Benchmarking: desarrollo conceptual y caso práctico

DESARROLLO CONCEPTUAL DEL BENCHMARKING Y
CONSIDERACIONES DE APLICACIÓN PRACTICA
CASO: EMPRESAS CON PROCESOS BIOTECNOLÓGICOS
RESUMEN
El benchmarking a nivel nacional ha sido considerado dentro de las
herramientas administrativas como una solución de corto plazo que implica la
comparación cuantitativa y no el aprendizaje. Para que su aplicación sea
correcta y se amolde a las necesidades del país, diferentes consideraciones
en su ejecución deben incorporarse a lo que generalmente se conoce como
Benchmarking. Es indispensable tomar en cuenta elementos que permitan una
contextualización de este instrumento a la cultura empresarial local que
tradicionalmente presenta impedimentos cuando se trata de compartir
información acerca de sus políticas, procesos o estrategias. Con este
propósito, se realizó un ejercicio de conceptualización del Benchmarking para
el caso específico del sector Biotecnológico del país, lo que permitió, gracias a
las propuestas y recomendaciones de asesores expertos (en Gestión
tecnológica, Benchmarking y, Biotecnología) formular una metodología propia
y un concepto acorde a las expectativas del sector productivo.
INTRODUCCIÓN
Las organizaciones hoy en día se enfrentan al reto de posicionarse en un
mundo competitivo. Factores como nuevas tecnologías, fuentes de productos y
procesos innovadores, exigencias del sistema de costos y las preferencias de
los consumidores obligan a las empresas a realizar cambios en el corto y en el
largo plazo encaminados a mejorar su capacidad competitiva.
La gestión tecnológica ofrece a las empresas oportunidades para mejorar su
desempeño. Sin embargo, obtener la eficacia y la eficiencia requeridos tiene un
costo que exige un cambio de pensamiento, un nuevo modelo de gerencia y
finalmente centrar la atención en la integración de las partes del sistema. La
gestión tecnológica dentro de un marco administrativo eficaz, permite una
apropiada interacción entre la tecnología, el recurso humano y el conocimiento
generado y/o asimilado, lo que conlleva a aumentos en la calidad de los bienes
o servicios ofrecidos, en la productividad y en la competitividad.
En las empresas colombianas, incluyendo las del sector biotecnológico, la
gestión tecnológica ha tenido poca importancia, precisamente por
circunstancias ligadas principalmente con el estímulo a la creatividad y a la
innovación, como medios para competir y progresar ( Bernal, 1995).
EL proceso de transferencia de tecnologías en administración y gestión ha
venido creciendo conjuntamente con el proceso de modernización del país.
Evaluar hasta que punto pueden llegar a ser eficientes estas tecnologías
implica: considerar el contexto socioeconómico en el cual surgen, analizar
detenidamente las problemáticas que se presentan en el proceso de
implementación de la mismas y finalmente delimitar cuales de sus
características fundamentales son aplicables en una cierta organización. Una
de las herramientas que se ha utilizado con mayor éxito a nivel internacional es
el Benchmarking; en al ámbito nacional su aplicación; así como la de muchas
otras herramientas de calidad y competitividad; no ha sido muy extendida; una
de las principales razones es la fuerte tendencia a considerarla como una
solución a corto plazo que implica únicamente la comparación y no el
aprendizaje.
De otro lado, la biotecnología moderna ha abierto un sin número de
oportunidades para los países en desarrollo, principalmente en los campos de
la salud, agricultura, industrias farmacéutica y e alimentos, manejo ambiental y
energía, entre otros. Debido precisamente a su potencial y a su impacto en
aspectos económicos, sociales, culturales y políticos, no se puede ser
indiferente a los avances de la bio revolución. La biotecnología se define como
la utilización de organismos vivos, o bien sistemas o procesos biológicos para
la producción industrial o su empleo en los servicios de saneamiento ambiental.
( Spinks, 1980) La aplicación de la Biotecnología se ha tenido un avance
vertiginoso en las últimas décadas, muchas industrias de sectores totalmente
diversos han recibido( y recibirán) el impacto de la biotecnología como soporte
a sus productos y procesos. Los principales son: Industria Farmacéutica,
Industria Química Fina, Sector agrícola y ganadería, Industria de alimentos,
sector energético, sector minería, sector medio ambiental, Informática
(biosensores y biochips por ejemplo). A nivel nacional , la mayoría de los
avances en Biotecnología se han hecho a nivel laboratorio; con una carencia
significativa de la relación empresa-universidad- centros de investigación,
imposibilitando a esta industria tener mejores índices de participación en el
contexto económico nacional. Por esta razón se requiere estimular la
transferencia de tecnología de las universidades y centros de investigación a el
sector productivo. Surge entonces la necesidad de desarrollar una línea de
investigación en este campo particular que no sólo indague en el problema sino
que también ofrezca soluciones reales y tangibles acordes con los modelos
organizacionales manejados por las empresas de este sector. El presente
trabajo se enmarca en esta línea de investigación que esta siendo actualmente
impulsada por la facultad de Ingeniería en coordinación con otras facultades de
la Universidad Nacional. Dentro de esta área se han desarrollado importantes
proyectos en gestión de tecnología. 1
El diagnóstico de las 25 empresas del sector biotecnológico (Bebidas
alcohólicas; biopesticidas, vacunas principalmente) participantes en los
proyectos anteriores , presentan como principales falencias: apoyo deficiente
por parte de las instituciones estatales que financian la innovación ; pobre
desarrollo de las habilidades creativas de los profesionales que se
1 Los diferentes estudios de la línea se encuentran referenciados en la Bibliografía y pertenecen a los temas de
tecnología dura y tecnología blanda, innovación tecnológica y transferencia de tecnología.
