Teoría de la organización

Autor: Ing. Clemente Valdés Herrera

Teoría de la organización

03-02-2010

“Las organizaciones son creadas para producir alguna cosa: servicio o producto. Por lo tanto, utilizan la energía humana y la no humana para transformar materias primas en productos o servicios”. Idalberto Chiavenato.

Antecedentes y generalidades

Pensemos desde cuando éramos niños, adolescentes o jóvenes que asistíamos a la escuela o a un hospital o como miembros, conjuntamente con algunos amigos, de un equipo deportivo o cultural, formábamos parte de una organización con independencia de la formalidad que ésta estuviera.

Existe otro gran grupo de instituciones (religiosas, gubernamentales, no gubernamentales), empresas, unidades de las fuerzas armadas, y muchas más que están establecidas formalmente y que a su vez son organizaciones.

Muy importante es estudiar las características, principios, tipos, evolución y desarrollo de las organizaciones que están constituidas de manera formal y que de esta forma sirven a la sociedad ya sea aportando productos, servicios u otra cuestión que rinda beneficios materiales o espirituales a las personas.

Toda organización que se constituya tiene una misión, que es su razón de ser, y determinados objetivos concretos a cumplimentar.

Esa misión, como se expresó es la razón de ser de la organización, conjuntamente con el entorno en que ésta vaya a desarrollar sus actividades, determinan el enfoque de componentes importantes como son: los objetivos, las funciones, las tareas, las políticas, la estrategia, la táctica, así como la estructura organizacional, la misma, sobre la base de un diseño organizacional y de un diseño de los puestos de trabajo que permita un desempeño adecuado y dar cumplimiento a los aspectos planteados, incluida por supuesto, la misión de la organización.

Se hace necesario enfocar un aspecto esencial y que debe acompañarnos como criterio y acción en todo el estudio y posterior aplicación práctica de los conocimientos adquiridos, y es que las organizaciones están conformadas por personas que son su elemento más valioso y nuestra visión debe ser siempre la siguiente: el trabajo lo realizan las personas, lo desarrollan las personas y los resultados del trabajo de una u otra forma son para las personas.

Definición de organización

Se han aportado muchos conceptos o definiciones sobre las organizaciones incluso enfocadas a lo productivo, a lo económico o lo social.

Realmente me agradan más las definiciones que den un enfoque con la mayor integralidad posible por lo que se propone la siguiente:

“Una organización es un sistema social abierto, que constituye un organismo vivo, dinámico, con la flexibilidad necesaria para asimilar el cambio, y que recibe determinados recursos transformándolos en productos y/o servicios”. (Fig. 1.1 )

Figura 1.1 Esquema de Organización.

Como sistema social abierto es influenciado por el entorno y a su vez influencia sobre éste, otro aspecto esencial son las variaciones que se producen en los output (productos, servicios) al variar los input (recursos de entrada).

Se hace énfasis en el hecho que cualquier organización para cumplir sus objetivos y poder desarrollarse, debe tener sus trabajadores preparados y ser lo suficientemente flexibles para asimilar y responder ágilmente a los cambios que el entorno le impone.

El logro de una organización no es abstracto y para alcanzarlo es necesario garantizar la convergencia entre sus intereses y los de los trabajadores.

Recursos Organizacionales

Al analizar el concepto de organización observemos que ésta recibe un conjunto de factores que deben ser coordinados para la obtención de resultados, estos recursos organizacionales serán descritos a continuación:
Recursos Humanos (RRHH).

El inicio será por los RRHH integrados por todas las personas que componen la organización, sin distinción del nivel jerárquico que ocupen. Constituyen el único recurso vivo, pensante y capaz de utilizar adecuadamente (o no) los demás recursos.

Se distinguen además por tener conocimiento, habilidades, talento, aptitudes y valores que no poseen los otros recursos, y que son capaces de innovar y crear, así como, con una adecuada motivación mejorar los resultados integralmente.

