Análisis de la administración de personal en una empresa de auditoría

ANÁLISIS DE LA ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL EN UNA
EMPRESA DE AUDITORÍA
INTRODUCCIÓN
En la actualidad la organización interna de cualquier empresa, es un punto muy importante
para el éxito de la misma, pues de dicha organización, es de donde más dependen todas sus
fortalezas y al mismo tiempo sus debilidades. Todas las acciones realizadas dentro de un
ente son importantes para el crecimiento del mismo, pero como bien sabemos cada acción
es realizada por una persona ; es decir, “la empresa es el conjunto de relaciones de una serie
de personas que buscan un fin en común, rodeados por un entorno”1 ; es por ello que el
factor humano ha tomado cada vez más, un papel y posición muy importantes dentro de una
organización, llegándose a poseer en cada uno de los entes una gerencia de recursos
humanos, la cual organiza, controla, dirige y coordina a todos y cada uno de los empleados
de la empresa, con el fin de que el trabajo desarrollado por ellos, sea óptimo y de alta
calidad.
En las presentes páginas dedicaremos nuestros mejores esfuerzos a describir y analizar la
parte de la administración de personal en la empresa Amézquita & Cía. Auditores
Asociados, la cual como veremos a continuación, presta servicios de auditorías,
consultarías y revisorías fiscales.
Para el desempeño de nuestro principal objetivo, combinaremos lo estudiado en la
asignatura ADMINISTRACION DE PERSONAL y lo consultado en bibliografía conocida,
para garantizar la calidad de la información aquí presentada.
Como objetivos alternos podemos destacar los siguientes :
Analizar la importancia que contiene el estudio del personal y sus relaciones con la
misma empresas, para el mejor desarrollo del objeto social del ente.
1 EDUCAR EDITORES. Clásicos Harvard de la Administración. México. 1.986. Tomo 1 p. 10
Apreciar la teoría de gerencia de recursos humanos, en el campo real, es decir, en una
empresa efectiva.
Identificar le empresa a trabajar, su objeto social, su misión y sus servicios, dentro de un
sector económico.
Mostrar una breve reseña histórica de la empresa a trabajar.
Describir la estructura actual y jerarquización al interior de la empresa.
Mostrar la administración del personal en la empresa, el reclutamiento, la selección, la
valoración, la evaluación de personal y la escala salarial.
Además de lo ya realizado, se han ejecutado visitas empresariales, donde se conversó con la
persona a cargo del “departamento” de personal, la cual nos brindó toda la información
pertinente.
Así pues podemos observar, la importancia que contiene la administración de personal en
cualquier ente, por lo mismo consideramos este análisis tan importante para nuestra
formación profesional.
I. IDENTIFICACION DE LA EMPRESA
En general la misión de la empresa a través de estos casi 30 anos , ha sido la de prestar un
servicio eficiente , ético y profesional, basándose en la buena formación y experiencia de
sus trabajadores. De esta manera poderle brindar a las empresas y entidades con las cuales
establece contratos una alta confiabilidad en los servicios de auditoría financiera , siendo
consientes de la responsabilidad que adquieren , antes que pensar en lo lucrativo del
negocio . Tanto es así , que el cumplimiento de la misión ha llevado a la empresa ha
ganarse la confianza de entidades de alto renombre tanto publicas , como privadas.
Los más importantes bienes y servicios en los cuales AMEZQUITA se ha especializado
son la revisoría fiscal , la auditoría externa y la consultoría .
En la actualidad la empresa labora en oficinas ubicadas en la Cl. 37 # 22-23 de la ciudad
de Santafé de Bogotá, las cuales laboran desde 1968 , pero su registro de matricula
mercantil aparece por primera vez el 24 de Mayo de 1972 , constituyéndose como una
sociedad limitada, que en el día de hoy cuenta con unos activos de $ 2.105.604.000.oo
aproximadamente .
En líneas generales la empresa actualmente cuenta con 110 empleados, distribuidos en
personal administrativo, supervisores y auditores , encontrándose 40 , 15 y 53
respectivamente .
AMEZQUITA & CIA se desarrolla en un sector el cual ha evolucionado de manera
impresionante en los últimos 10 años con la aparición de las diferentes corrientes
organizacionales de las empresas, que hizo necesario el manejo de grandes capitales ,
dentro de los parámetros de la mejor productividad para alcanzar una posición ventajosa
competitivamente . Es así como podemos hablar de un sector que en al año de 1968 , en la
prestación de servicios de auditoría reportaba apenas unas 5 empresas más o menos
importantes, mientras que en la actualidad cuenta con cerca de 100 firmas nacionales e
internacionales , de las cuales encontramos firmas como la PRICE WATERHOUSE ,
AUDISIS , IBERAUDIT , AUREA y AUDITAR como los más fuertes competidores de
AMEZQUITA & CIA.
II. BREVE RESEÑA HISTORICA
La empresa Amézquita & Cía., remonta sus orígenes al año de 1.968, donde cuatro (4)
personas ( Juan José Amézquita, Pedro H. Reyes, Hector del Río Neira y Hector Galindo ;
el primero de ellos director de la Escuela Nacional de Comercio, la cual se transformaría
tiempo después en la 1a. facultad de contaduría pública del país, además ex-director de la
carrera de contaduría de la Universidad Nacional de Colombia ) aportan el capital inicial el
cual se aproxima a un monto de $10000 (precio corriente).
