Auditoría de los sistemas de información organizacional

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AUDITORIA DE LOS SISTMAS DE INFORMACION
ORGANIZACIONAL
INTRODUCCION:
Toda empresa tiene establecidos criterios, condiciones y obligaciones que deben ser
cumplidas y respetadas por todos los miembros de la organización. En cualquier ámbito
laboral existe normas y requisitos que cumplir. El manejo de información es sumamente
importante para toda empresa, con la información contenida se puede tomar diversas
decisiones importantes en todas las áreas de la organización por lo tanto es sumamente
importante tener plena confianza en la información con que se cuenta.
CONCEPTO DE AUDITORIA:
La palabra auditoria tiene un origen antiguo de la misma manera que el audito; es decir la
personas que “oíalas rendiciones de cuentas de los funcionarios y agentes reales quienes
como no sabían cómo hacerlo no las presentaban por escrito. A continuación, se muestran
algunos conceptos de auditoria de diversos autores:
Auditoria: Procedimientos formales para la revisión periódica completa del sistema de
gestión desde todos los puntos de vista: el técnico, el operativo, el de gestión, el comercial,
el legal y el organizativo. (Martinez, 2012)
Auditoria: Se define como un proceso sistemático que consiste en obtener y evaluar
objetivamente evidencias sobre las afirmaciones relativas los actos y eventos de carácter
económico; con el fin de determinar el grado de correspondencia entre esas afirmaciones y
los criterios establecidos, para luego comunicar los resultados a las personas interesadas.
El vocablo auditoria es sinónimo de examinar, verificar, investigar, consultar, revisar,
comprobar y obtener evidencias sobre informaciones, registros, procesos, etc.
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CLASIFICACION DE AUDITORIA:
La auditoría económica se puede clasificar de diversas maneras:
a) Según la naturaleza del profesional
Auditoria externa
Auditoria Interna
Auditoria gubernativa
b) Según la clase de objetivos perseguidos
Auditoría financiera o contable
Auditoria operativa
c) Según la amplitud del trabajo y el alcance de los
procedimientos aplicados
Auditoria completa o convencional
Auditoria parcial o limitada
d) Según su obligatoriedad
Auditoria obligatoria
Auditoria voluntaria
e) Según la técnica utilizada
Auditoria por comprobantes
Auditoria por controles
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Según la naturaleza del profesional:
Auditoria interna: Auditoria interna es una actividad independiente, objetiva
y de consultoría diseñada para agregar valor y mejorar las operaciones de una
organización. Ayuda a una organización a cumplir sus objetivos aportando un
enfoque sistémico, disciplinado para evaluar y mejorar, la efectividad de la
administración del riesgo, el control y los procesos de conducción.”
(Ellasondo).
Esta actividad es realizada por personal del seno de la empresa, por lo regular
en un departamento staff. Básicamente es una valoración independiente
establecida en el seno de la organización para poder examinar y evaluar sus
actividades con el fin de garantizar la integridad de su patrimonio, la veracidad
de su información y la eficacia de sus sistemas de gestión.
Auditoria gubernativa: Es la actividad de fiscalización realizada por diversos
órganos del estado sobre organismos de derecho público y/o sobre distintos
procesos que afectan el patrimonio nacional o al bien común.
Auditoria externa: también se le llama independiente y es un servicio prestado
por auditores independientes a la entidad según los términos de un contrato
establecido.
Según los objetivos perseguidos:
Auditoría financiera: esta actividad se realiza con el fin de emitir un juicio
sobre la fiabilidad y razonabilidad de una empresa por medio de la
comprobación y examinación de las cuentas anuales y estados financieros.
Auditoria operativa: Se realiza para incrementar la eficiencia por medio de
examinación y evaluación de los procedimientos de los sistemas de gestión
internos de la organización.
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Según la amplitud del trabajo y el alcance de los procedimientos aplicados:
Auditoria completa o convencional: expresa una opinión sobre la
razonabilidad de las cuentas anuales tomadas en su conjunto.
Auditoria parcial o limitada: emite informes sobre los documentos contables
por medio de su revisión parcial.
Según su obligatoriedad:
Auditoria obligatoria: se realiza cuando el derecho comunitario o la
legislación nacional lo exigen y se realiza sobre las cuentas anuales o algunas
cuentas acordada.
Auditoria voluntaria: la empresa realiza un procedimiento de revisión de
manera discreta.
Según la técnica utilizada:
Auditoria por comprobantes: se basa en la revisión de los documentos que
sustentan los hechos objeto de la auditoria.
