Auditoría, revisión y evaluación del control interno de compra de materia prima

Resumen

Propuesta de programas de auditoría para la revisión y evaluación del sistema de control interno inherente al proceso de compra de la materia prima –caña de azúcar.

Objetivo

Proponer programas de auditoría  que puedan ser utilizados por los auditores en  la  revisión y  evaluación  del sistema de control interno inherente al proceso de compra de la materia prima –caña de azúcar a los productores  vinculados a las empresas Azucareras.

Abstract

Proposal of audit programs for review and evaluation of internal control system inherent in the process of buying the raw-cane sugar.

Objective

To propose audit programs that can be used by auditors in the review and evaluation of internal control system inherent in the process of buying the raw-sugar cane producers companies linked to Sugar.

Introducción

En los Lineamientos de la Política económica y social del Partido y la Revolución aprobados en el VI Congreso del Partido Comunista de Cuba, dentro del grupo VII Políticas Agroindustrial, aparece en los lineamientos  209 y 210: “…la industria azucarera tendrá como objetivo primario incrementar de forma sostenida la producción de caña, priorizando el reordenamiento de las aéreas para lograr su acercamiento al central. En su desarrollo deberá perfeccionar la relación entre el central azucarero y sus productores, aprovechar la tradición azucarera y la experiencia existentes …en la formación de los precios de compra de la caña a los productores se deberá tener en cuenta el comportamiento del precio del azúcar en el mercado internacional, logrando además que resulte estimulante con relación al resto de los cultivos, para asegurar el incremento de la producción cañera y el aumento de los ingresos de los trabajadores vinculados con esta actividad por todo lo cual resulta evidente y necesario desarrollar y fortalecer todas las tareas vinculadas con la Auditoria , fundamentalmente a determinados aspectos de la economía que no son evaluados con periodicidad en las acciones de control que se planifican.

Este trabajo desarrolla una propuesta de programa de auditoría especial para auditar el sistema de compra de la materia prima caña de azúcar, incluyendo los procedimientos que deberán emplearse para cumplir con esta importante tarea.

La implantación en una entidad u organización de un adecuado sistema de control interno determina prácticamente su existencia, debiendo con ello lograr la salvaguarda de los bienes y recursos así como hacer  confiables todos los resultados que se obtengan del procesamiento de las informaciones, las cuales son indispensables para  la buena marcha de cualquier organización o área. En nuestro país donde casi la totalidad de las entidades  y sus recursos son propiedad social, administradas por las instituciones estatales, la aplicación de consecuente de sistema de control interno y todos sus aspectos es vital. Por otra parte, quien pretenda obtener resultados de la eficiencia,  eficacia y economía en la gestión de su organización, no puede ignorar la implantación y aplicación de un sistema de control interno con los requisitos necesarios para lograr dichos objetivos.

No se concibe una entidad que en la actualidad no tenga diseñada según sus características y funcionamiento adecuadamente, su propio sistema de control.

El control interno deberá ser planeado, nunca será consecuencia de la casualidad o surgirá de modo espontáneo. El control interno es una trama bien pensada de normas, métodos, procedimientos  y medidas de coordinación,  que deben fluir con seguridad y responsabilidad, que garantice los objetivos de preservar, con la máxima seguridad, el control de los recursos, las operaciones anotadas en los documentos primarios y registrados por la contabilidad. En fin debe coadyuvar a proteger los recursos contra el fraude el desperdicio y el uso inadecuado.

Teniendo en cuenta el contexto económico en que se desarrollan las empresas cubanas y los cambios a que están siendo sometidas en aras del perfeccionamiento empresarial se necesitarán del esfuerzo de todas aquellas personas que de una forma u otra tienen sus manos el control de las empresas. Pero para lograrlo se necesita de un sistema de control interno que no presente fisura. Las técnicas y procedimientos de auditoría permiten evaluar la efectividad del control interno, detectando los problemas existentes y facilitando el proceso de tomas de decisiones.

