Antecedentes
Las guías de auditoría han definido a la confirmación como la obtención de una comunicación escrita de una persona independiente de la empresa examinada y que se encuentre en posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones de la operación. La confirmación puede ser:
– Confirmación positiva. Se envían datos y se pide que contesten, tanto si están conformes como si no lo están. Se utiliza preferentemente para el activo.
– Confirmación negativa. Se envían datos y se pide sólo si están inconformes. Generalmente se utiliza para el activo.
– Confirmación indirecta, ciega o en blanco. No se envían datos y se solicita información de saldos, movimientos o cualquier otro dato necesario para la auditoría. Generalmente se utiliza para el pasivo.
El Boletín 3060 “Relevancia y confiabilidad de la evidencia de auditoría”, establece:
• La confiabilidad de la evidencia de auditoría se incrementa cuando ésta es obtenida de fuentes independientes reconocidas fuera de la entidad.
• La evidencia de auditoría obtenida directamente por el auditor es más confiable que la evidencia de auditoría obtenida indirectamente o por inferencia.
• La evidencia de auditoría en forma documental, ya sea en papel, dispositivo electrónico u otro medio, es más confiable que la obtenida en forma verbal.
¿Qué es lo nuevo?
p7. Cuando el auditor usa procedimientos de confirmación externa, deberá mantener el control sobre las solicitudes de confirmación externa, esto significa que el cliente del auditor no debe participar ni en el envío ni en la recepción de las confirmaciones.
1. Auditor provee formato y muestras para confirmación.
2. Compañía auditada entrega confirmaciones en papel membretado y con firma autorizada.
3. Auditor envía confirmaciones a clientes y proveedores.
4. Los clientes y proveedores seleccionados contestan directamente al auditor.
A4. Factores a considerar cuando se diseñan solicitudes de confirmación:
• Las aseveraciones que se confirman (Existencia, Derechos y obligaciones, integridad, valuación y alojamiento).
• El método de comunicación (papel o medio electrónico*).
• La capacidad de la parte confirmante de confirmar (monto de factura individual vs. saldo total).
* A12. Las respuestas que se reciben en forma electrónica, por ejemplo por fax o correo electrónico, implican riesgos en cuanto a la confiabilidad porque puede ser difícil de establecer una prueba del origen y autoridad de quien responde, y pueden ser difíciles de detectar las alteraciones. Se pueden atenuar estos riesgos con un proceso que use el auditor y quien responde para crear un entorno seguro para las respuestas recibidas electrónicamente… Un proceso de confirmación electrónico podría incorporar diversas técnicas para validar la identidad de un remitente de información en forma electrónica, por ejemplo, mediante el uso de cifrado, firmas digitales electrónicas, y procedimientos para verificar la autenticidad del sitio web.
Confirmaciones positivas
A5. Una solicitud de confirmación externa positiva… Hay un riesgo de que una parte confirmante pueda contestar a la solicitud de confirmación sin verificar que la información sea correcta. El auditor puede reducir este riesgo usando solicitudes de confirmación positivas que no incluyan el monto (u otra información) en la solicitud de confirmación, y pedir a la parte confirmante que anote el monto o que proporcione otra información. Por otra parte, el uso de este tipo de solicitud de confirmación “en blanco” puede dar como resultado más bajas tasas de respuesta, debido a que se requiere esfuerzo adicional de las partes confirmantes.
Confirmaciones negativas
P15. Las confirmaciones negativas proporcionan evidencia de auditoría menos persuasiva que las confirmaciones positivas.
En consecuencia, el auditor no deberá utilizar las solicitudes de confirmación negativa, como el único procedimiento sustantivo de auditoría para responder a un riesgo significativo evaluado a nivel de aseveración, a menos que estén presentes todos los factores siguientes:
a) El auditor ha evaluado el riesgo significativo como bajo y ha obtenido suficiente evidencia adecuada de auditoría respecto de la efectividad operativa de los controles relevantes a la aseveración;
b) El universo de partidas sujetas a procedimientos de confirmación negativa, comprende un gran número de saldos de cuentas o transacciones pequeñas y homogéneas;
c) Se espera una tasa baja de excepciones; y
d) El auditor no tiene conocimiento de circunstancias o condiciones que hagan que los receptores de solicitudes de confirmación negativa desechen esas solicitudes.
A23. El dejar de recibir una respuesta a una solicitud de confirmación negativa no indica explícitamente el recibo por la presunta parte confirmante de la solicitud de confirmación o verificación de la exactitud de la información contenida en la solicitud… Puede también ser más probable que las partes confirmantes respondan indicando su desacuerdo con una solicitud de confirmación cuando la información en la solicitud no es a su favor, y menos probable responder si es de otro modo.
Confirmaciones sin respuesta
p12. En el caso de cada confirmación sin respuesta, el auditor deberá ejecutar procedimientos de auditoría supletorios para obtener evidencia de auditoría adecuada y confiable.
A18. Los ejemplos de procedimientos de auditoría supletorios que puede ejecutar el auditor incluyen:
• Para saldos de cuentas por cobrar- Examinar las entradas subsecuentes de efectivo, documentación de embarques, y ventas cerca del fin del periodo.
• Para saldos de cuentas por pagar – Examinar los desembolsos subsecuentes de efectivo o la correspondencia de terceros, y otros registros, como notas de mercancías recibidas.
Excepciones en confirmaciones
p14. El auditor deberá investigar las excepciones para determinar si son o no, indicadores de errores.
A21. Las excepciones observadas en las respuestas a solicitudes de confirmación pueden indicar errores significativos o potenciales errores, en los estados financieros. Cuando se identifica una representación errónea, el Boletín 3070 requiere al auditor que evalúe si dicha representación errónea es indicativa de fraude. Las excepciones pueden proporcionar una guía a la calidad de las respuestas de partes confirmantes similares o de cuentas similares. Las excepciones pueden también indicar una deficiencia, o deficiencias, en el control interno de la entidad sobre la información financiera.
A22. Algunas excepciones no significan errores significativos. Por ejemplo, el auditor puede concluir que las diferencias en respuestas a solicitudes de confirmación se deben a oportunidad, medición, o errores en los procedimientos de confirmación externa.
Conclusión
La nueva norma 3200, establece lineamientos no abarcados anteriormente en nuestras normas de auditoría mexicanas, nos precisa los riesgos asociados a las confirmaciones, la adopción de la nueva norma es parte del proceso de convergencia con las normas internacionales de auditoría, específicamente con la ISA 505 “External confirmations”.