En sus inicios el personal total de la empresa lo componía los cuatro (4) socios, una
secretaria y un mensajero, los cuales gracias a la disciplina, honestidad y eficiencia del ente
durante estos casi treinta (30) años, han crecido para convertirse hoy en un centro de trabajo
para 110 personas aproximadamente.
Acerca de los servicios prestados por la empresa no han variado mucho, pues si en la
antigüedad prestaban servicios de revisoría fiscal, auditoría externa y consultorías, en la
actualidad también lo realizan complementados con auditorías de sistemas y gestión ;
servicios implantados en los últimos siete años, como consecuencia del crecimiento de su
número de clientes (actualmente podemos nombrar algunos a nivel general como : Banco
Popular, Banco del Estado, BCH, Empresas Públicas de Medellín, Empresas Varias de
Medellín, Central Hidroeléctrica de Caldas, Fiduciaria del Estado, fiduciaria Popular,
Fiduciaria superior).
Para ubicarnos un poco más en el desarrollo histórico de la empresa, observemos el
siguiente cuadro :
1.968
Creación de Amézquita & Cía.
(4 socios y 2 trabajadores)
1.979
Retiro del presidente de la Cía. (Juan
José Amézquita), pues es nombrado
Superintendente de Sociedades
(10 trabajadores)
1.982
Retorno del presidente de la Cía. (Juan
José Amézquita).
(13 trabajadores)
ANALISIS : Podemos observar que uno de los puntos más importantes para el
crecimiento vertiginoso de la empresa durante los últimos años, es la positiva imagen que
ha ido adquiriendo la firma en su sector económico , fruto de la eficiencia total de su
1.987
(20 trabajadores)
1.989
Crecimiento del número de trabajadores
debido a un crecimiento comercial de la
empresa.
(25 trabajadores)
1.991
Se adquiere uno de los trabajos más
importantes, pues el cliente es el Banco
del Estado
(42 trabajadores)
1.992
Se adquiere uno de los trabajos más
importantes, pues el cliente es el Banco
Popular
(57 trabajadores)
1.995
Se adquiere uno de los trabajos más
importantes, pues el cliente es el Banco
Central Hipotecario (BCH)
(98 trabajadores)
1.997
(110 trabajadores)
trabajo; lo que le ha hecho acreedora a distintos y poderosos clientes que confían en la
calidad de sus servicios, y promueven y alimentan su crecimiento.
III. UBICACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE PERSONAL
El departamento de personal de la compañía está conformado básicamente por dos
personas, las cuales son : un contador y su respectiva secretaria, en este momento cargos
ocupados por el Contador Germán Díaz e Irma Duarte cuya antigüedad en la empresa se
remontan a 12 y 26 años respectivamente.
El organigrama de la compañía es relativamente poco diversificado y convencional, debido
a que el trabajo realizado por el ente es básicamente ejecutado por un grupo de personas
organizados en gerente, supervisor y auditores del respectivo trabajo, cliente o “proyecto” ;
además hay que notar que en su gran mayoría la empresa está compuesta por contadores
públicos, y personal de servicios generales.
El organigrama se puede divisar así :
Observamos de esta manera, que el “departamento” de personal, no se puede definir como
un departamento, sino como una oficina de dos personas, que hacen parte de la
administración general de la empresa (en staff, pues no dependen, ni dirigen a ningún otro
departamento, sino simplemente brindan una ayuda al trabajo realizado con el personal y
otras funciones, a la administración general ), además, cabe resaltar, que paralelo de
manejar, curva salarial y nómina, no cumplen funciones como reclutamiento y selección de
personal, descripción del cargo y evaluación del desempeño ; puntos importantes de
S O C I O S
(6 personas)
ADMON. PERSONAL
(2 personas)
SUPERVISORES
(15 personas)
AUDITORES
(53 personas)
ADMINISTRACION Y
AUXILIARES
(15 personas)
SERVICIOS GENERALES
(4 personas)
GERENTES
(15 personas)
cualquier departamento de recursos humanos, pues estas funciones son realizados en la
mayor parte por la junta de socios, con una pequeña asesoría del “dpto.” de personal.
ANALISIS : Como podemos ver, el departamento de personal no se puede definir como
un departamento, sino como una oficina de personal, que cumple alguna de las funciones
pertinentes de dicha división, siendo complementada por la Junta de Socios que desarrolla
las demás actividades. Consideramos, que lo realmente importante no es la distribución de
las funciones (aunque, sería óptimo que todas estuviesen concentradas en un solo lugar),
sino lo relevante es la óptima realización de las mismas.
IV. EL SISTEMA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL
Los objetivos de la oficina de personal de la empresa en estudio son los mismos que se
puede fijar un departamento de personal en cualquier entidad; son estos propósitos comunes
los que sugieren que se le considere a este staff de la compañía como un departamento de
personal establecido como tal. El objetivo principal del departamento es la manipulación
del personal dentro de la empresa y como objetivos específicos perseguidos podemos
enumerar entre otros:
αReclutar y seleccionar el personal que sepa desarrollarse de acuerdo a los fines de la
compañía, en cada uno de los diferentes cargos.
