El arte del manejo de la información y la información difusa

EL ARTE DEL MANEJO DE LA INFORMACION
INFORMACION DIFUSA
L.A. AMISADAY HUERTA ZAMORA
ORIZABA VER. A 3 DE OCTUBRE DE 2016
INTRODUCCION
En el mundo en el que vivimos todos los días se genera una gran cantidad de información.
Esto se debe a que cada uno de nosotros como individuos, así como las pequeñas y grandes
organizaciones generan una gran cantidad de datos los cuales al ser procesados y adquirir un
sentido se pueden transformar en información valiosa para la empresa.
Esta información sirve a la organización para poder llevar a cabo una toma de decisiones.
Las empresas de la actualidad no llevan a cabo dicho proceso sin contar con información
suficiente que le permita saber a qué se enfrentará de acuerdo con la decisión que se toma.
Para la organización es importante conocer las fuentes de las cuales proviene la información
ya que al igual que existe una gran cantidad de datos sin valor también existe información
que carece de valor o que no es lo suficientemente confiable para servir como base en la toma
de decisiones.
A este tipo de información la conocemos como información difusa. No sabemos exactamente
de donde proviene, quien la genera, o la veracidad y coherencia de la misma. Sin embargo,
no deja de ser información y si la empresa tiene la capacidad para darle un manejo adecuado
puede utilizarse para beneficio de la misma.
Es por eso que en este artículo se aborda la temática de la información difusa, los medios en
los cuales se le puede encontrar y el tratamiento que se debe dar a la misma.
DEFINICION DE INFORMACION
Antes de analizar el termino información confusa es necesario conocer el significado de la
palabra información.
En el mundo se genera una gran cantidad de datos. Los datos son elementos primarios de
información y que por mismos no tienen mayor importancia. Es decir, puede ser un
número, una letra, una cifra pero que no tiene un significado especial. A través del simple
conocimiento de un dato no es posible generar ninguna acción.
Por otro lado, cuando esos datos son procesados, y se les asigna una relevancia o propósito,
así como un contexto, ahora estos datos se pueden convertir en información.
Algunas de las definiciones de información, nos dicen que la información es un conjunto
organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje que cambia el conocimiento del
sujeto o sistema que recibe dicho mensaje” (WIKIPEDIA, s.f.)
Otra definición nos dice que “La información está constituida por un grupo de datos ya
supervisados y ordenados, que sirven para construir un mensaje basado en un criterio
fenómeno o ente.” (DEFINICION.DE, s.f.)
“La información se puede definir como un conjunto de datos que entregan un mensaje acerca
de un fenómeno o hecho que permite ayudar a tomar decisiones para resolver un problema”
(POLO, 2016)
De acuerdo con Chiavenato la información “consiste en un conjunto de datos que poseen un
significado, de modo tal que reducen la incertidumbre y aumentan el conocimiento de quien
se acerca a contemplarlos. Estos datos se encuentran disponibles para su uso inmediato y
sirven para clarificar incertidumbres sobre determinados temas” (CHIAVENATO, 2004).
Este significado se lo asignan las personas que intervienen en el proceso de la generación y
manejo de la información ya que los datos generados que para alguna persona pueda tener
un significado o valor, para aquella persona que es ajeno a dicho proceso pudiera no tener
valor ni significado o tener un significado mínimo.
FUENTES DE INFORMACION
La necesidad de contar con información es primordial en todas las organizaciones. Al mismo
tiempo toda la organización necesita tener acceso a la mayor cantidad de información posible.
No importa el área funcional de la empresa. Cada uno de los elementos que la integran
necesitan en mayor o menor grado.
Para el área directiva en una organización, la información es utilizada para la generación de
estrategias, las cuales puedan servir para definir el rumbo que la organización debe seguir.
Por tal motivo es de vital importancia que esta información sea oportuna y especifica.
En el área intermedia la información se utiliza para poder generar estrategias específicas que
permitan el logro de los objetivos establecidos por los directivos de la empresa.
