Un brinco a la tecnología. En apoyo a las PYMES emergentes

Autor: Ing. Julio C. Porras

Tecnología e internet

18-03-2008

Si bien es cierto que las empresas emergentes en las PYME (Pequeñas y Medianas Empresas) hoy en día tienen que estar a la vanguardia tecnológica para poder competir, muchas de la empresas no cuentan con la infraestructura Tecnológica de información ni los recursos económicos que le permitan desarrollarla para hacer más eficiente su trabajo y toma de decisiones acorde a sus necesidades.

Existe en el mercado, soluciones que a las empresas le permiten cumplir con los requerimientos fiscales y al que mismo tiempo facilitan el proceso de tomas de decisiones, sin la necesidad de hacer grandes inversiones de tiempo y dinero, al tomar ventaja de aplicaciones disponibles en el Internet.

Contenido

Para iniciar un negocio dentro de las (Pequeñas y Medianas Empresas) es importante contar con un buen plan de negocios, creado en base a un análisis que cubra los elementos más importantes según explica Sahlman[1] en su artículo “Claves de un buen plan de Negocios”. En el cuál define los elementos críticos a considerar, como son:

La gente: Las personas tanto externas que proveen servicios clave o recursos importantes, tales como abogados, contadores o proveedores, como las internas.

La oportunidad: Un perfil del negocio en sí mismo: qué venderá y a quién, si puede crecer y cuán rápidamente, cuáles son sus economías, quiénes y qué obstaculizan su éxito.

El contexto: Una amplia perspectiva: el marco regulatorio, las tasas de interés, las tendencias demográficas, la inflación y aspectos similares; básicamente, factores que cambian inevitablemente pero que el entrepreneur no puede controlar.

Riesgos y recompensas: Un asesoramiento de todo lo que puede salir mal y bien, y una discusión de cómo puede responder el equipo emprendedor.

Sin embargo, a pesar de contar con el plan de negocios, es importante contar con sistemas de soporte a la decisión[8] que le permita conocer el estado que guarda el negocio y de ésta forma poder tomar rápidas y efectivas decisiones.

Sin embargo, la creación de un centro de cómputo, queda por razones obvias, fuera del alcance del plan de negocios, ya que hay que considerar el complejo proceso que requiere la creación del centro, desde la planeación en sus diferentes fases hasta la ejecución de cada uno de ellos, los cuales son:

• Planeación estratégica: Definición de estructura del departamento y funciones específicas.
• Planeación de recursos: Recursos Humanos y financieros.
• Planeación operativa: Organización funcional del departamento.
• Planeación de personal: Contratación y desarrollo de Personal.
• Planeación de instalación física: Requerimientos técnicos para los equipos.
• Ubicación física: Condiciones que necesita reunir el área o sitio, como seguridad en acceso, iluminación, clima controlado, etc.

La creación de estos planes [3] así como la ejecución de cada uno de ellos, son necesarios para poder tener éxito al establecer un centro de cómputo. Lo que pone en una desventaja competitiva a la empresa emergente frente a la competencia, ya que a parte de cumplir con estos planes, hay que considerar adicionalmente, que el desarrollo de sistemas propietarios en la fase emergente representa un fuerte gasto recursos, sin contar el tiempo necesario que se tiene que invertir en la planeación y desarrollo del sistema. Así como el tiempo que hay que invertir en la implementación del mismo, para poder lograr los resultados mínimos necesarios que una empresa que está en la fase de arranque requiere.

¿Es el outsource, la mejor opción?

Es por eso que Los nuevos empresarios al evaluar, las opciones a la mano y al identificar las necesidades de información y de crecer sin usar más capital, así como la necesidad de responder a las amenazas y oportunidades de la economía, la reducción de costos y batallar con el pensar del consumidor” [4]. Las empresas Outsourcing (Servicios externos) han sido tradicionalmente una de las respuestas a estas necesidades. Logrando una creciente tendencia en la preferencia por las PYMES.

Aunque esto conlleva una dependencia con la empresa Outsource, al no contar con la información en el sitio o dígase de alguna forma el procesamiento real de la información, situación que a largo plazo resulta más caro y limitativo.

Más y mejores Opciones

Sin embargo, no todo esta perdido. Hoy en día existen opciones tecnológicas que pueden ayudar a reforzar ésta debilidad; a través de productos básicos promocionados principalmente por comunidades interesadas en promover tecnología en la búsqueda de innovación en los modelos de negocio.

