La toma de decisiones en la Dirección Integrada de Proyectos

Autor: Dr. Ing. Roberto Delgado Victore y MSc. Martha Montes de Oca Richardson

Mejores prácticas

02/02/2010

Resumen

La Dirección Estratégica Integrada y la Dirección por Objetivos, haciendo uso de los Valores, representan la base para el desarrollo de la Dirección Integrada por Proyectos, con el propósito de garantizar la continuidad en el proceso de Dirección.

El control de ejecución por proyectos apoyado por las TICs, introduce un cambio de estilo de dirección en la interacción entre el equipo de proyecto, los directivos y las partes interesadas, con el propósito de alcanzar los objetivos del proyecto en el menor plazo de tiempo posible, en el marco del presupuesto y con la calidad requerida por el cliente y las partes interesadas.

El proyecto constituye la unidad básica organizativa del sistema de dirección en las empresas que trabajan por proyecto y su cronograma de ejecución actualizado, representa una herramienta fundamental para garantizar una mayor efectividad en la toma de decisiones, por el fácil acceso a la información necesaria para identificar los problemas en las tareas y brindar las decisiones oportunas que requiere la toma de decisiones en el sistema de dirección.

El trabajo tiene como objetivo, el desarrollo de un procedimiento para ejecutar la toma de decisiones en la Dirección Integrada por Proyectos apoyada por las TICs, tomando como base la programación estructurada del proyecto con los correspondientes cortes, la línea base, la línea de progreso y el seguimiento con el avance de las tareas, permitiendo ejercer su control, a partir de la información que se genera en los cortes, para con las decisiones tomadas en el corte anterior, el diagnóstico en el corte actual y el pronóstico para el siguiente, tomar las decisiones estratégicas que garantizan el cumplimiento de los objetivos, en un proceso integrado de dirección.

1.- Introducción.

En el proceso de dirección por proyecto, el control de ejecución por cortes constituye una de las fases más importantes por el nivel de información que genera y por su incidencia en la toma de las decisiones, necesarias para lograr los objetivos del mismo, en el menor plazo de tiempo, en el marco del presupuesto, con el apoyo logístico y la calidad requerida por el cliente y las partes interesadas.

El concepto de identificación de la necesidad, la formulación del problema y la asignación de su solución a un director de proyecto certificado, apoyado por la estructura funcional de la empresa, con el uso de las TICs y una atención priorizada por la alta dirección, es una tendencia que se generaliza con éxito a nivel internacional.

El objetivo del presente trabajo es brindarle un procedimiento al equipo de proyecto, para desarrollar el control de ejecución por cortes apoyado por las TICs, a partir de la planificación estructurada donde se genera la información de interés para los participantes y las partes interesadas.

Un proyecto bien planificado, con estudio de alternativas, factibilidad, evaluaciones, con una buena programación, definiciones de calidad, contrato, presupuesto y financiamiento, facilita la tarea de dirección en la etapa de control de ejecución del proyecto.

En el contenido del tema se desarrollan los conceptos de dirección, el análisis de la información, el uso de la línea base, la línea de progreso y el seguimiento haciendo uso de las TICs, para con la integración de estos conceptos, brindar los elementos necesarios para el control de ejecución por cortes y la toma de decisiones, apoyado por los indicadores, con el objetivo de facilitar el trabajo de dirección durante la ejecución de los proyectos.

2.- Antecedentes.

La planificación y el control de ejecución son procesos importantes del sistema de dirección en el ciclo de vida del proyecto. El desarrollo de las tecnologías informáticas ha estimulado su uso en la planificación de los proyectos sin embargo, su uso ha estado limitado en el control de ejecución por no disponer de una estabilidad en el suministro de la información en los cortes y falta de capacitación por parte de los ejecutores. El proceso requiere de una disciplina tecnológica motivada y exigida por el personal directivo de la empresa.

La caracterización del proceso de generalización de la Dirección Integrada por Proyecto en las empresas, refleja que la etapa de planificación se desarrolla satisfactoriamente, pero en el proceso de control de ejecución, no se hace el uso adecuado de todas las potencialidades que brindan las herramientas informáticas para garantizar un proceso de dirección efectivo por cortes.