Auditoria por controles: se basa en la confianza que el sistema de control
interno merece al auditor y la evaluación del sistema de control interno.
Existen algunos otros tipos de auditorías como son:
Auditoria económico-social: Mide el cumplimiento de la responsabilidad social de
la organización por medio de la evaluación de las aportaciones que realiza la empresa
al entorno especifico que la rodea.
Auditoria socio-laboral: determina el clima socio-laboral existente y las relaciones
laborales dentro de la empresa.
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Auditoría medioambiental: determina el impacto que tienen los procesos productivos
de las empresas sobre el medio ambiente.
Auditoria ética: en base al código de conducta ética que la empresa establece se
determina el comportamiento de la empresa y los distintos órganos de la empresa.
Auditoria de procesos: es realizada por personas ajenas a la organización. Su fin es
el de verificar el grado de cumplimiento, desarrollo y mejora de los procesos y
procedimientos. Por lo regular se realiza para poder obtener una acreditación o
certificación.
“Auditoria informática: tiene por objetivo determinar el grado de eficacia del
sistema informático de proceso de datos de la entidad auditad.” (de la Peña
Gutierrez, 2011)
“Auditoria informática es un examen que se realiza con carácter objetivo, critico
sistemático y selectivo con el fin de evaluar la eficacia y eficiencia del uso adecuado
de los recursos informáticos, de la gestión informática del uso adecuado de recursos
informáticos, de la gestión informática y si estas brindando el soporte adecuado a los
objetivos y metas del negocio” (Academia de Administracion y Sociales, 2011)
“La auditoría informática involucra la realización de pruebas de todas las áreas del
departamento de computo e incluyen evaluaciones tanto alrededor del computador
como evaluaciones dentro del computador” (Rojas, 1998)
La auditoría informática, de sistemas de información o de sistemas es el tema central de este
articulo; sin embargo, antes de entrar de lleno a él tenemos que analizar otros conceptos
importantes como los que se muestran a continuación.
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SISTEMA DE INFORMACION:
Un sistema de información es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y
administración de datos e datos e información, organizados para su explotación de cara a
cubrir una necesidad u objetivo.
También se puede definir como un conjunto de elementos interrelacionados cuyo cometido
es capturar datos, almacenarlos y transformarlos de manera adecuada y distribuir la
información obtenida mediante este proceso.
El objetivo de un sistema de información dentro de una organización es entregar la
información oportuna y precisa para poder tomar una decisión o la realización de alguna
operación y justo en el momento en que se requiera dicha información.
La información útil para cada organización debe cumplir con ciertos requisitos como son:
Exactitud: la información debe ser precisa y sin errores.
Economicidad: el beneficio que proporciona la información a la organización debe
ser mayor que el costo de obtenerla información.
Verificabilidad: la información debe poder ser comprobada siempre.
Completitud: la información debe estar completa con todos los hechos relevantes.
Confianza: Se debe garantizar la calidad de los datos y las fuentes de información.
Nivel de detalle: la información debe proporcionarse con el formato idóneo para que
sea sencilla y fácil de manejar.
Relevancia: La información no debe ser superflua o sin valor, por el contrario, debe
ser útil para la toma de decisiones.
La información y el conocimiento que acumulan las organizaciones deben considerarse como
un recurso más y por lo tanto protegerlo y controlarlo de manera adecuada para que pueda
contribuir a la realización de los objetivos y metas que fije la organización.
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ESTRUCTURA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION:
Existen 5 componentes fundamentales de los sistemas de información:
1. Personas: propietarios del sistema (patrocinadores y promotores del desarrollo de los
sistemas), usuarios (directivos, ejecutivos medios, jefes de equipo, personal
administrativo), diseñadores y desarrolladores.
2. Actividades: procesos realizados en la organización y actividades de procesamiento
de datos y generación de información.
3. Datos: materia prima para crear información.
4. Redes: se analiza la descentralización de la organización, la distribución de los
restantes componentes elementales en lugares mas útiles, así como la comunicación
y coordinación entre dichos lugares.
5. Tecnología: Hardware y Software de un sistema de información.
PROCESO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION:
Primero se transforman los datos de entrada al sistema en información útil. Todo esto se
realiza mediante operaciones de cálculo, agregación, comparación, filtrado, presentación,
etc. Estas operaciones son realizadas con la ayuda de sistemas informáticos.
Posteriormente la información útil se coloca en documentos, informes y gráficos, para así
pueda ser distribuida al personal adecuado en la organización. Toda esta información, al igual
que los datos de partida son colocados en un soporte informático para poder utilizarlos si es
necesario posteriormente.