Por su parte en el área operativa la información que se maneja es detallada en referencia a
los procesos, productos y actividades que los trabajadores u operadores necesitan para llevar
a cabo las actividades propias de su área.
Ilustración 1 MANEJO DE INFORMACION EN LA ORGANIZACION
En una organización la información que maneja cada una de las áreas no se lleva a cabo de
forma aislada. La información que se utilice en el nivel operativo afecta el desarrollo del
nivel medio y la toma de decisiones en el nivel directivo.
De ahí la necesidad de que la información sea generada con la mayor claridad posible al
mismo tiempo que en las organizaciones se tenga la disposición de que exista
retroalimentación por parte de los directivos hacia los niveles inferiores a fin de
complementar la información y comprobar su utilidad.
De acuerdo al origen de la información, estas fuentes se pueden clasificar en internas y
externas.
FUENTES INTERNAS. Son aquellas que generan la información dentro de la misma
institución. Esta información surge a partir de los datos generados en cada una de las áreas
funcionales de la empresa. Su principal finalidad es permitir una inmediata toma de
decisiones en los procesos o actividades propias de la empresa. Algunos de los ejemplos de
este tipo de información son los estados financieros, el registro de las ventas, los tiempos de
los procesos, entre otros.
FUENTES EXTERNAS. Son aquellas que generan información fuera de la organización.
Esta información es de importancia para la empresa debido al ambiente en el que desarrolla
sus actividades. El conocimiento del ambiente, así como de los posibles clientes,
proveedores, etc., le proporciona a la organización un panorama más amplio que al mismo
tiempo le ayuda a tomar decisiones. Dentro de este tipo de información podemos encontrar
la información de los medios de comunicación, información respecto a la competencia, a los
distribuidores, etc.
La información también puede ser clasificada de acuerdo a su origen en fuentes primarias y
secundarias.
FUENTES PRIMARIAS. La información se obtiene directamente de la fuente. Puede ser al
interior de la organización o incluso fuera de ella. Ejemplos de este tipo de información
pueden ser las encuestas, los registros de ventas, etc.
FUENTES SECUNDARIAS. Es aquella información ya existente y generalmente es
información que se ha generado con una finalidad diferente a la de la empresa pero que esta
última puede utilizar para su beneficio. Pueden ser publicaciones en libros, revistas, datos
estadísticos en internet, información gubernamental, por mencionar algunos. (RAMON,
2013).
ATRIBUTOS DE LA INFORMACION
Para que la información pueda ser de utilidad en la toma de decisiones, es necesario que
cuente con los siguientes atributos:
Exactitud: debe escribir correctamente el fenómeno o acontecimiento que está
ocurriendo. Al mismo tiempo debe comunicar la verdad y ser correcta.
Oportunidad: es necesario que se encuentre disponible en el momento en que se le
requiere. Como característica de la información para la toma de decisiones, la
oportunidad es primordial para que la decisión también sea oportuna.
Pertinencia: la información debe relacionarse con la situación que se presenta.
Integridad: la información debe abarcar todos los detalles del acontecimiento en
cuestión a fin de brindar al encargado de la toma de decisiones todos los panoramas
del fenómeno descrito.
Frecuencia: la información se debe generar de manera regular y actualizarse a fin de
contar con la información más precisa.
Horizonte de tiempo: la información es de utilidad en diferentes momentos
temporales. La información que sirvió en el pasado, se puede utilizar en el presente y
ser de utilidad en el futuro.
Alcance: es importante que la información se genere de acuerdo al área de interés de
la persona que la necesita.
Presentación: la información puede generarse en diferentes formatos como pueden
ser texto, tabla, imagen, al mismo tiempo puede presentarse de manera digital o
impresa. (HAMPTON, 1990).
Sin embargo, la gran cantidad de datos y por lo consiguiente la gran cantidad de información
que se genera en el mundo todos los días ha generado que a cada uno de nosotros o de las
organizaciones pueda llegar una inimaginable cantidad de información que no cumple con
todas las características que se necesitan para podérsele considerar como parte primordial en
la toma de decisiones. A este tipo de información se le conoce con el nombre de información
difusa.