desempeñan en el área y finalmente la falta de elementos de gestión
tecnológica acordes con los procesos de innovación y transferencia de
tecnología de las empresas. Se ha evidenciado que a nivel nacional y en
general en los países en vía de desarrollo no se tienen estrategias y procesos
de gestión tecnológica estructurados y definidos. Se manifiesta la necesidad de
fortalecer los mecanismos de gestión de las empresas por medio de la
transferencia de tecnologías administrativas, por ello y de acuerdo al plan
nacional de Biotecnología (1999 2004) se plantea la posibilidad de trabajar
con un proceso/herramienta como el Benchmarking.
Este proyecto es el inició en la búsqueda de alternativas de mejoramiento para
el sector en el área administrativa y su relación con el factor tecnológico. El
Benchmarking se tocomo una de ellas y se desarrolló teniendo en cuenta
algunos casos estudiados; las recomendaciones de asesores consultados y
finalmente las características propias del sector Biotecnológico. A partir de
estos resultados se realizó un estudio de Benchmarking en el que participaron
4 empresas que utilizan procesos Biotecnológicos; en donde se comparó a
nivel cualitativo y cuantitativo la gestión tecnológica orientada al manejo de la
innovación tecnológica y transferencia de tecnología. Esta comparación,
permitió dar a las empresas propuestas para fortalecer esas variables.
METODOLOGÍA
La investigación inicia realizando una consulta bibliográfica acerca de
Benchmarking; la primera etapa se enfoca principalmente a la búsqueda de
bases conceptuales del Benchmarking (Origen; metodologías; tipos; etc). Una
vez identificado el marco conceptual; se recopilan casos prácticos de
aplicación de Benchmarking a nivel internacional en donde se evalúan los
aspectos positivos; obstáculos ; metodologías y resultados de los estudios. En
este proceso se contactan también las principales instituciones que practican y
fomentan el benchmarking a nivel internacional con el fin de obtener mayores
bases conceptuales y enriquecer el estudio con experiencias documentadas.
La segunda etapa comienza con la búsqueda de desarrollos teóricos y
prácticos del Benchmarking en Colombia; se contactó el centro de desarrollo
Tecnológico que fomenta prácticas de calidad y gestión: Corporación Calidad;
con el fin de evaluar el estado de aplicación del Benchmarking a nivel Nacional.
Posteriormente se elaboró un cuestionario que consta de 14 preguntas las
cuales buscaban identificar los siguientes aspectos:
Concepto de Benchmarking y su aplicación a nivel Nacional, Concepto general
de factores críticos de éxito en las organizaciones, Determinación de los FCE
(Factores críticos de éxito ) en empresas de biotecnología, Evaluación del
grado de aplicabilidad de un estudio de benchmarking para mejorar las
prácticas de Innovación y transferencia de tecnología, Indagación de las
diferentes opiniones de los encuestados en cuanto a la posibilidad de medición
de las actividades de Innovación tecnológica y transferencia de tecnología.
La encuesta se aplicó a asesores de diferentes áreas de formación y del sector
productivo; entre ellas están: Ingeniería Química, Economía, Química
Farmacéutica, Ingeniería Industrial; Ingeniería Mecánica; Derecho y Sicología,
(que coincidían con su experiencia referente a la gestión tecnológica),
Consultores y expertos en Benchmarking (CORPORACIÓN CALIDAD y Grupos
de Consultoría) ; Instituciones relacionadas con la Biotecnología (Corporación
para el desarrollo industrial de la biotecnología CORPODIB; Instituto
Colombiano para el desarrollo de la ciencia y la tecnología “Francisco José de
Caldas” COLCIENCIAS- ; Corporación para el desarrollo de la biotecnología
BIOTEC-); ; empresas que han realizado Benchmarking ( ACES; IAC-
Instituto de automatización y codificación comercial colombiano)-; y
profesionales y grupos relacionados con la gestión de tecnología (TECNOS).
Se contó con 13 participantes en total.
