Auditoría, control interno y papeles de trabajo en Colombia

AUDITORÍA
1. Introducción
2. Definición
3. Alcance de la Auditoría
4. Objetivos
5. Tipos de Auditoría
6. Elaboración del Programa de Auditoría.
7. Supervisión
8. Estudio y evaluación del sistema del control interno.
9. Evidencia suficiente y competente.
10. Papeles de trabajo.
11. Control interno
12. Conclusiones
13. Bibliografía
INTRODUCCION
À través de este trabajo, desarrollaremos una visión de la normatividad colombiana
referente a Auditoría, Control Interno y Papeles de Trabajo, observaremos los objetivos y
alcances de la Auditoría dentro de las empresas; por medio de dicha visión crearemos las
bases para un análisis y estudio de la Auditoría como herramienta administrativa y
financiera para encontrar errores y fraudes en las empresas y diferentes entes económicos
donde en un futuro laboremos como Contadores, Auditores y/o Revisores Fiscales.
OBJETIVOS
Mediante el trabajo realizado durante el semestre, identificar los conceptos aprendidos y
lograr aplicarlos en la vida práctica
Utilizar los temas vistos y aplicarlos en la vida práctica en el ámbito laboral y profesional
Realizar una sinopsis de los temas con el objetivo de fijar el grado de análisis y
comprensión obtenidos a un largo plazo.
Conocer el término Auditoría e ir creando una vivencia de la aplicación normativa.
Definir y analizar los conceptos indispensables para entender cada uno de los temas vistos.
Definición:
La auditoría puede definirse como «un proceso sistemático para obtener y evaluar de
manera objetiva las evidencias relacionadas con informes sobre actividades económicas y
otros acontecimientos relacionados, cuyo fin consiste en determinar el grado de
correspondencia del contenido informativo con las evidencias que le dieron origen, así
como establecer si dichos informes se han elaborado observando los principios establecidos
para el caso».
Por otra parte la auditoría constituye una herramienta de control y supervisión que
contribuye a la creación de una cultura de la disciplina de la organización y permite
descubrir fallas en las estructuras o vulnerabilidades existentes en la organización.
Otro elemento de interés es que durante la realización de su trabajo, los auditores se
encuentran cotidianamente con nuevas tecnologías de avanzada en las entidades, por lo que
requieren de la incorporación sistemática de herramientas con iguales requerimientos
técnicos, así como de conocimientos cada vez más profundos de las técnicas informáticas
más extendidas en el control de la gestión.
Alcance de la Auditoría:
Asesorar a la gerencia con el propósito de 1. Delegar efectivamente las funciones. 2.
Mantener adecuado control sobre la organización. 3. Reducir a niveles mínimos el riesgo
inherente. 4. Revisar y evaluar cualquier fase de la actividad de la organización, contable,
financiero, administrativo, operativo.
Objetivos:
Generales:
Velar por el cumplimientos de los controles internos establecidos
Revisión de las cuentas desde el punto de vista contable, financiero, administrativo y
operativo.
Ser un asesor de la organización.
Específicos:
Revisar y evaluar la efectividad, propiedad y aplicación de los controles internos.
Cerciorarse del grado de cumplimiento de las normas, políticas y procedimientos vigentes.
Comprobar el grado de confiabilidad de la información que produzca la organización.
Evaluar la calidad del desempeño en el cumplimiento de las responsabilidades asignadas.
Promover la eficiencia operacional.
Tipos de Auditoría
Internacionalmente las auditorías se clasifican atendiendo a:
-La afiliación del auditor: Estatal e Independiente o Privada
-La relación del trabajo: Externas e Internas
-El objeto que se revisa: Estatal general, Estatal fiscal e Independiente
Los objetivos fundamentales que se persiguen: Gestión, Financiera, Especial y Fiscal
El carácter interno de los Órganos de Auditoría de las empresas, hace que las
clasificaciones que más se utilicen sean las Internas, que constituyen el control que se
desarrolla como instrumento de la propia administración y consiste en una valoración
independiente de sus actividades: examen de los sistemas de Control Interno, de las
operaciones contables - financieras y aplicación de las disposiciones administrativas y
legales que corresponden, con la finalidad de mejorar el control y grado de economía,
eficiencia y eficacia en la utilización de los recursos, prevenir el uso indebido de éstos y
coadyuvar al fortalecimiento de la disciplina en general. Dentro de ellas a partir del año
2000, se clasifican por el Ministerio de Auditoría y Control (MAC) de la siguiente forma:
Contables
De Gestión u Operacional: Consiste en el examen y evaluación, que se realiza a una entidad
para establecer el grado de Economía, Eficiencia y Eficacia en la planificación, control y
uso de los recursos y comprobar la observancia de las disposiciones pertinentes, con el
objetivo de verificar la utilización más racional de los recursos y mejorar las actividades o
materias examinadas, de acuerdo con los objetivos y metas previstos, incluye el examen de
la organización, estructura, control interno contable, y administrativo, la consecuente
aplicación de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, la razonabilidad de
los Estados Financieros, así como el grado de cumplimiento de los objetivos a alcanzar en
la organización o entidad auditada.
Integrales: Son aquellas auditorías que se encuentran en el punto medio entre una auditoría
de gestión y una financiera, ya que es contable financiera y tiene elementos de gestión en
una gran medida, teniendo en cuenta la actividad fundamental de la unidad auditada. En
ésta debe definirse en las conclusiones si los Estados Financieros reflejan razonablemente
la situación financiera y los resultados de sus operaciones y si los recursos que maneja la
entidad y que fueron revisados, se utilizan con Economía, Eficiencia y Eficacia.
Financiera: Consiste en el examen y evaluación de los documentos, operaciones, registros y
Estados Financieros de la entidad, para determinar si éstos reflejan, razonablemente, su
situación financiera y los resultados de sus operaciones, así como el cumplimiento de las
disposiciones económico-financieras, con el objetivo de mejorar los procedimientos
relativos a las mismas y el control interno.
Temáticas: Se refiere a aquellas que se ejecutan con el propósito de examinar puntualmente
entre uno y cuatro temas específicos, abarcando con toda profundidad los aspectos
vinculados a estos temas que permitan evaluar en toda su dimensión si la unidad cumple
con las regulaciones establecidas.
Especiales: Consisten en la verificación de asuntos y temas específicos, de una parte de las
operaciones financieras o administrativas, de determinados hechos o situaciones especiales
y responde a una necesidad específica.
Recurrente: Son aquellas donde se examinan los Planes de Medidas elaborados en
auditorías anteriores donde se obtuvo calificación de Deficiente o Malo, tratándose de
Auditorías de Gestión, Integrales, Financieras, Temáticas o Especiales.
Informáticas
Regular Informática: Se refiere a las que se realizan a la calidad de la información existente
en las bases de datos de los sistemas informáticos que se utilizan para controlar los
recursos, su entorno y los riesgos asociados a esta actividad.
Especial Informática: Consiste en el análisis de los aspectos específicos relativos a las bases
de datos de los sistemas informáticos en que se haya detectado algún tipo de alteración o
incorrecta operatoria de los mismos.
Recurrente Informática: Son aquellas donde se examinan los Planes de Medidas elaborados
en auditorías informáticas anteriores donde se obtuvo la calificación de Deficiente o Malo,
ya sea en una Regular o Especial.
Las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGAS) son los principios
fundamentales de auditoría a los que deben enmarcarse su desempeño los auditores durante
el proceso de la auditoria. El cumplimiento de estas normas garantiza la calidad del trabajo
profesional del auditor.
Origen:
Las NAGAS, tiene su origen en los Boletines (Statement on Auditing Estándar SAS)
emitidos por el Comité de Auditoría del Instituto Americano de Contadores Públicos de los
Estados Unidos de Norteamerica en el año 1948
Clasificación de las Nagas:
Los principios relativos al sujeto auditor son de naturaleza personal y afectan a la
competencia profesional del auditor y su equipo, a la independencia de los órganos de
control y de los auditores, a la diligencia profesional de los auditores y al alcance de su
responsabilidad.
* Normas personales
a) El examen debe ser ejecutado por personas que tengan entrenamiento adecuado y estén
habilitadas legalmente para ejercer la contaduría pública en Colombia.
b) El contador público debe tener independencia mental en todo lo relacionado con su
trabajo, para garantizar la imparcialidad y objetividad de sus juicios.
c) En la ejecución de su examen y en la preparación de sus informes, debe proceder con
diligencia profesional.
FORMACION TECNICA Y CAPACIDAD PROFESIONAL.
La primera norma personal es: “El examen debe ser ejecutado por personas que tengan
entrenamiento adecuado y estén habilitadas legalmente para ejercer la Contaduría Pública
en Colombia.”
Cualquiera que sea la capacidad de un contador público en otros campos, debe poseer, una
adecuada formación y experiencia específica en el campo de la auditoría y debe estar
habilitado para ejercer la Contaduría Pública. La consecución de esa formación profesional
comienza con la educación del contador público en la Universidad y se extiende a su
experiencia posterior.
Los profesionales de la contaduría pública deben abstenerse de prestar servicios para cuya
realización no son competentes, a menos que obtengan el adecuado asesoramiento y la
asistencia apropiada, de modo que puedan llevarlos a cabo satisfactoriamente.
El contador público para mantener su capacidad profesional debe llevar acabo una
actualización permanente de sus conocimientos, tanto en el aspecto técnico y científico,
como en sus conocimientos generales.
El perfeccionamiento técnico y la capacidad profesional incluyen la continua actualización
en las innovaciones que tengan lugar tanto en los negocios como en su profesión. En
consecuencia, debe estar actualizado, estudiar, comprender y aplicar las nuevas
disposiciones sobre principios contables y procedimientos de auditoría elaborados por los
organismos con autoridad dentro de la profesión.
Las agremiaciones profesionales tienen la responsabilidad de que sus miembros realicen
una actualización permanente de sus conocimientos en el desarrollo de su profesión.
La experiencia profesional se obtiene con efectividad, con un trabajo continuado y una
adecuada supervisión.
Si un profesional no tiene competencia para ejecutar una parte concreta del servicio que se
le ha encomendado, debe buscar asesoramiento técnico de expertos en el área que sea
pertinente, tales como: abogados, actuarios, ingenieros, geólogos, peritos tasadores, o
cualquier profesional que se requiera.
El contador público debe adoptar un programa para asegurar el control de calidad en el
cumplimiento de sus servicios profesionales congruente con los pronunciamientos
nacionales e internacionales.
INDEPENDENCIA, INTEGRIDAD Y OBJETIVIDAD.
La segunda norma personal dice:El contador público debe tener independencia mental en
todo lo relacionado con su trabajo, para garantizar la imparcialidad y objetividad de sus
juicios”.
La independencia supone una actitud mental que permite al contador público actuar con
libertad respecto a su juicio profesional, para lo cual debe encontrarse libre de cualquier
predisposición que limite su imparcialidad en la consideración objetiva de los hechos, así
como en la formulación de sus conclusiones.
La integridad debe entenderse como la rectitud intachable en el ejercicio profesional, que le
obliga, a ser honesto y sincero en la realización de su trabajo y en la emisión de su informe.
En consecuencia, todas y cada una de las funciones que realice han de estar presididas por
una honradez profesional irreprochable.
La objetividad implica el mantenimiento de una actitud imparcial en todas las funciones del
contador público. Para ello, debe gozar de una total independencia en sus relaciones con la
entidad auditada. Debe ser justo y no permitir ningún tipo de influencia o prejuicio.
Para ser y parecer independiente, el contador público no debe tener intereses ajenos a los
profesionales, ni estar sujeto a influencias susceptibles de comprometer tanto la solución
objetiva de los asuntos que le son sometidos, como la libertad de expresar su opinión
profesional.
DILIGENCIA PROFESIONAL
La tercera norma personal establece que: “En la ejecución de su examen y en la preparación
de sus informes, debe proceder con diligencia profesional”.
La debida diligencia profesional impone a cada persona que interviene en el trabajo, la
responsabilidad del cumplimiento de las normas en la ejecución del trabajo y en la emisión
del informe. Su ejercicio exige, así mismo, una revisión crítica a cada nivel de supervisión
del trabajo efectuado y del juicio emitido por todos y cada uno de los profesionales del
equipo de trabajo de auditoría o de revisoría fiscal.
El contador público debe aceptar únicamente los trabajos que pueda efectuar con la debida
diligencia profesional.
El contador público debe demostrar su diligencia profesional en los papeles de trabajo, lo
cual requiere que su contenido sea suficiente para suministrar el soporte de la opinión o de
su informe.
El contador público realizará las tareas precisas para mantener la calidad de su trabajo. Los
controles de calidad son entre otros, la estructura de la organización y los procedimientos
establecidos por el contador público con el fin de asegurarse de forma razonable de que los
servicios profesionales que proporciona a sus clientes cumplan las normas de auditoría
establecidas.
Las medidas de control de calidad deben abarcar todos los aspectos de la organización de la
sociedad de contadores públicos, ya que la calidad de sus trabajos depende directamente del
conjunto de medios personales y materiales de que dispone, así como de sus
procedimientos de trabajo. En consecuencia, los procedimientos de control de calidad
establecidos por cada contador público han de formalizarse en manuales escritos y deberán
ser adecuadamente comunicados a todo el personal que interviene en su práctica
profesional, con el fin de asegurarse razonablemente de su comprensión y cumplimiento.
Las sociedades de contadores públicos deben realizar el control de calidad de sus trabajos,
así como revisar periódicamente si sus sistemas de control de calidad siguen siendo
apropiados de acuerdo con las nuevas circunstancias, tales como nuevas normas
profesionales y estructuras de personal.
