Tabla de apropiaciones empresariales

Autor: Rodrigo Zapata Chapman

Producción, procesos y operaciones

26-06-2009

Una tabla de apropiación es una herramienta para toma de decisiones sobre empresas, productos y servicios nacionales e internacionales, que ayuda a establecer control de todos los egresos mes por mes.

Esta tabla podría ser un factor importante al momento de establecer un análisis porcentual y de distribución de egresos en las empresas, que en su contexto apoyara al empresario en la toma de decisiones administrativas y financieras. Puesto que ella se presenta como un concepto innovador para la distribución de egresos de una empresa.

“En la actual coyuntura mundial, la internacionalización de la empresa aparece como un factor de diversificación de los riesgos imprescindible en un entorno competitivo. Este proceso de apertura de las empresas hacia el comercio internacional debe ser planificado y llevado a cabo por personas que, además de ser emprendedoras, estén capacitadas y posean suficientes conocimientos acerca de los escenarios internacionales” (Manuel Cantos Encinas).

En el mundo de los negocios, caracterizado por ser altamente competitivo y en especial globalizado, es claro que una de las situaciones más significativas es la toma de decisiones, máxime cuando estas son sopesadas de manera inmediata o en el corto plazo, poniendo en riesgo evidente la competitividad de la empresa. Dado que si bien no es un tema de última hora, pero si importante y del cual no se ha dicho la última palabra, es necesario retomar dicho tema y en este caso haciendo énfasis en que es una herramienta o instrumento que posibilita optimizar en términos de eficiencia y eficacia el manejo de los costos y gastos de la empresa.

En un mercado globalizado y teniendo en cuenta los tratados internacionales firmados por Colombia con países como Perú, Chile, Ecuador, Bolivia, Venezuela, México, entre otros y con bloques económicos como Merco Sur, Comunidad Europea, Caricom, Merco Sur, Can, etc.; cada vez se hace más imprescindible para el empresario tener claridad acerca del funcionamiento global de su empresa en los ámbitos nacional e internacional y, entre muchos otros factores, los costos y gastos adquieren su importancia ya que en ellos está gran parte el éxito o fracaso de una internacionalización empresarial o la pérdida de participación en el mercado local, porque la solución basada en recortes de personal para controlar los costos o los gastos empresariales perdió su vigencia y más aún en un país ávido de crecimiento en el rubro empleo fijo y estable para su desarrollo.

Es por todo lo anterior que una propuesta diferente al manejo ya establecido de los costos y gastos puede llegar a ser un factor de análisis para el empresario internacional. Y si a esto se le agrega un posibilidad de establecer una proyección de la tasa de cambio representativa del mercado no basada en variables macroeconómicas externas difíciles de controlar y de visualizar sino basado en una proyección que pueda permitir al empresario realizar una proyección de sus importaciones y exportaciones futuras, que como mínimo le arroje un resultado que pueda ser acertado bajo la óptica de la inflación y desde el punto de vista de flujos de cajas futuros, además controlador de los ingresos futuros y que brinde una perspectiva amplia para el control de sus egresos en el tiempo.

¿QUE SE ENTIENDE POR TABLA DE APROPIACIONES?

Es así que entonces podemos expresar que una tabla de apropiación es una herramienta para toma de decisiones sobre empresas, productos y servicios nacionales e internacionales, que ayuda a establecer control de todos los egresos mes por mes. Esta tabla podría ser un factor importante al momento de establecer un análisis porcentual y de distribución de egresos en las empresas, que en su contexto apoyara al empresario. Puesto que ella se presenta como un concepto innovador para la distribución de egresos tales como papelería, arriendo, servicios públicos, dotación empresarial, auxilio de transporte, entre otros, en costos y gastos dependiendo del área donde estos ocurran, ya que todas las áreas de la empresa deberían tener a su cargo dentro de sus presupuestos una parte del arriendo, de los servicios públicos, etc. Situación que hoy por hoy solo se contabiliza en un 100% en una cuenta del PUC (Plan único contable) contable, pero el empresario al analizar sus áreas de forma independiente y a la luz de los presupuestos encuentra que hay áreas muy cargadas por la contabilización de estos conceptos en un 100% a la administración, cuando ellos deben ser cubiertos por toda la empresa.

