Un sistema de comunicación interna en una organización estará dirigido a:
- La solución de problemas y deficiencia internos, explicando causas que los generan y las posibles soluciones.
- Desarrollar cultura organizacional alineada con el sistema de valores, potenciando el sentido de pertenencia, el compromiso con la organización y los objetivos a alcanzar por esta.
- Así como a la integración y reconocimiento de las capacidades grupales e individuales de los trabajadores y directivos.
Para ello se hace necesario estudiar y conocer:
- Expectativas.
- Motivaciones.
- Aspiraciones.
- Estados de opinión de los públicos internos de la organización.
¿Qué herramienta nos permite este conocimiento?
El primer paso antes de diseñar el sistema de comunicación interna es el diagnóstico de comunicación, el cual nos garantizará la información necesaria para plantear la matriz DAFO (Deficiencias, Amenazas, Fortalezas, Oportunidades de la comunicación de la empresa objeto de estudio.
Con la información que nos ofreció el diagnóstico estamos en condiciones de trazar la estrategia de comunicación, está será la que defina el sistema de gestión de la comunicación en la empresa pues en esta se integran las acciones a desarrollar, por tipo de público, criterio de medida y recursos necesarios para su eficaz desarrollo.
Es elemental el control y la evaluación sistemática de la efectividad del sistema, para ello se establecerá monitoreos a intervalos, teniendo en cuenta no saturar a los públicos con encuestas por lo que se sugieren otros instrumentos como entrevistas, técnicas grupales, buzones, etc.
¿Qué tipos de acciones se pueden planificar para lograr el objetivo del sistema de comunicación empresarial?
- Estimulación moral: Diplomas, postales, cartas de reconocimiento, etc.
- Fortalecimiento de los valores: Conversatorios, encuentros con círculos de jubilados y nuevos ingresos.
- Transmitir la historia de la organización.
- Desarrollo de acciones del Plan de acogida a los nuevos ingresos, contar con el Manual de bienvenida.
- Acciones con relacionadas con el uso y explotación de los canales de comunicación (murales , matutinos, reuniones, pizarras informativas, etc.)
- Realización de Boletines, Plegables, Sueltos, etc.
- Establecer canales de retroalimentación: Buzones de sugerencias, encuestas, etc.
- Acciones de capacitación: Planificación y desarrollo de temas de comunicación a directivos, mandos intermedios y trabajadores en general.
- Desarrollo de peñas educativas y culturales, concursos.
- Implementación de campañas de Bien Social.
Las organizaciones deben contar con la documentación que avala el sistema de gestión de la comunicación:
- Resultados del diagnóstico de comunicación.
- Estrategia de comunicación.
- Plan de acciones de comunicación.
- Evidencias de las acciones de comunicación realizadas.