El control de calidad debe cubrir los siguientes objetivos:
Independencia, Integridad y Objetividad. Proporcionar seguridad razonable de que todo el
personal profesional de la organización, a cualquier nivel de responsabilidad, mantiene sus
cualidades de independencia, integridad y objetividad.
b) Formación y Capacidad Profesional. Proporcionar una seguridad razonable de que el
personal profesional tiene la formación y capacidad necesarias que le permitan cumplir
adecuadamente las responsabilidades que se le asignan. Este objetivo implica el asegurar
que la asignación de personal a los trabajos, su contratación y su promoción y desarrollo
profesional, a través de educación continuada, son adecuados.
c) Aceptación y Continuidad de Clientes. Permitir la decisión sobre la aceptación y
continuidad de los clientes, teniendo en consideración la independencia del contador
público, la capacidad para proporcionar un servicio adecuado y la integridad de la dirección
y accionistas o socios del cliente.
d) Consultas. Tener una seguridad razonable de que, cuando sea necesario, el contador
público solicita una ayuda de personas u organismos, internos o externos, que tengan
niveles adecuados de competencia, juicio y conocimientos para resolver aspectos técnicos.
Supervisión y Control de Trabajos. Proporcionar una seguridad razonable de que la
planificación, la ejecución y la supervisión del trabajo se han realizado cumpliendo con las
normas de auditoría de general aceptación.
Inspección. Proporcionar mediante inspecciones periódicas, internas o externas, una
seguridad razonable de que los procedimientos implantados para asegurar la calidad de los
trabajos están consiguiendo los objetivos anteriores.
* Normas de ejecución del trabajo:
Cuando se efectúen auditorias siguiendo los principios recomendados para la realización de
estos trabajos, se tendrá la garantía de que los auditores aplican procedimientos que les
permitirán, en circunstancias dadas, alcanzar los objetivos de auditoria.
El cumplimiento de los principios señalados proporcionará pruebas suficientes y válidas
para apoyar razonablemente las opiniones, juicios y conclusiones, respecto a los objetivos
de auditoria.
a) El trabajo debe ser técnicamente planeado y debe ejercerse una supervisión apropiada
sobre los asistentes, si los hubiere.
b) Debe hacerse un apropiado estudio y una evaluación del sistema de control interno
existente, de manera que se pueda confiar en él como base para la determinación de la
extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría.
c) Debe obtenerse evidencia válida y suficiente por medio de análisis, inspección,
observación, interrogación, confirmación, y otros procedimientos de auditoría, con el
propósito de allegar bases razonables para el otorgamiento de un dictamen sobre los
Estados Financieros sujetos a revisión.
PLANIFICACION
La primera norma Relativa a la Ejecución del Trabajo es: “El trabajo debe ser
técnicamente planeado y debe ejercerse una supervisión apropiada sobre los asistentes, si
los hubiere”.
La planificación de la auditoría comprende el desarrollo de una estrategia global con base
en el objetivo, alcance del trabajo y la forma en que se espera que responda la organización
de la entidad que se proponga examinar. El alcance con que se lleve a cabo la planificación
varía según el tamaño y la complejidad de la entidad, de la experiencia que el contador
público tenga de la misma, del conocimiento del tipo de actividad en que el ente se
desenvuelve, de la calidad de la organización y del control interno de la entidad.
Al planear su trabajo, el contador público debe considerar, entre otros asuntos los
siguientes:
a) Una adecuada comprensión de la actividad del ente, del sector en que este opera y la
naturaleza de sus transacciones.
Los procedimientos y normas contables que sigue la entidad y la uniformidad con que han
sido aplicados, así como el sistema contable utilizado para realizar las transacciones, los
sistemas operativos de información y de gestión.
El grado de eficacia, efectividad, eficiencia y confianza inicialmente esperado de los
sistemas de control interno.
El contador público deberá documentar adecuadamente el plan de la auditoría.
Para planificar su trabajo, el contador público debe de tener en cuenta, entre otros aspectos,
la naturaleza, el alcance y momento de ejecución del trabajo a realizar y debe preparar un
programa de auditoría por escrito.
El programa de auditoría se utiliza para transmitir instrucciones al equipo de trabajo en
cuanto a la labor a realizar y facilitar un control y seguimiento más eficaz del trabajo
realizado. Debe indicar con suficiente detalle los procedimientos de auditoría que el
contador público considera necesarios para conseguir los objetivos del examen.
La forma del programa de auditoría y el grado de detalle que convenga variará según las
circunstancias. Al desarrollar el programa, el contador público debe guiarse por los
resultados obtenidos en los procedimientos y consideraciones de la fase de planificación.
Conforme el examen o revisión avanza, es posible que se produzcan cambios respecto de
las condiciones esperadas, que hagan necesario modificar los procedimientos de auditoría
inicialmente previstos.
Consideraciones sobre la Actividad del Ente.
El contador público debe llegar a un nivel de conocimiento de la actividad del ente que le
permita planificar y llevar a cabo su examen siguiendo las normas de auditoría establecidas.
Ese nivel de conocimiento debe permitirle tener una opinión de los acontecimientos,
transacciones y prácticas que pueda tener a su juicio un efecto importante en las cuentas. El
conocimiento de la actividad del ente ayuda al contador público, entre otras cosas a:
a) Identificar aquellas áreas que podrían requerir consideración especial.
b) Identificar el tipo de condiciones bajo las cuales la información contable se produce,
se procesa, se revisa y se compila dentro de la organización.
c) Identificar la existencia de manuales de control interno.
d) Evaluar la razonabilidad de las estimaciones en áreas tales como la valorización de
inventarios, criterios de amortización, provisiones para insolvencias, porcentaje de
terminación de proyectos en contratos a largo plazo y provisiones extraordinarias.
e) Evaluar la confiabilidad de los comentarios y manifestaciones hechas por la
gerencia.
f) Evaluar si las normas de Contabilidad utilizadas son apropiadas y si se aplican de
manera uniforme.
El contador público debe familiarizarse con la naturaleza de la entidad, su organización y
las características de su forma de operar. Ello comprende entre otros:
a) El tipo de negocio o actividad.
b) La clase de productos o servicios que suministra.
c) La estructura de su capital.
d) Sus relaciones con otras empresas del mismo grupo y otras vinculaciones.
e) Las zonas de influencia comercial.
f) Sus métodos de producción y distribución.
g) La estructura organizativa.
h) La legislación vigente que afecta a la entidad.
i) El manual de políticas y procedimientos.
Consideraciones sobre el Sector al que pertenece la Entidad.
El contador público debe también considerar aquellos aspectos que afectan al sector en el
cual se desenvuelve la entidad, tales como:
a) Condiciones económicas.
b) Regulaciones y controles gubernamentales.
c) Cambios de Tecnología.
d) La práctica contable normalmente seguida por el sector.
e) Nivel de competitividad.
Tendencias financieras e indicadores de empresas afines.
Estos conocimientos se adquieren normalmente:
- A través de sus trabajos previos para la propia entidad o de su experiencia en el sector.
- Mediante información solicitada al personal de la entidad.
- De los papeles de trabajo de años anteriores.
- De publicaciones profesionales y textos editados dentro del sector.
- De informes anuales de otras entidades del sector.
Desarrollo de un Plan Global Relativo al Ambito y Realización de la Auditoría.
El contador público desarrollará un plan global que debe documentar y que debe
comprender, entre otros aspectos, los siguientes:
a) Los términos del acuerdo de la Revisoría Fiscal o de la auditoría y
responsabilidades correspondientes.
b) Principios y criterios contables, normas de auditoría, leyes y reglamentaciones
aplicables.
c) La identificación de las transacciones o áreas importantes que requieran una
atención especial.
d) El establecimiento de niveles o cifras de acuerdo con la importancia relativa.
e) La identificación del riesgo de auditoría o probabilidad de error de cada componente
importante de la información financiera.
f) El grado de confianza que espera atribuir al sistema contable y al control interno.
g) La naturaleza y amplitud de las pruebas de auditoría a aplicar.
h) El trabajo de los auditores internos y su grado de partición, en su caso, en la
auditoría externa o revisoría fiscal.
i) La participación de expertos.
Elaboración del Programa de Auditoría.
El contador público deberá preparar un programa escrito de auditoría en donde se
establezcan los procedimientos que se utilizarán para llevar a cabo el plan global de
auditoría. El programa debe incluir también los objetivos de auditoría para cada área y
deberá ser lo suficientemente detallado para que sirva de instrucciones al equipo de trabajo
que participe en la auditoría.
En la preparación del programa de auditoría, el contador público puede considerar oportuno
confiar en determinados controles internos en el momento de determinar la naturaleza,
fecha de realización y amplitud de los procedimientos de auditoría. El contador público
deberá considerar también el momento de realizar los procedimientos, la coordinación de
cualquier ayuda que se espera de la entidad, la disponibilidad de personal, y la participación
de otros expertos.
El plan global y el correspondiente programa se deben revisar a medida que progresa la
auditoría. Cualquier modificación se basará en el estudio del control interno, la evaluación
del mismo y los resultados de las pruebas que se vayan realizando.
SUPERVISION
La primera norma relativa a la ejecución del trabajo establece que el contador público debe
ejercer una supervisión apropiada sobre los asistentes, si los hubiere. Esto obedece a un
principio lógico de que cuando una persona se responsabiliza de un trabajo y emplea
asistentes, el responsable del mismo debe supervisar a sus auxiliares para garantizar que el
trabajo se va a ejecutar con un grado de calidad adecuado.
La supervisión debe ejercerse en todos los trabajos en el que se empleen asistentes y en
todas las fases del trabajo, teniendo como base la capacidad y experienia de los mismos.
La supervisión es inversamente proporcional a la experiencia. Es decir, se debe ejercer una
mayor supervisión a los asistentes con poca experiencia; y se ejerce una menor supervisión
a los asistentes con un mayor grado de experiencia.
De otra parte, el grado de supervisión guarda relación directa con el grado de complejidad
del trabajo que se asigna a los asistentes.
El contador público debe dejar constancia de la supervisión del trabajo, con lo cual
comprueba que cumplió con esta norma de auditoría y en los papeles de trabajo se debe
dejar evidencia de que se ejerció la supervisión requerida.
Los asistentes que intervienen en un trabajo, deben tener un claro conocimiento de sus
responsabilidades y de los objetivos que se persiguen a través de los procedimientos de
auditoría que se han de ejecutar. Así mismo, el contador público responsable o el revisor
fiscal debe asegurarse de que sus asistentes conocen suficientemente la naturaleza de la
actividad del ente a la que se le presta el servicio y los posibles problemas de contabilidad y
auditoría que se puedan presentar.
El contador público debe revisar el trabajo de los asistentes, con el objeto de determinar si
se ha ejecutado adecuadamente y si se han incluido los comentarios y conclusiones
apropiados.
ESTUDIO Y EVALUACION DEL SISTEMA DEL CONTROL INTERNO.
La segunda norma Relativa a la Ejecución del Trabajo es: “Debe hacerse un apropiado
estudio y una evaluación del sistema de control interno existente, de manera que se pueda
confiar en él como base para la determinación de la extensión y oportunidad de los
procedimientos de auditoría”.
Definiciones y Conceptos Básicos.
El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y
procedimientos que aseguren que los activos están debidamente protegidos, que los
registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente
según las directrices marcadas por la administración.
El control interno en su sentido más amplio, incluye controles que pueden ser considerados
como contables o administrativos:
Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los métodos y
procedimientos cuya misión es la salvaguardia de los bienes y la fiabilidad de los registros
financieros.
Los controles administrativos se relacionan con las normas y los procedimientos existentes
en un ente vinculados a la eficiencia operativa y al acatamiento de las políticas de la
administración. Estos controles normalmente, sólo influyen indirectamente en los registros
contables.
El contador público debe centrar su trabajo en los controles contables por las repercusiones
que estos tienen en la preparación de la información financiera. Sin embargo, si el contador
público determina que ciertos controles administrativos pueden tener importancia respecto
a su trabajo, debe considerar la posibilidad de su revisión y evaluación como sería en el
caso de la vigilancia administrativa que debe hacer el Revisor Fiscal.
El establecimiento y mantenimiento de un sistema de control interno es una responsabilidad
de la administración del ente, que debe someterlo a una continua supervisión para
determinar que funciona según está prescrito, modificándolo si fuera preciso, de acuerdo
con las circunstancias.
Los objetivos del sistema de control interno de tipo contable se deben relacionar con cada
una de las etapas por las que discurre una transacción. Las etapas más importantes relativas
a una transacción comprenden su autorización, ejecución, registro y finalmente la
responsabilidad respecto a la custodia y salvaguardia de los activos que resulten de dicha
transacción, con el fin de que las mismas hayan sido ejecutadas y que se encuentren
clasificadas en las cuentas apropiadas.
La autorización de las transacciones es una función de la administración del ente, asociada
directamente con su responsabilidad para alcanzar objetivos. Dicha función constituye el
ámbito de actuación de los controles de tipo administrativo, pero es a su vez el punto de
partida para establecer controles de tipo contable.
Los controles contables comprenden el plan de organización, los procedimientos y registros
relacionados con la salvaguardia de los activos y la fiabilidad de los registros contables,
debiendo proporcionar, por tanto, una razonable seguridad de que:
a) Las transacciones se ejecutan de acuerdo con la autorización específica de la
administración.
b) Las transacciones se registran debidamente:
- Para facilitar la preparación de los estados financieros de acuerdo con las normas de
contabilidad generalmente aceptadas.
- Para procurar la salvaguardia de los bienes y derechos.
- Para que exista información suficiente y oportuna, para una adecuada toma de decisiones.
c) El acceso a los bienes sólo se permitirá de acuerdo con autorización emanada de la
administración del ente.
d) La existencia contable de los bienes se comprobará periódicamente con su
existencia física, tomándose las medidas oportunas en caso de surgir diferencias.
Limitaciones
Todo sistema de control interno tiene limitaciones que deben ser reconocidas. Siempre
existe la posibilidad de que al aplicar procedimientos de control surjan errores por una mala
comprensión de las instrucciones, errores de juicio, falta de atención personal, falla
humana, etc. Además, los procedimientos cuya eficacia se basen en la segregación de
funciones pueden eludirse como consecuencia de existir una confabulación de los
empleados implicados en el control interno. Igualmente, los procedimientos basados en el
objetivo de asegurar que las transacciones se ejecuten según los términos autorizados por la
administración del ente, resultarían ineficaces si las decisiones de ésta se tomaran de una
forma errónea o irregular.