INFORMACION DIFUSA
El concepto de la palabra difusa, nos dice que esta significa “aquello que no presenta
contornos definidos. Se presenta con poca claridad, certeza, muy dilatado y con rasgos de
imprecisión” (DECONCEPTOS.COM, s.f.). Derivado de la poca claridad con la que se
presenta el objeto o la situación, es muy fácil que se le confunda con otra situación.
En base a estos conceptos podemos determinar que la información difusa es un conjunto de
datos que constituyen un mensaje, sobre una situación o cosa, pero que a manera de entidad,
tiene la característica de ser poco clara, precisa e incierta”. (LUNA, 2015)
Cuando la información no cumple con las características que la vuelven importante, es difícil
lograr una comprensión de la misma y puede considerarse como información poco útil.
No obstante, la persona o la organización que es capaz de controlar el flujo de este tipo de
información, así como utilizarla para su beneficio se convierte en una importante herramienta
para la toma de decisiones. El conocer la información difusa que se genera o se maneja por
parte de la empresa genera un mayor grado de confiabilidad a la hora de tomar decisiones.
Para las organizaciones es muy difícil medir en que momento la información que se está
manejando se torna difusa u óptima para su aprovechamiento en la toma de decisiones. Pero
puede llegar a mejorar el grado de confianza en la misma.
SEGUIMIENTO DE LA INFORMACION DIFUSA
Es importante que en el manejo de la información sobre todo de la información difusa,
participen las partes que se encargan de generarla. También es necesario que la alta dirección
de la organización pueda procesar la información para determinar su grado de utilidad.
Existen algunos aspectos que se pueden considerar para dar claridad en el manejo de la
información difusa.
Inquietud de conocimiento. La búsqueda de información se realiza partiendo de la
inquietud que se tiene de conocer algunos aspectos relevantes para la organización en
sus ambientes internos y externos. Dicha información puede ser acerca de los clientes,
los proveedores, los trabajadores, los productos de la empresa, los sistemas de
producción, etc.
Búsqueda de información. De acuerdo con la necesidad que tenga la organización de
información, se realiza la búsqueda de esta. Para poder realizar esta squeda se
recomienda hacerlo de forma planeada determinando con anterioridad que es lo que
se pretende alcanzar, los medios a través de los cuales se llevara a cabo la búsqueda
y el tiempo destinado a la misma.
Obtención de información difusa. Cuando se realiza la búsqueda de información es
común encontrar una gran cantidad de la misma. Sin embargo, no toda la información
tiene el mismo valor. En ocasiones es posible determinarlo de manera sencilla si esta
no cumple con los requisitos que estamos buscando, pero en otras ocasiones es un
poco más complejo. Por lo tanto, se puede llevar a cabo la recopilación de la
información, aunque esta parezca desorganizada y sin sentido.
Uso de herramientas. Una vez que se cuenta con una gran cantidad de información es
necesario clasificarla y clarificarla a fin de facilitar su comprensión. Herramientas
como la minería de datos, la lógica difusa, y análisis de datos cuantitativos y
cualitativos pueden ofrecer una importante ayuda en este sentido.
Dentro de algunas características de la información difusa que podemos destacar
encontramos:
Ruido. Este tipo de información, no es importante ya que puede ser
información alterada o que fue traspasada de forma equivocada.
Redundante. Es la información que se repite en diversas ocasiones en el
mismo mensaje a fin de evitar la generación de información ruidosa.
Conocimiento. Es la información con valor. Este valor se lo añade el proceso
de juicio el cual se le somete y después de determinarse que la información es
óptima y útil.
Evaluación de la información. Se refiere a analizar la reacción ante los objetivos y
necesidades de la información. Implica que la información recabada cubra los
objetivos por la cual se llevó a cabo la búsqueda o pueda dar solución a la temática
que se encontró en un principio.