No obstante, incluir a las personas como RRHH o sea aparentemente un recurso más de la organización, deseo expresar que se enfoca así por un problema docente y de ubicación, pero es preciso profundizar y plantear que con los trabajadores la concepción debe ser distinta y el enfoque con estos no es el de la aplicación de una técnica o gestión sino debe dársele la atención como ser humano, como ser social, sólo respetando este derecho se garantizará el despliegue y aplicación consciente de todo el potencial del hombre en la obtención de los objetivos organizacionales y lo que es muy importante, ofreciéndole y dándole al ser humano la dimensión y el tratamiento que merece y que estamos obligados, moral y materialmente, a brindarle.

En todo momento que se utilice la expresión RRHH se hará teniendo en cuenta lo expresado anteriormente.

Recursos materiales

Están constituidos por las materias primas, materiales, equipos, edificaciones, terrenos y otros utilizados en el proceso de obtención de productos y/o servicios.

Recursos financieros

Son todas las distintas formas de capital que sirven para adquirir otros recursos y medios necesarios para la organización. Lo componen el efectivo, los financiamientos, créditos, cuentas por cobrar y otros.

Unido a estos recursos existen otros expuestos por distintos autores, por ejemplo Chiavenato, I. en Administración de Recursos Humanos(1994) plantea además dos recursos que son los comerciales y los administrativos, donde los primeros “constituyen los medios por los cuales las organizaciones localizan, entran en contacto e influyen en los clientes. Comprenden todas las actividades de investigación y análisis de mercados, sistema de ventas, promoción, precios y otros”.

Los segundos, según el mismo autor, son “los medios en los cuales se planean, organizan, dirigen y controlan las actividades empresariales. Incluyen además los procesos de toma de decisiones, distribución de la información y otros”.

Teorías de la organización

Las organizaciones están compuestas por muchos elementos y detalles, de los cuales se pudieran enumerar varios de ellos, ahora bien, visto en su contexto más amplio considero que es importante expresar determinados elementos que sin ellos sería imposible alcanzar, inclusive, ni el nombre de organización, estos son: personas, tecnología y proceso, con mayor o menor desarrollo de los mismos, pero siempre presente estos.

No es posible abordar este tema sin exponer, aunque sea en sentido general, las tendencias históricas relacionadas con el aspecto administrativo, que por supuesto han incidido en las formas y desarrollo de la actividad organizacional, en el diseño organizacional y en el diseño de los puestos de trabajo, así como en otras actividades de suma importancia en las organizaciones.

Sobre las distintas teorías o escuelas que se han sucedido se debe decir que ninguna es excluyente de las otras y que lo sucedido en la práctica es que unas se han apoyado en las otras, en muchos casos cambiando la forma pero en la mayoría de las ocasiones muy poco en su contenido.

La primera de estas teorías es la clásica, burocrática o mecanicista como se le conoce también, y su creación y desarrollo surge por el aporte de varias personalidades entre las que se destacan uno de sus precursores, Adam Smith cuya contribución sobre los aspectos relacionados con la división del trabajo tuvieron incidencia en la economía del tiempo y del trabajo, Robert Owen con sus argumentos sobre el mejoramiento de las condiciones de vida y de trabajo y la influencia de estos en el incremento de la producción y las utilidades.

Henry Gantt con la ampliación y desarrollo de las ideas de Owen sobre la calificación del trabajo de las personas y la creación de los gráficos implantados al respecto, que posteriormente se ampliaron también a los aspectos de la producción.

Henry Fayol con su exposición sobre los principios de la administración, ya que pensaba que pronosticando científicamente y aplicando métodos también científicos se alcanzarían resultados superiores, Frederick Taylor con su análisis de tiempo, cronometrando los movimientos de los empleados para aplicar métodos científicos al proceso de trabajo, lo que posteriormente se denominó Organización Científica del Trabajo, todos ellos incluido Max Weber con su concepción burocrática sobre la administración en la que planteaba, que una jerarquía bien definida con conceptos, reglas y normas precisas contribuía al desarrollo y rendimiento de la organización.

Los esposos Frank y Lliliam Gilbreht con sus estudios de movimiento y fatiga, y el plan de las tres posiciones.

Todos estos criterios y enfoques, y otros no mencionados, contribuyeron decisivamente a la conformación de esta teoría.