Cualquier proyección de una evaluación actual del control interno contable, está sujeta al
riesgo de resultar inadecuada en virtud de que las condiciones cambiantes y el grado de
cumplimiento con los procedimientos establecidos pueden deteriorarse con el tiempo.
Entre los procedimientos de control interno contable establecidos por la administración del
ente que debe evaluar el contador público, podemos citar, a modo de ejemplo, los
siguientes:
a) Segregación de funciones: Evitar que una misma persona realice funciones
incompatibles que le permitan a la vez cometer y ocultar errores voluntarios o involuntarios
durante su trabajo. Para ello, los procedimientos de control deben ser diseñados para
eliminar las posibilidades de tal encubrimiento.
b) Ejecución de las transacciones: Obtener una seguridad razonable de que las
transacciones se llevan a cabo dentro de los términos en que fueron realizadas, requerir
evidencia independiente de que las autorizaciones fueron emitidas por personas que
actuaban dentro de su competencia y autoridad y que las transacciones se corresponden con
los términos de su autorización.
c) Registro de las transacciones: Las transacciones requieren ser registradas por las
cifras y en los períodos contables que se llevaron a cabo y que sean clasificadas en cuentas
apropiadas obteniendo el criterio de la administración en la confección de estimaciones y
otras decisiones relacionadas con la preparación de los estados financieros.
d) Acceso a los bienes: El acceso a los bienes ha de estar limitado al personal autorizado. El
acceso a los bienes incluyen tanto el acceso físico como el indirecto, a través de la
preparación y proceso de los documentos que autorizan el uso o disposición de dichos
bienes. El número y calidad del personal a quien se autoriza el acceso estará en consonancia
con la naturaleza de los bienes y el riesgo de pérdida debido a errores o irregularidades.
e) Comprobación física de existencias: Establecer si los bienes en coinciden con las
existencias según los libros, lo cual está íntimamente relacionado con el procedimiento
expuesto anteriormente sobre el registro de transacciones.
Si de esta comparación se desprenden que los bienes físicos no coinciden con su existencia
contable, ello es evidencia de que hubo transacciones omitidas o incorrectamente
contabilizadas.
La frecuencia de estas pruebas, dependerá de la naturaleza de los bienes, de su importancia
y del costo de efectuar tales comprobaciones. Relación costo beneficio.
Las medidas que pueden ser apropiadas en relación con cualquier diferencia que pueda
observarse entre la existencia física y lo contabilizado en libros, dependerá de la naturaleza
de los bienes, el sistema del control interno usado y del importe de la diferencia y de su
causa.
Alcance del Estudio del Sistema.
Los controles internos contables se encuentran dentro del alcance del estudio y evaluación
del control interno según las normas de auditoría, mientras que los controles
administrativos, en principio, no lo están en las auditorías externas pero en las revisorías
fiscales.
El estudio de la evaluación del control interno incluye dos fases:
a) Conocimiento y comprensión de los procedimientos y métodos establecidos por la
administración del ente.
b) Seguridad razonable de que se encuentran en uso y que están operando tal como se
planificaron.
Revisión del Sistema.
La revisión del sistema es principalmente un proceso de obtención de información respecto
a la organización y a los procedimientos establecidos, con objeto de que sirva como base
para las pruebas de cumplimiento y para la evaluación del sistema. La información
requerida para este objetivo se obtiene normalmente a través de entrevistas con el personal
apropiado del ente y mediante el estudio de documentos tales como manuales de
procedimientos e instrucciones al personal.
La información relativa al sistema es documentada en forma de cuestionarios, resúmenes de
procedimientos, flujogramas o cualquier otra forma de descripción de un circuito
administrativo y adaptándose a las circunstancias o preferencias del contador público.
Con el objeto de verificar la información obtenida, a veces se adopta el procedimiento de
seguir el ciclo completo de una o varias transaciones a través del sistema.
Esta práctica, además de ser útil para el propósito indicado, permite que las partidas
seleccionadas puedan ser consideradas como parte de las pruebas de cumplimiento.
Pruebas de Cumplimiento.
El objetivo de las pruebas de cumplimiento es proporcionar al contador público una
seguridad razonable de que los procedimientos relativos a los controles internos contables
están siendo aplicados tal como fueron establecidos. Estas pruebas son necesarias si se va a
confiar en los procedimientos descritos. Sin embargo, el contador público puede decidir no
confiar en los mismos si ha llegado a la conclusión de que:
a) Los procedimientos no son satisfactorios para este propósito.
b) El trabajo necesario para comprobar el cumplimiento de los procedimientos descritos es
mayor que el trabajo que se realizaría en el caso de no confiar en dichos procedimientos.
Esta última conclusión puede resultar de consideraciones relativas a la naturaleza o número
de las transaciones o saldos involucrados, los métodos de procedimiento de datos que se
estén usando y los procedimientos de auditoría que puedan ser aplicados al realizar las
pruebas sustantivas.
La naturaleza de los procedimientos de control interno contable y la evidencia disponible
sobre su cumplimiento determinan, necesariamente, la naturaleza de las pruebas de
cumplimiento e influyen obre el momento de ejecución y extensión de tales pruebas.
Las pruebas de cumplimiento están íntimamente interrelacionadas con las pruebas
sustantivas y, en la práctica, los procedimientos de auditoría suministran, al mismo tiempo,
evidencia de cumplimiento de los procedimientos de control interno contable, así como la
evidencia requerida de las pruebas sustantivas.
Naturaleza de las Pruebas de Cumplimiento.
El control interno contable requiere, no solamente que ciertos procedimientos sean
realizados, sino que éstos sean apropiados a los objetivos establecidos.
Algunos aspectos del control interno contable requieren procedimientos que no son
necesarios para la ejecución de las transacciones. Este tipo de procedimientos incluye la
aprobación o verificación de documentos que evidencien las transacciones y, por
consiguiente, la inspección de los documentos relativos para obtener la evidencia mediante
firmas, iniciales, sellos de autorizaciones y otros controles similares para indicar si se
realizaron, quién los realizó y para permitir una evaluación de la corrección en su
ejecución.
Otros aspectos del control interno contable requieren una segregación de funciones de
manera que ciertos procedimientos sean efectuados independientemente. La realización de
estos procedimientos es por misma evidente en el desarrollo de una actividad o en la
existencia de sus registros esenciales. Consecuentemente, las pruebas de cumplimiento
tienen también la finalidad fundamental de determinar si los procedimientos fueron
realizados por personas que no tuvieran funciones incompatibles. El contador público
deberá remitirse a la observación y comprobación de las funciones que realiza el personal
de la empresa, para corroborar la información obtenida durante la revisión inicial del
sistema.
Período en que se Desarrollan las Pruebas de Cumplimiento y su Extensión.
El propósito de las pruebas de cumplimiento de los procedimientos de control interno
contable, es el de suministrar un grado razonable de seguridad de que éstos están en vigor y
se utilizan tal y como se planificaron. Determinar lo que constituye un grado razonable de
seguridad, es una cuestión de juicio para el contador público, ya que depende de la
naturaleza, período y extensión de las pruebas y de los resultados obtenidos.
En lo que respecta a su extensión, las pruebas de cumplimiento deberían aplicarse a las
transacciones ejecutadas durante todo el período que se está auditando, de acuerdo con el
concepto general de muestreo, de que las partidas que vayan a ser examinadas deben
seleccionarse del conjunto de datos a los cuales deban aplicarse las conclusiones
resultantes.
Los contadores públicos normalmente realizan tales pruebas durante su trabajo preliminar.
Cuando este sea el caso, la aplicación de tales pruebas a todo el período restante puede no
ser necesaria. Los factores que deben considerarse a este respecto incluyen:
a) Los resultados de las pruebas durante el período preliminar.
b) Las respuestas e indagaciones concernientes al período restante.
c) La extensión del período restante.
d) La naturaleza y el número de las transacciones y los saldos involucrados.
e) La evidencia del cumplimiento, dentro del período restante, que puede obtenerse de
las pruebas sustantivas realizadas por el contador público o de las pruebas realizadas por los
auditores internos.
f) Otros puntos que el contador público puede considerar de interés.
Las pruebas de cumplimiento deben aplicarse sobre bases subjetivas o sobre bases
estadísticas. El muestreo estadístico puede ser el medio práctico para expresar, en términos
cuantitativos el juicio del contador público respecto a la razonabilidad, determinando la
magnitud de las pruebas y evaluando su resultado.
Evaluación del Sistema de Control Interno.
Una función del control interno contable es la de suministrar seguridad de que los errores o
irregularidades se pueden descubrir con prontitud razonable, asegurando así la fiabilidad e
integridad de los registros financieros y operativos. La revisión del control interno por parte
del contador público le ayuda a determinar otros procedimientos de auditoría apropiados
para formular su opinión sobre la razonabilidad de los saldos finales.
Por definición, el control interno contempla una seguridad razonable, pero no absoluta, de
que los objetivos del sistema se cumplirán. La implantación y el mantenimiento de un
sistema adecuado de control interno es responsabilidad de la administración del ente y el
diseño del mismo ha de realizarse teniendo en cuenta los juicios de la administración en
cuanto a la relación costo-beneficio de cada procedimiento de control, aunque no siempre
es posible obtener magnitudes objetivas de los costos y beneficios involucrados.
Un planteamiento conceptual lógico de la evaluación que hace el contador público del
control interno contable, que se enfoca directamente a prevenir o detectar errores o
irregularidades importantes en los saldos de las cuentas, consiste en aplicar a cada tipo
importante de transacciones y a los respectivos activos involucrados en la auditoría, los
siguientes criterios:
a) Considerar entre otros, los tipos de errores e irregularidades que puedan ocurrir.
b) Determinar los procedimientos de control interno contable que puedan prevenir o
detectar errores o irregularidades.
c) Determinar si los procedimientos necesarios están establecidos y si se han seguido
satisfactoriamente.
d) Evaluar cualquier deficiencia, es decir, cualquier tipo de error o irregularidad potencial
no contemplada por los procedimientos de control interno existentes, para determinar su
efecto sobre:
- La naturaleza, momento de ejecución o extensión de los procedimientos de auditoría a
aplicar, y
- Las sugerencias a hacer al ente.
En la aplicación práctica del enfoque antes descrito, los dos primeros literales se realizan
principalmente por medio de cuestionarios, resúmenes de procedimiento, flujogramas,
instrucciones o cualquier otro tipo de material de trabajo utilizado por el contador público.
Sin embargo, se requiere el juicio profesional para la interpretación, adaptación o extensión
de dicho material de trabajo, para que resulte apropiado en cada situación particular. El
tercer literal se lleva a cabo durante la revisión del sistema y las pruebas de cumplimiento y,
el último, se logra al ejercer el juicio profesional en la evaluación de la información
obtenida en los párrafos precedentes.
La revisión que haga el contador público del sistema de control interno contable y sus
pruebas de cumplimiento deben relacionarse con los objetivos de la evaluación del sistema.
Por esta razón las evaluaciones generales o globales no son útiles a los contadores públicos
porque no ayudan a decidir el alcance al cual deben restringirse los procedimientos de
auditoría. Los controles y deficiencias que afecten a diferentes tipos de transacciones no
son compensatorios en su efecto.
La evaluación de los controles internos contables hecha por el contador público para cada
tipo importante de transacciones, debe dar lugar a una conclusión respecto a si los
procedimientos establecidos y su cumplimiento son satisfactorios para su objetivo. Los
procedimientos y su cumplimiento deben considerarse satisfactorios si la revisión del
contador público y sus pruebas no revelan ninguna situación que se considere como una
deficiencia importante para su objetivo. En este contexto una deficiencia importante
significa una situación en la cual el contador público estima que los procedimientos
establecidos, o el grado de cumplimiento de los mismos, no proporcionan una seguridad
razonable de que errores o irregularidades por importes significativos con respecto a las
cuentas anuales que están siendo auditadas pudieran prevenirse o detectarse fácilmente por
los empleados del ente en el curso normal de la ejecución de las funciones que les fueron
asignadas.
Interrelación con otros Procedimientos de Auditoría.
El riesgo final del contador público es una combinación de dos riesgs separados. El primero
de estos está constituido por aquellos errores de importancia que ocurren en el proceso
contable, del cual se obtienen los saldos de las cuentas. El segundo riesgo es el de que
cualquier error de importancia que pueda existir, sea o no detectado por el contador
público.
El contador público confía en el control interno para reducir el primer riesgo y en sus
pruebas de detalle y en sus otros procedimientos, para disminuir el segundo. El peso
relativo atribuible a las respectivas fuentes de confianza son materias que deben decidirse
de acuerdo con el criterio del contador público y según las circunstancias.
La norma de auditoria sobre el estudio y evaluación del control interno establece que la
extensión de las pruebas necesarias para reunir suficiente evidencia de acuerdo con dicha
norma variará inversamente a la confianza del contador público en el control interno. El
conjunto de estas dos normas implica que la confianza que el contador público deposite en
el control interno y en sus procedimientos de auditoría deberán proporcionar una base
suficiente para su opinión en cualquier caso, aunque la proporción de confianza obtenida de
las dos fuentes respectivas varíe según los casos.
El contador público deberá considerar los procedimientos llevados a cabo por los auditores
internos al determinar la naturaleza, el momento y la extensión de sus propias pruebas. El
trabajo de los auditores internos deberá ser considerado como un complemento, pero nunca
como un sustituto de las pruebas de los auditores independientes o revisores fiscales.
Comunicación de las Debilidades Significativas del Control Interno.
El contador público, cuando realiza un examen de una entidad, tiene la obligación de
comunicar a la administración del ente las debilidades significativas identificadas como
consecuencia del estudio y evaluación del sistema de control interno, realizados con el
alcance que haya considerado necesario para su trabajo de acuerdo con las normas de
auditoría.
