Análisis del proceso administrativo desde varios autores

Muchas veces uno no puede comprender el significado del proceso administrativo y confunden el funcionamiento de sus etapas (planeación, organización, dirección y control) en la integración y distribución de estas fases. Un buen administrador es aquel que reúne el esfuerzo y los intereses de todos para dirigirlo al objetivo esperado y deseado de la empresa, generando a la vez nuevas oportunidades en el ámbito social y laboral del entorno.

I. Introducción

A continuación presentaremos un breve análisis del proceso administrativo que es la que da forma a una organización que permitirá dar seguimiento para el rumbo hacia los objetivos, dicho proceso está compuesto por cuatro etapas básicas para un buen manejo de la administración que siguen las empresas para cumplir con su rol social, las fases que comprende son “planeación” donde se establecen los objetivos y los medios para lograrlos para el futuro, la siguiente es “organización” esta moldea y da forma a la estructura de la empresa, luego de ella sigue la “dirección” que es que guía y coordina los recursos humanos para el cumplimiento de los objetivos y por último es el “control” que mide y verifica los resultados que se han obtenido durante el proceso que permiten analizar la información obtenida.

II. Antecedentes

Antes de continuar es importante aclarar algunos conceptos para el entendimiento del tema.

Para empezar la palabra “proceso” lo defino como un conjunto de instrucciones o pasos para cumplir con un objetivo, por los autores la expresan como “el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad” (Reyes L. , 2013). Entonces el proceso administrativo nos indica que es el desarrollo de na meta que plantea una organización. Una empresa es una organización, institución o industria, dedicada a actividades o persecución de fines económicos o comerciales, para satisfacer las necesidades de bienes o servicios de los demandantes, a la par de asegurar la continuidad de la estructura productivo-comercial así como sus necesarias inversiones.

Cuando se formaron los primeros humanos ellos tenían por instinto el de sobrevivir y así a la vez el de satisfacer sus primeras necesidades que era el de comer, buscar un sitio en el que estén seguro, reproducirse, etc., no muy diferentes a la era actual donde estamos. Si me pongo a pensar desde que aparecieron los primeros seres humanos ya existía la administración los autores definen esto como “…la coordinación y supervisión de las actividades de otros, de tal forma que éstas se lleven a cabo de forma eficiente y eficaz” (Robbins, 2010, pág. 06). La organización la definen como “…un acuerdo deliberado de personas para llevar a cabo un propósito específico” (Robbins, 2010, pág. 14) básicamente es un grupo de personas con un objetivo en común.

También la administración es la expresan como “la función de lograr que las cosas se realicen por medios de otros” u “obtener resultados a través de otros” (Reyes, 2007, pág. 04), porque al querer satisfacer sus necesidades para así tener una calidad de vida mucho mejor ellos encontraron una manera de hacerlo que es en moverse en grupo porque uno solo no podía cumplir con tal papel, así que surgieron los primeros grupos sociales, es decir, hubo una gran organización que era el de separar sus actividades que eran el de cazar, cultivar y pescar para después unirlas y satisfacer sus necesidades de forma general, en esa época como el de hoy en día el hombre es un ser colectivo que no solo pensaba en su propio bien estar sino también el de todo su grupo, fue aquí donde se desarrolló el proceso administrativo que es una serie de pasos para llegar a una meta o un objetivo en común y todo este proceso tiene cuatro etapas, la primera es “planeación” que consiste en establecer el objetivo y trazar un curso de acción para alcanzarlos tiene como base prever y manejar el futuro, los autores dicen que “…comprende una serie de elementos que se plasman en el plan estratégico” (Munch, 1997, pág. 46) el segundo es “organización” que reúne todo los recursos humanos y forma una estructura de tal manera que trabajen de manera eficaz, “…se diseña  la estructura que permite una óptima coordinación de los recursos y actividades para alcanzar las metas establecidas en la planeación” (Munch, 1997, pág. 92) el tercero es “dirección” que es donde se ejecutan las operaciones es la guía para que se puedan cumplir los objetivos “…comprende una serie de elementos como la tomo de decisiones, la motivación y el liderazgo” (Munch, 1997, pág. 130) y por ultimo tenemos el “control” que es la que se encargar de verificar y analizar que se cumpla el curso de acción que se estableció en la planeación y esta apoya a la dirección “…se evalúan los resultados obtenidos en relación con lo planeado” (Munch, 1997, pág. 172).

En cada grupo social siempre va ver alguien que esté en la cima de todo, liderando a cada uno de sus miembros para que no haya alguna clase de desorganización y este individuo es aquel que tiene un poder sobre los demás que se utiliza para describir a un ser que tiene cualidades que sobresalen ante los demás aquel que tiene una habilidad o capacidad como es el don de mando, también representa el que posee mayor fortaleza corporal o intelectual en relación con otras personas y superarlo a una distancia mayor. El libro las 48 leyes del poder es un manual práctico para cualquier persona que quiere acceder al poder, reconocer el poder, o quiere defenderse contra el poder y tiene como referencia del libro El Príncipe de Nicolás Maquiavelo. El autor del libro es Robert Greene que es un autor judío americano, conocido por sus libros en materia de estrategia, poder y seducción, también junto con otros autores de la administración como el libro de Lourdes Munch “fundamentos de Administración” y el libro de administración de Stephen P. Robbins y Mary Coulter entre otros.

