Administración y sus principales aspectos

Introducción

¿Qué es la administración?

La Administración, también conocida como Administración de empresas, es la ciencia social y técnica que se ocupa de la planificación, organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, el conocimiento, etc.) de la organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser económico o social, dependiendo esto de los fines que persiga la organización.

Definiendo los conceptos tenemos:

Planificar: Es el proceso que comienza con la visión Numero 1 de la organización; la misión de la organización; fijar objetivos, las estrategias y políticas organizacionales, usando como herramienta el Mapa estratégico; todo esto teniendo en cuenta las fortalezas/debilidades de la organización y las oportunidades/amenazas del contexto (Análisis FODA).

Organizar: Responde a las preguntas de, ¿Quién? va a realizar la tarea, implica diseñar el organigrama de la organización definiendo responsabilidades y obligaciones; ¿cómo? se va a realizar la tarea; ¿cuándo? se va a realizar; mediante el diseño de Proceso de negocio, Cursogramas que establecen la forma en que se deben realizar las tareas y en que secuencia temporal; en definitiva organizar es coordinar y sincronizar.

Dirigir: Es la influencia, persuasión que se ejerce por medio del Liderazgo sobre los individuos para el logro de los objetivos fijados; basado esto en la toma de decisiones usando modelos lógicos y también intuitivos de toma de decisiones.

Controlar: Es la medición del desempeño de lo ejecutado, comparándolo con los objetivos y metas fijados; se detectan los desvíos y se toman las medidas necesarias para corregirlos. El control se realiza a nivel estratégico, nivel táctico y a nivel operativo; la organización entera es evaluada, mediante un sistema de Control de gestión.

El objeto de estudio de la Administración son las organizaciones; por lo tanto es aplicable a Empresas privadas y públicas; Instituciones públicas y organismos estatales, y a las distintas instituciones privadas. Por ejemplo: iglesias; universidades; gobiernos y organismos municipales, provinciales, nacionales; hospitales; fundaciones, etc.; y a todos los tipos de empresas privadas; e incluso las familias y hogares.

Administración y sus principales aspectos
Administración y sus principales aspectos

Áreas funcionales de estudio de la administración

  • Administración financiera o Finanzas corporativas
  • Administración comercial (marketing o mercadotecnia)
  • Administración de la producción u operaciones
  • Administración de Recursos humanos

Como las áreas funcionales más características; pero también se pueden encontrar departamentos de:

  • Administración de las Tecnologías de Información
  • Organización y método
  • Administración de la Planificación estratégica
  • Gestión del conocimiento
  • Gestión de proyectos
  • Administración de la cadena de suministro y Logística; etc., como las más frecuentes dentro de las organizaciones

La Administración se relaciona estrechamente con otras ciencias como la Economía, Contabilidad, Psicología, Sociología, Política, Matemáticas, Estadística; también con la Antropología, Historia, Geografía y Filosofía. Etimológicamente hablando, la palabra Administración deriva del Latín Ad Ministrare, donde Ad significa al y Ministrare significa servicio de, lo que deduce la idea de estar al servicio de algo o alguien. Por ejemplo: el estar al servicio de la sociedad, haciéndola más productiva (eficiencia), para el cumplimiento de sus objetivos (eficacia).

Antecedentes de la administración

Durante la historia del ser humano, los antecedentes de la administración siempre se han desarrollado de forma muy lenta y desinteresada. Solamente a partir del siglo XX es cuando se comienza a desarrollar el auténtico progreso de la administración. Hoy en día los países contienen en su seno multitud de organizaciones especializadas en función de las necesidades sociales, y que garantizan un servicio de calidad. Ejemplos de estas organizaciones son los hospitales, la policía, los bomberos, las universidades….etc. En cambio apenas hace 100 años los países carecían de dichas administraciones y las pocas que había apenas realizaban su función, por ejemplo las pequeñas escuelas de pueblo.

Los antecedentes de la administración así como la historia de las organizaciones son un sector que podemos denominar como “moderno”.

Administración prehistórica

Con el final del nomadismo y el inicio de la agricultura, en el año 10.000 antes de cristo comenzaron los seres humanos a agruparse en pequeños núcleos sociales.

Estas tribus comenzaron a demandar cada vez mayores servicios. Los hombres de ese tiempo tendían a especializarse en diversas actividades. Unos continuaban cazando, otros recolectaban, otros cultivaban la tierra, otros cuidaban del ganado, preparación de ropa, fabricación de herramientas…etc.

Estos esfuerzos combinados dan lugar a asentamientos mejor preparados para la supervivencia y a la vez demanda aún más tipos de especializaciones.

La organización por tanto es la virtud clave que permitió a los pueblos primitivos perdurar hasta las complejas sociedades de hoy en día.

Antecedentes históricos de la administración en México

Durante la época precolombina los cambios administrativos figuraban siempre en manos de tres tipos de culturas: La cultura Maya, Olmeca y azteca. Cuya estructura administrativa, en contra de lo que se piensa, gozaba de una gran riqueza organizacional, compleja como las modernas, y con sistemas económicos y políticos perfectamente definidos. No faltaban los servicios militares, los servicios culturales, el comercio, los sindicatos…etc.