Procesamiento y control de la información. Se le da significado a la información de
acuerdo a las necesidades de la empresa. La información se sintetiza, se lleva a cabo
una reflexión de ella y se integra de tal forma que se vuelva sencilla su comprensión
para toda la organización.
Toma de decisiones. Entre más clara y oportuna sea la información, ofrece mejores
oportunidades para tomar las decisiones que sea necesario. (LUNA, 2015)
lustración 2 PROCESO DEL MANEJO DE INFORMACION (LUNA X. , 2016)
HERRAMIENTAS PARA EL USO DE LA INFORMACION DIFUSA
Una vez que se cuenta con una gran cantidad de información, es necesario clarificarla para
facilitar su comprensión. Por ello se hace mención de las siguientes herramientas que pueden
ser de utilidad para el manejo de la información difusa.
Análisis de datos cuantitativos. A través de datos numéricos se puede obtener valiosa
información, dicha medición y análisis se puede realizar a través de diversos softwares que
pueden facilitar dicho análisis.
Análisis de datos cualitativos. En los datos cualitativos es donde la información se torna
más difusa debido a que su medición se lleva a cabo en base a conceptos subjetivos. A pesar
del uso de heurísticas y software se proponen algunas soluciones con la información
planteada.
Lógica difusa. Es una técnica de inteligencia computacional que proporciona una forma
simple de obtener conclusiones en base a información vaga o difusa. A través de esta
herramienta se emula las características de una persona al tomar decisiones.
Así mismo cuando se lleva a cabo el manejo de una gran cantidad de información que necesita
ser comprendida, se pueden utilizar algunas técnicas como:
Uso de palabras clave
Técnicas de lectura rápida
Resaltar ideas principales
Uso de buscadores especializados
Solicitar ayuda a personas expertas en el tema
Designar a personas que se encarguen de la gestión de la información.
Llevar a cabo un análisis de la confiabilidad de las fuentes de información.
Tener la capacidad de poder identificar las fuentes de información y el contenido que
manejan.
Tener conocimientos acerca de recopilación de información. (POLO, 2016)
EVALUACION DE LA INFORMACION
Cuando se tiene al alcance una gran cantidad de información es necesario evaluar su utilidad
y contenido. Mucha de la información que se obtiene se encuentra desorganizada o sin
clasificar. Es necesario determinar si la información responde a las expectativas de la
empresa o le es útil para las acciones que esta necesite llevar a cabo.
Algunas de las interrogantes que la organización debe hacerse al momento de evaluar la
información son:
¿La información se adapta a las necesidades de mi empresa?
¿La información es de fácil acceso para aquellas personas que la necesitan?
¿La información es completa y precisa?
¿La información es accesible, integra y confiable? (AUMATELL, 2003)
De igual forma es de utilidad realizar una correcta evaluación de la evaluación para lo cual
es necesario:
Indicar el objetivo de la evaluación
Llevar a cabo una clasificación de la información de lo particular a lo general
Utilizar criterios de clasificación y organización de la información
Verificar la congruencia de la información
Diferenciar las opiniones de los hechos
Utilizar criterios de confiabilidad y validez.
Tener la capacidad de análisis de la evolución en el manejo de la información.
Distinguir entre las diferentes fuentes de información (POLO, 2016)
Otra forma de poder evaluar la información difusa que encontramos es a través de los
siguientes cuestionamientos:
¿Quién es el autor de la información? Conviene averiguar si la persona que está
generando la información es un experto en el área de la cual está hablando o
simplemente está realizando un comentario al respecto. Así mismo la
organización a la cual pertenece ya que esta puede ofrecer un respaldo a este.
¿De qué trata la información? Es necesario identificar si la información es precisa,
si se indica la fuente de la cual se obtiene o en su defecto de donde surgen los
datos que la generan.