La Unidad Empresarial de Base tiene como misión principal  la producción de azúcar , por lo que resulta de gran importancia llevar el control oportuno y sistemático de todo el proceso productivo, fundamentalmente el relacionado con la compra de la caña al determinarse que esta representa  mas del 65% del costo de la tonelada de azúcar que se produce.

La experiencia adquirida durante varias zafras ha demostrado la presencia de fisuras en el control interno de esta área, identificándose como causas más comunes las siguientes:

  • Mal estado técnico de los medios de pesaje.
  • Incremento de las mermas por encima de lo planificado.
  • Baja preparación del personal que labora en los centros de recepción.
  • Inobservancia de los principios, normas y procedimientos de control interno.
  • Ausencia de conciliaciones periódicas.
  • Incumplimiento de los términos del contrato.

La auditoría interna en su función debe ser más preventiva o anticipada y colaborar de esa manera con la dirección de la entidad en la toma de decisiones oportunas. Es por ello que  en su mayor medida la labor de la auditoría se inclina a la evaluación de aquellos riesgos que puedan afectar el funcionamiento de la entidad, la implantación de los dispositivos de auditoría para supervisar el control interno. Identificación de índices de control interno a partir de la utilización de técnica y procedimientos que permitan evaluar adecuadamente la gestión.

Desarrollo

El programa de auditoría es el plan  que relaciona el contenido de todas las tareas que han de realizarse durante el transcurso de la auditoría. Mientras más detallado sea este programa, más fácil resultará llevar a cabo la auditoría, sobre todo para aquellos auditores no experimentados.

El programa de auditoría constituye un plan de acción para guiar y controlar el trabajo del auditor. En términos más o menos generales describe el alcance del trabajo y los aspectos que deberán ser comprobados, constituyéndose en un método ordenado para indicar y controlar la ejecución de los procedimientos de auditoría mediante los cuales se va a efectuar el trabajo.

Teniendo en cuenta todo lo anteriormente planteado, así como los diferentes aspectos precisados en los Lineamientos de la Política económica y social del Partido y la Revolución, aprobados en el VI Congreso del Partido Comunista de Cuba, es que se propone el siguiente programa de auditoría, con el que se pretende dotar a los auditores de una herramienta de trabajo que les permita cumplir eficientemente los objetivos siguientes:

  • Evaluar el sistema de control interno asociado a las operaciones de compra de la materia prima  caña de azúcar.
  • Verificar la confiabilidad de las informaciones que se procesan.
  • Observar la compatibilidad entre los modelos y registros establecidos.
  • Comprobar que las obligaciones de pago con los productores de la materia prima se encuentren registradas adecuadamente.
  • Comprobar si se han efectuado correctamente las liquidaciones parciales y finales correspondientes.
  • Obtener evidencias competentes y relevantes que permitan identificar si los procedimientos de control interno asociados al sistema de adjudicación de caña, estén funcionando adecuadamente durante todo el periodo de zafra.

A continuación se exponen los aspectos fundamentales, que servirán de base a los auditores para evaluar el estado de control interno de esta actividad en el período de producción del azúcar crudo.

Comprobaciones especificas a realizar al proceso integrado al Sistema de Adjudicación de Caña