III. Desarrollo

Trataremos de explicar un análisis crítico del proceso administrativo comparándolo con el punto de vista de los autores.

Comenzamos con la planeación que es la de pronosticar a futuro nuestro curso de acción para llegar al objetivo, sin embargo no es muy simple al tratar de tener una visión a largo plazo hay que tener incluidos cierto factores  positivos y  negativos para poder escoger la ruta con mayores probabilidades  de ocurrencia en la ley 29 del libro “Las 48 Leyes del poder” nos dice que “…Planifique su camino teniendo en cuenta todas las consecuencias posibles, todos los obstáculos y todos los giros del azar que puedan incidir de manera negativa sobre su trabajosa elaboración y otorgar la gloria a otros…” (Grenne, 2010, pág. 299) con esto dicho al momento de estar planificando nosotros podemos prepararnos para evitar el peor de los casos y no dejar que los factores negativos nos abrumen y con ellos podemos saber cuáles son nuestros propios límites.

En base a nuestro criterio y formación nosotros debemos crear nuestras propias normas y políticas para establecer una guía que será nuestra propia receta para el triunfo, en ello debemos anotar nuestros propios valores, cual será nuestra misión y visión que tenemos para hacer cumplir nuestros objetivos. Aquí también debemos colocar nuestros programas de actividades para asignar los responsables de cada área y establecer políticas estratégicas que deben observarse para la toma de decisiones.

Para elaborar las estrategias uno debe preguntarse ¿Qué tanto debe crecer?, ¿En qué tiempo?, ¿Cómo hacerlo? y ¿Dónde?, esto nos sirve para no perder nuestro objetivo de vista y obtener un total centros de nuestros sistemas de información y como distribuirlos apropiadamente. Con ella establecernos nuestros propios límites para saber hasta dónde llegar con los medios y recursos que disponemos. Existen diversas técnicas cuantitativas que podemos implementar para ser lo más exacto posible como es el caso de árboles de decisión que es “…es un método que nos permite representar de forma gráfica (diagrama, árbol), un problema o interrogante presente en un determinado momento; que a través de una serie de alternativas de acciones y condiciones, se tome una decisión para resolver el problema.” (Petroceli, 2009, pág. 1) Este nos permite hacer una ilustración de sucesos que pueden pasar y darle una solución a estos, bueno hay demasiadas técnicas que se utilizan para planear bien nuestra técnica y no dejar pasar en alto todo aquello que sea de gran relevancia y hacer nuestra visión de futuro más certera posible.

Los presupuestos son la base para nuestra planeación ya que “pues refleja las cifras que se pueden obtener en el futuro” (Hernandes, Padilla, & Martínez, 2003, pág. 115) es básicamente el de prever el futuro y convertirlo en dinero. Con ello puedo calcular con cuanto puedo iniciar, cual es la cantidad mínima que debo gastar y los recursos que dispongo para poner en marcha mi negocio. Es una simulación en el que yo puedo manejar mi propia empresa y saber que ganancias me esperan en el futuro.

Por ejemplo en un partido de futbol americano realiza planes antes y durante los partidos oficiales esto con el objetivo de anotar hasta la última yarda, se seleccionan a los miembros más adecuados y capaces quienes pueden cumplir con los objetivos establecidos del plan. Esto es básicamente lo mismo para una empresa o también en nuestra vida cotidiana.

Luego de la planeación hay que repartir las responsabilidades y el nivel de autoridad, es decir, quienes estarán a cargo en cada sector y quien será el superior de otro. Une vez llegado a la parte de la estructuración formando una especie de diagrama de árbol ya sea vertical u horizontal donde se visualizan los niveles o estatus que tienen las personas en una organización. Por esto a su vez los autores la definen como “…la estructuración técnica que de las relaciones de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficacia dentro de los planes y objetivos señalados” (Reyes, 2007, pág. 277) .

La organización es en esencia poner en práctica la planeación y materializar lo que ya se espera en el futuro, por lo que es necesario asignar y dividir las actividades que se establecieron en la etapa de la planeación; para establecer relaciones entre las personas con los departamentos y otorgando líneas de autoridad dentro de la organización.

Como administrador tengo la facultad de coordinar todos los elementos que hay en mi organización de manera coordinada y eficiente sin desperdiciar los recursos que dispone la empresa, para así, empezar a mover los engranajes y trabajen en conjunto con mucha sinergia. Esta actividad lo podemos comparar y visualizar en nuestro entorno, si una de las partes de un carro dejara de funcionar aunque solo sea una pieza o esta se deteriora el resto de la operación se detiene y la maquina deja de andar o el mismo cuerpo humano en el que un órgano está inactivo la persona está en riesgo y no podrá interactuar normalmente. Esto es lo que sucede con una empresa en el que una función o una actividad se realiza de manera ineficaz puede afectar para el resto de las actividades y peor aún la empresa pierde movilidad por lo que deja de operar y peor aún quiebra.