RESULTADOS ENCUESTA A ASESORES
La información que se obtuvo en las encuestas enriqueció el direccionamiento
de la investigación; cada una de las preguntas del cuestionario se elaboró con
el fin de evaluar las opiniones, percepciones y conocimientos sobre el
benchmarking y su aplicación práctica a algunas de las empresas que manejan
procesos biotecnológicos.
Concepto de Benchmarking
El Benchmarking ha sido definido como el “Proceso de identificación,
aprendizaje y adaptación de prácticas y procesos sobresalientes de cualquier
organización, en cualquier parte del mundo, para ayudar a otra organización a
mejorar sus procesos y mediante esto su desempeño. Es la comparación y
medición contra otra organización para conocer filosofias, políticas, prácticas e
indicadores que la hacen destacada’”(APQC2; 1995)
En un estudio realizado por MJS (Michael J Spendolini) Associates se buscaba
describir la situación de “mejores prácticas y benchmarking” incluyendo
definiciones, aplicación y lo que representaría el benchmarking en los
próximos años, en encuestas aplicadas a empresarios norteamericanos, se
identificaron tres niveles diferentes de interpretación del benchmarking
(Spendolini; Friedel; Workman 1999): NIVEL I: Comprende el 85% de las
actividades que hoy son reportadas; está ligado al análisis competitivo-
comparativo entre organizaciones. La información primordial es cuantitativa
reflejada en indicadores, NIVEL II: Usada por el 10% de los practicantes del
benchmarking; es la búsqueda de información más cualitativa que cuantitativa.
Los socios3 de benchmarking brindan información como ejemplos; anécdotas;
datos y documentación sobre la que se basan sus actividades y procesos. Se
enfoca a lo que hace mejorar el desempeño (cómo se disminuye costos; ciclos
2 American Productivity and Quality Center
3 Empresas seleccionadas como mejores prácticas
de tiempo; cómo se aumenta la calidad etc), NIVEL III: en este nivel los socios
son más prescriptvos que descriptivos; es decir de acuerdo a sus experiencias;
otorgan recomendaciones de mejoramiento y no descripciones exactas de sus
procesos.
Estos resultados fueron evaluados en el ámbito norteamericano; a nivel
nacional la situación es la siguiente: Con respecto al concepto otorgado por los
asesores es fácil inferir que es muy nuevo para algunos sectores, aunque de
manera común se mencione el Benchmarking son muy pocas las entidades y
sectores que tienen claro su alcance y fácilmente se simplifica al término de
análisis o referenciación competitiva dominada esencialmente por la
comparación de indicadores; eliminando sistemáticamente los beneficios de
análisis cualitativo del benchmarking. Para la mayoría de los asesores
consultados es claro que el Benchmarking es principalmente una
HERRAMIENTA para disminuir brechas competitivas entre organizaciones y
que a largo plazo genera la sostenibilidad y la competitividad de los sectores
y la incursión en mercados internacionales, dado que la comparación con las
mejores practicas posibilita igualar factores competitivos de las empresas
exitosas.
Los diferentes puntos de vista enriquecen el análisis, aunque el IAC clasifique
el benchmarking como una estrategia es claro que este puede hacer parte y
constituir el soporte de las estrategias de mejoramiento continuo de cualquier
organización , pero por si solo no constituye una estrategia; la formulación de
estrategias hace parte de los resultados de un proceso de benchmarking. Es
claro, observando la consulta bibliográfica realizada, que el Benchmarking es
definido como un proceso que genera bases para la posterior toma de
decisiones y definición de estrategias.
En general la asimilación del concepto esencial de benchmarking es buena;
aunque los beneficios y el alcance que pude lograr no son muy conocidos; ya
sea por la escasa difusión de casos exitosos y/o la dificultad inicial de
emprender estudios de este tipo. Por esta razón la utilización del Benchmarking
en Colombia no ha sido adecuada, las pocas empresas pioneras en la práctica
de esta herramienta lo desarrollan de una forma intuitiva y con metodologías
propias que no siempre les garantizan el éxito. Con respecto a este punto se
debe evaluar el trabajo de direccionamiento que está realizando la
Corporación Calidad con esta teoria, esta se ha identificado como la
Infraestructura Científico Tecnológica de la transferencia de esta herramienta4;
y por tanto es conveniente fortalecer la difusión de sus actividades en el sector
empresarial y dimensionar hasta que punto las PYMES tienen capacidad de
acceso a la asesoría que brinda esta entidad.
Posibilidades de aplicación Benchmarking
La implantación del benchmarking como mecanismo de mejoramiento no ha
sido exitosa, así fue plasmado por varios de los asesores, las principales
razones expuestas fueron la existencia de dificultades para compartir
información de las mejores practicas ,sumado a la escasez de estudios
sectoriales y el desconocimiento de los empresarios del concepto y la
metodología acorde para este tipo de proyectos. Sin embargo es importante
mencionar que de alguna manera se practica el Benchmarking de forma
intuitiva, pero corriéndose el riesgo de que la metodología utilizada no conlleve
al éxito en las mejoras planteadas. De otro lado se han desarrollado varios
proyectos en diferentes sectores, pero generalmente se enfocan a la
comparación de indicadores o análisis cuantitativo (Nivel I mencionado por
MJS); tal es el caso del IAC5; COLCIENCIAS entre otros.