Área de adjudicación

  • Comprobar si se han confeccionado las Certificaciones de las Romanas para el peso de la caña comprada por los organismos especializados con previa contratación al servicio.
  • Comprobar que el pesador informa al área de adjudicación de caña, a través del vale de pesa la caña a la cual se le aplicó el madurador y a las que no se le aplicó, verificando la bonificación y penalizaciones según corresponda.
  • Comprobar mediante muestras las operaciones de cálculos reflejadas en los vales de pesa, verificando además que coincidan los datos del modelo con los que se pasan al modelo “Reporte de caña recibida”.
  • Comprobar que todos los vales de pesa sean entregados al área de adjudicación y sean incluidos en el modelo “Registro diario de caña molida”, evitando que se produzcan descuentos a los productores.
  • Comprobar por muestreo, que a los productores se les descuentan las toneladas de caña, a las cuales se le aplico el porciento de impureza cuando son recibidas en los centros de recepción (determinar los excesos de impurezas).
  • Muestrear los informes diarios del despalillo que son enviados a la Sala de Control, instancia responsabilizada con la determinación de las materias extrañas una vez beneficiada, a fin de comprobar la eficiencia con que trabajan estos centros.
  • Comprobar que por cada productor de caña se ha habilitado un expediente de pago por la liquidación, en la que se archive toda la documentación que soportan las relaciones monetarias – mercantiles entre la empresa azucarera y los productores. Verifique igualmente que los pagos efectuados se correspondan con la naturaleza de las operaciones que efectúa la empresa.
  • Comprobar mediante pruebas selectivas, que los documentos de recepción de la materia prima, coincidan con las liquidaciones a pagar después de realizar los descuentos correspondientes establecidos por la legislación vigente en la liquidación final.
  • Revisar toda la documentación relacionada con el pago a los productores individuales de las Cooperativas de Créditos y Servicios (CCS), por ser esta donde los beneficiarios reciben su liquidación a través de cuentas bancarias individuales y pueden cometerse hechos presuntamente delictivos.
  • Comprobar la coincidencia de los datos registrados en el Modelo “Registro diario de caña”, con la cantidad de toneladas de caña bruta adjudicada de las cooperativas y los pequeños agricultores y recibidas de otras entidades.
  • Comprobar si es debidamente registrado en el Modelo “Registro de caña por cultivadores”, el resultado del peso de los carros de caña en el batey antes de ser molida. Además conocer si se suministra el dato de las toneladas pesadas, necesario para emitir el modelo” Reporte diario de caña molida” y  “Revisión de carros de caña”, con vista a la confección del modelo  “Resumen decenal de mermas
  • Comprobar que la taras de los carros del ferrocarril, reflejados en el “Registro de Taras y Retaras “, se corresponde con el anotado en el modelo “Reporte de carros de caña”, además  se debe tener en cuenta cuando se realicen  retaras, que los nuevos cambios sean registrados en ambos modelos, iguales procedimientos deben hacerse en los centros de recepción.
  • Comprobar que en el Modelo  “Resumen decenal de mermas “, se recogen los datos relativos al peso campo y peso batey, así como las mermas y/o aumento que se determinen en la comparación del peso de la caña en centros de recepción y pesadas en batey, teniendo en cuenta que los índices de mermas determinados se correspondan con los procedimientos para su cálculo, según el sistema ZF-38 Calidad de la materia prima –caña.
  • Comprobar que las normas que se informan representen el uno porciento  o más de las mermas planificadas por cada centro de recepción.
  • Comprobar que se apliquen las penalizaciones establecidas según Resolución V-78/97 del MINAZ.
  • Comprobar que se han realizado las conciliaciones entre el productor y el comprador antes de ejecutar el pago o liquidación por este último.

Control de los documentos y registros

Revisar si  los trabajadores han operado o actuado sobre la base de los documentos vigentes.

Comprobar el tiempo en que se conservan los registros de datos e informaciones en los archivos del área de adjudicación así mismo conocer que destino tiene una vez expirado el tiempo.

Verificar si están disponibles todos los registros primarios a utilizar y si estos se encuentran debidamente foliados.

Área de recursos Humanos

Verificar si la empresa determinó la necesidad de recursos para desarrollar e implementar, mantener y mejorar el sistema de control.

Evaluar si el nivel de competencia, idoneidad de los individuos, es el adecuado y si se garantizan las necesidades actuales y futuras.

Comprobar si se  han aplicado las políticas de selección y captación del personal.

Conocer si la empresa ha identificado las necesidades de adiestramiento y desarrollo del conocimiento del personal.

Evaluar la eficacia de la capacitación.

Observar si existen las condiciones adecuadas en los centros de trabajo, orden e higiene en interiores y exteriores.

Verificar la existencia de los medios y equipos apropiados para alcanzar lo objetivos con la eficacia esperada, (basculas, herramientas de trabajo, módulos).

Comprobar si la empresa satisface los servicios de apoyo (comunicación, transportación, calibración, recursos materiales).

Examinar si existen mecanismos que influyen en la motivación de las personas  y si están encaminadas al mejoramiento de la calidad y si se vinculan  con la estimulación.