La teoría clásica se caracteriza por los aspectos siguientes:

• División de las actividades en tareas simples y repetitivas.
• Establecimiento de procedimientos precisos y rígidos.
• Jerarquía bien centralizada y definida a través de la estructura organizacional.
• Separación de las actividades de dirección de las actividades ejecutoras.
• Comunicación en una sola dirección.
• Centralización y control bien definidos sobre la base de la autoridad formal del cargo.
• Limitados conocimientos de los trabajadores, sólo sobre las actividades a realizar, que como se expuso eran muy simples.
• La elevación de la productividad se buscaba sobre la base de: un estricto control sobre, los métodos empleados en el proceso de trabajo, los movimientos que se ejecutaban y la medición de los tiempos de estos, la determinación de los ritmos de trabajo.
• Introducción de las líneas de montaje con gran rigidez para la realización de una producción rígida también.

La teoría clásica ha aportado ventajas, teniendo también sus limitaciones.

Ventajas

• Constituyó un gran avance para su época con la aplicación de métodos científicos y no empíricos como se hacía hasta entonces.
• Una de las principales ventajas ha sido servir de base a otras teorías donde incluso algunos de sus preceptos hoy día continúan aplicándose.

Desventajas

• Considerar que su aplicación sería siempre sobre un ambiente estable.
• Sus principios se consideran muy generales, por lo que su aplicación se limita a organizaciones de cierta complejidad.
• No consideraba al trabajador en su verdadera dimensión sino como un apéndice de las máquinas.

Las limitaciones de esta teoría son sobre todo en lo relacionado con el aspecto humano, ya que lo consideraba en un plano inferior con relación a las máquinas, no sólo en cuanto a su tratamiento como ser humano, sino subvalorando la importancia que tiene en todo el proceso de producción o servicios.

Esta situación motivó que otros pensadores entre ellos sociólogos, sicólogos, realizaran estudios cuyos resultados introdujeron aspectos importantes sobre las relaciones humanas, sobre todo en cuanto a elementos sociales y sicológicos.

El desarrollo de investigaciones, entre las que se destacan las realizadas en una fábrica de la Western Electric en Hawthorne, sobre distintos aspectos, tuvieron gran repercusión en la época, no obstante, es necesario decir que en muchos casos los resultados no fueron los esperados. En estos experimentos participó Elton Mayo conjuntamente con otros colaboradores.

Una de las interpretaciones que se hicieron sobre las investigaciones fue, que los trabajadores mejoraban su desempeño por la atención que se les había brindado al realizar el estudio, a este hecho se le denominó “Efecto Hawthorne”.

Con la escuela clásica se llegó a la conclusión que el ser humano se motivaba por sus necesidades económicas, cuestión esta que fue refutada por este movimiento al plantear que el hombre se motivaba por sus necesidades sociales y que la compulsión del grupo era un factor importante también. No obstante el avance con este movimiento conductista, como se le llamó, tampoco se satisfacían las expectativas al ciento por ciento.

Se realizaron estudios más profundos y con métodos más sofisticados cuyos resultados enriquecieron los criterios sobre la motivación donde aparecieron teorías al respecto, por estudiosos como Abraham Maslow, Douglas McGregor y Chris Argyris.

Los estudios han continuado teniendo en cuenta otros aspectos y obteniéndose también otras conclusiones importantes.

De gran repercusión e interés es el enfoque de sistemas que puntualiza y expresa la organización como un sistema formado por diversos subsistemas interrelacionados e interdependientes.

El enfoque de contingencias donde se plantea tener en cuenta el aspecto situacional, así como las circunstancias, para que las decisiones sean adecuadas.

Relación de la actividad organizacional con los cambios en la sociedad.

Las organizaciones deben enfrentarse a un entorno cambiante lo cual requiere de una previsión o al menos una pronta adaptación que le permita emitir una rápida respuesta.

Debe asumirse la utilización del cambio y crecer con él desde todas sus aristas.

Estas variaciones pueden presentarse de manera constante y en cualquier aspecto, elemento o área de la organización, se hará referencia al cambio ocurrido en el mundo del trabajo en los últimos años lo cual ha permitido la evolución y desarrollo de los RRHH.