El Estado, en respuesta a la problemática de competitividad y productividad de
los sectores industriales colombianos, impulso la creación del Sistema de
Referenciación Competitiva coordinado por la Corporación Calidad, al indagar
sobre el desarrollo y la importancia del mismo en el sector fue claro observar
que su labor es muy poco conocida ya que mas del 50% de los asesores
manifestó no conocerlo.
Beneficios del Benchmarking
4 La Corporación Calidad está directamente vinculada a la American Productivity and Quality
Center (APQC) como impulsadora de herramientas de gestión y calidad en Colombia.
5 Instituto de Automatización Comercial.
En cuanto a las características de un proceso que puede considerarse para un
estudio de Benchmarking las opiniones convergen al punto común de identificar
un proceso de alto impacto para la organización o para un sector particular que
sea medible, específico y que se encuentre debidamente documentado,
aunque se limita en algunas ocasiones a la evaluación mediante indicadores.
Otro aspecto importante es evaluar que tan viable para la organización es
realizar una modificación de cualquier índole, desde el punto de vista
financiero, estructural y la capacidad de integrarse a los demás procesos de la
organización. Se solicitó a los asesores que valoraran los aspectos en los que
un estudio de benchmarking podría influir de manera positiva; los resultados se
presentan en la siguiente gráfica:
Se encontraron opiniones en común a pesar de que los asesores se
desempeñen en sectores diferentes, se evalúa como variable mas importante
la competitividad, seguida por la productividad, valor agregado de producto,
calidad de producto y liderazgo empresarial. La categoría otros incluye
aspectos como: tecnología; eficiencia talento humano y crecimiento
empresarial.
Metodologías para un estudio de Benchmarking
Una vez identificado el proceso a ser evaluado es importante determinar una
metodología clara y específica que permita cumplir con las metas postuladas
para el proyecto. Dentro de las más genéricas esta la postulada por la
Corporación Calidad que se fundamenta en el Ciclo de Deming Teniendo claro
que el concepto no esta asimilado en el medio, la metodología tampoco es
identificable claramente por los asesores y generalmente se limita a otras
técnicas de estudio de administración utilizadas como el análisis DOFA. Existe
un punto importante en común en cuanto a la metodología propuesta por los
asesores; este es el diagnóstico inicial de la empresa que busca mejorar su
desempeño; en este aspecto inicia un estudio de Benchmarking, es decir,
evaluar que fortalezas y debilidades posee una organización en general o en
un proceso especifico, para determinar en gran medida el éxito en el éxito en el
proceso de implantación de esta tecnología.
Las etapas desarrolladas por la IAC para adelantar sus estudios de
Benchmarking fácilmente encajan dentro de la mayoría de metodología
utilizadas a nivel nacional; se mencionan las siguientes: Planeación, Análisis,
Integración, Acción, Madurez; destacando ante todo el proceso de
mejoramiento continuo involucrado en la etapa de madurez que solo es
alcanzada cuando la organización obtiene liderazgo en el mercado y se logra
con la asimilación de las mejores prácticas y la aplicación repetitiva del
Benchmarking dentro de la empresa. Es claro que los empresarios no
contemplan este aspecto ya que no se ha apropiado del todo esta fase.
Institutos como el IAC son un buen ejemplo de continuidad en evaluación de
indicadores logísticos; desde 1997 se han realizado tres estudios que cuentan
cada vez con un mayor número de empresas participantes; lo que permite a
una organización referenciarse continuamente por medio de indicadores y le da
la posibilidad de formular estrategias de mejoramiento.(Nivel I; enunciado por
Spendolini en el análisis de la situación del Benchmarking)
Casos de Aplicación en Colombia
En general, los asesores desconocen casos específicos de la aplicación del
benchmarking en Colombia; quienes han estado (o están) vinculados de
alguna manera a la corporación Calidad mencionan el estudio realizado en la
empresa ACES; pero aspectos específicos sobre metodología e implicaciones
no han sido difundidos ampliamente y los asesores no los conocen. El mayor
beneficio generado del benchmarking en ACES ha sido la disminución del
tiempo de servicio en tierra , este aspecto es relevante ya que para las
aerolíneas el tiempo que se utiliza para servicio en tierra debe ser el mínimo.
El director de asistencia en tierra de ACES afirma: ‘los resultados se nos han
dado en dos sentidos: Económicos con ahorros reales los cuales en el primer
año fueron del orden de 260 millones de pesos ; mas o menos el 5% del
presupuesto de gastos de la división y segundo en productividad de personal y
de ordenamiento de los procesos”.