αEntrenamiento continuo del personal dependiendo de las actividades que desempeñen.
α Cumplir a cabalidad con la gestión de nómina en todos sus aspectos.
αEstudiar los posibles ascensos, promociones y premios a las personas que según las
políticas de la empresa reúnan los requisitos.
αControlar y evaluar el desempeño de los empleados de acuerdo a los objetivos trazados
para un período de tiempo determinado.
El departamento no posee subsistemas como tal establecidos dentro del mismo, lo único
que se puede aseverar al respecto consiste en que la junta de socios se encarga directamente
de algunas funciones del departamento dando la aprobación o desaprobación final a los
conceptos emitidos por este de acuerdo a los informes periódicos que este debe constituir
respecto a diferentes aspectos.
En cuanto a las políticas de personal vigentes en el momento no se encuentran en un
manual específico, para ello, sin embargo, de acuerdo a la entrevista con el gerente y jefe de
personal se pueden deducir las siguientes:
αLa edad y el género de los aspirantes a ingresar a la compañía no es un factor relevante
en la decisión de selección.
αLas universidades de las cuales la compañía prefiere egresados son la Universidad
Nacional, Pontificia Javeriana y Externado de Colombia.
αDebido a que varios de los socios son profesores de universidades como las
anteriormente nombradas el departamento les informa sobre las vacantes encontradas y
estos sugieren candidatos que en la mayoría de los casos luego de efectuarles las
respectivas pruebas para el cargo es seleccionada inmediatamente sin ningún tipo de
competencia, es decir, no se recluta a ningún otro candidato.
αLa experiencia solicitada para el cargo depende de la responsabilidad de este y de los
conocimientos requerido por el mismo. No se exige un número de años de experiencia
específico cuando hay una vacante.
αSi el empleado posee 5, 10 o 15 años de trabajar en la empresa se le realiza un
reconocimiento especial y significativo.
Estas son solo algunas de las políticas que maneja la compañía respecto al personal, sin
embargo existen muchas más que se aplican implícitamente y que no se recordaron en la
reunión.
La compañía hace rotación de personal de acuerdo solo en los casos de:
αPetición del empleado de trabajar en un sector diferente al que actualmente se ocupa.
αSolicitud del cliente por inconformidad con cualquier aspecto respecto al desempeño
del grupo de trabajo asignado.
La rotación responde a estos dos motivos principalmente debido a que la compañía
evidencia la importancia de que el personal pueda experimentar en ambos sectores de la
economía el real y el financiero y así incrementar sus conocimientos, dominio y
disposición de personal entrenado para cualquier cliente. Respecto al segundo motivo se
puede afirmar que las solicitudes del cliente son atendidas a cabalidad para satisfacer las
necesidades del mismo y así ofrecer un mejor servicio manteniendo de esta manera los
clientes actuales y por medio de la difusión de estos a sus conocidos aumentarla la cantidad
continuamente.
Respecto al grado de ausentismo evidenciado en la compañía se puede decir que los
empleados de planta son controlados permanentemente en cuanto al cumplimiento de sus
horarios de trabajo, pero se encuentra una grave dificultad respecto al control de los
auditores que trabajan en el campo debido a la independencia que sugiere su cargo, por esto
mismo no se tiene un registro de sus horarios estricto, de allí se desprende la gran necesidad
de que el personal seleccionado posea un alto grado de honradez y ética para que la
empresa pueda depositar su confianza total en él. El único instrumento de control utilizado
hasta el momento para controlarlos es una llamada telefónica en una hora indeterminada,
sin embargo este mecanismo no se aplica frecuentemente y por lo tanto no se lleva un
registro continuo de estos resultados. Por todo esto no existe en la empresa un índice de
ausentismo conocido.
ANALISIS : Como podemos observar, el departamento de personal no es un gran ente, el
cual se estratifique de manera estratégica, sino es una oficina que ayudada de la Junta de
Socios realiza las funciones pertinentes al personal y su desempeño. Consideramos muy
importante la función desarrollada por esta oficina, pues a pesar de no poseer subsistemas
controla todo lo pertinente al personal de un ente de la naturaleza de Amézquita & Cía.
Auditores Asociados.
V. RECLUTAMIENTO DE PERSONAL
Toda organización se relaciona con su medio externo, y es la vinculación del factor humano
a ella lo que constituye un factor esencial para el desarrollo de la empresa.
Es por ello que a través del reclutamiento de personal se hace necesario el conocimiento del
perfil que requiere la organización y los requerimientos que deben estar en capacidad de
desempeñar o desarrollar dentro del medio empresarial, para poder tener una potencial
mano de obra que vean identificados sus intereses con los de la compañía.
Debido a que Amézquita y Asociados es una empresa de auditoría en la cual el perfil del
candidato debe tener un amplio grado de responsabilidad, las fuentes de reclutamiento
tienen que brindar cierto grado de apoyo o recomendación en base a dicho factor personal
del empleado, pero muy importante para el desarrollo de su trabajo dentro de la
organización. Variables como el rendimiento, los costos y el tiempo que indicaría la fuente
de reclutamiento a pesar de tener importancia en toda organización se ven relegadas por el
hecho de que es a través del método que pueda brindar un mayor acercamiento al perfil
requerido que se debe desarrollar el reclutamiento.