EVIDENCIA SUFICIENTE Y COMPETENTE.
La tercera norma relativa a la ejecución del trabajo es: “Debe obtenerse evidencia válida y
suficiente por medio de análisis, inspección, observación, interrogación, confirmación, y
otros procedimientos de auditoría, con el propósito de allegar bases razonables para el
otorgamiento de un dictamen sobre los Estados Financieros sujetos a revisión”.
La evidencia del contador público es la convicción razonable de que todos aquellos datos
contables expresados en los saldos de las cuentas han sido y están debidamente soportados
en tiempo y contenido por los hechos económicos y circunstancias que realmente han
ocurrido.
La naturaleza de la evidencia está constituida por todos aquellos hechos y aspectos
susceptibles de ser verificados por el contador público y que tienen relación con las cuentas
que se examinan.
La evidencia se obtiene, por el contador público, a través del resultado de las pruebas de
auditoría aplicadas según las circunstancias que concurran en cada caso y de acuerdo con el
juicio profesional del contador público.
El contador público no pretende obtener evidencia absoluta, sino que determina los
procedimientos y aplica las pruebas necesarias para la obtención de una evidencia
suficiente y adecuada.
Evidencia Suficiente.
Se entiende por tal, aquel nivel de evidencia que el contador público debe obtener a través
de sus pruebas de auditoría para llegar a conclusiones razonables sobre las cuentas que se
someten a su examen. Bajo este contexto el contador público no pretende obtener toda la
evidencia existente sino aquella que cumpla, a su juicio profesional, con los objetivos de su
examen.
El nivel de evidencia a obtener por el contador público, referido a los hechos económicos y
otras circunstancias, debe estar relacionado con la razonabilidad de los mismos y
proporcionar información sobre la circunstancia en que se produjeron, con el fin de
formarse el juicio profesional que le permita emitir una opinión.
Para decidir el nivel necesario de evidencia, el contador público debe, en cada caso,
considerar la importancia relativa de las partidas que componen los diversos rubros de las
cuentas examinadas y el riesgo probable de error en el que incurre al decidir no revisar
determinados hechos económicos.
El contador público deberá tener en cuenta y evaluar correctamente el costo que supone la
obtención de un mayor nivel de evidencia que el que está obteniendo o espera obtener y la
utilidad final probable de los resultados que obtendría.
Independientemente de las circunstancias específicas de cada trabajo, el contador público
debe obtener el nivel de evidencia necesario que le permita formar su juicio profesional
sobre las cuentas examinadas.
La falta del suficiente nivel de evidencia sobre un hecho de relevante importancia en el
contexto de los datos que se examinan, obliga al contador público a abstenerse de emitir
una opinión, o bien a expresar las salvedades que correspondan.
Evidencia Competente.
El concepto de competente de la evidencia es la característica cualitativa, en tanto que el
concepto suficiencia tiene carácter cuantitativo. La confluencia de ambos elementos,
competencia y suficiencia, debe proporcionar al contador público el conocimiento
necesario para alcanzar una base objetiva de juicio sobre los hechos sometidos al examen.
La evidencia es competente o adecuada cuando sea útil al contador público para emitir su
juicio profesional.
El contador público debe valorar que los procedimientos que aplica para la obtención de la
evidencia adecuada sean los convenientes, así como que las circunstancias del entorno no
invalidan los mismos. La convergencia de ambos factores permite considerar que la
evidencia obtenida es la adecuada.
Importancia Relativa - Riesgo Probable.
Los criterios que afectan a la cantidad (suficiencia) y a la calidad (competencia) de la
evidencia a obtener y, en consecuencia, a la realización del trabajo de auditoría, son los de
importancia relativa y riesgo probable. Estos criterios deben servir, así mismo, para la
formación de su juicio profesional.
La importancia relativa puede considerarse como la magnitud o naturaleza de un error
(incluyendo una omisión) en la información financiera que, bien individualmente o en su
conjunto, y a la luz de las circunstancias que le rodean, hace probable que el juicio de una
persona razonable, que confía en la información, se hubiera visto influenciado o su decisión
afecta como consecuencia del error u omisión.
El concepto de importancia relativa, que está considerado en la emisión de principios o
normas de contabilidad, habrá de ser considerado tanto en el desarrollo del plan global de
auditoría como en el proceso de formación de la opinión técnica del contador público.
La consideración del riesgo probable supone la evaluación del error que puede cometerse
por la falta absoluta de evidencia respecto a una determinada partida o a la obtención de
una evidencia incompleta de la misma.
Para la evaluación del riesgo probable, debe considerarse el criterio de importancia relativa
y viceversa, al ser interdependiente en cuanto al fin de la formación de juicio para la
emisión de una opinión. Las decisiones a adoptar, basadas en tales evaluaciones, al ser
también interdependientes, deben juzgarse y evaluarse en forma conjunta y acumulativa.
Obtención de la Evidencia
La evidencia suele obtenerse de: las cuentas que se examinan, los registros auxiliares, los
documentos de soporte de las operaciones, las declaraciones de empleados y directivos, los
sistemas internos de información y transmisión de instrucciones, los manuales de
procedimientos y la documentación de sistemas, la obtención de confirmaciones de terceras
personas ajenas a la entidad y los sistemas de control interno en general, sin que esta
relación tenga carácter exhaustivo.
Los datos contables y, en general, toda información interna, no pueden considerarse por
mismos, evidencia suficiente y adecuada. El contador público debe llegar a la convicción
de la razonabilidad de los mismos mediante la aplicación de las pruebas necesarias.
La evidencia de los datos contables podrá ser obtenida, entre otros, mediante los siguientes
procedimientos: Inspección, observación, investigación, confirmación, cálculo y revisión
analítica.
Inspección: consiste en examinar registros, documentos o activos tangibles. La inspección
de registros y documentos proporciona evidencia de diversos grados de confiabilidad
dependiendo de su naturaleza y fuente, así como de la eficacia de los controles internos a lo
largo del proceso. A continuación se presentan tres categorías de evidencia documental que
proporcionan al contador público diversos grados de confiabilidad:
- Evidencia documental creada y conservada por terceras partes;
- Evidencia documental creada por terceras partes y conservada por la entidad, y
- Evidencia documental creada y conservada por el ente. 110. La inspección de activos
tangibles da lugar a una evidencia fidedigna en relación con su existencia, pero no
necesariamente con su propiedad o valor.
Observación: consiste en examinar el proceso o procedimientos que otros realizan. Por
ejemplo, el contador público puede observar el conteo de inventarios realizados por
personal del ente o la ejecución de procedimientos de control interno que no deja rastros de
auditoría.
Investigación: consiste en buscar una información adecuada recurriendo a personas
competentes, ya sea dentro o fuera del ente. Las investigaciones pueden abarcar desde
preguntas escritas dirigidas a terceros hasta preguntas orales que se plantean, de un modo
informal a individuos dentro del ente. Las respuestas a las investigaciones pueden poner en
manos del contador público una información que no poseía anteriormente o bien puede
proporcionarle una evidencia para corroborar.
Confirmación: consiste en la respuesta que se da a una investigación que pretende ratificar
los datos contenidos en los registros contables.
Cálculo: consiste en la verificación de la precisión aritmética de los documentos fuentes y
de los registros contables o en la realización de los cálculos independientes.
Revisión análitica: consiste en estudiar razones y tendencias financieras significativas así
como en investigar fluctuaciones y partidas poco usuales.
PAPELES DE TRABAJO.
Los papeles de trabajo comprenden la totalidad de los documentos preparados o recibidos
por el contador público, de manera que, en conjunto, constituyen un compendio de la
información utilizada y de las pruebas efectuadas en la ejecución de su trabajo, junto con
las decisiones que ha debido tomar para llegar a formarse su opinión.
Los contadores públicos deben establecer y conservar los documentos de trabajo que
puedan constituir las debidas pruebas de su actuación, encaminadas a formar su opinión
sobre las cuentas que hayan examinado.
Los papeles deben prepararse a medida que se completa el trabajo de la auditoría, y han de
ser lo suficientemente detallados y claros para permitir a un contador público sin previo
conocimiento de la auditoría en cuestión seguir las incidencias del mismo.
No obstante que al analizar la tercera norma de auditoría relativa a la ejecución del trabajo,
se concluye la necesidad de elaborar papeles de trabajo, la Ley 43 de 1990 quiso enfatizar
esta obligación incluyendo en el artículo noveno referencia taxativa a los mismos, los
cuales serán objeto de un pronunciamiento independiente del Consejo Técnico de la
Contaduría Pública.
* Normas de Rendición de informes:
Las normas relativas a la rendición de informes están descritas en el artículo 7o. de la Ley
43 de 1990, ellas establecen lo siguiente:
a. Siempre que el nombre de un Contador Público sea asociado con estados financieros,
deberá expresar de manera clara e inequívoca la naturaleza de su relación con tales estados.
Si practicó un examen de ellos, el Contador Público deberá expresar claramente el carácter
de su examen, su alcance y su dictamen profesional sobre lo razonable de la información
contenida en dichos estados financieros.
b. El informe debe contener indicación sobre si los estados financieros están presentados de
acuerdo con Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Colombia.
c. El informe debe contener indicación sobre si tales principios han sido aplicados de
manera uniforme en el período corriente en relación con el período anterior.
d. Cuando el Contador Público considere necesario expresar salvedades sobre algunas de
las afirmaciones genéricas de su informe y dictamen, deberá expresarlas de manera clara e
inequívoca, indicando a cuál de tales afirmaciones se refiere y los motivos e importancia de
la salvedad en relación con los estados financieros tomados en conjunto.
e. Cuando el Contador Público considere no estar en condiciones de expresar un dictamen
sobre los estados financieros tomados en conjunto, deberá manifestarlo explícita y
claramente.
OBLIGACION DE EMITIR UN DICTAMEN EN TODO TRABAJO
PROFESIONAL
El Contador Público independiente en todos los casos en que haya hecho una revisión de
estados o información financiera, ineludiblemente deberá expresar una opinión en los
términos del examen que practicó.
El Contador Público por la obligación moral y profesional que tiene de informar veraz e
imparcialmente al público que leerá sus informes, cuando sea contratado para llevar a cabo
un examen de estados financieros está obligado a rendir su dictamen sin importar las
circunstancias, pues si realizó su trabajo de auditoría y existieron problemas que no fueron
solucionados a su satisfacción, los deberá indicar claramente, así como el efecto que
tuvieron en su opinión, independientemente del destino final que su cliente pueda darle a su
dictamen.
El Contador Público queda asociado a estados o información financiera cuando su nombre
aparece al pie o conjuntamente con dicha información. El nombre del Contador Público
también queda asociado a estados financieros, cuando utiliza su papelería para la
presentación de los mismos.
El Contador Público dependiente, en los términos del Código de Etica profesional, que
haya hecho una revisión y deba expresar un dictamen está obligado a indicar las
condiciones y grado de dependencia que tiene respecto a la empresa a la que se refieren los
estados o la información financiera sobre la cual expresa su opinión.
EL DICTAMEN DEL CONTADOR PUBLICO
El resultado de un examen de estados financieros es una opinión que se conoce como
dictamen. Cuando esta opinión o dictamen no tiene limitaciones o salvedades se le conoce
como dictamen limpio.
El dictamen del Contador Público es el documento formal que suscribe el Contador Público
conforme a las normas de su profesión, relativo a la naturaleza, alcance y resultados del
examen realizado sobre los estados financieros del ente. La importancia del dictamen en la
práctica profesional es fundamental, ya que usualmente es lo único que el público conoce
de su trabajo.
Los inversionistas, proveedores, acreedores, autoridades gubernamentales, el público, etc.
han ido acostumbrándose gradualmente a las formas usuales de dictámenes de los
contadores públicos, de modo que una desviación sustancial de esas formas implica una
explicación clara del motivo que la origina.
Lógicamente, no hay sustituto posible para el análisis y estudio cuidadoso de cada situación
particular en forma tal, que quede claramente expuesto al lector todo lo que el Contador
Público desee expresar en su dictamen. Si el resultado que desea informar puede obtenerse
mediante el uso de alguna de las formas u opciones de dictámenes que aquí se presentan, es
de esperarse que sean utilizadas; por lo anterior, la uniformidad en la presentación y
contenido de los dictámenes es importante, tanto desde el punto de vista del lector como del
propio Contador Público.
Los estados financieros y sus notas son responsabilidad directa y exclusiva de la entidad,
por ser declaraciones de la administración. El dictamen de esos estados financieros es
responsabilidad exclusiva del Contador Público, éste deberá expresar en forma clara y
precisa el grado de responsabilidad que está asumiendo al firmar dicho documento.
DICTAMEN ESTANDAR DEL CONTADOR PUBLICO
El dictamen estándar del Contador Público, declara que los estados financieros presentan
razonablemente, en todo aspecto significativo, la situación financiera de la entidad, los
resultados de operación y los cambios en la situación financiera, de conformidad con
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. Esta conclusión se puede expresar
sólo cuando el Contador Público se ha formado una opinión sobre las bases de una
auditoría realizada de conformidad con normas de auditoría generalmente aceptadas.
-El dictamen estándar del Contador Público consta de tres párrafos:
-El primero identifica los estados financieros.
-El segundo la naturaleza y alcance de la auditoría.
-El tercero la opinión.
Los elementos básicos del dictamen son:
a. Un título que lo identifique.
b. El destinatario.
c. La declaración de que los estados financieros identificados en el informe, fueron
auditados.
d. La declaración de que los estados financieros son responsabilidad de la gerencia del ente,
y que la responsabilidad del Contador Público, es expresar una opinión sobre los estados
financieros con base en su auditoría. e. La declaración de que la auditoría se practicó de
conformidad con normas de auditoría generalmente aceptadas.
f.. La declaración de que las normas de auditoría generalmente aceptadas requieren que el
Contador Público planee y ejecute la auditoría, para obtener una seguridad razonable de que
los estados financieros están exentos de errores importantes.
g. La declaración de que una auditoría incluye:
- El examen con base en pruebas selectivas de la información que soporta las cifras y
revelaciones de los estados financieros.