El estado del arte sobre el tema es rico por las múltiples publicaciones de empresas que hacen uso de las tecnologías informática para ejercer el control, ya que en la actualidad es prohibitivo el uso de sistemas manuales y modelos estadísticos para el control de ejecución. Los sistemas informáticos están diseñados para facilitar el trabajo de ls directores de proyecto, su equipo de trabajo y los directivos de la empresa, suministrando la información necesaria para ejercer el control acorde con el desarrollo actual de la Ciencia y la Técnica. No hacer uso de éste desarrollo, es negar la efectividad del proceso de dirección de los proyectos, con toda la incidencia que esto implica en el proceso inversionista y el desarrollo del país.

3.- Desarrollo del proceso de control de ejecución.

El proceso de control de ejecución en el marco de la Dirección Integrada por Proyecto, requiere de la planificación y preparación del proyecto con su Estructura de Desagregación de Tareas, recursos, los costos, presupuesto, financiamiento, la ruta critica, la gestión de la calidad, definición de los cortes en función de las prioridades en la base de datos , el uso de la línea base, la línea de progreso y el seguimiento, en un proceso continuo, donde la toma de decisiones apoyado por un conjunto de indicadores, permite identificar los conflictos, determinar las causas, identificar los efectos, brindar soluciones y proceder a la toma de decisiones, en un marco donde el trabajo del equipo DIP hace uso de las facilidades que le brindan las TICs. [3]

3.1.- Concepto de dirección.

La dirección por proyectos es una necesidad de la empresa, en la que el director de proyecto actúa sobre un equipo de trabajo de forma consciente para ejercer el control, tomando las decisiones oportunas en los puntos de corte, con el objetivo de dirigir el proceso hacia el cumplimiento de los objetivos previamente definidos a través de la una trayectoria de mínima de desviación, definida por la línea de deseo, haciendo un uso adecuado de la información, con el propósito de alcanzar los objetivos en el menor plazo de tiempo posible, con la calidad requerida y en el marco del presupuesto previsto.

El desarrollo de un proyecto en el tiempo, define una línea de deseo representada por una trayectoria que tiene su origen en A con el proceso de concepción del proyecto y su fin en el cierre con el logro de los objetivos. El proyecto en su etapa de ejecución está sujeto a múltiples afectaciones que describen una trayectoria próxima a la línea de deseo, con un conjunto de puntos de inflexiones en ocasiones muy diferentes a la prevista. La trayectoria del proyecto es objetiva y se desarrolla de forma espontánea o bajo la dirección del equipo de proyecto de la DIP. Si por un procedimiento adecuado, es posible establecer los cortes, identificar las causas de las desviaciones en los cortes y actuar sobre ellas en un proceso continuo de dirección, el desarrollo espontáneo del proyecto se transforma en un proceso consciente de dirección. [6]

Para lograr un proceso dirigido en cada corte del proyecto, es necesario evaluar las desviaciones y determinar las causas. Estas desviaciones pueden ser reflejadas en el gráfico por un vector tangente a la trayectoria en el punto de corte. Después de evaluadas las causas e identificados los efectos con las posibles soluciones, es necesario tomar la decisiones que pueden ser materializadas en una corrección reflejo de la toma de decisiones. La corrección induce una resultante R que dirige el proyecto hacia el logro de sus objetivos a través de la menor trayectoria posible, con el objetivo de alcanzar los resultados previstos con el mínimo de desviaciones.

El éxito del trabajo de dirección estará dado por el conjunto de decisiones conscientes, tomadas durante la ejecución del proyecto, tendientes a lograr que la trayectoria sea lo más próxima a la línea de deseo, lo cual incide directamente en el costo y el tiempo del proyecto. Las desviaciones incrementan los costos reduciendo el margen de ganancia. Cuando los desvíos superan los criterios de medida generan perdidas en el proyecto.

El arte de dirigir por proyecto, está dado por las posibilidades de obtener una trayectoria con mínima desviación con relación a la línea de deseo, con un mínimo de desviaciones con relación a la línea base, aplicando en cada corte la toma de decisiones estratégica en función de los objetivos del proyecto. [6].

El proceso de dirección requiere de una definición precisa de sus objetivos, saber a donde llegar, un control sistemático por cortes y una toma de decisiones efectiva en función de sus objetivos, evaluando las desviaciones presentadas con el apoyo de las TICs.

Descargar Original

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Dr. Ing. Roberto Delgado Victore - rdelgadoarrobareduniv.edu.cu

Prof. Titular. ISPJAE - Asesor del Ministerio de Educación Superior. Cuba.

MSc. Martha Montes de Oca Richardson - marthaarrobamatcom.uh.cu

Profesora Auxiliar, Facultad de Matemática y Computación, UH

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