Un gran número de empresas han implementado sistemas destinados a la reducción sistemática de los costos. A pesar de que no hay un enfoque uniforme en la reducción de los mismos, esos programas se han autofinanciado generosamente debido a los efectos que los mismos tuvieron en la calidad, la productividad y la eliminación de desperdicios.
Entre los diferentes sistemas desarrollados tenemos el Análisis de Valor, metodología creada por Lawrence Miles para su aplicación inicial en la General Electric. Este sistema utilizado en un principio por la GE fue rápidamente adoptada y adaptada a sus propias necesidades por diversas empresas del Japón, y hoy vuelve a ser objeto de interés por las empresas occidentales.
Los análisis del valor pueden dividirse en seis fases, que son:
1. Identificación
2. Información
3. Especulación
4. Evaluación
5. Planificación y aplicación
6. Registro y seguimiento
Identificación
La identificación es el proceso por el cual se procede a localizar oportunidades de posibles reducciones de costos, determinando cuál de ellas tiene el mayor potencial. La gente tiende a acostumbrarse a su entorno, y por ello lograr detectar oportunidades resulta difícil para la mente no preparada. Desarrollar la capacidad de observación y percepción es el mejor antídoto para la complacencia, manifestada generalmente mediante la frase “siempre se ha hecho así”.
La mejor forma de atacar la complacencia y, examinar y reexaminar los procesos, actividades, productos, servicios y estructura organizacional, es formulando sistemáticamente la pregunta ¿por qué?
El reconocimiento de oportunidades para reducir costos requiere de los conocimientos que sólo un especialista en administración de operaciones o un ingeniero industrial poseen por su formación y experiencia. Los conocimientos a los que hacemos referencia son todos aquellos relacionados con la formas específicas de generar los bienes y servicios, identificando y analizando los diversos tipos de costos y desperdicios que participan en los procesos.
Siempre es factible encontrar medios menos caros para realizar las mismas funciones, para lo cual es esencial conocer la definición más clara y sencilla de las funciones que deben ser realizadas.
Información
Debemos tratar con hechos y no con conjeturas. La gente tiende, mayormente, a hablar de generalidades, pero para lograr los objetivos perseguidos por el análisis de valor se requiere de una información bien precisa, de manera de poder responder a preguntas tales como: ¿Qué material se está utilizando? ¿Qué tratamiento térmico se le ha dado? ¿Qué tolerancias se han especificado? ¿Qué tolerancias son realmente necesarias? ¿Por qué? La búsqueda de la información adecuada puede crear problemas, pues a la gente no le gusta que le hagan preguntas. Pero se deben conocer, como se dijo antes, hechos concretos y para conseguirlos se debe interrogar a la gente acerca de ellos. Parte del trabajo de un analista del valor consiste en extraer estos hechos sin irritar a las fuentes de información que deben permanecer disponibles para los futuros cambios. Para ello resulta menester cultivar las buenas relaciones humanas. Hacerlo implica conocimientos de psicología y comportamiento organizacional.
Esta fase no está completa hasta que se ha obtenido la suficiente cantidad de información que nos permita pasar a la siguiente etapa de análisis a los efectos de lograr soluciones, denominada especulación.
Especulación
Identificada la tarea, actividad, proceso o componente a atacar, y acumulados los datos necesarios para su análisis, se pasa a la búsqueda de soluciones. Esta fase requiere de máxima creatividad tanto individual como colectiva. En esta etapa resulta de gran utilidad tanto la tormenta de ideas, como la sinéctica, el método KJ, el análisis morfológico, la solución creativa de problemas, el pensamiento lateral, la programación neuro-lingüística y el reconocimiento y destrucción de las barreras a la creatividad.
Entre las barreras a la creatividad tenemos:
- Las reglas no dadas. Lo que le acontece a la mayoría de las personas es imponerse implícitamente más reglas de las que realmente se explicitan.
- Familiaridad. Entre las fuentes de interferencia negativa se encuentra la excesiva familiaridad con el problema. Si bien el conocimiento del entorno es fundamental para resolver la mayoría de las cuestiones derivadas del desempeño de un proceso o función, se vuelve en su contra cuando se trata de encontrar un camino nuevo. Esta es una de las razones atribuidas al éxito de los consultores, no porque sepan más sobre un determinado tema, sino porque son capaces de ver el problema con ojos nuevos.
- Temor al ridículo. Existe un fuerte impedimento emocional por el miedo al ridículo. El anticipar posibles comentarios negativos, imaginar falta de apoyo, o incluso sentir vergüenza ante una propuesta novedosa, son poderosos impedimentos para desarrollar la creatividad. Piense que lo ridículo está sometido a las convenciones sociales y que justamente son los genios los que logran romper estos moldes.
- Conflictos. Los conflictos que generan las ideas creativas, ya sea a gran o a pequeña escala, son quizá los mayores impedimentos al desarrollo creativo.
A los efectos de superar estas barreras es fundamental la motivación, la capacitación, y una correcta gestión del cambio, mediante las cuales se tome conciencia de la necesidad del cambio, y se destruyan tanto los obstáculos a la creatividad como a la evolución del cambio.
Evaluación
De las numerosas ideas generadas en la etapa anterior, muchas carecen de valor y por lo tanto deben ser descartadas, sino definitivamente, por lo menos bajo las actuales circunstancias. Para las ideas que resultan válidas debemos preguntarnos ¿cómo es posible aplicar esta idea? Durante el desarrollo de esta etapa se hará mucho más necesario conocer acerca de las propiedades de los materiales o sobre los procesos de generación de los productos o servicios.
Reexaminando las ideas a la luz de estas nuevas informaciones, la lista se reducirá a las dos o tres mejores oportunidades.
Al llegar a este punto tendremos que asegurar que estas dos o tres ideas no sólo pueden cumplir con las funciones deseadas sino que también serán aceptables para nuestro objetivo. Es decir, suponiendo que cada una de las últimas ideas vaya a ser aplicada, ¿qué problemas se pueden esperar?
Planificación y aplicación
La planificación y posterior puesta en ejecución de la solución a la cual se llegó mediante el análisis de valor para un problema de costos, son idénticas a las necesarias para hacer un cambio en un método, en un proceso, o en una pieza, por cualquier otra razón. Se debe persuadir a la gente de que lo que está haciendo es tanto correcto como beneficioso.
Registro y seguimiento
Si el coste y el valor han de mejorar con el paso del tiempo, deberá llevarse una estadística precisa a los efectos de monitorear los resultados obtenidos. Los datos deben ser registrados, comparados, graficados, y analizados de forma constante, comparándolos tanto con los objetivos como con los benchmark de las mejores empresas o competidores existentes en el mercado.
Conclusiones
Una célebre sentencia dice que “la producción esbelta permite generar muy bien con un dólar lo que a un chapucero le cuesta dos o más”. Esta sentencia es factible gracias a la implementación de métodos tales como el análisis de valor. La importancia de ésta metodología radica tanto en sus efectos directos, como en su utilización tanto en la reingeniería de procesos como en los sistemas de mejora continua.
Bibliografía
Management Accounting – Robert Anthony y James Reece – Editorial Irwin – 1979
Dr. Mauricio Lefcovich.
Consultor en Administración de Operaciones y Estrategia de Negocios. Especialista en Calidad, Productividad, Mejora Continua, Reducción de Costos y Satisfacción del Consumidor.