Estas comunidades buscan que las PYMES, incrementen su eficiencia operativa al contar con mas y mejores herramientas para la toma de decisiones y de esta forma, logren innovar al poder orientar sus esfuerzos en incrementar la competitividad y crecimiento económico de la región (TI para las Pymes) [2]. Es decir, existe en dichas comunidades la certeza que si las PYMES, cuentan con productos de calidad a bajo costo y que sean fáciles de usar, las PYMES mejoraran su productividad operativa, proporcionándoles la oportunidad de mejorar continuamente en beneficio de la región.

Estos productos, son desarrollados bajo un esquema modular como el caso de Aspel [5] , es decir, que las compañías, desarrollan sus productos de estructura modular de tal forma que los productos funcionan individualmente y se pueden ir integrando conforme se van adquiriendo. Permitiendo una implementación gradual en las siguientes funciones:

Contabilidad
Nominas
Cuentas por pagar
Cuentas por cobrar y facturación o punto de venta.
Inventarios.
Compras

Más opciones

También existen productos Libres de costo para Las PYMES, ofrecidos en sitios para descarga inmediata , donde se encuentran productos como el caso de “programas de administración de negocios [6]”, donde se ofrecen una gama de herramienta para la gestión de toda su actividad económica diaria, como la contabilidad, la facturación, Inventarios, Etc.

Es importante destacar que también existen en esta modalidad, productos especializados como sistemas de administración de sopote la decisión enfocados a Clientes CRM Customer Resource Management, Planeación, así como servicios de gestión de CDF (comprobantes Fiscales Digitales) o dicho de otra forma facturas digitales. Que permiten al empresario hacer las cosas de forma fácil y eficiente.

Conclusión

El Empresario emprendedor de PYMES, ya no necesita destinar grandes recursos tanto financieros y humanos para poder estar a la vanguardia en tecnologías de información. Tampoco es necesario contratar servicios externos especializados que los limiten en cuanto a la disponibilidad de la información en formas y reportes, así como, atarse a largos contractos que obliguen a limitarse en cuanto a opciones.

Por el contrario, el emprendedor puede disfrutar de los beneficios que proporciona el tener el control de la información en sus manos con sus propios recursos y sistemas de una forma simple. Así mismo, tener la tranquilidad de poder cumplir con las obligaciones gubernamentales con estos recursos que le permiten poder exportar la información necesaria de sus sistemas de información a los portales de gobierno con fines fiscales.

Por último, cabe mencionar que aparte de los beneficios de contar con sistemas de soporte a la decisión tradicionales, El Empresario, puede enfocar sus esfuerzo en sistemas de soporte mas especializados, como el caso de los CRM, que permiten desarrollar análisis de comportamiento para nuevos productos o servicios; así como una gama de productos especializados disponibles en el Internet, que le permitan a la PYMES emergentes, desarrollar ventajas competitivas frente a sus competidores.

Bibliografía

[2]TI para las Pymes. “Software PyMes”. Consultado el 4 de Marzo de 2008 en URL:http://www.softwarepyme.com/?gclid=CIT02ob975ECFQkegwod3WIfwA

[3]Monografías. “Centros de computo”. Consultado el 3 de Marzo de 2008 en URL: http://www.monografias.com/trabajos11/admicomp/admicomp.shtml

[1]Sahlman William A. “CLAVES DE UN BUEN PLAN DE NEGOCIO”. Consultado el 2 de Marzo de 2008 en URL: http://www.gestiopolis.com/administracion-estrategia/estrategia/claves- de-un-buen-plan-de-negocio.htm

[4] Castillo Vara Gerardo. “¿EL OUTSOURCING HA TENIDO AUGE EN MÉXICO POR LA FALTA DE VISIÓN DE UNA DIRECCIÓN EN TI?”. Consultado el 3 de Marzo de 2008 en URL:http://www.gestiopolis.com/administracion-estrategia/vision-en-tecologias- de-la-informacion-y-el-outsourcing.htm

[5]Aspel. Sistemas Administrativos de Cómputo. Consultado el 5 de Marzo de 2008 en URL:http://www.aspel.com.mx/mx/productos/?idsa=

[6]Up to Down.Programas en Admin. Negocios. Consultado el 4 de Marzo de 2008 en URL: http://www.uptodown.com/administracion-negocios/

[8] Hernandez Jose Luis. “SISTEMA DE SOSPORTE A LAS DESICIONES”. Consultado el 4 de Marzo de 2008 en URL: http://www.gestiopolis.com/recursos3/docs/ger/sissopdec.htm

[7]Buzon Fiscal.”Que es”. Consultado el 5 de Marzo de 2008 en URL: http://www.buzonfiscal.com/portal/index.php?option=com_content&task= view&id=5&Itemid=27

Ing. Julio C. Porras

Business Analyst Juarez.

Salvarcar/Bermudez.

jporrasarrobaansell.com

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