Contratación

Verificar si la empresa dispone de los contratos con cada productor cañero y si estos recogen las condiciones especificas para la entrega de la materia prima.

Revisar y evaluar el uso de las proformas de contrato orientada.

Verificar si las partes concurrentes en la firma del contrato tienen previsto el mecanismo jurídico que permita el uso adecuado del contrato.

Verificar si el contrato le da tratamiento específico a aplicar en el pago a:

  • el contenido de materias extrañas.
  • atrasos por causas imputables al productor o a la industria.
  • la caña quemada.
  • el tiempo de corte y recepción en los centros de acopio.
  • gastos y condiciones de transportación.
  • responsabilidad por los incumplimientos.
  • valor total y forma de pago.
  • lugar y condiciones de entrega.
  • medios y recursos para realizar la entrega.

Cuentas por pagar y compras

Comprobar que las anotaciones en los registros para estas operaciones son realizadas en el momento  en que se originan las mismas y por los documentos primarios y que estos no presentan borrones, enmiendas y tachaduras.

Verificar que tienen establecidos la comprobación de precio, cálculos, documentos, y suma al registrar la compra.

Compruebe que están habilitados, autorizados y cuadrados los registros y submayores relacionados con estas operaciones.

Comprobar si se efectuaron confirmaciones de saldos, entre clientes y suministradores, si existe evidencia documental de las mismas antes de efectuar el pago.

Revise el registro de pago investigue las anotaciones que considere no usuales.

Verificar por pruebas que las compras realizadas cuentan con el contrato correspondiente que el mismo se consigna.

  • Código, nombre y apellidos, dirección de las partes y caracteres con la que se compadece.
  • Cantidad de surtido, calidad, precio o tarifa unitaria de la mercancía e importe, y el porciento de merma.
  • Condiciones de entrega especificando el lugar, fecha y medios de transporte, que se utilizaran para el traslado.
  • Los procedimientos a seguir en caso de diferencia en cantidad o calidad de lo acordado.
  • Penalizaciones o bonificaciones que se deriven de incumplimientos o sobre -cumplimientos.

De las compras

Seleccione el periodo para hacer las comprobaciones detalladas y realice el siguiente trabajo:

  • Compare las facturas hechas por los suministradores, cantidad, tipo de productos y precios y las  anotaciones en el registro de compras.
  • Verifique que las facturas fueron aprobadas por algún funcionario antes de su pago y debidamente canceladas en el momento de ser pagadas.
  • Verifique la suma de registros de compra y el pase de sus totales al libro mayor, revise los comprobantes de operaciones o asiento de diario que contabilizan estos importes y firmas requeridas.

Examine los pagos posteriores (al cierre) de cuentas por pagar y determine si han liquidado pasivos no registrados o por cantidades diferentes a las que muestran los libros.

Evaluación del Control interno de acuerdo a la Resolución # 60 del 2011 de la CGR       (SI/ NO/NP)

Cuestionario para revisar y evaluar la aplicación del componente Ambiente de control y sus normas

La dirección de la entidad le presta la debida atención al sistema de control interno para la actividad de adjudicación de caña.

Existe una estructura organizativa ejecutiva que garantice el correcto funcionamiento de esta actividad en período de zafra.

Existe por escrito las regulaciones y normas relacionadas con el tema.

Se ha procurado por la dirección que la entidad la vigilancia y observancia de los valores éticos y  el reglamento de los cuadros del estado, así como el reglamento de los trabajadores que participan en el ciclo operativo de la compra de la materia prima-caña.

Existen los mecanismos que propicien que cada tarea orientada posea un monitoreo constante.

Los trabajadores conocen el reglamento disciplinario, Así como las demás disposiciones que regulan la conducta a seguir.

Están establecidos los mecanismos para lograr la competencia profesional deseada de los trabajadores que participan en esta actividad.

Los dirigentes, funcionaros y trabajadores posen un nivel de competencia (actitud, idoneidad) que le permita comprender la importancia del desarrollo, implantación y mantenimiento de los controles internos, registros y operaciones apropiadas.