- La evaluación de los principios de contabilidad utilizados y las principales estimaciones
hechas por la gerencia.
- La evaluación de la presentación global de los estados financieros.
h. La declaración de que el Contador Público considera que su auditoría le proporciona una
base razonable para su opinión.
i. Una opinión acerca de si los estados financieros presentan razonablemente, en todo
aspecto significativo, la situación financiera del ente, a la fecha del balance general, los
resultados de operación y los cambios en la situación financiera por el período terminado en
la misma, de conformidad con Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados,
aplicados uniformemente.
j. La firma del Contador Público.
k. La fecha del dictamen, que normalmente es la fecha cuando se termina el trabajo en las
oficinas del cliente.
A continuación se presentan modelos del informe estándar del Contador Público
Independiente:
INFORME DEL CONTADOR PUBLICO INDEPENDIENTE (SIN AJUSTE POR
INFLACION)
A los Accionistas de Compañía XXXXX S.A.: He auditado los balances generales de la
COMPAÑIA XXXXX S.A. al 31 de diciembre
de 19X2 y 19X1, y los correspondientes estados de ganancias y pérdidas, de cambios en el
patrimonio y de cambios en la situación financiera por los años terminados en esas fechas.
Dichos estados financieros fueron preparados bajo la responsabilidad de la administración.
Mi responsabilidad es la de expresar una opinión sobre dichos estados financieros con base
en mi auditoría.
Realicé mi auditoría de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas en
Colombia. Esas normas requieren que una auditoría se planifique y se lleve a cabo de tal
manera que se obtenga una seguridad razonable en cuanto a si los estados financieros están
exentos de errores importantes en su contenido. Una auditoría incluye el examen, sobre una
base selectiva, de la evidencia que respalda las cifras y las notas informativas en los estados
financieros. Una auditoría también incluye la evaluación de las normas y principios
contables utilizados y de las principales estimaciones efectuadas por la administración, así
como la evaluación de la presentación global de los estados financieros. Considero que mi
auditoría proporciona una base razonable para expresar mi opinión.
En mi opinión, los estados financieros arriba mencionados presentan razonablemente, en
todo aspecto significativo, la situación financiera de la Compañía XXXXX S.A. al 31 de
diciembre de 19X2 y 19X1, los cambios en el patrimonio, los resultados de las operaciones
y los cambios en su situación financiera por los años terminados en esas fechas, de
conformidad con Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Colombia,
aplicados uniformemente.
Nombre
Firma
Tarjeta Profesional
Santafé de Bogotá
30 de marzo de 19X3.
INFORME DEL CONTADOR PUBLICO INDEPENDIENTE (CON AJUSTE POR
INFLACION)
A los Accionistas de Compañía XXXXX S.A.:
He auditado los balances generales de la COMPAÑIA XXXXX S.A. al 31 de diciembre
de 19X2 y 19X1, y los correspondientes estados de ganancias y pérdidas, de cambios en el
patrimonio y de cambios en la situación financiera por los años terminados en esas fechas.
Dichos estados financieros fueron preparados bajo la responsabilidad de la administración.
Mi responsabilidad es la de expresar una opinión sobre dichos estados financieros con base
en mi auditoría. Realicé mi auditoría de acuerdo con normas de auditoría generalmente
aceptadas en Colombia. Esas normas requieren que una auditoría se planifique y se lleve a
cabo de tal manera que se obtenga una seguridad razonable en cuanto a si los estados
financieros están exentos de errores importantes en su contenido. Una auditoría incluye el
examen, sobre una base selectiva, de la evidencia que respalda las cifras y las notas
informativas en los estados financieros. Una auditoría también incluye la evaluación de las
normas y principios contables utilizados y de las principales estimaciones efectuadas por la
administración, así como la evaluación de la presentación global de los estados financieros.
Considero que mi auditoría proporciona una base razonable para expresar mi opinión.
Como se indica en la Nota No. 2, los estados financieros de 19X2 y 19X1 han sido
ajustados para mostrar el efecto de las variaciones en el poder adquisitivo de la moneda, de
acuerdo con los procedimientos técnicos establecidos en las disposiciones legales que
regulan los ajustes por inflación en Colombia. El sistema no reconoce el efecto de la
inflación sobre los activos, pasivos y patrimonio desde su origen hasta el 31 de diciembre
de 1991, por lo que los ajustes son limitados iniciándose con la inflación de 1992. De
conformidad con las normas de contabilidad de aceptación general en Colombia, se deben
presentar estados financieros comparativos con los del año anterior. Los estados financieros
de 19X1, que habían sido ajustados a diciembre 31 de ese año, fueron reexpresados en
términos del poder adquisitivo de la moneda a diciembre 31 de 19X2.
En mi opinión, los estados financieros arriba mencionados, ajustados como se indica en el
párrafo anterior, presentan razonablemente, en todo aspecto significativo, la situación
financiera de la Compañía XXXXX S.A. al 31 de diciembre de 19X2 y 19X1, los cambios
en el patrimonio, los resultados de las operaciones y los cambios en su situación financiera
por los años terminados en esas fechas, de conformidad con Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados en Colombia, aplicados uniformemente.
Nombre y Firma
Tarjeta Profesional
Santafé de Bogotá, 30 de marzo de 19X3.
DIVERSAS FORMAS DE RENDIR EL CONTADOR PUBLICO INDEPENDIENTE
SU DICTAMEN
A continuación se presentan las diversas formas en que el Contador Público puede rendir su
dictamen según las circunstancias.
a. Limpio o sin salvedades.
b. Con excepciones.
c. Negativo u opinión adversa.
d. Denegación de dictamen o abstención de opinión.
Dictamen limpio
Un dictamen limpio, declara que los estados financieros presentan razonablemente en todos
los aspectos significativos, la situación financiera, los cambios en el patrimonio, los
resultados de operaciones y los cambios en la situación financiera de la entidad, de
conformidad con Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. Esta es la opinión
que se expresa en el informe estándar antes descrito.
Dictamen con salvedades
Un dictamen con excepciones, declara que a excepción del asunto (s) a los que éste se
refiere, los estados financieros presentan razonablemente en todos los aspectos importantes,
la situación financiera, los cambios en el patrimonio, los resultados de operación y los
cambios en la situación financiera de la entidad, de conformidad con los Principios de
Contabilidad Generalmente Aceptados.
Dictamen negativo u opinión adversa
Un dictamen negativo u opinión adversa, declara que los estados financieros no presentan
una situación financiera razonable, ni los resultados de operación, ni los cambios en el
patrimonio, ni los cambios en la situación financiera de la entidad, de conformidad con los
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
Abstención de opinión
Una abstención de opinión, declara que el Contador Público no expresa una opinión sobre
los estados financieros.
Las condiciones que originan dictámenes con salvedades, entre otras, son las siguientes:
- El alcance del examen no incluyó uno o más procedimientos de auditoría considerados
necesarios de acuerdo con las circunstancias. - Los estados financieros no están de
conformidad con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados o no se han
incluido todas las exposiciones necesarias para una presentación razonable.
- Los estados financieros están preparados sobre una base no uniforme con la del año o
años anteriores.
Existen cuatro clases básicas de dictamen con salvedades: “excepto por” “con sujeción a”
“adversos” y “denegación”.
Una clase de salvedad en particular depende de las condiciones que existen y de su
importancia relativa. La importancia relativa no solo determinan cuando debe hacerse una
salvedad sino también la clase de salvedad, o sea, si debe usarse una de “excepto por”, un
dictamen adverso o una denegación de dictamen o si es apropiado “con sujeción a”.
Salvedades de “excepto por”
Deben usarse salvedades de “excepto por” cuando el alcance del dictamen ha sido
restringido, los estados financieros no se presentan de conformidad con los Principios de
Contabilidad Generalmente Aceptados, las exposiciones son inadecuadas o los principios
de contabilidad han sido aplicados sobre bases que no guardan uniformidad con las del año
o años precedentes; a menos que el asunto sea tan importante y generalizado que se
requiera un dictamen adverso o una denegación de dictamen.
Salvedades de “con sujeción a”
Las salvedades “con sujeción a” deben usarse para incertidumbres contables que no se
resuelven a la fecha del informe del Contador Público; a menos que el efecto posible sea
tan significativo y generalizado que se requiera de una denegación.
24 Dictámenes negativos u opiniones adversas
Los dictámenes adversos se utilizan cuando los efectos de las desviaciones de los Principios
de Contabilidad Generalmente Aceptados son tan importantes y generalizados que un
dictamen con “excepto por” no sería apropiado. Antes de rendir una opinión adversa, debe
hacerse lo posible por persuadir al cliente a que ajuste sus estados financieros.
Denegación de dictamen o abstención de opinión
Debe expresarse una denegación de dictamen o abstención de opinión, cuando la
importancia potencial de las limitaciones en el alcance, o en los casos donde las
incertidumbres son tan importantes y generalizadas que no es apropiado un dictamen con
excepciones.
Cuando se emite una denegación de dictamen o un dictamen adverso, no es apropiado dar
un dictamen “fragmentario” sobre ciertos elementos de los estados financieros.
PRESENTACION DE LA SALVEDAD
Cuando se emite un dictamen con salvedades debe incluirse una explicación de las razones
para la misma en el párrafo central del informe. En la mayoría de los casos, debe incluirse
una referencia a una nota a los estados financieros para dar información más completa
respecto al asunto de la salvedad. El párrafo del dictamen debe contener el lenguaje
apropiado de salvedad con una referencia al párrafo explicativo.
El párrafo central también debe exponer todos los efectos principales del asunto sobre la
situación financiera, los cambios en el patrimonio y los resultados de las operaciones hasta
el punto que sea determinable razonablemente. También debe exponerse los efectos de los
cambios en la situación financiera en la medida que ellos no puedan inferirse de los otros
datos expuestos. Si no pueden determinarse los efectos, debe expresarse así en el informe.
Párrafo del dictamen
La frase de la salvedad en el párrafo del dictamen debe ir a continuación de las palabras “en
mi opinión”. Cuando, debido a la índole complicada de las salvedades expresadas, se
prefiere dividir la opinión en dos o más oraciones o párrafos, deben repetirse, en cada
oración o párrafo, las palabras “en mi opinión” según sea apropiado, para dejar aclarado
que el auditor está expresando una opinión profesional en vez de una exposición de un
hecho.
La salvedad en el dictamen debe estar relacionada con el efecto del asunto en particular y
no con el asunto en sí. Cuando se trate de una salvedad por una incertidumbre o por
limitaciones en el alcance, la salvedad debe incluir el “efecto, si lo hubiere”.
Ejemplos de salvedades
A continuación se presentan ejemplos del párrafo central y del dictamen de las
diversas clases de dictámenes con salvedades:
Salvedad de “excepto por”
Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados requieren que el pasivo para
vacaciones se registre sobre la base de causación. Según se explica con más detalle en la
Nota X a los estados financieros, no se ha registrado el pasivo para vacaciones acumuladas,
con el efecto de que la utilidad de 19X8 está aumentada en un millón de pesos ($1.00 por
acción) y el capital de trabajo y la participación de los accionistas al 31 de diciembre de
19X8 están excedidos en diez millones de pesos, neto del correspondiente impuesto de
renta.
En mi opinión, excepto por el efecto del asunto indicado en el párrafo anterior, los estados
financieros arriba mencionados presentan razonablemente...
Salvedad “con sujeción a”
Como se indica más detalladamente en la Nota X, la compañía fue demandada en un litigio
que, de fallarse adversamente requeriría el pago de diez millones de pesos al demandante,
pero no se ha hecho provisión por este asunto en los estados financieros adjuntos. No es
posible predecir el resultado del litigio. En mi opinión, con sujeción al efecto de los ajustes,
si los hubiere, que hubieran sido requeridos de haberse conocido el resultado del asunto
indicado en el párrafo precedente, los estados financieros arriba mencionados presentan
razonablemente...
Dictamen negativo u opinión adversa
Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados requieren que se registre la
depreciación de activos fijos. Según se explica en la Nota X a los estados financieros, la
compañía no ha registrado depreciación sobre sus activos fijos, con el resultado de que la
depreciación acumulada al 31 de diciembre de 19X8 se subestimó en $12 millones y la
utilidad neta por el año terminado en esa fecha y el patrimonio neto estaban sobre
estimados en 10 millones.
En mi opinión, debido al efecto de no registrar la depreciación de activos fijos según se
indicó en el párrafo precedente, los estados financieros arriba mencionados no presentan
razonablemente la situación financiera de la compañía X al 31 de diciembre de 19X8, los
cambios en el patrimonio, los resultados de sus operaciones y los cambios en la situación
financiera por el año terminado en dicha fecha, de conformidad con Principios de
Contabilidad Generalmente Aceptados en Colombia.
Cuando se expresa un dictamen adverso, carece de sentido referirse a la uniformidad en la
aplicación de los principios de contabilidad. Sin embargo, cualesquiera excepciones
conocidas acerca de la uniformidad deben exponerse en el dictamen.
Denegación de dictamen o abstención de opinión
Según instrucciones recibidas, no examiné los certificados que evidencian las inversiones
de la Compañía en acciones y bonos. Debido a la importancia de las inversiones cuyos
certificados no examiné, como se indicó en el párrafo precedente, el alcance de mi examen
no fue suficiente para permitirme expresar una opinión sobre los estados financieros arriba
mencionados.
Carece de sentido referirse a la uniformidad en la aplicación de los principios de
contabilidad cuando se deniega un dictamen. Sin embargo, cualesquiera excepciones
conocidas acerca de la uniformidad deben expresarse en el dictamen.