¿La información es actualizada? Se necesita identificar la época en la que se
generó la información, así como si es necesario que la información deba
actualizarse
¿A quién va dirigida la información? Cuando la información es difusa, se debe
identificar el público a quien va dirigida, ya que dependiendo del público que la
utiliza puede ser el tipo de información, además lo que para nuestra organización
pueda ser difuso para otros públicos no lo es. (LUNA X. , 2016).
USO DE LA INFORMACION PARA LA TOMA DE DECISIONES
El uso final que las organizaciones dan a la información que generan o que hacen llegar a
ellos, es la toma de decisiones. En un mundo con tantos retos a los cuales se enfrentan las
empresas es necesario que la información pueda ser clarificada rápidamente a fin de que las
decisiones sean tomadas de forma oportuna.
Cuando la información es clara, oportuna y veraz permite a quien toma la decisión realizarlo
de manera eficaz. Si la información que se tiene a disposición, es de calidad, las decisiones
que se llegan a tomar en las organizaciones es de calidad. Los directivos de las empresas
precisan de información de buena calidad debido al tipo de decisiones que deben tomar.
Cuando la información con que se cuenta para la toma de decisiones es difusa, las decisiones
no pueden ser las más oportunas ni precisas. Es por ello que las organizaciones buscan la
manera de poder convertir la información difusa en información útil ya que de esta forma su
toma de decisiones es más eficaz.
El tomar una decisión puede ayudar a conseguir los objetivos de una organización o puede
llevar a la perdida de dichos objetivos, así como del cumplimiento de la misión y las metas
de la organización.
CONCLUSION
A cada momento se genera una gran cantidad de información. Para las organizaciones es
importante analizar esta información a fin de considerar si es útil para tomar una decisión.
No toda la información que se genera en el mundo es útil. Existe información que puede
retrasar los procesos de tomas de decisiones. Sin embargo, un buen manejo de la misma
puede ayudar a convertirla en información relevante.
En la medida en que un directivo o quien utiliza la información sepa utilizar en su beneficio
la información difusa, podrá tener mayores elementos para poder tomar sus decisiones. A
partir de esta toma de decisiones las organizaciones podrán desarrollar estrategias que les
permitan superar a sus competidores.
En el mundo actual la información lleva al conocimiento y el conocimiento es una ventaja
competitiva. De ahí que las organizaciones se preocupen por mejorar sus sistemas de
información que les aporten velocidad, veracidad y oportunidad a su toma de decisiones y
por lo tanto los coloque en frente de la competencia.
PROPUESTA DE TESIS
Implementación de un sistema de información en una mediana empresa de la zona
OBJETIVO
Analizar el manejo de la información interna y externa a la que tiene acceso la empresa y
poder establecer una estrategia para el manejo de la misma
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Amisaday Huerta Zamora. Licenciado en Administración por el Instituto Tecnológico Superior de
Tierra Blanca
Estudiante de la Maestría en Ingeniería Administrativa en el Instituto Tecnológico de Orizaba
Con agradecimiento al Tecnológico Nacional de México por poder pertenecer a él y al Dr. Fernando
Aguirre y Hernández por la motivación para la elaboración de estos artículos para la materia de
Fundamentos de Ingeniería Administrativa.

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Huerta Zamora Amisaday. (2016, octubre 17). El arte del manejo de la información y la información difusa. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/arte-del-manejo-la-informacion-la-informacion-difusa/
Huerta Zamora, Amisaday. "El arte del manejo de la información y la información difusa". GestioPolis. 17 octubre 2016. Web. <http://www.gestiopolis.com/arte-del-manejo-la-informacion-la-informacion-difusa/>.
Huerta Zamora, Amisaday. "El arte del manejo de la información y la información difusa". GestioPolis. octubre 17, 2016. Consultado el 11 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/arte-del-manejo-la-informacion-la-informacion-difusa/.
Huerta Zamora, Amisaday. El arte del manejo de la información y la información difusa [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/arte-del-manejo-la-informacion-la-informacion-difusa/> [Citado el 11 de Diciembre de 2016].
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