Otro de los casos exitosos ha sido la realización de tres estudios de
Benchmarking por parte del Instituto Colombiano de Codificación y
Automatización Comercial IAC; en indicadores logísticos y Scorecard en
ECR (Respuesta eficiente al consumidor) y EHCR (respuesta eficiente al
consumidor en salud); es la iniciativa más completa a nivel nacional y
latinoamericano que analiza el desarrollo logístico de una cadena de
abastecimiento. Comprende los principales resultados en cuanto a nivel de
servicio, días de inventario, transporte y mejores prácticas en la gestón
logística. En cuanto al caso del Instituto de Automatización comercial algunos
de los empresarios participantes en los estudios afirman lo siguiente( IAC;
2000): i) “La aplicación del Benchmarking genera un efecto muy importante
tanto para la distribución, como para toda la cadena de abastecimiento, ya que
crea en las empresas la disciplina de ser cada vez más eficientes” Diego
Sáenz. Gerente General distribuidora Farmacéutica ROMA, ii) “El
Benchmarking nos permite contar con una herramienta mediante la cual
podemos medir nuestra empresa frente a los líderes del mercado, de modo que
podamos saber la manera de hacer mejor las cosas y ser mucho más
productivos” Hernán Méndez. Presidente de Alpina Productos alimenticios,
iii)“Nunca se podrá llegar a la excelencia de una organización sin
benchmarking” Víctor Pedroza. Gerente general Laboratorios Baxter
La realización de un estudio de Benchmarking formal no se ha difundido;
existe también la consideración por parte de los asesores de casos de ‘visitas
empresariales’ a organizaciones calificadas como sobresalientes; lo cuál se
puede considerar como un inicio a la valoración de las mejores prácticas. Son
muy pocas las empresas que han aplicado una metodología de Benchmarking
estructurada en sus organizaciones, la única asesoría que pueden recibir es
por parte de la Corporación Calidad o de empresas especializadas en
Consultoría, donde los costos son elevados y las pequeñas y medianas
empresas no tienen acceso a esta herramienta como soporte de su
mejoramiento organizacional. A nivel nacional solo algunas de las empresas
que han realizado este tipo de estudios son: ACES, ECOPETROL, CARVAJAL,
IAC, COMPAQ, entre otras, entidades que poseen la solidez financiera para
soportar una inversión cuantiosa en estos estudios. De igual forma, se han
adelantado proyectos de este tipo para organizaciones transnacionales con
sucursales en Colombia; pero la generación de la idea y su desarrollo son
impulsados generalmente por la casa matriz.
Factores críticos de éxito en empresas de biotecnología
Los asesores concuerdan en dar mayor relevancia a las siguientes
consideraciones: Capacidad de innovación tecnológica como aspecto
fundamental en el desarrollo empresarial (cualquiera que sea la organización),
El tipo de tecnología utilizada en la empresa, El conocimiento del mercado y los
alcances del producto en el mercado, El ambiente interno empresarial, El
entorno legal y de apoyo financiero.
Así mismo, se reafirmó que la innovación tecnológica constituye un factor
crítico de éxito para cualquier organización, dando gran importancia a esta
variable en empresas que manejan tecnologías de punta para su sostenibilidad
y crecimiento en un mercado cada vez más globalizado. El sector
biotecnológico es dinámico, combina diferentes áreas del conocimiento y se
soporta en alta tecnología, variables como innovación y transferencia hacen
que una empresa pueda mantenerse y destacarse en un sector con estas
características.
Posibilidad de medir prácticas de Innovación Tecnológica
Las opiniones dadas por los asesores son divergentes en el aspecto de
cuantificación y medición de variables como la innovación tecnológica. Esto
refleja la complejidad de tratar de medir actividades de ciencia y tecnología.
Los esfuerzos que se han realizado han generado algunos indicadores de
actividades de innovación. En la actualidad se reconoce cada vez más la
complejidad de los procesos de innovación y la limitación de los indicadores
desarrollados para describir su estado y dinámica. En este mismo sentido, se
acepta que el grado de acierto de las estrategias de innovación que se
formulen con ayuda de indicadores dependerá en gran medida de la
comprensión que se tenga sobre el fenómeno mismo de la innovación. La
literatura sobre la construcción de indicadores, sus usos y limitaciones es
abundante y ha ocupado la atención de la sociología de la ciencia de manera
permanente. Así mismo, los esfuerzos metodológicos en su construcción han
sido importantes La determinación de indicadores para la innovación
tecnológica es una tarea excesivamente compleja , debido a los múltiples y
diversos factores que intervienen en ella, y que el carácter cualitativo
preponderante de los elementos involucrados , hace difícil la cuantificación.