Durante la Época Colonial se implantaron los antiguos sistemas Españoles creyendo que de este modo se mejoraba la administración. Muchos historiadores afirman que al contrario de como se pensó, estos nuevos sistemas administrativos supusieron un retraso más que un avance.

Malo o bueno, cualquier sistema administrativo es mejor que nada, y así se demuestra durante la época del México Independiente que se caracterizó por tener demasiados sistemas y no imponerse ninguno con lo que su administración se vio desfavorecida.

Tras la reforma se vieron cambios que perjudicaron los intereses de la Iglesia católica. Posteriormente durante el Porfiriato como consecuencia de los cambios industriales sucedieron cambios importantes que permitieron  un gran avance en tema administrativo.

La revolución mexicana trajo consigo nuevo caos y desorden en todos los aspectos organizativos hasta la formación de la constitución mexicana que trajo importantes cambios administrativos en las relaciones laborales y en la creación de sindicatos.

Tendencias actuales de la administración en México y América Latina

  1. Servicio al cliente
  2. Innovación y espíritu emprendedor
  3. Diversidad de la fuerza de trabajo
  4. Administración del conocimiento y el aprendizaje organizacional
  5. Administración de la calidad
  6. Globalización
  7. Administración en un mundo de comercio electrónico
  8. Ética
  9. Gobierno Corporativo

El ejemplo que presento es de una empresa de México, ya  fabrica y comercializa químicos sanitizantes y de limpieza para la industria en general.

Servicio al cliente. Importancia del cliente: Cuenta con departamento de Customer  Service, el cual está monitoreando en todo momento el nivel de satisfacción del cliente en cuanto a: calidad de producto, precio, entregas en tiempo y forma, atención del departamento de crédito y cobranza y atención por el departamento de ventas. Comportamiento de los empleados: El departamento de ventas tiene una estructura piramidal y todos los involucrados están totalmente orientados a dar soluciones eficientes y eficaces a los clientes.

Innovación. Hacer las cosas de otra manera: Todas las propuestas comerciales presentadas a los cliente son integrales, es decir: productos, aplicaciones y servicios. Explorar nuevos territorios: En sus inicios esta empresa solo fabricaba y comercializaba ceras para pisos, hoy día cuenta con más de 170 productos en su portafolio, para limpiar y sanitizar todas las áreas de las empresas. Innovación. Es la única empresa que cuenta con el sistema de dilución J- FLEX RTU, para dosificar sus productos, esta es una gran ventaja competitiva.

Diversidad de la fuerza de trabajo. Es una empresa que al ser transnacional cuenta con una fuerza laboral plural en términos de sexo, raza, grupo étnico, edad y otras características que manifiestan diferencias. En todas las plantas y sectores con los que cuenta la empresa sea incorporado la mujer a la fuerza laboral, ocupando diferentes niveles en el TIER de la empresa Remuneración: Es una empresa que se preocupa por su personal dando excelente prestaciones a todos los niveles.

Necesidad de un nuevo papel del administrador

Los adelantos tecnológicos, la mundialización de los mercados, la reducción de empleados y la estrechez económica son realidades enfrentadas por las empresas del siglo 21. Cada día se hace necesario hacer más con menos, reestructurar roles de los empleados, desarrollar en ellos nuevas competencias y actualizarnos en nuevos enfoques de atención al cliente.

Ante este escenario, el administrador de oficina o asistente administrativo se encuentra ante nuevos retos pero también con estupendas oportunidades de desarrollo profesional. Como los gerentes delegan cada día más responsabilidades en sus asistentes, en ocasiones, este rol ejercerá funciones que anteriormente correspondían al equipo gerencial: como tomar decisiones, solucionar problemas, establecer procedimientos y facilitar el logro de las metas de la empresa, etc., es decir, hoy más que nunca es indispensable una constante actualización y formación profesional de calidad.

Los empleados multifuncionales, actualizados y dinámicos serán quienes logren el éxito

Objetivos

  1. Analizar los cambios en el rol del asistente administrativo, las competencias y habilidades requeridas.
  2. Identificar las oportunidades profesionales y las alternativas de enriquecimiento para mantener la competitividad en la oficina de hoy.
  3. Desarrollar la actitud positiva, creatividad, el profesionalismo, liderazgo y competencias en supervisión y negociación.
  4. Aprender nuevas técnicas de organización de documentos en la oficina para disponibilidad en cualquier momento.
  5. Desarrollar procedimientos efectivos para establecer un sistema de administración de documentos, dependiendo del tipo de oficina y del volumen de trabajo que se genere en la misma.

Beneficios

  1. Conocimiento general sobre las tendencias en el mundo del empleo y el desarrollo de competencias para enfrentar las mismas en forma efectiva.
  2. Identificación de las oportunidades profesionales y de alternativas de mejoramiento continuo para mantener la competitividad en la oficina de hoy.
  3. Conocimiento y aplicación de los paradigmas de éxito en el profesional de oficina.
  4. Desarrollo de procedimientos administrativos para realizar y facilitar los trabajos.
  5. Conocimientos vanguardistas para ser líder en el campo de administración de oficina.