ASOCIACION DEL NOMBRE DEL CONTADOR PUBLICO CON ESTADOS O
INFORMACION FINANCIERA NO AUDITADA
El Contador Público que asocie su nombre con estados financieros no auditados deberá
mencionar la naturaleza de su relación con los estados financieros, aclarando que no realizó
examen alguno de conformidad con normas de auditoría y que por lo tanto no está en
condiciones de emitir una opinión profesional sobre ellos. Pero deberá asegurarse que los
estados financieros no contienen errores evidentes que requieren de correcciones.
El Contador Público que tenga conocimiento de deficiencias en la presentación de los
estados financieros no auditados, o de que estos no están de acuerdo con principios de
contabilidad, o de falta de aplicación uniforme de los mismos, deberá solicitar a la
compañía la corrección de las deficiencias observadas, y de no lograrlo, señalará la
naturaleza del problema y de ser posible su efecto cuantitativo, y deberá manifestar las
aclaraciones que se deriven de las situaciones antes mencionadas.
PUBLICACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DICTAMINADOS
En todos los casos en que el nombre de un Contador Público quede asociado con estados
financieros dictaminados que habrán de publicarse, deberá manifestar a su cliente que sólo
permitirá su publicación, si se hacen todas las aclaraciones informativas que contienen
dichos estados financieros y el dictamen respectivo.
A menos que el Contador Público haga una declaración expresa en contrario, se considerará
que estima que las declaraciones informativas incluidas en los estados financieros
publicados son adecuadas.
El Contador Público que conozca de ante mano que su cliente tiene intención de publicar
los estados financieros, ya sea en periódicos privados u oficiales o bien en folletos de
circulación pública y va a asociar su nombre a éstos, debe manifestarle a su cliente que no
aceptará la publicación a menos que también se publiquen su dictamen y todas las
declaraciones o informaciones que contienen los estados financieros.
Será suficiente la naturaleza de la asociación del Contador Público, en materia de estados
financieros de publicación, si se indica claramente el cargo que desempeña en el ente,
excepto en el caso del Revisor Fiscal.
INFORME DEL REVISOR FISCAL(SIN AJUSTE POR INFLACION)
A los Accionistas de Compañía XXXXX S.A. :
He auditado los balances generales de la COMPAÑIA XXXXX S.A. al 31 de diciembre de
19X2 y 19X1, y los correspondientes estados de ganancias y pérdidas, de cambios en el
patrimonio y de cambios en la situación financiera por los años terminados en esas fechas.
Dichos estados financieros fueron preparados bajo la responsabilidad de la administración.
Una de mis obligaciones es la de expresar una opinión sobre dichos estados financieros con
base en mi auditoría.
Realicé mi auditoría de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas en
Colombia. Esas normas requieren que una auditoría se planifique y se lleve a cabo de tal
manera que se obtenga una seguridad razonable en cuanto a si los estados financieros están
exentos de errores importantes en su contenido. Una auditoría incluye el examen, sobre una
base selectiva, de la evidencia que respalda las cifras y las notas informativas en los estados
financieros. Una auditoría también incluye la evaluación de las normas y principios
contables utilizados y de las principales estimaciones efectuadas por la administración, así
como la evaluación de la presentación global de los estados financieros. Considero que mi
auditoría proporciona una base razonable para expresar mi opinión. En mi opinión, los
estados financieros arriba mencionados presentan razonablemente, en todo aspecto
significativo, la situación financiera de la Compañía XXXXX S.A. al 31 de diciembre de
19X2 y 19X1, los cambios en el patrimonio, los resultados de las operaciones y los cambios
en su situación financiera por los años terminados en esas fechas, de conformidad con
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Colombia, aplicados
uniformemente.
Además, en mi opinión, la compañía ha llevado su contabilidad conforme a las normas
legales y a la técnica contable; las operaciones registradas en los libros y los actos de los
administradores de la sociedad se ajustan a los estatutos y a las decisiones de la Asamblea
General de Accionistas y de la Junta Directiva; la correspondencia, los comprobantes de las
cuentas y los libros de actas y registro de acciones, en su caso, se llevan y se conservan
debidamente; y la compañía ha observado medidas adecuadas de control interno y de
conservación y custodia de sus bienes y de los de terceros que pueden estar en su poder.
Nombre y Firma
Tarjeta Profesional
Santafé de Bogotá, 30 de marzo de 19X3.
INFORME DEL REVISOR FISCAL(CON AJUSTE POR INFLACION)
A los Accionistas de Compañía XXXXX S.A. :
He auditado los balances generales de la COMPAÑIA XXXXX S.A. al 31 de diciembre de
19X2 y 19X1, y los correspondientes estados de ganancias y pérdidas, de cambios en el
patrimonio y de cambios en la situación financiera por los años terminados en esas fechas.
Dichos estados financieros fueron preparados bajo la responsabilidad de la administración.
Una de mis obligaciones es la de expresar una opinión sobre dichos estados financieros con
base en mi auditoría. Realicé mi auditoría de acuerdo con normas de auditoría generalmente
aceptadas en Colombia. Esas normas requieren que una auditoría se planifique y se lleve a
cabo de tal manera que se obtenga una seguridad razonable en cuanto a si los estados
financieros están exentos de errores importantes en su contenido. Una auditoría incluye el
examen, sobre una base selectiva, de la evidencia que respalda las cifras y las notas
informativas en los estados financieros. Una auditoría también incluye la evaluación de las
normas y principios contables utilizados y de las principales estimaciones efectuadas por la
administración, así como la evaluación de la presentación global de los estados financieros.
Considero que mi auditoría proporciona una base razonable para expresar mi opinión.
Como se indica en la Nota No. 2, los estados financieros de 19X2 y 19X1 han sido
ajustados para mostrar el efecto de las variaciones en el poder adquisitivo de la moneda, de
acuerdo con los procedimientos técnicos establecidos en las disposiciones legales que
regulan los ajustes por inflación en Colombia. El sistema no reconoce el efecto de la
inflación sobre los activos, pasivos y patrimonio desde su origen hasta el 31 de diciembre
de 1991, por lo que los ajustes son limitados iniciándose con la inflación de 1992. De
conformidad con las normas de contabilidad de aceptación general en Colombia, se deben
presentar estados financieros comparativos con los del año anterior. Los estados financieros
de 19X1, que habían sido ajustados a diciembre 31 de ese año, fueron reexpresados en
términos del poder adquisitivo de la moneda a diciembre 31 de 19X2.
En mi opinión, los estados financieros arriba mencionados, ajustados como se indica en el
párrafo anterior, presentan razonablemente, en todo aspecto significativo, la situación
financiera de la Compañía XXXXX S.A. al 31 de diciembre de 19X2 y 19X1, los cambios
en el patrimonio, los resultados de las operaciones y los cambios en su situación financiera
por los años terminados en esas fechas, de conformidad con Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados en Colombia, aplicados uniformemente. Además, en mi opinión,
la compañía ha llevado su contabilidad conforme a las normas legales y a la técnica
contable; las operaciones registradas en los libros y los actos de los administradores de la
sociedad se ajustan a los estatutos y a las decisiones de la Asamblea General de Accionistas
y de la Junta Directiva; la correspondencia, los comprobantes de las cuentas y los libros de
actas y registro de acciones, en su caso, se llevan y se conservan debidamente; y la
compañía ha observado medidas adecuadas de control interno y de conservación y custodia
de sus bienes y de los de terceros que pueden estar en su poder.
Nombre y Firma
Tarjeta Profesional
Santafé de Bogotá, 30 de marzo de 19X3.
CONTROL INTERNO
Se entiende por Control Interno el sistema integrado por el esquema de organización y el
conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de
verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las
actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los
recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, dentro
de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. (*)
El ejercicio del Control Interno debe consultar los principios de igualdad, eficiencia,
economía, celeridad, moralidad, publicidad y valoración de costos ambientales.
En consecuencia, deberá concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea
intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en
particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad del mando.
El Control Interno se expresará a través de las políticas aprobadas por los niveles de
dirección y administración de las respectivas entidades y se cumplirá en toda la escala de la
estructura administrativa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección,
verificación y evaluación de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y
procedimientos, de sistemas de información y de programas de selección, inducción y
capacitación de personal.
Objetivos:
El Control interno que no es mas que un plan de organización de todos los todos
coordinados con la finalidad de:
-Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante
posibles riesgos que los afecten;
-Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones
promoviendo y facilitando la ejecución de las funciones y actividades definidas para el
logro de la misión institucional;
-Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al
cumplimiento de los objetivos de la entidad;
-Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional;
-Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros;
-Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las
desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus
objetivos;
-Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos
de verificación y evaluación;
-Velar porque la entidad disponga de procesos de planeación y mecanismos
adecuados para el diseño y desarrollo organizacional.
Elementos:
Toda entidad bajo la responsabilidad de sus directivos, debe por lo menos implementar los
siguientes aspectos que deben orientar la aplicación del Control interno:
-Establecimiento de objetivos y metas tanto generales como especificas, así como la
formulación de planes operativos que sean necesarios;
-Definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de
los procesos;
-Adopción de un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes;
-Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad;
-Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos;
-Dirección y administración del personal conforme a un sistema de méritos y
sanciones;
-Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones de Control
Interno;
-Establecimiento de mecanismos que faciliten el control ciudadano a la gestión de las
entidades;
-Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión y el
control;
-Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión;
-Establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización de
directivos y demás personal de la entidad;
-Simplificación y actualización de normas y procedimientos.
Clasificación del control interno:
El control interno se clasifica en: Control interno administrativo y Control interno contable.
Control interno administrativo: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver
fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las
medidas administrativas impuestas por la gerencia.
Control interno contable: todos, medidas y procedimientos que tienen que ver
principalmente con la protección de los activos y a la confiabilidad de los datos de
contabilidad.
Técnicas de control interno:
Las técnicas de control interno puede clasificarse ligeramente en técnicas de prevención y
de descubrimiento.
Las técnicas de prevención están destinadas a proporcionar seguridad razonable de que
únicamente se reconocen y procesan transacciones válidas. Como ejemplo de técnicas de
prevención pueden citarse:
-Autorización supervisora de las transacciones de ajustes;
-Procedimientos de contraseña para restringir el acceso a terminales en línea,
programas de computadoras y archivos;
-Balance, transacción por transacción, en un sistema en línea;
-Verificación y validación de los datos entrados en un sistema de computador;
-Exploración de datos para ver que sean razonables antes de su entrada en un
sistema;
-Segregación y rotación de los deberes de entrada y procesamiento; y
-Procedimientos claramente definidos de procesamiento y excepción.
Las técnicas de descubrimiento están destinadas a proporcionar certeza razonable de que se
descubren los errores e irregularidades. Como ejemplos pueden incluirse:
-Conciliación de informes de balance por lote con registro cronológicos mantenidos
por los departamentos originarios;
-Conciliación de conteos cíclicos del inventario con los registros permanentes;
-Llevar cuenta del uso de formas prenumeradas;
-Revisión y aprobación de informes de mantenimiento ( "era y es") del archivo
maestro;
-Auditoría interna;
-Comparación con planes y presupuestos de los resultados que se informan;
-En transacciones contables, conciliación con el mayor general de los saldos de los
mayores auxiliares;
-Conciliación de las cantidades de enlace que salen de un sistema y entran a otro; y
-Revisión de los registros cronológicos de transacciones y de acceso en línea.
Areas para control interno:
Entre las áreas que debemos establecer un control interno tenemos:
-Activos: Caja menor, Efectivo, Inventarios
-Ventas Etc.
Características:
El Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contable, financiero,
de planeación, de información y operaciones de la respectiva entidad;
Corresponde a la máxima autoridad del organismo o entidad, la responsabilidad de
establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno, el cual debe ser
adecuado a la naturaleza, estructura y misión de la organización;
En cada área de la organización el funcionario encargado de dirigirla es responsable por el
Control Interno ante su jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos
en cada entidad;
La Unidad de Control Interno o quien haga sus veces es la encargada de evaluar en forma
independiente el Sistema de Control Interno de la entidad y proponer al representante legal
del respectivo organismo las recomendaciones para mejorarlo;
Todas las transacciones de las entidades deberán registrarse en forma exacta, veraz y
oportuna de forma tal que permita preparar informes operativos, administrativos y
financieros.
1. Control Interno del Efectivo.
El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en forma de
depósito en un banco comercial. Valores en moneda curso legal o su equivalente contenido
por:
-Efectivo en caja
-Cuentas bancarias
-Todo aquello disponible para pagos sin restricción.
Las medidas de control interno de efectivo están orientadas a reducir los errores y pérdidas.
La recepción del efectivo, puede hacerse por tres vías:
Operaciones en el mostrador (ventas)
Ingresos ejecutados por cobradores
Remesas por correos
Las operaciones en el mostrador son realizadas por las empresas en la tienda. Entre las
medidas de control podemos citar:
Uso de máquinas registradoras y facturas de manera que se facilite el cuadre diario de estos
ingresos.
La conciliación debe ser realizada por un solo empleado que no pertenezca al area de caja.
3. Toda recepción debe ser respaldada por un recibo de ingreso.
El cajero no debe tener acceso a los libros de contabilidad.
Los ingresos realizados por cobradores se controlan manteniendo una vigilancia estricta a
todos los cobradores de manera que:
-Diariamente sea preparada una relación de todas las facturas o documentos al cobro.
-Que al final del día, estos entreguen el dinero cobrado junto con la relación antes
mencionada.
-Que estos documentos esten bajo la reponsabilidad de una sola persona o
preferiblemente por el departamento de cobrosy créditos.
-Las remesas recibidas por correo se le encomiendad a una persona de confianza que
los reciba y prepare una relación la cual se mandará posteriormente al departamento de
contabilidad.
Podemos establecer que el área de efectivo comprende:
Caja y Banco
La caja se divide en dos:
. Caja menor
. Caja general
La caja menor es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro de la
misma que no requieren uso de un cheque.
La caja general es aquella donde se guarda todo el dinero diario recibido por diferentes
conceptos.
Entre las medidas de control están:
Tener volantes, ya sean de ingreso a caja o desembolso.
