Alcance y repercusiones de los sistemas de información gerencial en el presente

Autor: Ing. Carlos Mora Vanegas

Otros conceptos de administración

22-01-2009

"La mejor manera de vencer en la vida es poner en práctica aquello que aconsejamos a los demás" Lair Ribeiro.

Toda empresa exitosa que está plenamente identificada con el avance de la ciencia administrativa de acuerdo al comportamiento de los actuales escenarios, no puede descuidar el comportamiento, operatividad de los sistemas de información.

Nos recuerda muy bien, Clemencia Morales Montejo, que los sistemas de información gerencial es un conjunto de procedimientos organizados que dan soporte a la toma de decisiones. El desarrollo de dicho sistema debe dar las pautas para planear y administrar la información dentro de la organización, ayudando a la integración de todos los subsistemas que se generan en ésta.

La gerencia en muchas de las empresas, especialmente, pymes del país adolecen de grandes fallas en el manejo, interpretación de los sistemas de información, muchas de esas fallas a veces se manifiestan producto de la ausencia de algunas escuelas que le proporcionen los conocimientos, herramientas que les permita usarlos adecuadamente Indica Morales Montejo, que Información significa datos dotados de oportunidad y propósitos, de manera que convertir datos en información requiere conocimiento. La organización basada en información requiere muchos más especialistas. Debe ser posible que los niveles directivos o gerenciales en cualquier momento puedan, mediante la implementación del SIG, obtener datos reales en el mismo momento en que se producen.

También se requieren sistemas de información que permitan un manejo local y que al mismo tiempo estos sistemas descentralizados puedan tener interconexiones con los sistemas de soporte de toma de decisiones.

Alcance, repercusiones

Toda buena empresa, que tiene plenamente bien identificada su operatividad, debe estar plenamente clara en lo que representa el alcance y repercusiones de los sistemas de in formación, como muy bien lo específica Morales, se transforma en el mecanismo mediante el cual se da forma a la organización, se logra la conectividad, y se genera reconocimiento. La información transforma la decisión, la decisión presupone una estrategia de negocios y, al mismo tiempo, pone a prueba esa energía y sus puestos. Considérese, que el principal trabajo del gerente en la organización consiste en saber tomar las decisiones basado en los indicadores agregados más importantes utilizando la mejor tecnología y logrando la mejor comunicación dentro de la empresa.

Debe considerarse como lo destaca Morales Montejo, que apenas una organización da los primeros pasos para pasar de datos a información, empieza a transformar sus procesos decisorios, su reestructura gerencial y su manera de realizar el trabajo. El soporte informático debe estar completamente articulado a la organización, aportando sus estrategias y organizando que la planificación de los sistemas de información se haga a partir de las actividades y estrategias corporativas de la empresa.

Se señala, que hay organizaciones en el presente que cuentan con buenos equipos para recolectar los datos, almacenarlos, infraestructura adecuada, no obstante generan datos y no información para efecto de toma de decisiones. Para que estos datos se conviertan en información, se requiere ir diseñando y actualizando índice e indicadores, los cuales a través de la estadística permiten evaluaciones del comportamiento, de acuerdo con los criterios de estabilidad que se definan.

De aquí, que se exprese, que al crear una cultura de evaluación, la dirección puede obtener información en tiempo real y clasificarla de acuerdo con lo `prioritario para la organización.

Sistemas de información gerencial en las Pymes

Desde luego, que los sistemas de información gerencial no son exclusivos solamente para las medianas y grandes empresas, todo lo contrario al inculcar la gerencia su relevancia, repercusiones que ello genera, da oportunidad a las pymes a usar en pro de su beneficio que conlleve a tomar decisiones que le favorezca en su operatividad. Muy bien lo señala wikipedia cuan sobre ello comenta, en gran parte de las pequeñas y medianas empresas existe una necesidad urgente de la incorporación a proyectos de Sistemas de Información Gerencial (SIG), como síntomas o pruebas de ello tenemos por ejemplo la falta de estrategias de crecimiento (culpando en gran parte a la tendencia cultural de las organizaciones), una inadecuada utilización de las tecnologías y conocimientos, propiciando pérdidas de recursos, debilidad financiera y deficiencias en toda la organización. Gran número de empresas carece de ventajas para tener una mayor accesibilidad a las tecnologías, y desarrollar un SIG, debido a varias razones como: costos elevados, carencia de recursos, falta de acceso a la información, etc.; además las Pymes tienen que responder al mercado en forma rápida y creativa siendo difícil aplicar y mantener un sistema que ayude y brinde apoyo a la toma de decisiones para poder competir y crecer en su ramo. En un ambiente de evolución tecnológica, el reto es lograr que la mayoría de los usuarios aprovechen las opciones disponibles para producir eficiencia e innovación en su trabajo cotidiano. Por ello las Tecnologías de Información forman un factor determinante para dar lugar al crecimiento tanto de las Pymes como de cualquier empresa.

En el programa de postgrado la especialidad de Gerencia de la calidad y productividad de Faces Universidad de Carabobo, a través de la cátedra de Tópicos gerenciales modernos, se conlleva a que el participante en sus exposiciones, trabajos de investigación , se identifiquen con la relevancia de lo que los sistemas gerenciales presentan en las pymes en donde laboran.

Ello, ha contribuido en la necesidad de que las `pymes tomen más en serio lo que representa el SIG y como colabora en desarrollar una cultura organizacional acorde a la realidad actual de lo que se espera de las empresas en favor de su operatividad.

Pasos para analizar un SIG

Una vez puesto en marcha el SIG, es necesario en su interpretación, considerar algunos pasos, que muy bien señala Wikipedia a saber:

1. Identificar a todos aquellos agentes que están utilizando o deberían utilizar los distintos tipos de información (profesionales, trabajadores de campo, supervisores, administradores, etc.)

2. Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la organización, departamento o punto de prestación de servicios.

3. Identificar la información que se requiere para ayudar a las diferentes personas a desempeñarse efectiva y eficientemente, y eliminar la información que se recolecta pero que no se utiliza.

4. Determinar cuáles de los formularios y procedimientos actuales para recolectar, registrar, tabular, analizar y brindar la información, son sencillos, no requieren demasiado tiempo y cubren las necesidades de los diferentes trabajadores, y qué formularios y procedimientos necesitan mejorarse.

5. Revisar todos los formularios y procedimientos existentes para recolectar y registrar información que necesiten mejorarse o preparar nuevos instrumentos si es necesario.

6. Establecer o mejorar los sistemas manuales o computarizados para tabular, analizar, y ofrecer la información para que sean más útiles a los diferentes trabajadores.

7. Desarrollar procedimientos para confirmar la exactitud de los datos.

8. Capacitar y supervisar al personal en el uso de nuevos formularios, registros, hojas de resumen y otros instrumentos para recolectar, tabular, analizar, presentar y utilizar la información.

9. Optimizar un sistema de información gerencial: qué preguntar, qué observar, qué verificar.

Ing. Carlos Mora Vanegas