En Amézquita el proceso de reclutamiento se hace en forma muy exclusiva debido al perfil
antes mencionado; en alguna época la compañía desarrollaba dicho proceso a través de
anuncios en periódicos o de convocatorias en las Universidades con cierto tiempo de
anticipación, pero los resultados no fueron los más satisfactorios, debido a que luego de
capacitados los estudiantes, otras empresas dedicadas a brindar consultorías y en su
mayoría multinacionales se llevaban el personal capacitado.
Por dicho motivo, la compañía en este momento esta desarrollando su proceso de
reclutamiento y captación de personal externo para cargos como auditores exclusivamente,
los cuales no requieren igual capacitación que gerentes o supervisores; en la actualidad los
auditores nuevos son reclutados a través de recomendaciones hechas expresamente por
personal de la misma compañía, que a la par desempeñan labor de profesores en
Universidades de la Ciudad o afines, en donde están en contacto con un sin número de
potenciales candidatos y pueden llegar a conocer más a fondo cuales llenan los requisitos
para un perfil de empleado de la empresa con mayor exactitud y cuales tienen el potencial
requerido para la labor de auditores.
Para los cargos de más experiencia como supervisores y gerentes, se tienen predilección por
personas de la misma empresa en donde se les brinde un ascenso luego de cierta
experiencia en la misma, sabiendo de antemano que ya conocen las políticas de la empresa
a la perfección y no se requeriría de tanta capacitación como para una persona externa que
no conociese el desarrollo de la firma.
ANALISIS : En general podemos concluir que Amézquita posee una gran herramienta de
reclutamiento que son sus mismos integrantes y que para la razón y el objeto social de la
compañía es el mejor o por lo menos uno de los más eficaces métodos de reclutamiento que
le ayuda a captar un gran mercado potencial de fuerza laboral, pero dicha fuente no es de
igual modo aplicable a empresas de otra razón u objeto social.
VI. SELECCIÓN DE PERSONAL
La selección de personal es aquel proceso que determina cuales dentro de los posibles
solicitantes de empleo son los que cumplen de la mejor manera los requerimientos de la
organización, por lo general dicho proceso es responsabilidad del departamento de
personal.
El responsable de la selección debe obtener la información necesaria para determinar y
evaluar cada una de las alternativas hasta obtener la mejor decisión; ademas se deben
considerar otros factores tales como conocer las especificaciones del puesto, grado de
selectividad al contratar y reconocer en el aspirante sus destrezas y habilidades para poder
llegar a realizar distintas labores al interior de la organización.
Se debe lograr también que las políticas y criterios usados en la organización para el
proceso de selección sean lo mas acertadas y equitativas de manera tal que sea un proceso
acorde a los requerimientos de la empresa y que provea para ella misma elementos útiles
para su buen funcionamiento.
Proceso de selección
Proceso de selección
:
: El proceso de selección empieza desde el momento en que se
El proceso de selección empieza desde el momento en que se
presentan las vacantes en una organización debido a transferencias, promociones,
presentan las vacantes en una organización debido a transferencias, promociones,
retiros o simplemente por aumento autorizado del personal. Las vacantes pueden ser
retiros o simplemente por aumento autorizado del personal. Las vacantes pueden ser
ocupadas muchas veces por los mismos empleados de la organización.
ocupadas muchas veces por los mismos empleados de la organización.
El primer paso dentro de la selección de personal es generalmente la entrevista; este
mecanismo es usado para aclarar y verificar los datos que vienen en la solicitud, obtener
mayor información de lo que el individuo quiere y busca hacer, cuales son sus expectativas.
La mayoría de las compañías requieren que los aspirantes diligencien formatos de solicitud
dado que son un mecanismo que permiten obtener variedad de información en cuanto al
solicitante.
Además de obtener información y antecedentes de los posibles candidatos, las
organizaciones tienen en cuenta que la persona posea un estado de salud tal que pudiese
cumplir adecuadamente con su labor, de ahí que muchas veces el candidato es sometido a
un examen médico para detectar posibles limitantes e impedimentos para el ejercicio de su
labor.
A continuación lo que se hace es verificar la información que ha sido suministrada sea
acorde a la realidad y asi poder realizar selecciones preliminares y finales.
Para cada uno de los procesos anteriores son diversos los métodos o enfoque que se usan
para obtener información, básicamente lo importante es que el mecanismo que se esté
usando cumpla con las expectativas de la organización, es decir, sea aplicado de la manera
correcta y resulte eficaz en la selección del personal que la empresa necesita. Además de ser
realizado por una persona o departamento que posea una políticas claras y objetivas para
dicho proceso.
(Se debe hacer claridad que cualquier solicitante puede ser rechazado después de cualquier
paso en el proceso)
En el caso de Amezquita y asociados S.A la selección se realiza de la siguiente forma, la
persona hace la solicitud de empleo, según las necesidades de dicha empresa, entonces se
realiza un examen de la hoja de vida de dicho aspirante, luego es sometido a una entrevista
a cargo de uno de los jefes de la firma y también es sometido a test de conocimientos y de
aptitud que pretenden medir las destrezas del aspirante en los campos que la organización
crea convenientes. Luego es decisión de la Junta de Socios la elección o no de dicho
aspirante.