Que estos volantes esten numerados
Manejados por una sola persona
La caja general no debe utilizarse para propósitos y retiros operacionales, para esto fue
creada la caja chica.
Depositar el dinero de la caja general
Todo deposito debe tener anexo los recibos de caja.
2. Control Interno de las Ventas.
Sobre el departamento de ventas podemos decir que este ocupa un papel importante en la
instalación de un sistema de contabilidad.
El control interno de las ventas comprende procedimientos y métodos con fines de lograr
las políticas establecidad por la empresa.
Cuando se realiza una venta, al cliente debe elaborarsele una factura. Al realizarse el pago
el cajero debera elaborar un recibo de ingreso a caja. Sin embargo para del almaces
despachar la mercancía estos deben hacerlo mediante un conduce.
Los formularios que podemos utilizar para un buen control de las ventas son:
Facturas (las cuales entre otras cosas deben especificar los terminos de pago - al contado o
crédito).
Nota de despacho o conduce
Recibo de ingreso a caja.
Cada uno de estos formularios debe tener copias suficiente para ser distribuidas en los
diferentes departamentos/clientes.
La factura pro-forma es utilizada en gestiones bancarias, sirviendo de base para la solicitud
de divisas ( por ej.) por medio de la carta de crédito, crédito de suplidor, cobranzas, etc.
consta de precios y condiciones de venta de los productos.
Carta de crédito: es un documento expedido por un banco comercial a solicitud de un
cliente autorizando a una firma extranjera para que envie mercancias, según terminos, y que
será pagada por el banco de acuerdo al crédito otorgado por el vendedor. El valor de la
misma debe ser igual al de la factura comercial.
Línea de crédito: es ofrecida por bancos comerciales a sus mejores y solventes clientes;
mediante este la empresa puede firmar pagarés hasta el monto de este crédito para comprar
sus mercancías. Puede renovarse anualmente.
Sobre el control interno de las ventas podemos decir:
-Que estas se realicen acompañadas del comprobante correspondiente.
-Que al salir mercancía sea revisada por la persona encargada.
-Que los comprobantes sean revisados y contabilizados.
3. Clasificación y Control de los Activos Fijos.
Los activos fijos estan formados por las propiedades de naturaleza relativamente
permanente, que se emplean en una empresa para sus operaciones sin la intención de
venderlos.
Los activos fijos pueden ser:
Tangibles o Intangibles
Tangibles: si tiene sustancia corpórea, es decir físicos. Como por ejemplo:
Edificios- sujetos a depreciación; Bosques- sujetos a agotamiento
Intangibles: como las patentes, derecho de autor, su valor reside en los derechos que posee
el propietario.
Los activos estan sujetos a depreciación lo cual no es mas que la distribución equitativa del
costo adquirido de un bien mas las inversiones realizada en este para usarse entre un
período estimado de vida.
La depreciación puede realizarse por tres métodos:
Línea recta, Unidades producidad, Horas trabajadas.
Entre las medidad de control tenemos:
Establecer su identidad, estableciendo grupos homogeneos y describiendolos.
Poseer una relación detallada y actualizada
Ubicarlos para efecturar inventarios, realizar reparaciones, calcular depreciación.
Hacer chequeo periódico de los mismos.
Establecer responsabilidad a la persona que utiliza los activos fijos.
4. Los inventarios.
Los inventarios constituyen las partidas del activo corriente que están listas para la venta.
Mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la
venta o actividades productivas.
El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de
compras, que deberá gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de
compras.
Existen varios métodos para llevar el manejo y control de inventarios, los cuales son:
-PEPS (Primero en Entrar Primero en Salir)
-UEPS (Ultimo en Entrar Primero en Salir)
Método PEPS: tipo de inventario perpetuo que detalla por medio de la Tarjeta de Control de
inventario, las salidas y entradas de las mercancías. Establece que la primera mercancía que
se compra es la primera en venderse o salir.
Método UEPS: tipo de inventario perpetuo que estable que las últimas mercancías que se
comprar son las que primero se venden o salen.
Entre las medidas de control interno tenemos:
Hacer conteos físicos periódicamente.
Confrontar los inventarios físicos con los registros contables .
Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas de manera que se eviten los
robos .
Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones autorizadas.
Proteger los inventarios con una póliza de seguro.
Hacer verificaciones al azar para comparar con los libro contables.
5. Los ingresos: son partidas de origen acreedor y forman parte de las cuentas nominales y
del estado de resultado.
Los ingresos se originan por diferentes conceptos como por ejemplo:
Ventas, honorarios, intereses, comisiones, etc.
Oficina de Coordinación de Control Interno:
La Oficina de Control Interno es uno de los componentes del Sistema de Control Interno,
de nivel gerencial o directivo, encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y
economía de los demás controles, asesorando a la dirección en la continuidad del proceso
administrativo, la revaluación de los planes establecidos y en la introducción de los
correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos.
Para la verificación y evaluación permanente del Sistema de Control Interno, las entidades
estatales designaran como Asesor, Coordinador, Auditor interno o cargo similar a un
funcionario público que será adscrito al nivel jerárquico superior. Será un funcionario de
libre nombramiento y remoción, designado por el representante legal o máximo directivo
del organismo respectivo quien tendrá en cuenta la formación profesional o tecnológica en
áreas relacionadas con las actividades de Control Interno.
El Auditor Interno o quien haga sus veces contará con personal interdisciplinario para
cumplir las siguientes funciones:
-Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del Sistema de Control
Interno;
-Verificar que el Sistema de Control Interno este formalmente establecido dentro de
la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los
cargos y, en particular, de aquellos que tengan responsabilidad de mando;
-Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la
organización, se cumplan por los responsables de la ejecución y en especial, que las áreas o
empleados encargados de la aplicación del régimen disciplinario ejerzan adecuadamente
esta función;
-Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la
organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren
permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad;
-Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas procedimientos, planes,
programas, proyectos y metas de la organización y recomendar los ajustes necesarios;
-Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, a fin que se
obtengan los resultados esperados;
-Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los
sistemas de información de la entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios;
-Fomentar en toda la organización la formación de una cultura de control que
contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional;
-Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana, que
en desarrollo del mandato Constitucional y legal, diseñe la entidad correspondiente;
-Mantener permanentemente informados a los directivos acerca del estado de control
interno dentro de la entidad, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su
cumplimiento;
-Verificar que se implanten las medidas respectivas recomendadas;
Las consignadas en la Ley 298 de 1996 (reglamenta la Contaduría General de la Nación),
que en la practica es el ejercicio de la Auditoría Financiera y la Resolución 152 de 1997 de
la Contaduría General de la Nación.
Las demás que le asigne el Jefe del organismo o entidad, de acuerdo con el carácter de sus
funciones.
Como mecanismo de verificación y evaluación del control interno se utilizarán las normas
de auditoría generalmente aceptadas, la selección de indicadores de desempeño, los
informes de gestión y de cualquier otro mecanismo moderno de control que implique el uso
de la mayor tecnología, eficiencia y seguridad.
PAPELES DE TRABAJO
Conjunto de documentos que contienen la información obtenida por el auditor en su
examen y la descripción de las pruebas realizadas.
Importancia
Constituyen la prueba del trabajo realizado.
Fundamentan la opinión o informe que emite el auditor
Son una fuente de aclaración o ampliación de información
Califican la calidad y el avance de la planeación de la auditoria
Información que deben contener
-Nombre de la entidad
-Tipo de auditoría a realizar
-Fecha en que se esté efectuando la revisión
-Nombre de la cuenta
-Clave de identificación
-Firma. Nombre
Los papeles de trabajo son propiedad absoluta de este profesional, por lo que la
información en ellos contenida debe quedar salvaguardada en términos de secreto
profesional y responsabilidad moral hacia la entidad que se les confió.
Pronunciamiento No. 05
La obligación para el contador público de elaborar papeles de trabajo parte de lo regulado
por el Artículo 9o. de la Ley 43 de 1990, en los siguientes términos:
Artículo 9o. De los papeles de trabajo. Mediante papeles de trabajo, el contador público
dejará constancia de las labores realizadas para emitir su juicio profesional. Tales papeles,
que son propiedad exclusiva del contador público, se preparan conforme a las normas de
auditoría generalmente aceptadas.
Parágrafo. Los papeles de trabajo podrán ser examinados por las entidades estatales y por
los funcionarios de la rama jurisdiccional en los casos previstos en las leyes. Dichos
papeles están sujetos a reserva y deberán conservarse por un tiempo no inferior a cinco (5)
años, contados a partir de la fecha de su elaboración.
Los papeles de trabajo que prepara y mantiene el contador público, son soportes que debe
elaborar el profesional para evidenciar el cumplimiento de las normas de auditoría
generalmente aceptadas las que se incluyen en el pronunciamiento No. 4. La tercera norma
de auditoría relativa a la ejecución del trabajo (literal c, numeral 2 Artículo 7 de la Ley 43
de 1990) establece: “Debe obtenerse evidencia válida y suficiente por medio de análisis,
inspección, observación, interrogación, confirmación y otros procedimientos de auditoría,
con el propósito de allegar bases razonables para el otorgamiento de un dictamen sobre los
Estados Financieros sujetos a revisión.”
Los papeles de trabajo pueden tomar la forma de: - Planillas contables, las cuales permiten
el análisis de cuentas de la contabilidad. Dichas planillas pueden ser sumarias o de detalle.
- Otros pueden consistir en copias de correspondencia, extractos de actas de Asamblea de
Accionistas y Juntas Directivas, gráficas de organización, programas de auditoría,
cuestionarios de control interno, confirmaciones obtenidas de clientes, certificaciones, etc.
Estas planillas, hojas de análisis, listas y documentos, que integran los papeles de trabajo,
debidamente clasificados y comentados, evidencian que:
a. El trabajo ha sido planeado y supervisado adecuadamente como lo exige la primera
norma de auditoría relativa a la ejecución del trabajo.
b. Se ha estudiado y evaluado el control interno para determinar los procedimientos de
auditoría, cumpliendo con la segunda norma relativa a la ejecución del trabajo.
c. Se encuentran soportadas las bases para preparar el informe, el alcance del trabajo y la
responsabilidad profesional adquirida en la revisión.
OBJETIVOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo constituyen una compilación de la evidencia obtenida por el
contador público y cumplen los siguientes objetivos fundamentales:
a. Facilitar la preparación del informe.
b. Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en el informe.
c. Proporcionar información para la preparación de declaraciones tributarias e informe para
los organismos de control y vigilancia del Estado.
d. Coordinar y organizar todas las fases del trabajo.
e. Proveer un registro histórico permanente de la información examinada y los
procedimientos de auditoría aplicados.
f. Servir de guía en revisiones subsecuentes.
g. Cumplir con las disposiciones legales.
PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE LOS PAPELES DE TRABAJO 06. Para
realizar el trabajo de acuerdo con las normas profesionales, el contador público debe
conceder importancia a la preparación de los papeles de trabajo. Para cumplir con esta
finalidad, debe en primer término, efectuar un trabajo completo y libre de información
superflua y organizar los papeles de trabajo en forma tal que facilite la rápida localización y
entendimiento fácil por parte de otras personas.
Los papeles de trabajo, se consideran completos cuando reflejan en forma clara los datos
significativos contenidos en los registros, los métodos de comprobación utilizados y la
evidencia adicional necesaria para la formación de una opinión y preparación del informe.
Además, deben identificar claramente las expresiones informativas y los elementos de
juicio o criterio.
Cualquiera información o cifras contenidas en el informe del contador público deberá estar
respaldada en los papeles de trabajo. A medida que el profesional avanza en su trabajo debe
considerar los problemas que pueden presentarse en la preparación de su informe y
anticiparse a incluir en los papeles de trabajo los comentarios y explicaciones pertinentes.
Se deben hacer amplios comentarios explicativos a cualquier planilla o análisis preparados
durante el trabajo.
Los papeles de trabajo no están limitados a información cuantitativa, por consiguiente, se
deben incluir en ellos notas y explicaciones que registren en forma completa el trabajo
efectuado por el contador público, las razones que le asistieron para seguir ciertos
procedimientos y omitir otros y su opinión respecto a la calidad de la información
examinada, lo razonable de los controles internos en vigor y la competencia de las personas
responsables de las operaciones o registros sujetos a revisión.
Los papeles de trabajo deben ser revisados por los supervisores para determinar lo
adecuado y eficiente del trabajo del auxiliar sujeto a supervisión. En tales revisiones, los
papeles de trabajo deberán hablar por si mismos; estar completos, legibles y organizados
sistemáticamente, de tal manera que no sean necesarias informaciones suplementarias e
interpretaciones por parte de quien los preparó. Debe tenerse presente que, muchas veces, el
informe no es preparado por la persona que efectuó el examen sino por un supervisor, quien
debe estar en condiciones de cumplir con su cometido sin la necesidad de interrogar
continuamente al auxiliar responsable de la elaboración de los papeles de trabajo.
PLANEACION Y CONTENIDO DE LOS PAPELES DE TRABAJO
La preparación adecuada de los papeles de trabajo, requiere una cuidadosa planeación antes
y durante el curso del trabajo. A medida que se va desarrollando el proceso de verificación
la persona debe revisar el material por cubrir, tratando de visualizar el tipo de papel de
trabajo que presente la evidencia en la forma más efectiva.
Existen alternativas en la preparación de un tipo determinado de papel de trabajo. Es
conveniente estudiar la forma de la cédula u hoja de análisis utilizada en trabajos similares
o en el mismo trabajo en oportunidad anterior. En algunos casos, la forma utilizada con
anterioridad puede ser copiada sin introducir cambio alguno y en otras ocasiones, la antigua
forma podrá considerarse totalmente inapropiada. Regularmente, se utiliza una hoja de
trabajo para cada partida o cuenta sujeta a análisis o comprobación; sin embargo, hay
ocasiones en que se combinan adecuadamente papeles de trabajo que cubren cuentas
diferentes, relacionadas entre sí.