Los trabajadores comprenden suficientemente la importancia del control interno.

Existe un plan de capacitación de los recursos humanos que participan en esta actividad.

Está plasmado en algún documento los niveles de autoridad, responsabilidades y acciones que contribuyan al alcance de los objetivos de la organización.

  • Se cumplen los procedimientos de selección, inducción, captación, rotación, promoción y sanción por los recursos rumanos que participan en esta actividad.
  • Se ha emitido la Resolución del Director General aprobando el cargo de pesador en los Centros de recepción.
  • Están actualizadas las normas y procedimientos que rigen el buen funcionamiento de esta actividad.

Cuestionario para revisar y evaluar la aplicación del componente Gestión y prevención de riesgos y sus normas

La entidad ha identificado los riesgos internos y externos asociados al cumplimiento de este objetivo de la organización.

En el proceso de identificación se tuvo en cuenta los factores o fuentes que más inciden en los mismos, entre las que se encuentran:

  • Falta de experiencia y conocimiento del personal que participa en el ciclo operativo.
  • Errores de cálculos en los vales de pesa y registros establecidos.
  • Recepción de pesaje de carros jaulas llenos.
  • Certificación de las romanas en los centros de recepción y bateyes
  • Tara y retara de los equipos.
  • Errores en la  determinación de los porcientos de materias extrañas.
  • Diferencias entre peso campo-peso batey dentro de las normas permisibles.
  • Transportación oportuna de la materia prima- caña desde los centros de recepción hasta el batey o industria.
  • Cambios intencionales de la calidad de la caña comprada, entre ellos: caña quemada por caña verde, caña cortada manual por mas de 24 horas por caña cortada en tiempo establecido (-24 horas).
  • Pérdidas o extravío de las tarjetas de carro,  vales de pesa.
  • Idoneidad, actitud y rasgos de nepotismo entre el personal que representa  la empresa (centros de recepción) y el productor de caña (computador).

Se ha estimado la frecuencia así como cuantificado la afectación económica   a la empresa.

La estrategia asumida esta en correspondencia con los objetivos trazados por la organización.

Existe pleno dominio del ciclo operativo, que permita predecir o pronosticar el resultado de una situación en un momento dado.

Están establecidos los objetivos de control de lo que puede ocurrir incorrectamente y lo que se propone para que no ocurra.

Está definida la estrategia de control para prevenir, detectar, impedir, corregir el riesgo  identificado.

Están identificados los instrumentos que permitan  llevar adelante las estrategias de control para que disminuya la exposición al  riesgo.

Cuestionario de auditoría para revisar y evaluar el componente Actividad de control y sus normas

Es correcto el archivo de los documentos.

Se realizan las evaluaciones del desempeño al concluir el periodo de zafra.

El auditor interno de la empresa vigila el adecuado funcionamiento del ciclo de operaciones e informa oportunamente a la máxima dirección los resultados del trabajo realizado.

Conocer a través de   la revisión de los vales de pesa que:

  • No presentan borrones y tachaduras.
  • Los cálculos están hechos correctamente.
  • Aparece el nombre del productor.
  • Se conoce el tipo de caña, bloque, y campo de corte.
  • Se lleva el número consecutivo del computador y otro del pesador.
  • Se aplican las penalizaciones por exceso de impureza en la caña que se recibe.
  • Se informa al área de adjudicación los porcientos de impureza detectado.
  • Se informa la caña que recibió madurador.
  • Se consigna en el vale la fecha, la hora en que se quema la caña.

Las romanas de tiro y ferrocarril están certicadas por los organismos especializados y competentes.

Los pesadores de la caña en las romanas (campo y batey) fueron debidamente seleccionados y reúnen las condiciones para ocupar el cargo.

El personal de despalilló  fue seleccionado e instruido de cómo debe ejecutar su trabajo.

Se llevan acabo los despalillo para determinar los porcientos de impureza que trae la caña.

Los resultados del despalillo son utilizados además  para descontar  a los productores de caña los exceso de impureza.