3. Diligenciamiento
formato de solicitud
1. Recepción de
solicitudes
2. Entrevista
preliminar
6. investigación de
antecedentes
Lista de espera de los
solicitantes
aceptables
5. Entrevista
7. Selección preliminar
del departamento de
personal
10. Asignación
4. Pruebas de
empleo
8. Selección final
del supervisor
9. Examen medico
En este caso no hay un sicólogo (anteriormente lo había), que generalmente son las
personas que llevan a cabo dicho proceso, tampoco se realizan entrevistas de carácter
grupal por disposición de la misma organización.
Si se considerá que el aspirante cumple con los requerimientos de la organización en ese
momento se le hace saber el deseo que tiene la organización de contar con sus servicios y se
entra en la fase de definir los términos del contrato referentes a la remuneración y duración,
aspectos ya conocidos.
ANALISIS : Como criticamos, que la selección de personal no se hace por personas con el
título de especializadas en la materia, realzamos el hecho de que si se realiza (dicho
proceso) por personas idóneas como es la Junta de socios, la cual ha adquirido una enorme
experiencia en todo lo relacionado con los procesos nombrados, reconociendo la calidad del
personal, fruto de la detallada selección realizada.
VII. DESCRIPCION Y ANALISIS DE CARGOS
En la cualquier empresa es muy importante el que sus empleados estén realmente
satisfechos con su trabajo y aún más que ello, que cada empleado este ubicado
verdaderamente en el lugar para el cual es esta calificado o en el cual pueda desarrollar casi
plenamente su potencial.
En una empresa como Amézquita debido a la misma estructura de su organización, muchas
veces el trabajo de las personas pasa desapercibido, pero es en la medida en que cada
trabajador se sienta identificado con su labor, que desempeñará de una forma más eficiente
este.
Muchas veces no es suficiente el haber estudiado contaduría o administración para llegara
ser auditores o gerentes, es mucho más profundo el análisis que se debe realizar para poder
llegar a ubicar a cada miembro de la empresa en el puesto a su medida.
Luego de un proceso concienzudo de reclutamiento y selección de personal la fuerza
laboral entra a trabajar directamente a la empresa, pero es la descripción de cargos la
llamada a definir cual debe ser el perfil para cada labor dentro de la compañía, ya que las
labores de gerentes, supervisores o auditores no son nunca las mismas y por ende la
información que la descripción suministre a los procesos de reclutamiento y selección serán
básicos para el soporte de la organización.
El enfoque que tiene la empresa en cuanto a la descripción de cargos se ve más conectado
con las relaciones humanas que con el tipo clásico, ya que en Amézquita cada trabajo tiene
cierto grado de autonomía y se le permite al trabajador seguir por su propio camino,
siempre y cuando los fines últimos de su trabajo se lleven a cabo.
Esto se ve apoyado con el hecho de que las labores se cumplen fuera de las instalaciones y
el control es más humanístico que mecánico con respecto al cumplimiento de objetivos de
los trabajadores.
El criterio utilizado para el análisis de cargos es más social e intelectual que físico debido a
la misma dimensión del trabajo, ya que los conocimientos para auditores son de gran
importancia, al igual que las relaciones sociales de los gerentes, mientras que en ningún
momento se llegará a necesitar de la fuerza en ninguno de los cargos manejados dentro de
Amézquita.
Los Auditores por ejemplo son aquellos encargados de llevar a cabo la parte de consultoría
de cada una de las empresas que solicitan a Amézquita su colaboración en tal sentido tanto
para consultorías en sistemas como de gestión, de ellos depende directamente la imagen de
la empresa ya que son los que llevan contacto directo con el cliente.
Los supervisores por su parte son los encargados de controlar la labor realizada por los
auditores y permanecer constantemente en la empresa que realizó el contrato para verificar
la labor desempeñada en las consultorías.
Los gerentes por otra parte son los que planean, seleccionan y distribuyen el personal
dependiendo la empresa y labor a realizar en cada contrato. Los gerentes son los que a su
vez controlan y supervisan periódicamente, en las instalaciones físicas del cliente, a sus
subordinados (supervisores y auditores).
Dichas labores a realizar por cada cargo son definidas por la junta de socios a través del
análisis de la experiencia propia como auditores y de los requerimientos que ellos observan
se exigen dentro de la organización.
ANALISIS : En conclusión podemos mencionar que si por un lado a Amézquita se le
facilita desarrollar su labor de descripción de cargos a través de las relaciones humanas y de
la observación, lo verdaderamente importante en las empresas de hoy es el poder tener a sus
empleados en el empleo justo según sus conocimientos e interés sociales, para desarrollar
en forma armónica el desempeño personal y en general de la compañía.
VIII. EVALUACION DEL DESEMPEÑO
VIII. EVALUACION DEL DESEMPEÑO
La evaluación del desempeño ocurre exista o no un programa formal de evaluación al
interior de la organización, las personas están permanentemente observando la forma en
que cada uno de los empleados desempeñan su labor y por tanto se forman impresiones
acerca de la realización de dicho trabajo. Aunque en el común de las personas no se
considere asi, los programas de evaluación del desempeño lo que buscan es mejorar el
desempeño de una persona en un cargo determinado y de ninguna manera como se cree
generar conflictos o dar motivos para eventuales despidos.