El Manual de Oslo es un intento temprano por dar algunos parámetros para la
medición de actividades de Innovación Tecnológica. (Colciencias; 1992)
Los asesores conciben la posibilidad de crear algunos indicadores que pueden
incluir: número de innovaciones por periodo, productividad de los factores
capital y trabajo, valor agregado, rentabilidad y algunos otros indicadores
financieros. Con estas apreciaciones; se puede deducir que para el proceso
de innovación es viable generar algunos indicadores, pero los que se
enumeran en su mayoría son de resultados; la dificultad radica entonces en
generarlos para el desempeño de las diferentes actividades que constituyen un
proceso de innovación. Es en este punto en donde la carga cualitativa del
proceso de innovación se hace evidente. Algunos expertos indican que el
proceso de innovación tecnológica no es sensible de cuantificación y medición;
los argumentos principales se enfocan a las variables de carácter cualitativo
como: cultura empresarial, asimilación de conocimientos y aprendizaje como
eje fundamental para el desarrollo de innovaciones exitosas. Aunque la
innovación tecnológica tiene un alto grado de dificultad para su medición; hay
características determinantes de este proceso que se pueden evaluar
cuantitativamente.
En esa dirección, los indicadores utilizados tradicionalmente para innovación
tecnológica (por ejemplo, gastos de investigación y desarrollo, número de
patentes y publicación de artículos científicos) han sido criticados ya que no
permiten explicar el adecuado comportamiento de empresas y países que con
reducidos gastos en I&D tuvieron un crecimiento industrial significativo y
mejoraron su situación competitiva sin efectuar un gran esfuerzo formal en
actividades innovativas (Malerba 1993, Archibugi y Evangelista 1993) . En esos
casos, el uso de un indicador de gastos en I&D subestima el comportamiento
innovador de las empresas Pymes (Kleinknecht 1987, Acs y Audretsch 1988,
Malerba 1988, 1993, Cohen y Levin 1989, Lassini 1992). Incluso los autores
que siguen utilizando los indicadores tradicionales para medir el producto
innovativo de las Pymes (Baldwin 1995, Malerba y Orsenigo 1993) consideran
a dichos indicadores parciales y sesgados
La información más útil en benchmarking se relaciona con el proceso. Los
estudios que se dirigen completamente a la información cuantitativa deben ser
definidos como Análisis competitivo comparativo; y no como Benchmarking.
Mientras la mayoría de actividades en benchmarking incluye información
relacionada con números e indicadores, no se tiene en cuenta que estos están
soportados en una serie de recomendaciones de procesos. (Spendolini;
Friedel; Workman 1999)
ANÁLISIS Y RECOMENDACIONES
Una vez evaluadas todas las opiniones, comentarios de los asesores y las
interpretaciones teóricas encontradas en la literatura nacional e internacional
acerca del concepto de benchmarking podemos definirlo como: UNA
HERRAMIENTA DE MEJORAMIENTO ORGANIZACIONAL BASADA EN LA
EVALUACIÓN Y ANÁLISIS CONTINUO DE PRACTICAS; PROCESOS;
POLÍTICAS Y ESTRATEGIAS RECONOCIDAS EN EL MERCADO COMO
EXITOSAS; PARA SU POSTERIOR ADAPTACIÓN Y ASIMILACIÓN EN UNA
ORGANIZACIÓN. Partiendo de esta definición y de los resultados antes
mencionados es posible detectar cuales han sido los principales obstáculos
para su aplicación exitosa a nivel nacional:
a. Con la llegada de las modas administrativas al país el Benchmarking hizo
parte de “fórmulas” empresariales que se aplicaron sin tener en cuenta el
contexto local, lo que condujo a considerarla como panacea a la
problemática empresarial que se daba y no como una HERRAMIENTA de
mejoramiento.
b. Desconocimiento de las bases teóricas.
c. Escasez o dificultad para acceder a estudios sectoriales que permitan
identificar la posición de una organización en el mercado.
d. En muchos casos la evaluación de las mejores prácticas en forma intuitiva
(visitas empresariales, análisis de estados financieros de otras empresas) no
garantiza su asimilación.
e. Poca difusión por parte de entidades relacionadas con el tema de los
beneficios; conocimientos y asesoría en este tema.
f. Limitación del concepto a análisis competitivo comparación de indicadores.
la transferencia de tecnologías administrativas debe estar supeditada a una
correcta asimilación y evaluación de condiciones de adaptación .Proponer
una metodología rígida para la aplicación del Benchmarking es limitar su
flexibilidad de adaptación a diferentes casos y sectores, es mas útil
identificar que aspectos hacen que la metodología sea exitosa. (Ver figura 1)
En primer lugar es determinante realizar un diagnóstico interno que permita
identificar aquellos factores que son de alto impacto en la organización;
(Factores críticos de éxito) y que por alguna razón requieren de mayor
atención; mejora o modificación. Una vez identificados; establecer como
pueden ser mejorados o reforzados; implica realizar un análisis de no solo su
componente cuantitativo (por ejemplo resultados financieros directos;
estadísticas; porcentajes); también es fundamental el ‘cómo’ de su
desempeño; es decir el carácter cualitativo (cultura empresarial; know how;
características del recurso humano etc).
Si se ha iniciado el proceso de Benchmarking la asimilación de los resultados
se hace posible si se tienen las condiciones adecuadas para su implantación.