Se informa a la Sala de Control los porcientos de impureza detectados diariamente.

La cantidad de impureza se determina `por cada centro de recepción y estas se informan al área de adjudicación par que se tomen en cuenta en la liquidación parcial.

Conocer a través del modelo “Plan de Estimado y Promedio”, si aparece la vinculación de los cultivadores a cada centro de recepción según contrato de compra-venta firmado previamente.

  • Es emitido el modelo por la dirección de producción de caña.
  • Existe evidencia de análisis del comportamiento de la programación por decenas.
  • Se informan los motivos de las diferencias entre el estimado y el real obtenido.

Se conoce a través del modelo ¨ tarjetas de carros si:

  • Son llenados correctamente los escaques del modelo y sus datos son rectificados.
  • Se puede evidenciar si la parte inferior del modelo es llenado por el pesador del batey.
  • Se informa el peso batey para comprobar la variación contra el peso campo por carro permitiendo conocer el porciento de merma.
  • El modelo recoge las horas de transportación desde el centro de recepción hasta el batey, para conocer la indemnización  a pagar por este concepto.
  • Comprobar que las tarjetas de carro contengan el número del carro, el centro de recepción y la fecha en que se llena el carro.

Se conoce a través del modelo ” remisión de carros de caña lo siguiente”:

  • Se mantiene control por cada centro de recepción de los carros de caña que son llevados  y remitidos a los centrales, así como el record de los pesos de campo y batey.
  • El modelo lo confecciona y emite el pesador de cada centro de recepción.
  • Este modelo sirve de base para contabilizar la cantidad de caña en existencia el último día de cada mes según lo establecido.

Comprobar  a través del modelo Registro diario de la caña recibida que:

  • El modelo es emitido por  el pesador de cada centro de recepción
  • Se asume diariamente en este modelo la caña recibida en cada centro de recepción.
  • Al finalizar el día el pesador emite un modelo adicional resumiendo por cada productor las toneladas de caña adjudicadas recibidas en el día.

Se está aplicando los programas automatizados del modelo ¨ reportes de carro de caña por cultivadores y éste está interrelacionado con los modelos del sistema manual.

Mediante el Modelo ¨ Reporte de carros de caña pesados en batey comprobar que:

  • Está debidamente registrado el resultado del peso de los carros de caña en el batey antes de esta ser molida.
  • El modelo suministra el dato de las toneladas pesadas necesarias para emitir el modelo “reporte diario de caña molida” y” modelo remisión de carros de caña” con vista a la confección de los Modelos “resumen decenal de mermas” y “Aviso de inspección de romanas “
  • Verificar en el Departamento de contabilidad si éste chequea los carros relacionados cuya caña no fue molida, contra el Modelo de “Reporte de basculador”, dejando evidencia de estas operaciones.
  • Comprobar si es emitido este modelo por el jefe del basculador de carros del batey, sirviendo de contrapartida al pesador.

Verificar si se presta la debida atención al cuidado de considerar la tara de los carros al inicio de la zafra, confeccionando una relación y determinar las taras de las no incluidas.

Conocer a través del Modelo  ¨ Reporte de basculador lo siguiente:

  • Si existe control efectivo sobre todos los carros de ferrocarril y vehículos automotores basculados durante cada turno.
  • Comprobar si se han pesado carros dos veces o si no han sido pesados.
  • Comprobar si el modelo es emitido por el responsable del turno del basculador.

Conocer a través del Modelo “Reporte diario de caña molida ¨

  • Si se lleva de forma manual o automática.
  • Verificar si el modelo recoge la información relativa a la caña molida por turno y por cada día de acumulación hasta la fecha.
  • Comprobar si se reflejan detalles concernientes a la forma de transportación de la caña, los promedios de pesos transportados por tipo de vehículos, la caña quemada molida y el tipo de corte.
  • Comprobar si existe evidencia de información al director y especialmente al laboratorio.
  • Verificar si este modelo se confecciona sobre la base de la información contenida en el Modelo” Reporte de carros de caña pesados en batey”

Conocer a través del Modelo ¨ Reporte de movimientos de caña entre empresa”.