El fracaso o éxito de la evaluación del desempeño depende en gran medida de las bases
sobre las cuales se fundamente. La mayoría de evaluaciones se da de manera casual y no
establecida, aunque también estan aquellos que cuentan con un sistema de objetivos bien
claros y un sistema bien organizado para alcanzarlos.
Pasos en un programa de evaluación del desempeño.
1. Formular los requisitos de desempeño. En otras palabras, determinar lo bien que se
espera que el empleado desempeñe sus obligaciones.
2. Discutir los requisitos de desempeño con el empleado y ajustarlos según sea necesario.
3. Observar lo que esta haciendo el subordinado.
4. Evaluar el desempeño comparado con sus requisitos
5. Discutir la evaluación realizada con el empleado.
6. Tomar la decisión adecuada.
Se debe tener muy en claro la base sobre la que se compara a los individuos, o sea los
estándares de trabajo. Sin embargo actualmente lo que se hace es evaluar el desempeño
respecto a unos objetivos establecidos en un período anterior.
Cuando no es posible alcanzar mejoras en el desempeño de un individuo se aplican
entonces acciones de naturaleza correctiva. El grado en el cual el programa de organización
beneficie a la organización dependerá del grado de objetividad con que se realice la
evaluación del desempeño y que la realización de dicho proceso no ayude a crear
conflictos laborales, sino a mejorar por medio de enseñanza y práctica el ejercicio de las
funciones en los distintos cargos de la organización.
Para Amézquita y asociados, la evaluación del desempeño es un elemento indispensable en
el buen funcionamiento de la empresa, dado que se prestan servicios hacia firmas del sector
financiero y del sector real; la evaluación se realiza cada 40 horas o cada vez que termina
una labor asignada o trabajo, se realiza un informe y la persona lo lee y lo aprueba con una
firma.
Ademas existe un formato de evaluación en el que se especifica que su propósito es obtener
los suficientes detalles sobre el rendimiento y comportamiento de lo trabajadores de la
firma, se hace la salvedad de que se puede calificar en base al conocimiento del personal
asignado al trabajo y en base a la categoría actual del mismo.
El informe debe discutirse con el auditor evaluado, no sin reconocer el trabajo bien hecho y
aportando sugerencias constructivas en las áreas que requieran mejoramiento.
Los aspectos contenidos en el informe son los siguientes:
Naturaleza de la asignación y trabajo realizado.
Evaluacion del trabajo
Cualidades profesionales
Cualidades personales
Comentarios adicionales
Con cada aspecto evaluado y además teniendo en cuenta factores como la habilidad
profesional, desarrollo de los papeles del trabajo, efectiva administración de la asignación y
una vez diligenciado el formato y los informes, se procede a discutir dicha evaluación.
Hay que notar, que en la empresa analizada, no se realiza autoevaluación.
Todos los niveles en el interior de la organización se evalúan unos a otros teniendo en
cuenta el nivel jerárquico y asignaciones, aspecto que permite hacer mas objetiva la
evaluación.
También se debe anotar que otro factor dentro de la evaluación del desempeño la
constituyen las empresas o clientes, quienes de alguna manera hacen conocer sus conceptos
y sugerencias a la empresa respecto al empleado que realiza algún trabajo para ellos, con el
fin de exaltar su función o por el contrario expresar su solicitud de cambio dada por la
inconformidad en algún aspecto.
Dado que las personas no permanecen en el edificio de la compañía o en un puesto de
trabajo fijo, este es un buen mecanismo para poder formarse algunos criterios del
rendimiento y desmpeño personal de cada empleado.
Otros aspecto que se debe resaltar es el hecho de que las evaluaciones del desempeño son
uno de los criterios que tiene la organización en el momento de otorgar beneficios tales
como ascensos o aumentos salariales para aquellas personas que demuestran merecerlos en
virtud a la función que han realizado.
ANALISIS : Consideramos importante que para cada uno de los aspectos antes
mencionados la firma poco a poco ha ido estableciendo ciertos criterios propios y por
ejemplo ha desarrollado algún tipo de formatos que de alguna manera buscan facilitar la
labor de realizar una entrevista o realizar un seguimiento.
IX. VALORACION DEL TRABAJO EN LA EMPRESA
El sistema de valoración de la empresa no es muy complejo, púes es el producto de los
distintos trabajos realizados por la compañía. Los trabajos que ellos desempeñan son
básicamente de auditorías externas, revisorías fiscales, y/o consultorías; a sus distintos
clientes, los cuales piden alguno(s) de estos servicios a Amézquita & Cía.; en el momento
de ser confirmado el cliente, se organiza un grupo de trabajo, el cual es conformado por un
GERENTE del proyecto, quien programa y organiza el trabajo ; también se cuenta con un
SUPERVISOR, quien es el que coordina, controla y “chequea” la gestión desempeñada, en
las instalaciones del cliente ; y por último por un grupo de AUDITORES, quienes
desarrollan, bajo el mando de los dos primeros, todo el trabajo. Este grupo es designado
por el Gerente del proyecto, quien a su vez es escogido por la Junta de Socios, quien es la
parte más importante (en cuanto a jerarquización) de la empresa.