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CLASIFICACION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION:
Soporte a las actividades operativas: da lugar a sistemas de información para
actividades más estructuradas como son aplicaciones contables, ventas, adquisición
y por lo regular se denomina “gestión empresarial” o sistemas que permiten el manejo
de información menos estructurada como son aplicaciones ofimáticas, programas
técnicos para funciones de ingeniería, etc.
Estos sistemas de soporte a las actividades operativas surgen para automatizar
actividades operacionales intensivas de manejo de datos. Estas se centran en áreas
como gestión de personal y administración; a su vez se extienden a otras actividades
como venta, compra o producción.
Estos sistemas permiten recolectar los datos básicos de las operaciones y son
denominados sistema de procesamiento transaccional. Estos sistemas forman parte
del “sistema de gestión empresarial” de cada organización.
Soporte a las decisiones y el control de gestión: se pueden proporcionar desde las
propias aplicaciones de gestión empresarial o a través de aplicaciones específicas.
Estos sistemas permiten sacar provecho a los datos obtenidos de los sistemas
transaccionales, permiten generar informes para los directivos de la organización, con
el propósito de mejorar el control de gestión de las distintas áreas funcionales.
AUDITORIA DE SISTEMAS
“La auditoría de sistemas de información está definida como cualquier auditoria que abarca
la revisión y evaluación de todos los aspectos (o alguna porción) de los sistemas
automatizados de procesamiento de información, incluyendo procedimientos relacionados
no automáticos, y las interfaces entre ellos” (Inc.)
La auditoría de sistemas también puede ser llamada auditoria informática o auditoria de
sistemas de información. Se encarga de llevar a cabo la evaluación de normas, controles,
técnicas y procedimientos que se tienen establecidos en una empresa para lograr
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confiabilidad, oportunidad, seguridad y confidencialidad de la información que se procesa a
través de los sistemas de información.
La auditoría de sistemas de información es el examen objetivo, critico, sistemático, posterior
y selectivo que se hace a la administración informática de una organización para así poder
proporcionar una opinión sobre la eficiencia en la adquisición y utilización de los recursos
informáticos; la confiabilidad, integridad, seguridad y oportunidad de información y la
efectividad de los controles en los sistemas de información.
La auditoría de los sistemas de información se enfoca en determinar los riesgos que son
relevantes para los activos de información y en la evaluación de los controles a fin de reducir
o mitigar estos riesgos.
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA DE SISTEMAS:
El objetivo final que tiene el auditor de sistemas es dar recomendaciones a la alta gerencia
para mejorar o lograr un adecuado control interno en ambientes de tecnología informática
con el fin de lograr mayor eficiencia operacional y administrativa
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Algunos objetivos específicos son:
1. Participación en el desarrollo de nuevos sistemas.
2. Evaluación de políticas de orden administrativo.
3. Evaluación de la seguridad en el área de informática
4. Evaluación de políticas de orden técnico
5. Evaluación de suficiencia en los planes de contingencia
6. Evaluación de políticas sobre seguridad física y lógica
7. Opinión de la utilización de los recursos informáticos.
8. Evaluación de políticas sobre recursos informáticos
9. Control de modificación a las aplicaciones existentes.
10. Participación en la negociación de contratos con proveedores
11. Revisión de la utilización del sistema operativo y los programas
12. Auditoria de la base de datos
13. Auditoria de la red de datos
14. Desarrollo de software de auditoria.
RAZONES Y JUSTIFICACION PARA AUDITAR UN SISTEMA DE
INFORMACION:
Toma de decisiones incorrectas
Fraude informático
Control del uso de las TIC
Valor del hardware, del software y del personal
Reducir el costo de los errores
Privacidad de los datos personales
Consecuencias de las pérdidas de datos
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ORGANISMOS INTERNACIONALES QUE SE OCUPAN LAS AUDITORIAS DE
SISTEMAS DE INFORMACION:
ISACA Asociación de Auditoria y Control de Sistemas de información.
ISO Organización Internacional para la estandarización.
NIST Instituto Nacional de Estándares y Tecnología
ACTIVIDADES PROPIAS DE LA AUDITORIA DE SISTEMAS DE
INFORMACION:
Controles administrativos de los recursos informáticos
Desarrollo de sistemas de aplicación
Operación de los sistemas de aplicación
Revisión de las aplicaciones
Administración de las bases de datos
Administración de las bases de datos
Procesamiento distribuido y redes
Ambiente de microcomputadoras.
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PLANEACION DE LA AUDITORIA DE SISTEMAS:
La auditoría de sistemas debe entenderse como la proyección del trabajo de auditoria,
definiendo su norte e indicando las pautas a seguir para lograr su desarrollo.