  • Si esta implantado de forma manual o automatizado.
  • Si existe control del movimiento de caña entre empresas.
  • Si se conocen los datos necesarios a los efectos de adjudicación así como la determinación de las normas, cumplimientos  de estimados y promedios.
  • Comprobar si se ofrece en el modelo, la información relativa al detalle del nombre y clave de los cultivadores que envían caña directamente y que responden a otras empresas.
  • Verificar si en los vales de pesa están consignados los datos anteriores, tanto en el corte manual como el mecanizado, cuando es por compra –venta además de aparecer recogido en el Modelo” Remisión de carros caña”.

Conocer a través del Modelo” Resumen decenal de merma”, lo siguiente:

  • Si este modelo recoge los datos relativos al peso campo y peso batey, así como las variaciones que se determinen de la diferencia entre estos.
  • Verificar si este modelo esta soportado en las informaciones que se brindan en el Modelo “Reporte de carros de caña pesados en batey ” y el Modelo “Tarjetas de carro”.
  • Comprobar si los datos registrados en el modelo sirven de base para confeccionar el Modelo “Aviso de inspección de romanas”, en los casos que se determine incremento en los índices de mermas planificados.

Conocer mediante el Modelo  “Aviso de Inspección de Romana”.

  • Si se cumplimentan los datos para lograr la más rápida y eficiente atención a las comprobaciones y ajustes necesarios a las romanas.
  • Si se informan diariamente a través de los centros de recepción las variaciones detectadas de acuerdo con la revisión de los Modelos” Remisión de carros de caña y Resumen decenal de mermas”.
  • Verificar que el empleado encargado de cumplimentar este modelo emita la información de la romana que requiera comprobación y ajustes.
  • Verificar si se informan a los superiores y responsables de dicha comprobación las romanas con problemas.
  • Verificar si existe control por parte de la fábrica de azúcar sobre las mermas debido  a la influencia indirecta en los costos de producción.

Conocer a través del modelo  ¨ Registro de taras y retaras.

  • Si se realiza la tara de todo el equipamiento antes de iniciar la zafra.
  • Si están rotulados todos los  equipos de tiro para su identificación.
  • Existe evidencia de la realización de las retaras de los equipos de tiro agrícola en un 10% diario y sorpresivo.
  • Se retara el 100% de los equipos en días de lluvia.
  • Los carros del ferrocarril son reparados después de haber sido objeto de reparación.
  • Si el taller donde se reparan estos equipos, se entregan estos sin antes repararlos.
  • Si se chequean diariamente las taras iníciales de los equipos de tiro de caña.
  • Comprobar si existen las tablas de conversión por cada centro de recepción, existiendo copia de esta en el área.

Conocer a través del Modelo “Liquidación parcial de caña.”

  • Si el programa esta automatizado.
  • Si la liquidación parcial se realiza sobre la base del contrato de compra –venta de caña, en la sección forma de pago.
  • Si toda la caña se liquida de acuerdo al precio por tonelada aprobado.
  • Que el espacio Caña a Liquidar” se utiliza la caña neta sin deducir la caña energética (como se plantea en la liquidación final).
  • Si la liquidación se realiza sobre la base de acuerdos previos entre la empresa azucarera y los productores y se comunica al área de economía por la dirección de la empresa.

Conocer a través del modelo  “Liquidación final de caña a los productores”.

  • Si esta automatizada la complementación del modelo.
  • Si a cada productor se le liquida por una sola empresa (UBPC, CPA, CCS).
  • Si existe control sobre el cumplimiento del estimado de caña y evaluar el comportamiento real del mismo.
  • Si existe alguna duplicidad en la liquidación de caña.
  • El control que se ejerce sobre los pagos de los adeudados de la empresa azucarera y el Banco.
  • Verificar los requerimientos de algunas medidas compensatorias del MFP.
  • Comprobar si se realizan las conciliaciones decenales entre productor y comprador, como elemento  indispensable para la liquidación.