En algunas circunstancias es conveniente mostrar en una sola planilla informaciones
relacionadas tales como: los documentos por pagar, los intereses acumulados por pagar y
los intereses pagados por anticipado; las depreciaciones acumuladas y las depreciaciones
causadas y cargadas a gastos. Las hojas de trabajo deben tener un tamaño estándar, lo cual
es un requisito esencial para su adecuado y esmerado archivo en el expediente de papeles
de trabajo.
Dado que los papeles de trabajo incluyen toda la información obtenida por el contador
público, existen innumerables variedades y tipos de los mismos. Sin embargo, hay ciertas
categorías generales dentro de las cuales se podría agrupar la mayor parte de los papeles de
trabajo, a saber:
a. Programas de auditoría.
b. Cuestionarios y hojas de puntos pendientes de investigar.
c. Hojas de trabajo relativas a los saldos de cuentas de control y auxiliares.
d. Hojas de trabajo con los resultados de las pruebas de cumplimiento.
e. Cuestionarios con evaluación de los controles.
f. Asientos de ajustes y de reclasificaciones.
g. Planillas, hojas de análisis y otros papeles de soporte.
h. Extractos de actas y otros papeles narrativos.
i. Certificaciones y confirmaciones.
j. Escrituras de constitución y reformas.
k. Borradores del dictamen, de los estados financieros y de las notas.
EXPEDIENTES DE AUDITORIA 15. Los papeles de trabajo contendrán los legajos o
archivos necesarios de acuerdo con el tamaño del ente que se examina, pero regularmente,
se clasifica para cada ente dos clases de expedientes:
a. El expediente o expedientes del trabajo anual que pertenece exclusivamente al examen o
revisión del año o período que cubre.
b. El expediente o expedientes del archivo permanente que contiene la información que
normalmente no cambia de un período a otro y que por lo tanto no requiere ser duplicada.
El archivo permanente cumple entre otros los siguientes objetivos:
- Refrescar la memoria del contador público acerca de partidas aplicables a varios
ejercicios.
- Proporcionar a los nuevos auxiliares un breve resumen de las políticas y de la
organización del cliente.
- Conservar los papeles de trabajo correspondientes a partidas que muestren
relativamente poco o ningún cambio, eliminando consecuentemente, la necesidad de su
preparación ejercicio tras ejercicio.
La mayor parte de la información contenida en el archivo permanente, es obtenida en el
curso del primer trabajo y una considerable parte del tiempo invertido en el primer trabajo
se dedica a la obtención y evaluación de información general como la siguiente:
a. Extracto o copia de la Escritura de Constitución de la entidad.
b. Catálogo de cuentas, manuales de procedimiento y políticas contables establecidas.
c. Reglamentos de emisión de acciones y obligaciones.
d. Contratos de arrendamiento, patentes, estudio actuarial de pensiones de jubilación,
participación de utilidades y bonificaciones, contratos de obligaciones a largo plazo y
garantías.
e. Gráficas de organización y alcance de autoridad y responsabilidad de los funcionarios.
f. Condiciones de la planta, procesos de fabricación y principales productos.
g. Extractos de actas de la Asamblea General de Accionistas y de la Junta Directiva.
h. Análisis de cuentas “permanentes”, tales como terrenos, capital social y pasivo a largo
plazo.
La información anterior deberá ser cuidadosamente conservada por el contador público en
el expediente de archivo permanente, de tal manera que pueda evitar una innecesaria
repetición del trabajo durante exámenes subsecuentes. Con esta información, debidamente
clasificada y estudiada, los trabajos pueden ser planeados en forma más eficiente, los
nuevos auxiliares, pueden obtener, en consecuencia, una conveniente disposición hacia las
políticas y problemas del ente. Para que el archivo permanente cumpla con su objetivo,
debe ser actualizado en el curso de cada trabajo, haciendo los cambios a que haya lugar. El
archivo permanente deberá tener un índice adecuado para permitir una rápida referencia, y
ser convenientemente conservado de tal manera que pueda ser utilizado en cada revisión.
NORMAS PARA LA PREPARACION DE PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo deben ser preparados con debida atención a la planeación,
concepción y legibilidad, con títulos completos y explicación en cuanto a la fuente.
Los papeles de trabajo deben dar una impresión de metodología y orden, de consciente
atención al detalle, aunada a una clara distinción entre lo importante y lo trivial.
Los papeles de trabajo deben ser protegidos y archivados cuidadosamente, de manera que
puedan ser localizados y consultados fácilmente. Las siguientes normas deben observarse
en la preparación de papeles de trabajo.
a. Cada hoja de trabajo debe ser adecuadamente identificada con el nombre del ente, una
descripción de la información presentada, el período cubierto.
b. Debe utilizarse una o varias hojas por separado para cada asunto. Cualquier información
de valor suficiente para requerir su inclusión en los papeles de trabajo, amerita una hoja
completa sobre su título descriptivo.
c. Cada papel de trabajo deberá contener el nombre o iniciales de la persona que los
preparó, la fecha en que fue preparado y el nombre o iniciales del encargado del trabajo y
del supervisor que los revisó.
La completa y específica identificación de las cuentas analizadas, empleados entrevistados
y los documentos examinados, es indispensable para lograr un buen trabajo. Omitir detalles
tales como el nombre completo y jerarquía de un empleado mencionado en los papeles de
trabajo, o la fecha y fuente de un documento revisado pueden provocar situaciones
embarazosas para el contador público que efectúa una revisión subsecuente de los
resultados del trabajo y, además, consituyen huellas de un apresuramiento, que a la larga se
traduce en un sustancial desperdicio de tiempo.
Los papeles de trabajo deben contener índices que los relacione con la hoja de trabajo.
Debe prepararse una hoja sumaria para cada cuenta control o función básica, a la cual se
referirán todos los papeles de trabajo detallados. Cuando sea necesaria una referencia entre
papeles de trabajo, deberá existir un adecuado índice cruzado. La fuente de la información
mencionada en cada hoja de trabajo, debe estar claramente establecida.
La naturaleza del trabajo de comprobación efectuado por el contador público, debe
indicarse en cada hoja de trabajo. Los papeles de trabajo deben describir los procedimientos
de verificación aplicados en lugar de ser dedicados al detalle de las cantidades examinadas.
La simple copia de cifras sólo reflejan el hecho de que el contador público desconoce cómo
conducir la revisión adecuada. En lugar de transcribir amplios documentos y registros, el
contador público debe adoptar el más eficiente y práctico procedimiento de obtener
duplicados o fotocopias.
La extensión y alcance de las pruebas selectivas deben ser claramente mencionadas en cada
fase del trabajo en la que el procedimiento sea aplicado. La creciente confianza en las
pruebas selectivas tipifica la actual práctica profesional; los papeles de trabajo deben
revelar el carácter y el alcance de todas las pruebas efectuadas. La finalidad de cada papel
de trabajo y su relación con el objetivo de la revisión, deben ser claros. Cualquier
información obtenida que demuestre ser inapropiada debe ser destruida para evitar que
cause confusión en los papeles de trabajo.
A medida que avanza la revisión, debe elaborarse una hoja o lista de asuntos pendientes de
investigación. En el curso de la revisión surgen problemas que no pueden ser solucionados
de inmediato y por medio de listado de estos puntos, en una hoja destinada a esa finalidad
se pospone su revisión. La lista de asuntos pendientes debe ser revisada y cada punto
satisfactoriamente resuelto.
Se podrá lograr un ahorro considerable de tiempo, utilizando los servicios del personal del
ente. El ente estará normalmente gustoso de proporcionar esta cooperación ya que el costo
del trabajo se verá reducido y su eficiencia se incrementará al liberar al contador público de
tanto trabajo de detalle como sea posible. Las planillas preparadas por empleados del
cliente, deberán sujetarse a verificaciones y pruebas selectivas y no aceptarse sin previa
comprobación.
Los papeles de trabajo deben ser colocados en el expediente de secciones terminadas tan
pronto como sean concluidos. A medida que cada planilla, análisis o memorando sea
concluido, debe ser llevado al expediente respectivo. Es recomendable mantener los
papeles de trabajo en el orden en que aparecerán al ser finalmente archivados.
NATURALEZA CONFIDENCIAL DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Para realizar un trabajo satisfactorio el contador público debe tener acceso irrestricto a toda
la información concerniente a las operaciones del cliente y mucha de esta información es
confidencial. El ente no estaría dispuesto a proporcionar al contador público información a
la cual no tienen acceso empleados y competidores, a menos que pudiese confiar en el
secreto profesional que deben mantener el contador público según lo establecido por las
normas de ética y las disposiciones legales que regulan la profesión de contador público
(ver pronunciamiento No. 3). 29. Gran parte de la información obtenida por el contador
público, con carácter confidencial, se registra en sus papeles de trabajo, por lo tanto los
papeles de trabajo son de naturaleza confidencial.
Los papeles de trabajo deben ser adecuados y permanentemente protegidos y en ninguna
circunstancia debe el contador público perder el control sobre sus papeles de trabajo, en el
curso de una revisión, ya que ellos constituyen la única prueba de la corrección y
razonabilidad de su informe. Cuando los papeles de trabajo se encuentran fuera de control
del contador público, pueden perderse, ser robados o alterados. No es buena práctica dejar
los papeles de trabajo en la oficina del cliente durante la noche o permitir que los
empleados del cliente tengan acceso a ellos.
La Ley 43 de 1990 reglamentaria de la Contaduría Pública incluye los siguientes artículos
relacionados con el secreto profesional o confidencialidad:
Artículo 63. El contador público está obligado a guardar la reserva profesional en todo
aquello que conozca en razón del ejercicio de su profesión, salvo en los casos en que dicha
reserva sea levantada por disposicions legales.
Artículo 64. Las evidencias del trabajo de un contador público, son documentos privados
sometidos a reservas que únicamente pueden ser conocidas por terceros, previa autorización
del cliente y del mismo contador público, o en los casos previstos por la ley.
Artículo 65. El contador público deberá tomar las medidas apropiadas para que tanto el
personal a su servicio, como las personas de las que obtenga consejo o asistencia, respeten
fielmente los principios de independencia y de confidencialidad.
Artículo 66. El contador público que se desempeñe como catedrático podrá dar casos reales
de determinados asuntos pero sin identificar de quien se trata.
Artículo 67. El contador público está obligado a mantener la reserva comercial de los
libros, papeles o informaciones de personas a cuyo servicio hubiere trabajado o de los que
hubiere tenido conocimiento por razón del ejercicio del cargo o funciones públicas, salvo
en los casos contemplados por disposiciones legales.
Parágrafo. Las revelaciones incluidas en los estados financieros y en los dictámenes de los
contadores públicos sobre los mismos, no constituyen violación de la reserva comercial,
bancaria o profesional.
PROPIEDAD CONTROL Y PROTECCION DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo son propiedad exclusiva del contador público, la circunstancia de
que los papeles de trabajo sean de naturaleza confidencial exige que éstos deben ser
protegidos en forma permanente. Los papeles de trabajo son preparados en las oficinas del
ente, de los registros del ente, y a expensas del ente; pero aún así, estos papeles de trabajo
son propiedad exclusiva del contador público. 33. La propiedad de los papeles de trabajo,
no obstante está sujeta a las limitaciones de ética profesional sobre violaciones de
información ante las autoridades competentes. En algunas ocasiones, ciertos papeles de
trabajo pueden servir como punto de referencia para una entidad, pero nunca como soporte
o sustituto de un registro contable.
La propiedad de los papeles de trabajo del contador público, es consecuencia lógica de las
relaciones entre el contador público y el ente ya que él no es un empleado común del
mismo. Es un profesional independiente que tiene la libertad para determinar los
procedimientos necesarios para llevar a cabo sus funciones profesionales.
CONCLUSIONES
Hacemos énfasis en la importancia de la Auditoría como herramienta gerencial para la toma
de decisiones y para poder verificar los puntos débiles de las organizaciones con el fin de
tomar medidas y precauciones a tiempo
Observamos que el riesgo de los auditores se centra en concluir y opinar que los estados
financieros tomados en conjunto están presentados razonablemente cuando en realidad no
lo están.
Un trabajo es reconocido cuando es un trabajo de calidad, para que la auditoría sea
considerada por el administrador como actividad indispensable es necesario que los
informes de los auditores sean Utiles, relevantes y confiables. Concluimos que los
conceptos adoptados por la auditoría son de especial importancia para una correcta
determinación de la organización empresarial.
El manejo del Control Interno de las Organizaciones es una parte prioritaria para que se
eviten los errores y fraudes, un correcto manejo de este punto influye para que una
Auditoría posterior anote o no salvedades y demás.
BIBLIOGRAFIA
Pronunciamientos del Consejo Técnico de la Contaduría.
www.gobiernoenlinea.gov.co
AUDITORÍA
Aportado por: Eliana Moreno Montaña -

Compártelo con tu mundo

Cita esta página
Moreno Montaña Eliana. (2003, noviembre 1). Auditoría, control interno y papeles de trabajo en Colombia. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/auditoria-control-interno-y-papeles-de-trabajo-en-colombia/
Moreno Montaña, Eliana. "Auditoría, control interno y papeles de trabajo en Colombia". GestioPolis. 1 noviembre 2003. Web. <http://www.gestiopolis.com/auditoria-control-interno-y-papeles-de-trabajo-en-colombia/>.
Moreno Montaña, Eliana. "Auditoría, control interno y papeles de trabajo en Colombia". GestioPolis. noviembre 1, 2003. Consultado el 2 de Agosto de 2015. http://www.gestiopolis.com/auditoria-control-interno-y-papeles-de-trabajo-en-colombia/.
Moreno Montaña, Eliana. Auditoría, control interno y papeles de trabajo en Colombia [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/auditoria-control-interno-y-papeles-de-trabajo-en-colombia/> [Citado el 2 de Agosto de 2015].
Copiar
Imagen del encabezado cortesía de pollita en Flickr