• Los puestos de trabajo se diseñaban para realizar tareas simples y repetitivas con variaciones muy escasas. Hoy se producen variaciones sistemáticas en los puestos de trabajo, como consecuencia del vertiginoso avance de la tecnología, lo que conlleva a diseñar puestos de trabajo polivalentes, a que el trabajo se realice en equipo, que los resultados de trabajo sean compartidos y que la orientación de la actividad sea hacia el cliente.

• Los resultados del trabajo deben constituir la base para la remuneración al trabajador, la que debe estar compuesta por una parte fija y otra variable, lo que hace que las evaluaciones del desempeño deban ser profundas y objetivas para que exista una verdadera correspondencia entre retribución – resultados, siendo además una estimulación moral por su justeza y un acicate para la solución de las dificultades que se presenten.

• Las incorporaciones o movimientos para ocupar un puesto de trabajo se realizarán sobre la base de las competencias de las personas, comparándolas con los requerimientos de ese puesto, esto permitirá que situemos a la persona idónea.

• Garantizar la competitividad es una cuestión vital en los momentos actuales y para ello debe considerarse a las personas como lo más importante de la organización y no, como un costo, o como una maquinaria o mercancía. Lo planteado anteriormente queremos reafirmarlo con una cita de Charles Handy: “La organización que trata a sus empleados como activos que requieren mantenimiento, amor e inversión, se comportará muy diferente a otra que los trata como costos a ser reducidos donde y cuando se pueda”.

• La rapidez de respuesta es muy importante, ya que el riesgo de no ser oportuno puede llevar al no cumplimiento de los objetivos de trabajo y/o la pérdida de la competitividad. Por tal sentido es muy necesario que la toma de decisiones no recorra la tradicional línea de mando sino la nueva concepción es hacer estructuras organizativas planas y sencillas y que las decisiones se tomen en los niveles más cercanos a la base, e incluso mejor aún en la base misma.

• Como se expresó los puestos de trabajo deben ser polivalentes por lo que los conceptos en la preparación de los RRHH deben variar, para estar acorde con esta nueva situación, imponiéndose una adecuada capacitación y desarrollo.

Tipos de organizaciones

No obstante la existencia de distintos tipos, formas o variantes, es necesario destacar que la inmensa mayoría de las organizaciones están sujetas a las variantes tradicionales y solamente en países de alto desarrollo y en industrias con determinadas características y elevado desarrollo también, existen estas formas de organización más actualizadas.

Se pueden citar distintos tipos, algunos con variantes muy parecidas, en este caso veremos los siguientes:

• Organizaciones Adhocráticas.
• Organización en aprendizaje (learning organization).
• Organizaciones en red.

A continuación sería útil describir algunos de los detalles más importantes sobre estas organizaciones.

Organizaciones Adhocráticas

La estricta y elevada jerarquía de la escuela clásica se pierde en estas organizaciones, en las cuales imperan los equipos de trabajo, los que le impregnan una serie de características como: velocidad ante los cambios, gran creatividad y posibilidades de innovar, elevada descentralización, y especialización en los equipos y/o puestos de trabajo.

Por las razones apuntadas, en ocasiones, no existe una definición clara de la relación entre el jefe y sus colaboradores, lo cual se considera una deficiencia de este tipo de organización.

Organización en aprendizaje (learning organization).

Ante todo, se caracterizan por situar a las personas en un sitial importante, garantizando una constante evolución en cuanto al aprendizaje y el incremento de los conocimientos para la toma de acciones rápidas ante los cambios.

La adquisición de conocimientos en estas organizaciones no se basa en los adquiridos por determinadas personas por importantes que estas sean dentro del proceso, sino es un movimiento en toda la organización y una cultura en todos sus integrantes que permite que todos lo adquieran y que se renueve y se desarrolle constantemente.