Cuestionario para revisar y evaluar el componente  Información y comunicación y sus normas

  • La información esta disponible en el tiempo oportuno, posibilitando dar solución oportuna a cualquier problema presentando en el periodo de zafra.
  • Las informaciones que se emiten permiten a los funcionarios y trabajadores cumplir con sus obligaciones y responsabilidades.
  • Existen los mecanismos que suministran la información a las personas adecuadas, con el detalle  suficiente y en el momento preciso.
  • Esta diseñado el sistema de información atendiendo a la estrategia y al programa de operaciones de la Empresa para esta tarea.
  • Existen las vías de comunicación para todos los bienes de organización que participan en esta actividad.
  • Los trabajadores entienden como sus tareas afectan al desempeño de la entidad o afectan a otros trabajadores.
  • Los trabajadores conocen los objetivos de su actividad y como contribuyen a su logro.
  • Son suficientes las reuniones, contactos o momentos de intercambio, donde los trabajadores reciban información y tengan la posibilidad de expresar sus opiniones.

Cuestionario para revisar y evaluar el componente  Supervisión y monitoreo  y sus normas

  • Existe un sistema de supervisión y monitoreo al control interno asociado al proceso de adjudicación de caña, en período de zafra.
  • El comité de Control Interno dentro de sus objetivos, incluye la vigilancia del adecuado funcionamiento del sistema de control interno y su mejoramiento continuo.
  • Los directivos evalúan periódicamente la eficacia del control interno existente para esta actividad.
  • Se incluye en el plan de auditoría interna, una Auditoría Especial para el tema relacionado con la adjudicación de la caña de azúcar a los productores.
  • Se comunican las deficiencias detectadas a la máxima dirección de la entidad.
  • Se evalúa la efectividad de las actividades desarrolladas por el Auditor Interno.

Conclusiones

La calidad de la información, la exactitud en el pesaje de los productos, y el grado de responsabilidad con que se ejecuten, dependen de la aplicación correcta y adecuada del sistema de precio de la caña por su calidad, permitiendo la obtención de los  resultados económicos deseados así como garantizar entre otros: la  estimulación a los productores de caña para que entreguen cada vez mas y con  mejor calidad la materia prima y elevar la eficiencia del ingenio y  el incremento en la producción de azúcar que requiere el país.

Bibliografía

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  • Ministerio de Auditoria y Control: Manual del Auditor. Tomo I y II, La Habana, Cuba, 2003.
  • Ministerio de Finanzas y Precios: Resolución 235/05, Normas Cubanas de Contabilidad, La Habana, Cuba, 2005.
  • Lineamientos de la política económica y social del partido y la revolución. VI Congreso del PCC .18 de Abril de 2011.
  • CECOFIS: Control Interno, Programa de Preparación Económica para Cuadros. Material de Consulta. La Habana, Cuba, 2005.
  • CECOFIS: Manuales de Estudios. Diplomado de Auditoría General. Tomo I y II. Editorial (MES), La Habana, Cuba, 2007.
  • Partido Comunista de Cuba: Resolución Económica del V Congreso del PCC. Editorial Política. La Habana, Cuba, 1997.

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Hernández Miguez David Mauricio. (2013, mayo 28). Auditoría, revisión y evaluación del control interno de compra de materia prima. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/auditoria-revision-y-evaluacion-del-control-interno-de-compra-de-materia-prima/
Hernández Miguez, David Mauricio. "Auditoría, revisión y evaluación del control interno de compra de materia prima". GestioPolis. 28 mayo 2013. Web. <http://www.gestiopolis.com/auditoria-revision-y-evaluacion-del-control-interno-de-compra-de-materia-prima/>.
Hernández Miguez, David Mauricio. "Auditoría, revisión y evaluación del control interno de compra de materia prima". GestioPolis. mayo 28, 2013. Consultado el 6 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/auditoria-revision-y-evaluacion-del-control-interno-de-compra-de-materia-prima/.
Hernández Miguez, David Mauricio. Auditoría, revisión y evaluación del control interno de compra de materia prima [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/auditoria-revision-y-evaluacion-del-control-interno-de-compra-de-materia-prima/> [Citado el 6 de Diciembre de 2016].
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