En la etapa de dirección es dar en marcha los objetivos de la planeación conforme lo indica la organización, la dirección es la fase donde más se ejerce el arte de administrar porque al dirigir es cuando se ejercen las funciones administrativas. El autor nos indica que “… la esencia de la administración es coordinar, lo que busca todo administrador” y “no se coordina para dirigir, sino que se dirige para coordinar…” (Reyes, 2007, pág. 385), que es en lo que en verdad se busca sin afectar al objetivo de la planeación.

Lo más difícil de la dirección es el de controlar eficazmente los recursos humanos, porque cada persona tiene su propia manera de pensar y el de hacer las cosas por lo que la dirección evita o trata de minimizar a los trabajadores que buscan la oportunidad de no hacer nada en su horario laboral, percibir el comportamiento de la gente es algo complicado y ganar la lealtad de los subordinados.

La dirección de una empresa supone:

a) Que se delegue autoridad, ya que administrar es “hacer a través de otros”

b) Que se ejerza esa autoridad, para la cual deben precisarse sus tipos, elementos, clases, auxiliares, etc.

c) Que se establezcan canales de comunicación a través de los cuales se ejerza y se controlen sus resultados.

d) Que se supervise el ejercicio de la autoridad de forma simultánea a la ejecución de las órdenes. (Reyes, 2007, pág. 386)

La primera señala de la delegación dejar una persona capaz en el área, la segunda nos dice sobre la autoridad incluso si el puesto mismo otorga la autoridad no se puede ejercerla sin la capacidad del liderazgo, el tercero y una de las más delicadas es la comunicación que es transmitir los objetivos de la organización hacia los subordinados y la cuarta es la supervisión de la orden dada por parte del encargado.

El  la última fase del proceso administrativo que está en relación con la planeación por que verifica los resultados obtenidos y si dan con el seguimiento acorde con el objetivo de lo contrario este proceso se repite para dar soluciones y mejoras. Los autores la interpretan como “la medición de los resultados actuales y pasados en relación con los esperados…” (Reyes, 2007, pág. 440)  ya que es la recopilación y la comparación de nuestros resultados que se obtuvieron con los que habíamos previsto y saber si vamos por un mal,  buen o un mejor camino de lo que esperábamos en nuestro objetivo inicial.

Se establecen estándares para marcar una base de comparación de lo realizado para no desviarnos del objetivo a cumplir. Este proceso ayuda a corregir muchos problemas a la hora de operar y nos ayuda a solucionar problemas que nosotros no habíamos previsto o anticipado, también con ello se puede saber si realmente

IV. Conclusiones

Podemos concluir que el proceso administrativo como instructivo de la administración continuo o como un proceso que se va actualizando constantemente y se aplica de diferentes maneras dependiendo el tamaño de la organización, el tipo y las normas internas que tiene una empresa. Una organización no utiliza un proceso administrativo similar a otras entidades sino lo adapta a su propia conveniencia de tal forma que le genera resultados positivos y se ajuste a la estructura de la organización y dentro de las capacidades de la misma. Lo más importante de una empresa además de generar ingresos es la de construir bases sólidas para evitar cualquier derrumbamiento o efecto que produzca un caos sea interno o externo del ambiente laboral, con un proceso administrativo adecuado esta hará que la empresa se sostenga sola y sea capaz de crecer conforme a lo planeado.

V. Referencias

  • Grenne, R. &. (2010). 48 Leyes del poder. Buenos aires, México: Atlántida.
  • Hernández, F., Padilla, G., & Martínez, G. &. (2003). Costos y presupuestos. México D.F: FCA.
  • Munch, L. (1997). Fundamento de Administración: Casos y practicas. México: Trillas.
  • Petroceli, A. &. (13 de Mayo de 2009). Árbol de decisión . Obtenido de http://admon1sec2.blogspot.mx/2009/05/arbol-de-decision.html
  • Reyes, A. (2007). Administración moderna. México: Limusa, S.A de C.V.
  • Reyes, L. (18 de Febrero de 2013). EL PROCESO ADMINISTRATIVO. Obtenido de EL PROCESO ADMINISTRATIVO: http://www.angelfire.com/zine2/uvm_lce_lama/padmon.htm
  • Robbins, S. &. (2010). Administración Décima edición. México.

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Monroy Eduardo. (2014, marzo 7). Análisis del proceso administrativo desde varios autores. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/analisis-del-proceso-administrativo-desde-varios-autores/
Monroy, Eduardo. "Análisis del proceso administrativo desde varios autores". GestioPolis. 7 marzo 2014. Web. <http://www.gestiopolis.com/analisis-del-proceso-administrativo-desde-varios-autores/>.
Monroy, Eduardo. "Análisis del proceso administrativo desde varios autores". GestioPolis. marzo 7, 2014. Consultado el 5 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/analisis-del-proceso-administrativo-desde-varios-autores/.
Monroy, Eduardo. Análisis del proceso administrativo desde varios autores [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/analisis-del-proceso-administrativo-desde-varios-autores/> [Citado el 5 de Diciembre de 2016].
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