ANALISIS : En realidad la empresa, no posee un grado de jerarquización contundente,
sino una distribución del trabajo, por el cual se responsabilizan los distintos trabajadores del
grupo, según su organización y respectivas cargas laborales. En nuestro concepto, el objeto
social de la empresa, no permite una mayor organización de manera más estructurada del
personal, y consideramos, que la distribución actual es óptima y facilita la búsqueda de la
calidad en el trabajo.
X. MERCADO LABORAL
Las empresas obtiene información del mercado laboral en el que se desempeñan a través
de diferentes medios (informes anuales, prensa, radio, etc.) tanto nacionales como
internacionales, sin embargo la mayor fuente de información la constituye la interacción
con sus empleados, estos informan continuamente sobre los movimientos de la oferta
laboral, por ejemplo si un auditor renuncia por aceptar una mejor oferta la empresa percibe
que sus salarios pueden estar bajos respecto a los de su competencia; los aspirantes a
selección de personal también constituyen una valiosa fuente en el sentido que exigen y
discuten las condiciones salariales del empleo.
En el mundo de habla española y pese a las altas tasas de desempleo global, el desempleo
de los profesionales es muy inferior, es decir aunque la tasa global de desempleo ha
alcanzado en algunos casos niveles del 35% de la población económicamente activa, o aún
más altos, el desempleo entre los grupos profesionales es significativamente más reducido.
En ciertas áreas técnicas, el desempleo es inferior al 4%, lo cual constituye empleo
prácticamente total. Por esta razón resulta obvio la dificultades de localizar a la persona
idónea para desarrollar determinadas tareas.
Habría que notar un problema a nivel general del mercado el cual consiste en que a pesar de
que las necesidades de personal pueden satisfacerse atrayendo personal de otras compañías,
Amézquita & Cía. es una de las empresas que no considera esta actuación como la mejor
para atraer al factor humano; al contrario, en muchas oportunidades forman profesionales
completo (conocimiento y experiencia), que más tarde son atraídos por empresas de mayor
envergadura.
Sin embargo respecto a este tema hay que tener en cuenta que en Colombia el desempleo
crece a pasos agigantados en todos los sectores de la economía en diferentes proporciones y
en últimas es la interacción entre oferta y demanda laboral y el dinamismo demográfico del
país la que determina el precio a pagar por el trabajo de una persona; en Colombia la
demanda es mucho mayor que la oferta de trabajo, por ello las personas se emplean así sea
por salarios mucho más bajos a los ofrecidos en promedio en el sector como consecuencia
de la gran necesidad de emplearse para sostenerse económicamente, dejando de lado como
criterio principal, la valoración general de su trabajo en el mercado para la aceptación de un
cargo.
A pesar de que la compañía acepte que el número de contadores egresados sea mucho
mayor que el nivel requerido por las empresas, aseguran que la mayor parte de los
contadores no cumplen con el nivel de conocimientos de auditoría necesitado, fruto de
mala formación académica.
Lo anteriormente enunciado se sustenta en el hecho de que las compañías multinacionales y
extranjeras por ser las mejor establecidas y la que más alto porcentaje de mercado poseen
en Colombia, pagan precios muy superiores por el trabajo de un auditor, reclutando de esta
manera los mejores egresados, y trabajadores con experiencia adquirida en empresas como
Amézquita.
De acuerdo a la recepción de toda esta información, Amézquita ofrece un salario promedio
(de acuerdo al cargo) al que paga una empresa nacional por el trabajo de un auditor, es
decir, que la información que la compañía recibe del mercado laboral colombiano afecta
directa y continuamente su política salarial. Podríamos aseverar aquí que debido a que su
participación en el mercado no es mayoritaria no puede ofrecer salarios de multinacional
debido a la proporción de recepción de ingresos.
ANALISIS : De este modo observamos que una de los criterios que prima en la dirección
de muchas empresas nacionales, es el llamado sentido común”, lo cual podemos apreciar
en el ente analizado, en el cual los datos informales acerca de nuevos profesionales y
salarios constituye uno de los principales puntos influyentes en el momento de la
determinación de la persona para una vacante y su “ sueldo” .
XI. ESTRUCTURA SALARIAL
En cuanto a los salarios fijados en la empresa Amézquita & Cía., no hay mucho que decir.
La Compañía no posee políticas definidas para la fijación de salario, como muestra de ello,
observamos que en una misma categoría los salarios oscilan alrededor de un salario base, y
así para las distintas categorías presentadas en la Firma.
Como principales criterios para la fijación individual de un salario se tienen en cuenta los
siguientes aspectos (todos igualmente importantes) : Experiencia, desempeño en los
trabajos realizados, formación - idiomas, sistemas, posgrados, pregrados - , rango dentro de
cada categoría y antigüedad en la empresa.