En vista de lo anteriormente expuesto la TABLA DE APROPIACIONES se define como una tabla de distribuciones entre costos y gastos de todos los conceptos que son erogaciones de dinero para una empresa y que una vez expresados en porcentajes y distribuidos mejoran la toma de decisiones del empresario.

ELABORACIÓN

La elaboración de la tabla de apropiaciones se lleva a cabo tomando como base la diferencia entre el costo y el gasto, y la determinación de todos los conceptos que constituyen egreso en una empresa clasificados de la forma antes anotada: costo o gasto. Pero es ahí, en esa distribución entre el costo y el gasto, donde se deben plantear aspectos de vital importancia que incluyan en su determinación, y entre ellos, que no es de ninguna manera una clasificación CONTABLE sino de aspecto ADMINISTRATIVO. Entonces si entendemos que una empresa cuenta con varios departamentos, áreas o secciones y al interior de cada una de ellas se debe determinar cada una de las cuentas y si su incidencia es costo o gasto. Entendiéndose por costo todo valor de un producto o servicio que es recuperable en el momento de su venta y gasto todo aquel valor que no esta implícito en el producto y no es recuperable al momento de su venta.

Una vez porcentualizado y clasificado entre costo y gasto se procede a encontrar la ponderación o la incidencia que tienen los costos y los gastos entre sí sobre el 100% del total de la sumatoria de forma independiente para cada concepto.

PASOS

• El primero de ellos es elaborar una lista de todos los conceptos que significan erogación de dinero para la empresa, comenzando por la nómina en la cual se lista el nombre del cargo y su salario por departamento en forma ordenada y descendente, o sea, comenzado por la parte alta de la pirámide organizacional, anotando allí todos los miembros de ese departamento ( nombre del cargo ) y de ahí en adelante bajando en forma ordenada por el organigrama de la empresa.

• Luego se anotan todas las prestaciones sociales y aportes parafiscales en los cuales la empresa incurre (no tomar en cuenta descuentos al trabajador).

• Es de anotar que en el proceso anterior no se debe prorratear la prima, las vacaciones, las cesantías ni los intereses a las cesantías; puesto que como la función de la tabla es toma de decisiones, se debe considerar el 100%, así los empleados no hayan adquirido el derecho a estas prestaciones o estén pendientes de pago.

• Posteriormente se totalizan los sueldos más las prestaciones sociales para encontrar el total de los salarios de la empresa.

• A continuación se comienzan a listar en forma ordenada los egresos de la empresa comenzando por el auxilio de transporte y la dotación, siguiendo, a manera de ejemplo, con el arriendo, los servicios públicos, la papelería y demás conceptos que dentro del plan contable signifiquen erogaciones de dinero para la empresa.

• Una vez realizada esta discriminación se procede a anotar el valor mensual (recuerde que es una tabla proyectada para un periodo cualquiera o sea se puede tomar el mes mas costoso para la empresa).

• Teniendo estos valores anotados se realiza la sumatoria de los egresos y posteriormente se totaliza junto con el concepto de salarios de la empresa para un total consolidado.

• Luego todos los datos que deben ser sujetos a ponderación o prorrateo se toman aparte y se comienza a buscar el divisor que dará el valor sobre un 100% que se cargue al costo y al gasto; ejemplo de ellos el arriendo puede ser tomado por numero de personas o por metro cuadrado según sea la decisión de quien la elabora, los servicios públicos por número de personas, impulsos, KW o metros cúbicos, la papelería de igual forma y así sucesivamente con los conceptos que al interior de una empresa puedan ser sujeto de estar distribuidos en costo o en gasto según el área donde ocurran y que estén incluidos en la tabla.

• Una vez realizada esta distribución se regresa a la tabla y se comienza con su distribución entre costo y gasto, de acuerdo a su clasificación; en el orden de los ejemplos se podría citar servicios públicos si se tienen 10 departamentos al interior de la empresa y cinco fueron catalogados costo indica que el 50% del total de servicios públicos es costo y el 50% restante es gasto y así se clasifican en la tabla (ver modelo anexo).