Esto requiere que se evalúe el impacto a nivel financiero, estructural, físico
(instalaciones), cultural (recurso humano; valores empresariales) y tecnológico.
Estructural
Diagnostico interno
Identificación de un proceso de Alto
Impacto en la organización
Evaluación
Cuantitativa
Realización de Benchmarking
Evaluación de resultados y posibles
modificaciones
Financiero
Cultural
Físico
Tecnológico
RETROALIMENTACIóN
El Benchmarking es una herramienta de mejoramiento continuo, la
retroalimentación debe ser parte fundamental de este proceso dado el carácter
dinámico del entorno en el que se desarrolla una organización. El caso de
ACES es un ejemplo positivo de que el Benchmarking puede funcionar a nivel
nacional y los resultados generan beneficios potenciales en el corto, mediano y
largo plazo; Luis Lema, Director de Asistencia en Tierra de la empresa finaliza
la encuesta con la siguiente apreciación acerca de esta herramienta:
“Considero que el benchmarking es una herramienta de mejoramiento de
procesos inigualable, ya que a través de la experiencia de otros, podemos
obtener resultados en menos tiempo y a menor costo, además es una
herramienta que nos permite globalizar en el aprendizaje pues no tiene
fronteras”
CONDICIONES DE APLICACIÓN
De acuerdo a la literatura, las recomendaciones de los asesores y la
experiencia recogida en el trabajo de campo que soporto la investigación que
se baso en la realización de un estudio de Benchmarking desarrollado en
empresas del sector Biotecnológico Colombiano, las principales estrategias
exitosas de aplicación se resumen como sigue:
1. La participación de los directivos y de los miembros involucrados con el
proceso no sólo facilita la aplicación de estrategias resultantes del estudio;
también hace posible la recolección de datos que permitan identificar y
visualizar las causas de las brechas a nivel de toda la organización y a
nivel departamental o de área.
2. Para asegurar la calidad de los resultados; se recomienda que estos sean
minuciosamente examinados con respecto a inconsistencias,
contradicciones y errores en la información; y si es necesario, sean
transformados apropiadamente para asegurar la comparabilidad de los
resultados en las situaciones particulares para cada organización.
3. Con respecto a los mecanismos de recolección de datos, es primordial
evaluar todas las posibilidades hasta seleccionar las que mejor se
acomoden al tipo de estudio y al tipo de organización en la que se aplicarán;
uno de los más enriquecedores es la entrevista personalizada con los
directivos y con los miembros involucrados directamente con los procesos a
evaluar; así se puede descifrar que hay detrás de los datos numéricos de
las encuestas tradicionales. Las entrevistas permiten a los empresarios
explicar el porqué de los datos brindados en las encuestas y un mejor
entendimiento del contexto empresarial que rodea los procesos a ser
evaluados.
4. La definición de factores críticos de éxito para las empresas debe partir de
un análisis profundo de la importancia estratégica de diferentes variables en
la organización; también fundamentarse en un alto grado de entendimiento
de las prácticas; procesos políticas etc, que requieren un mejoramiento. Si
es posible; se deben documentar estos procesos e identificar los directos
involucrados en la organización; los inputs y outputs y los habilitadores.
5. Los criterios de selección de las mejores prácticas; deben consignarse
claramente antes de llevar a cabo el estudio; una vez definido el factor
crítico de éxito; se deben buscar empresas destacadas en este aspecto
(publicaciones, instituciones, bases de datos, Internet, etc.) y al contactarlas
se deben considerar factores como: acceso a la información de los socios;
facilidad para realizar visitas constantes; contar con un contacto fijo en la
organización y el potencial de mejoramiento que ofrecen estas empresas.
6. Los datos deben ser recopilados; representados gráficamente, analizados e
interpretados. A los empresarios se debe presentar un resumen ejecutivo
que incluya:
Identificación del problema
Descripción de la metodología
Presentación de datos
Resumen e interpretación de datos
Presentación de los hallazgos más importantes ( incluye identificación de
fortalezas, debilidades y oportunidades de mejoramiento)
Recomendaciones: acciones específicas.
Estas consideraciones dieron lugar a la elaboración de un modelo
metodológico de Benchmarking que se propone para el sector Biotecnológico
Colombiano. Gráfico anexo.
CONCLUSIONES
1. El benchmarking es una herramienta válida en gestión que como muchas
otras ha entrado a Colombia sin inicialmente considerar los siguientes
aspectos fundamentales :el contexto socioeconómico en el cual se va a
aplicar, las posibles limitantes de su aplicación a nivel nacional y
finalmente las características de dicha herramienta que sean aplicables a
una organización particular.