PASOS DEL PROGRAMA DE AUDITORIA (TAMAYO, 2001):
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1. El objeto de la auditoria se debe determinar con mucha claridad al igual que el tipo
de auditoria que se va a realizar.
2. Soporte legal: se debe conocer la normativa tanto interna como externa, así como los
procedimientos y reglamentos que afectan a la organización para así proyectar un
plan más eficiente.
3. Alcance: este es determinado por el auditor de acuerdo con las condiciones que se
presentan en el momento y las normas o regularizaciones existentes.
4. Metodología a aplicar: Aquí se debe determinar los pasos a seguir durante la
auditoria.
5. Tiempo estimado: Se debe realizar un estimado del tiempo requerido para auditar
considerando todos los factores posibles.
6. Domicilio: el lugar donde se va a desarrollar la auditoria.
7. Conformación del equipo: el director de proyecto de auditoria conforma su equipo de
trabajo de acuerdo a sus necesidades y criterio. Este equipo debe tener la capacidad
de aplicar el enfoque sistémico y debe estar conformado por profesionales de
diferentes áreas de conocimiento.
8. Recursos logísticos y técnicos necesarios para su desarrollo: Se debe definir los
horarios de trabajo, equipos de trabajo, elementos de oficina necesarios, recursos
informáticos, perfiles de usuario, etc.
9. Cronograma de actividades: en este se deben contemplar fechas probables de inicio
y de terminación de las actividades
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METODOLOGIA DE AUDITORIA DE SISTEMAS:
Esta metodología tiene tres etapas fundamentales:
1. Etapa 1: Planeación de la auditoria de sistemas
Identificar el origen de auditoria
Realizar una visita preliminar al área que será evaluada
Establecer los objetivos de la auditoria
Determinar los puntos que serán evaluados en la auditoria
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Elaborar planes, programas y presupuestos para realizar la auditoria
Identificar y seleccionar los métodos, herramientas, instrumentos y
procedimientos necesarios para la auditoria
Asignar los recursos y sistemas computacionales
2. Etapa 2: Ejecución de la auditoria de sistemas
Realizar las acciones programadas para la auditoria
Aplicar los instrumentos y herramientas para la auditoria
Identificar y elaborar los documentos de desviaciones encontradas
Elaborar el dictamen preliminar y presentarlo a discusión
Integrar el legado de papeles de trabajo de la auditoria
3. Etapa 3: Dictamen de la auditoria de sistemas
Analizar la información y elaborar un informe de situaciones detectadas
Elaborar el dictamen final
Presentar el informe de auditoria
INSTRUMENTOS DE RECOPILACION DE INFORMACION APLICABLES EN
UNA AUDITORIA DE SISTEMAS:
Entrevistas: a través de estas el auditor obtiene información sobre lo auditara, además
si es bien aplicada se pueden obtener guías que serán importantes en el trabajo de
auditoria.
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La entrevista podría entenderse como la recopilación de información que se realiza
en forma directa, cara a cara y a través de algún medio de captura de datos, es decir,
el auditor interroga, investiga y confirma directamente con el entrevistado sobre los
aspectos que está auditando, en la aplicación de esta técnica, el auditor utiliza una
guía de entrevista, la cual contiene una serie de preguntas preconcebidas que va
adaptando conforme recibe la información del entrevistado, de acuerdo con las
circunstancias que se le presentan y en busca de obtener más información útil para su
trabajo.” (MUÑOZ RAZO, 2002)
Cuestionarios: es la recopilación de datos mediante preguntas impresas en cedulas o
fichas, en las que el encuestado responde de acuerdo con su criterio: de esta manera,
el auditor obtiene información útil que puede concentrar, clasificar e interpretar por
medido de su tabulación y análisis, para evaluar lo que está auditando y emitir una
opinión sobre el aspecto investigado.
Encuestas: Son útiles para averiguar opiniones sobre aspectos de la informática tales
como el servicio, comportamiento y utilidad del equipo, la actuación del personal y
los usuarios. Las encuestas son la recopilación de datos concretos sobre un tema
específico, mediante el uso de cuestionarios o entrevistas diseñadas con preguntas
precisas para obtener opiniones de los encuestado que permiten realizar después una
tabulación, análisis e interpretación dela información.
Observación: es el hecho de examinar, analizar, advertir o estudiar algo; en este caso,
cuando el auditor de sistemas aplica esta técnica, lo que hace es observar todo lo
relacionado con los sistemas de una empresa, con el propósito de percibir, examinar
o analizar lo relacionado con los eventos que se presentan en el desarrollo de las
actividades de un sistema.