• Los impuestos son eso: impuestos, por ello se recomienda no incluirlos dentro de esta tabla pero son sujeto de análisis y decisión.

• Una vez se han distribuido todos los conceptos en la tabla se encuentra la totalización de las columnas costo y gasto de forma independiente para establecer los resultados porcentuales de cada concepto para proceder a realizar el análisis y la toma de decisiones.

• En las determinaciones finales, al obtener la sumatoria de las columnas gasto y costo, se dividen por el número de unidades venta - mes presupuestadas o reales de cada producto ponderado; se clasifican los productos de la empresa por número de unidades - mes que se tiene presupuestadas o reales y se ponderan sobre un 100%, es así como se puede obtener un porcentaje de participación sobre las ventas de cada producto que al ser divididos de forma independiente en la tabla arrojará el costo unitario de cada uno y gasto unitario de cada uno donde se obtiene un factor más para análisis y toma de decisiones.

• Por último se toma cada factor de forma independiente, se abren dos columnas donde se clasificará el porcentaje de participación de cada columna costo o gasto sobre el 100% de ella misma; por ejemplo, tomar el salario del gerente y dividirlo sobre el 100% del costo, del gasto o de ambos según el caso y dividido sobre el consolidado de cada columna arrojará la participación porcentual sobre el total y así sucesivamente con cada uno de los conceptos.

LA TOMA DE DECISIONES

En el prorrateo arrojado por la tabla de cada uno de los conceptos clasificados en costo, gasto o ambos se podrá apreciar el valor porcentual sobre el cual participa cada uno de los conceptos catalogados como egreso dentro de la empresa, es este factor porcentual que dará una visión amplia de los comportamientos de los mismos y que serán factor de posterior análisis amplio y preciso de acuerdo a su participación en el total de los costos o gastos.

La propuesta es una visión diferente para el empresario donde al necesitar de herramientas de toma de decisiones podrá sopesar y tener un mejor criterio que fundamente su proceso de toma de decisiones al no establecer como prioridad la antigua manera de reducir o atacar un problema de costos o gastos o elevar un margen de utilidad con “EL DESPIDO DE PERSONAL”, que en múltiples ocasiones se sacrificada a un empleado que no tenia incidencia significativa en los costos o gastos, pero si necesitaba con urgencia su empleo, sabiendo que era en otros conceptos donde la decisión debió reposar, pero al no tener un panorama amplio de la empresa para determinar y asegurar la fidelidad de su decisión, esta no registra los objetivos perseguidos hasta mucho tiempo después de que fueron retirados varios empleados, se entendió que no era allí donde se registraba el problema de costos o gastos que se tenia o que por defecto al ser retirados los empleados y bajar la carga prestacional el problema desapareció temporalmente para luego reaparecer con dimensiones mas grandes.

La tabla entonces provee al empresario la visión pormenorizada de todos sus costos y gastos, la clasificación de los mismos y su tabulación frente al total de estos que posteriormente podrá apoyar en la elaboración de presupuestos proyectados y flujos de caja futuros porque en la información que se registra el presupuesto podría ser la que alimente la TABLA DE APROPIACIONES.

APLICACIONES EN DIFERENTES ASIGNATURAS Y PROGRAMAS DE LAS UNIVERSIDADES

El estudiantado podrá beneficiarse de este sistema de control de costos y gastos ya que es el apoya el aprendizaje de las asignaturas Administrativas y Financieras de los diferentes programas de las Instituciones educativas, donde el cuerpo estudiantil tendrá herramientas novedosas en la aplicación de las competencias adquiridas.

Rodrigo Zapata Chapman

Docente Tiempo Completo Salazar Herrera Institución Universitaria “IUSH”, Docente Cátedra ESCOLME. Administrador de Empresas U de M, escritor de Manuales de Importación y Exportación, Desarrollo de Software para costeo de importaciones y exportaciones y Creador de la Tabla de la apropiaciones, además de simuladores de exportaciones, importaciones y logística bajo Excel.

multichapmanarrobagmail.com

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