Identificacion de la
problematica /
necesidades
Evaluacion de
herramientas
administrativas
Capacitacion
en
benchmarking
Analisis
cualitativo y
cuantitativo de
los procesos a
mejorar
Homologacion
de terminos
conceptuales
Homologacion
de posibles
indicadores
Identificacion y
busqueda de la
mejor practica
Desarrollo de
instrumentos
de consulta
Aplicacion de
instrumentos
Analisis de
datos
obtenidos
Implementacion
de resultados
Retroalimentacion
Retroalimentación
2. La conceptualización con los asesores permitió entender que el
Benchmarking en Colombia presenta como una de las principales
limitantes de resultados exitosos reducirlo a la comparación de
indicadores, en el proceso se debe analizarlos y generar estrategias de
mejoramiento que sean asimiladas por la organización. La formulación de
estrategias en un estudio de Benchmarking debe indicar a una
organización cuales son los habilitadores6 para que las brechas existentes
con las reconocidas como mejores prácticas se puedan reducir y superar.
3. A partir de la consulta a expertos se puede ver que la asimilación del
concepto presenta las siguientes características:
Evidencia de un amplia gama de interpretaciones y definiciones dentro de
las cuales es importante mencionar: referenciación competitiva;
comparación de indicadores, identificación de mejores prácticas; entre
otras; cada una de ellas se dirige a un objetivo común pero con
metodologías distintas.
No existe un consenso acerca de los procedimientos y alcances del
benchmarking, se generaliza limitándolo a la comparación cuantitativa
dejando de lado el mayor beneficio de esta herramienta: el “cómo” de las
prácticas destacadas como exitosas.. Por lo tanto se requieren términos
6 Prácticas, procesos o métodos que facilitan la implementación de una mejor práctica y permiten
satisfacer un factor crítico de éxito, ayudan a explicar el porqué del desempeño indicado por un
benchmark. (C.Calidad, 1995)
de referencia homogéneos para la utilización del Benchmarking que
permitan contextualizarlo en nuestro medio.
4. A nivel Nacional, el Benchmarking no ha sido divulgado ampliamente, una
de las razones principales es el desconocimiento de casos formales de
aplicación con resultados importantes pues no han sido publicados
proyectos como los de ACES; CARVAJAL; ECOPETROL etc.
5. El análisis de los procesos; estrategias; funciones o políticas suceptibles
de realizar Benchmarking genera mejores resultados si se incluyen
factores cualitativos y cuantitativos.
6. La retroalimentación es una característica fundamental del Benchmarking;
ya que la comparación continua y dinámica hace posible alcanzar niveles
de desempeño iguales y superiores a los de la empresa o sector que
posee las ‘mejores prácticas’.
7. Debido a los diferentes enfoques o metodologías que existen de
Benchmarking, las empresas interesadas en realizar un estudio de este
tipo, deben evaluar y seleccionar el proceso que mejor se acomode de
acuerdo a sus recursos y necesidades; también considerar socios
potenciales que cuenten con proceso similares sensibles de comparación
y estandarización
AGRADECIMIENTOS
Agradecemos a las siguientes personas y entidades por su aporte al desarrollo
de la investigación: Doctor Alvaro Araujo y Doctor Luis Javier Jaramillo de la
Fundación TECNOS. Doctor Pedro Amaya. Doctor Ricardo Torres y Doctor
Ricardo Fournier de COLCIENCIAS. Doctor Ernesto Guerra Universidad
Nacional de Colombia - Teleconsorcio. Doctora Saadia Pinilla de la
Corporación para el Desarrollo Industrial de la Biotecnología - CORPODIB.
Doctora Marta Emilia Rueda de CAMBIOTEC. Doctora Alma Guevara de
Corporación Calidad. Doctor Fernando Alemán de International Business
Clearinghouse - IBC Consulting. Doctora Consuelo Montes coordinadora de la
unidad de servicios de información en la Corporación para el desarrollo de la
biotecnología BIOTEC-. Doctor Luis Lema Director de Asistencia en tierra de
ACES. Doctora Yara Montaña Directora Investigación y desarrollo del Instituto
Colombiano de automatización y codificación comercial. IAC.
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
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Sandra Garavito Rojas y Elizabeth Suárez Uribe
Administradoras de empresas
Universidad Nacional de Colombia

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Garavito Rojas Sandra. (2001, abril 6). Benchmarking: desarrollo conceptual y caso práctico. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/benchmarking-desarrollo-conceptual-y-caso-practico/
Garavito Rojas, Sandra. "Benchmarking: desarrollo conceptual y caso práctico". GestioPolis. 6 abril 2001. Web. <http://www.gestiopolis.com/benchmarking-desarrollo-conceptual-y-caso-practico/>.
Garavito Rojas, Sandra. "Benchmarking: desarrollo conceptual y caso práctico". GestioPolis. abril 6, 2001. Consultado el 29 de Mayo de 2015. http://www.gestiopolis.com/benchmarking-desarrollo-conceptual-y-caso-practico/.
Garavito Rojas, Sandra. Benchmarking: desarrollo conceptual y caso práctico [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/benchmarking-desarrollo-conceptual-y-caso-practico/> [Citado el 29 de Mayo de 2015].
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