Sobre la base de lo planteado, una cita de Alhama Belamaric, R. (2005). Dimensión social de la empresa. (Pág. 105) que expresa: “Se identifica una organización en aprendizaje cuando en ella se comparte e identifica el conocimiento, de tal manera que todos sus integrantes, sin excepción, lo pueden aprovechar para responder a los cambios. Con una actitud y estilo abiertos al cambio, se orienta a una visión estratégica e innovación comunes a todos”.

Estas organizaciones expresa Peter Senge están basadas en el cumplimiento de cinco disciplinas que son:

• Dominio personal.
• Modelos mentales.
• Aprendizaje en equipo.
• Visión compartida.
• Pensamiento sistémico.

Organizaciones en red

Las organizaciones en red tienen un grupo de características distintivas, y se apoyan en los conocimientos adquiridos y utilizados sobre la informática, las telecomunicaciones, utilizando además los aportes que brindan la intranet y la Internet.

Unido a los aspectos anteriores, su trabajo es sobre la base de estructuras planas, la disminución de la jerarquía tradicional y un trabajo muy operativo hacia la realización de proyectos, prevaleciendo totalmente una eficaz comunicación y una gran motivación, por la descentralización operacional y la confianza que permiten una correcta eficacia y eficiencia en la ejecución de los procesos, unido a un incremento de la satisfacción laboral.

Se precisa, un nuevo modo de pensar y de actuar que permitan un alto grado de integración. En una determinada etapa del desarrollo del trabajo es necesario incluir en esta integración a los clientes, a los proveedores y demás factores relacionados con el proceso.

Estructura organizacional

Lo estudiado en los epígrafes anteriores permite tener una visión global sobre las organizaciones, desde su definición hasta aspectos fundamentales e inherentes a las mismas, importante es conocer que toda organización tiene una razón de ser que como vimos, es su misión, y que unida al entorno determinan como se enfocarán y llevarán a vía de hecho un grupo de aspectos, vistos también, ahora, para ello se necesita diseñar y trabajar adecuadamente con una estructura organizacional que sea capaz de permitir el cumplimiento de lo previsto.

Concretando se puede decir que la estructura organizacional es la forma en que las actividades se dividen, se ordenan, se distribuyen, se organizan y se establecen las interrelaciones de autoridad y comunicación. Para ello, es necesario realizar con anterioridad una correcta división del trabajo, definir como se agruparán las tareas, o sea, su departamentalización y como estas se interrelacionarán e integrarán entre si.

Las estructuras organizacionales se grafican a través de cuadros y líneas adecuadamente conformadas, lo que se conoce como organigrama. Los cuadros representan la agrupación de tareas y las líneas son la cadena de mando, las que expresan como estará distribuida la autoridad, o sea quien se subordinará a quien.

De lo visto en este capítulo se infiere, sin temor a equivocarnos, que cada organización debe tener su estructura de acuerdo a sus características por lo que no deben copiarse mecánicamente de una organización a otra. Otro elemento a destacar es que los enfoques sobre las estructuras han ido cambiando con el transcurso del tiempo, por lo que constituyen un elemento dinámico.

Existen distintas formas de estructuras las cuales se nombran en dependencia del factor a definir, estas son:

• En dependencia de su legalización pueden ser formales e informales, las primeras son las que están acreditadas y legalizadas documentalmente, y son nuestro objeto de estudio, las informales lo contrario. No obstante, estas últimas existen e incluso se manifiestan dentro de las organizaciones a través de las relaciones interpersonales.

• En función de la línea de mando pueden ser verticales y horizontales. Las estructuras verticales se caracterizan por tener varios niveles de subordinación, lo cual no permite que las decisiones y las informaciones en general lleguen con rapidez desde el nivel inicial al final y viceversa, lo que constituye una desventaja en esta época de cambios acelerados. Las estructuras horizontales por el contrario tienen pocos niveles lo que permite la posibilidad de eliminar la desventaja de la anterior, la tendencia actual es hacia la utilización de estas últimas.

• Por la forma de estructurarse las áreas (direcciones, departamentos, secciones u otros) pueden clasificarse en: estructura organizacional funcional, estructura organizacional por producto (o cliente, o geográficamente), estructura organizacional matricial.

