de implantación Business Intelligence, (BI).
- Análisis y evaluación de la implantación.
La solución de BI estaba soportada por un DataWarehouse que se encontraba en un servidor Windows 2000, con base de datos SQL Server 2000. El DataWarehouse era alimentado con datos del ERP (BPCS), del sistema de nóminas, del APS (MAPICS) y otras aplicaciones de soporte operativo, a través de un proceso de extracción de datos hacia el servidor de base de datos SQL Server, en tiempo real, utilizando MQ Series de IBM y Data Transformation Services de Microsoft.
El Tiempo de implantación fue de 2 meses.
En palabras del Gerente de Sistemas de la empresa cliente: «Estábamos buscando una manera de reducir el tiempo y costo de generar la información financiera de la empresa y con ello queríamos mejorar el nivel de servicio del área de sistemas hacia los usuarios».
Una vez finalizado el proyecto, afirmó: «La solución que hemos implementado nos ha dado mucho valor añadido y una enorme flexibilidad, ya que permite que nuestros usuarios sean autosuficientes, y puedan generar sus reportes financieros predefinidos, analizarlos e ir a ver el detalle de los mismos, pero también les permite crear nuevos reportes conforme los necesiten»
Resultados
Desde que se implementó el software de BI la empresa cliente cambió su cultura organizacional en la forma de analizar los estados financieros de la empresa, ya que la información se encontraba actualizada 3 veces al día. Además, y con el uso de las herramientas de BI, podía ser consultada electrónicamente de tal manera que todos los movimientos se reflejaban en los reportes financieros, prácticamente en el momento en que se generaban, sin requerir de la asistencia del personal de sistemas.
La información ya no se entregaba en papel a los responsables de los diferentes departamentos, ya ellos tenían la posibilidad de consultarla y analizarla en el momento.
El tiempo de respuesta de generación de reportes auxiliares de contabilidad se disminuyó considerablemente llevando a que el cierre contable se realizara a las 12:00 p.m. del primer día hábil del mes.
Una vez finalizado el proyecto, el Director de Sistemas afirmaba lo siguiente: «La solución que hemos implementado nos ha dado mucho valor añadido y una enorme flexibilidad, ya que permite que nuestros usuarios sean autosuficientes, y puedan generar sus reportes financieros predefinidos, analizarlos e ir a ver el detalle de los mismos, pero también les permite crear nuevos reportes conforme los necesiten»
Actualmente, el Director de Finanzas de la empresa cliente da por hecho que los reportes están disponibles y actualizados en el momento que se requieran y ya no espera a que se generen los reportes como lo hacía antes. Ahora espera que el personal de finanzas tenga las explicaciones de los resultados. Según sus propias palabras «hemos podido liberar tiempo al personal de finanzas, de tal manera que ahora se pueden enfocar en el análisis de la información y no en la generación de reportes como lo hacían anteriormente. En el pasado los reportes nos mostraban resultados al fin del mes y en muchas ocasiones ya no podíamos hacer nada por cambiarlos, ahora que tenemos la información actualizada diariamente, podemos tomar acciones inmediatamente que permitan a la compañía obtener mejores resultados».