Inventarios: Consiste en hacer un recuento físico de lo que se está auditando, a fin de
saber la cantidad existente de algún producto en una fecha determinada y compararla
con la que debería haber según los documentos en la misma fecha. Esta técnica se
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utiliza principalmente en las auditorias de carácter financiero. El auditor de sistemas
puede examinar las existencias de los elementos disponibles para el funcionamiento
del área de informático o del propio sistema, contabilizando para ello los equipos
componentes de los sistemas de cómputo, la información y datos de la empresa, los
programas, periféricos, consumibles, documentos, recursos informáticos y los demás
aspectos cuya existencia real se requiere conocer.
Muestreo: una aplicación correcta de los métodos y procedimientos estadísticos
ayuda bastante a seleccionar la parte representativa del universo que se tiene que
revisar, el propósito es obtener la misma información o parecida que se obtendría de
analizar todo el universo. El auditor se apoya en los propios sistemas
computacionales para diseñar la muestra, seleccionar la probabilidad de capturar los
datos y después procesar la información para elaborar cuadros y graficas
representativas de los resultados.
Experimentación: es la observación de un fenómeno de estudio, el cual se le van
adaptando o modificando sus variables conforme a un plan determinado, con el
propósito de analizar sus posibles cambios de conducta como respuesta a las
modificaciones que sufre dentro de su propio ambiente o en un ambiente ajeno.
Todo ello con el fin de estudiar su comportamiento bajo diversas circunstancias y
sacar conclusiones.
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CONCLUSIONES:
En la actualidad los sistemas de información forman parte de toda la información pues estos
contienen información de todas las áreas de esta. Si se hace un buen uso de la información
puede ser una gran ventaja competitiva. Por lo consiguiente es importante auditar los
sistemas de información para tener certeza de que la información con la que contamos es
completamente real y verdaderamente útil.
La auditoría de sistema de información es un tema muy amplio que requiere de toda la
atención para su estudio.
Agradecimientos:
Le agradezco a mi alma mater el Instituto Tecnológico de Orizaba, al profesor Fernando
Aguirre y Hernández quien imparte la materia de Fundamentos de la Ingeniería
Administrativa por demostrarnos que somos capaces de escribir artículos de diversos temas,
por fomentarnos el habito de la lectura y sobre todo por ayudarnos a darnos cuenta de lo que
somos capaces de lograr.
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Bibliografía
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Hidalgo . Obtenido de Escuela Superior de Tlahuelilpan:
http://www.uaeh.edu.mx/docencia/P_Presentaciones/tlahuelilpan/sistemas/auditoria_inf
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de la Peña Gutierrez, A. (2011). Auditoria, un enfoque practico. Madrid: Paraninlo .
Ellasondo, C. L. (s.f.). UNICEN . Obtenido de UNICEN:
econ.unicen.edu.ar/monitorit/index.php?option=com
Inc., C. d. (s.f.). Cuadernos digitales . Obtenido de Cuadernos digitales :
www.quadernsdigitals.net/index.php?accionMenu=secciones...
Martinez, M. (julio de 2012). Universidad Internacional de Andalucia. Obtenido de Universidad
Internacional de Andalucia:
http://www.uae.ma/portail/FR/Document_telechargeable/cours-ete_UNIA/divers/8-
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MUÑOZ RAZO, C. (2002). AUDITORIA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES. MEXICO: PEARSON
EDUCACION .
Rojas, X. D. (1998). Auditoria informatica . EUNED.
TAMAYO, A. (2001). AUDITORIA DE SISTEMAS: UNA VISION PRACTICA . JULIO : UNIVERSIDAD
NACIONAL DE COLOMBIA.
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Luna Lagunes Xochitl Abigail. (2016, marzo 2). Auditoría de los sistemas de información organizacional. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/auditoria-los-sistemas-de-informacion-organizacional/
Luna Lagunes, Xochitl Abigail. "Auditoría de los sistemas de información organizacional". GestioPolis. 2 marzo 2016. Web. <http://www.gestiopolis.com/auditoria-los-sistemas-de-informacion-organizacional/>.
Luna Lagunes, Xochitl Abigail. "Auditoría de los sistemas de información organizacional". GestioPolis. marzo 2, 2016. Consultado el 29 de Septiembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/auditoria-los-sistemas-de-informacion-organizacional/.
Luna Lagunes, Xochitl Abigail. Auditoría de los sistemas de información organizacional [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/auditoria-los-sistemas-de-informacion-organizacional/> [Citado el 29 de Septiembre de 2016].
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