Contenido

  • Tendencias en el mundo del empleo. Competencias conceptuales, técnicas, políticas e interpersonales requeridas al profesional de oficina
  • Paradigmas del profesional exitoso: asertividad, negociación, visión, creatividad, comunicación, estudiante de por vida
  • Últimas técnicas para archivo y administración efectiva de documentos
  • Técnicas eficaces para el administrador de oficina: Planificación / Organización/ Administración del Tiempo y de Recursos / Trabajo en equipo / Atención al cliente / Manejo del Cambio
  • El administrador de oficina: líder multifuncional, negociador e innovador
  • El enfoque de la inteligencia positiva ante situaciones y personas difíciles
  • Alternativas prácticas y variadas para el desarrollo personal y profesional continuo.

Aplicación de la administración en diferentes sistemas socioeconómicos.

Administración pública:

Es la ejecución y la observancia de la política gubernamental, según ha sido delineada para autoridades competentes, y por lo tanto, a ella conciernen los problemas, poderes, organización y técnicas que lleva implícita de las leyes y políticas formuladas por la dependencia gubernamentales encargadas de ellos. La administración pública es la ley en acción: es la parte ejecutiva del gobierno. En consecuencia significa primordialmente las labores de las empresas civiles que se encarga, por mandato legal de tramitar los trabajos públicos que se les han asignado. Sin embargo, los negocios públicos pueden abarcar ámbitos políticos distintos y en esa forma la administración pública puede ser de carácter internacional o nacional; puede ser de tipo federal o central, estatal o departamental, municipal o urbana. Puede abarcar también las actividades de tipo legislativo, puesto que existe mucho de administración en la elaboración de las leyes. Abarca así mimo las funciones de las cortes en su papel de administradores de la justicia; a las oficinas civiles y militares que dependen directamente o no del ejecutivo etc. En esta forma la administración pública puede ser de la rama ejecutiva, de la rama legislativa, de la rama judicial, de la rama militar, etc. Por lo que respeta a la actividad específica de la aplicación, podría a su vez, referirse a administración de personal, de presupuesto, de materiales, financiera, etc. La administración concentra su estudio en aquellos aspectos de organización, procedimientos y método que son comunes a la mayoría de las oficinas administrativas. La aplicación del cuerpo de conocimiento de ésta disciplina a  cualquier función especial como, la de salubridad puede conducirnos desde el nivel municipal al estatal, al nacional y aún al internacional. Puede tener idénticos problemas en áreas diferentes, como salubridad, educación o comunicaciones o puede ir de una función gubernamental como el arresto y detención de un delincuente, a una cuasi gubernamental o cuasi-comercial, como la atención de una planta eléctrica.

Administración privada:

Concierne a las actividades de los particulares y en todos sus órdenes y es, por tanto, también muy amplia. La industria es, la ilustración más evidente de la administración privada, pero también la encontramos altamente desarrollada en los organismos eclesiásticos, los colegios y las instituciones privadas deben eficiencia. Puede ser, de tipo internacional, como ciertas sociedades de carácter cultural, político y social, y los consorcios y carteles que se van más allá de las fronteras de un país. Puede ser también de tipo nacional, regional o local. Pude ser bancaria, industrial comercial, agrícola, etc.

Administración mixta:

La administración mixta o cuasi-pública se refiere a las actividades de aquellos organismos que están bajo jurisdicción tanto del poder público como del sector privado, y a ellos corresponden las instituciones de participación estatal, descentralizadas o autónomas. Por el ámbito que abarca, la administración mixta puede ser de carácter institucional, nacional y regional, y por la estructura del organismo al que sirve puede ser de tipo descentralizado, autónomo, semioficial, de participación etc.

Conclusión

La administración es de mucha importancia para toda empresa, ya que gracias a la planeación, organización, dirección y control ayudan al crecimiento de las organizaciones de tal manera que las relaciones sean netamente sociales y en ambiente, a pesar de lo largo de la historia sabemos que en algunas épocas la administración era considerada como una respuesta a las necesidades de la comunidad, pero hoy en día con los valores institucionales y sus conceptos  que maneja hemos podido comprender que la administración tiene como fin la  optimización de los recursos en el menor tiempo posible.

Bibliografía

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Palma Díaz Rubi Carolina. (2013, julio 15). Administración y sus principales aspectos. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/administracion-y-sus-principales-aspectos/
Palma Díaz, Rubi Carolina. "Administración y sus principales aspectos". GestioPolis. 15 julio 2013. Web. <http://www.gestiopolis.com/administracion-y-sus-principales-aspectos/>.
Palma Díaz, Rubi Carolina. "Administración y sus principales aspectos". GestioPolis. julio 15, 2013. Consultado el 2 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/administracion-y-sus-principales-aspectos/.
Palma Díaz, Rubi Carolina. Administración y sus principales aspectos [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/administracion-y-sus-principales-aspectos/> [Citado el 2 de Diciembre de 2016].
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