1. La estructura organizacional funcional consiste en la especialización de las áreas por funciones (Recursos Humanos, Economía, Mercadotecnia, Ventas, otras), o sea, que la autoridad se basa en la función. La misma tiene varias ventajas prácticas y se aplica en organizaciones relativamente pequeñas y con poco volumen de productos, una de sus desventajas principales es su utilización donde existan gran cantidad de productos. Las decisiones se toman de manera centralizada. Cada jefe tiene la posibilidad de aportar sus conocimientos al máximo.

2. La estructura organizacional por producto (cliente, geográfica) se utiliza en grandes entidades con elevados volúmenes de productos, clientes o en organizaciones con divisiones geográficas distantes. En estos casos esta estructura es mucho más ventajosa que la funcional.

3. La estructura organizacional matricial combina las ventajas de las anteriores y reduce las desventajas. Un aspecto a evaluar es la doble subordinación a que se someten los trabajadores con esta estructura.

BIBLIOGRAFÍA

Alhama, R., Alonso, F., & Martínez, T. (2005). Dimensión social de la empresa. Ciudad de La Habana: Ciencias Sociales.
Beatty, J. (1998). El mundo según Peter Drucker. Buenos Aires: Sudamericana S.A.
Chiavenato, I. (1994). Administración de recursos humanos. México: McGraw
Hill.
Cuesta Santos, A.(1997).Tecnología de gestión de recursos humanos Ciudad de La Habana: Instituto Superior Politécnico José A. Echevarria.
Day, G., Schoemaker, P. Y Gunther, R. (2001). Wharton Gerencia de Tecnologías emergentes. Buenos Aires: Ediciones B Argentina SA.
Gorodiestsky, V. (1976). Introducción al estudio de la organización científica del trabajo. La Habana. Editorial Científico Técnica.
Grupo Ejecutivo Perfeccionamiento Empresarial. (1998). Bases generales para el perfeccionamiento empresarial. Ciudad de La Habana.
Hunt, J. W. (1993/1994). La dirección de personal en las organizaciones. (reimpresión). México. D. F.: Fuentes Impresoras S.A.
Johansen, R y Swigart, R. (1996). El crecimiento profesional en el “downsizing” organizacional.
Peters, T. & Austin, N. (1985). A passion for excellence (Pasión por la Excelencia). Nueva York: Ramdon House.
Peters, T. & Waterman, R. Jr. (1982). In search of excellence (En busca de la excelencia). New York: Harper & Row.
Senge, P. M. (1996). La organización que aprende. Gestión, 252, 4.
Senge, P. M. (2004-2005). La quinta disciplina. Argentina. Ediciones Granica SA.
Stonner, J., Freeman, R.E. y Gilbert, D. (2004). Administración. 6. Edición. La Habana: Escuela Hotelería y Turismo. Ediciones Balzon.
Ulloa Purcachi, P. (1989). El desafío de la gestión de recursos humanos. Universidad de Bolívar.

Ing. Clemente Valdés Herrera - clementearrobatecnoex.gae.com.cu 

Ingeniero Industrial de profesión. Fundamentalmente me he desempeñado trabajando en el sector empresarial en distintas especialidades como Recursos Humanos, Organización del Trabajo, Ejecutivo, Director en empresas y en uniones de empresas además como profesor durante varios años en Institutos Politécnicos en varias asignaturas, así como Conferencista donde he elaborado y desarrollado varias temáticas. He recibido varios Postgrados e impartido también sobre varias especialidades.

Comentarios
comments powered by Disqus

Nuevas publicaciones

⇐ Hazte Fan en Facebook
⇐ Síguenos en Twitter
⇐ Agréganos en Google +
⇐ Suscríbete vía Email
"Si tú tienes una manzana y yo tengo una manzana e intercambiamos las manzanas, entonces tanto tú como yo seguiremos teniendo una manzana. Pero si tú tienes una idea y yo tengo una idea e intercambiamos ideas, entonces ambos tendremos dos ideas"
George Bernard Shaw
Comparte conocimiento
Contenidos publicados con licencia CC BY-NC-SA 3.0 a excepción de los casos en los que se indican derechos de autor específicos. Sugerimos contactar a los autores al usar material públicamente.