Para apreciar un poco mejor la jerarquización de salarios en Amézquita & Cía., podemos
observar la siguiente escala de salarios:
T I P O D E T R A B A J A D O R
NOMBRE CATEGORIA (No. de
empleados)
SALARIO
A (1) $6’000.000 (integral)
SOCIOS B (1) $5’000.000 (integral)
C (2) $4’000.000 (integral)
GERENTES DE A (6) $2’400.000 (integral)
AUDITORIA B (5) $1’700.000
C (4) $1’400.000
SUPERVISORES A (3) $1’200.000
DE AUDITORIA B (5) $1’050.000
C (7) $900.000
ASISTENTES DE A (11) $770.000
AUDITORIA B (9) $680.000
C (33) $600.000
GERENTE ACTIVO 1 $1’350.000
ABOGADOS Comerciales (1) $2´400.000 (integral)
Tributarios (1) $2´400.000 (integral)
DIRECTOR PERSONAL 1 $2´400.000
CONTADOR 1 $1’000.000
ASISTENTE CONTADOR 1 $600.000
ASISTENTE DE ADMON. 1 $800.000
SECRETARIAS 4 $500.000
ARCHIVO 1 $400.000
SERVICIOS GENERALES 4 $350.000
ANALISIS : Aunque no se tienen unas políticas definidas para la fijación de los salarios,
consideramos que la estructura de los mismos, es óptima, y remunera a cada trabajador de
manera equitativa, según su desarrollo laboral, sus capacidades, experiencia y antigüedad
en la empresa.
XII. ESTIMULOS
Aunque este punto no se contemplaba en la guía de la investigación, deseamos incluirlos,
pues consideramos que es un factor importante en el desarrollo del personal y en el
compromiso con la empresa.
Como principales estímulos se reconocen los que son otorgados a aquellos trabajadores con
cierto nivel de antigüedad (5, 10 y 15 años), además de la celebración de fechas especiales
a lo largo del año, como Navidad, Año nuevo, se realiza un brindis en Semana Santa, día de
la secretaria, día de los niños, celebración del cumpleaños de los socios, despedida de
trabajadores que renuncian a su cargo para desempeñarse en otra entidad, etc.
ANALISIS : En nuestro concepto todas estas celebraciones a nivel grupal, son fantásticas
para alentar al trabajador a comprometerse cada día más con su desempeño y con su
empresa, y no recomendaríamos los estímulos individuales, pues podrían aumentar la
eficiencia del personal basándose en un ambiente de competitividad y celos profesionales,
que afectarían el desarrollo de la empresa y el clima laboral. Al contrario, respaldamos el
reconocimiento a la antigüedad en la empresa, pues lleva al empleado a fijarse un reto
consigo mismo.
CONCLUSIONES
Después de haber visto todos y cada uno de los puntos evaluados y su respectivo análisis,
sobre la administración de personal en la empresa Amézquita & Cía. Auditores Asociados,
podríamos observar lo siguiente :
La empresa no posee un departamento de personal propiamente dicho, púes como ya
vimos está conformado básicamente por dos personas, las cuales no cumplen con todas las
funciones propias de una división de personal.
Las principales funciones como reclutamiento, selección, evaluación y fijación de
salarios, son desempeñadas por la Junta de Socios, la cual es el máximo dirigente en el ente
tratado.
A pesar de no poseer departamento de personal, el crecimiento de la empresa se ha
debido a la ética, honestidad, disciplina y responsabilidad de todos y cada uno de los
empleados de dicha firma, lo que les ha otorgado un espacio creciente en el mercado.
Las características nombradas, se buscan en todos los empleados de la manera más
minuciosa con el fin de continuar con la imagen que la empresa ha logrado difundir entre
sus actuales y posibles clientes.
El reclutamiento del factor humano lo tiene a cargo la oficina de personal, y el proceso
de selección recae en la Junta de Socios.
La “jerarquización” interna de la empresa, es muy simple y poco compleja, debido a que
todos los trabajadores son en su gran mayoría contadores y los que no, trabajadores de
servicios generales.
En general podemos observar, que a pesar de no poseer una parte tan importante para una
empresa, como es el departamento de personal, se desarrollan las funciones que este
debería cumplir de la mejor manera, divididas entre la oficina de personal y la Junta de
Socios.
De esta manera concluimos, que aunque un ente no posea una oficina establecida de
personal, lo importante para la empresa es que las funciones que a ella le correspondan se
cumplan de la mejor manera, para el óptimo funcionamiento de la organización.

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GestioPolis. (2001, junio 26). Análisis de la administración de personal en una empresa de auditoría. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/analisis-de-la-administracion-de-personal-en-una-empresa-de-auditoria/
, GestioPolis. "Análisis de la administración de personal en una empresa de auditoría". GestioPolis. 26 junio 2001. Web. <http://www.gestiopolis.com/analisis-de-la-administracion-de-personal-en-una-empresa-de-auditoria/>.
, GestioPolis. "Análisis de la administración de personal en una empresa de auditoría". GestioPolis. junio 26, 2001. Consultado el 31 de Julio de 2015. http://www.gestiopolis.com/analisis-de-la-administracion-de-personal-en-una-empresa-de-auditoria/.
, GestioPolis. Análisis de la administración de personal en una empresa de auditoría [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/analisis-de-la-administracion-de-personal-en-una-empresa-de-auditoria/> [Citado el 31 de Julio de 2015].
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