Las PYMES y los ERP: aspectos claves para su implantación

Autor: Susana Pisanté

Estrategia y dirección estratégica

26-05-2010

Según los recientes estudios de organismos como el Banco Mundial, el Banco Interamericano de Desarrollo y la Comisión Económica para América Latina (Cepal), son múltiples los retos que afrontan las Pymes en la región.

Constituyen entre el 90 y 98 por ciento de las unidades productivas, generan alrededor del 63% del empleo y participan con el 35% a 40% del producto total de América Latina. Abarcan todos los sectores, desde el comercio y la industria, hasta los servicios, la salud, el sistema financiero y las más diversas actividades de la producción agropecuaria. ¿Se llevan bien con la tecnología?

Desde el punto de vista de su relación con la tecnología, se caracterizan por no tener recursos internos destinados específicamente a las tecnologías de la información y las comunicaciones.

Dado este escenario, y siendo un ERP una aplicación de gestión empresarial que integra el flujo de información, podrá colaborar en la mejora de los procesos de las distintas áreas/funciones que conforman una PyME, sobre todo aquellas de rango medio, de alrededor de 200 empleados. La complejidad de su estructura organizacional dependerá de la envergadura del negocio, y entre la funciones más relevantes, podemos mencionar: financiera, operaciones, marketing, logística, comercial, relación con clientes, relación con proveedores, recursos humanos e inteligencia de negocios.

De esta forma, los objetivos principales a alcanzar por los sistemas ERP serán:

1- Optimización de los procesos empresariales.
2- Acceso a información confiable, precisa y oportuna.
3- La posibilidad de compartir información entre todos los integrantes de la organización.
4- Eliminación de datos y operaciones innecesarias.
5- Reducción de tiempos y de los costes de los procesos.

Es importante señalar que la correcta implantación de un ERP conlleva incrementos sustanciales de productividad así como la posibilidad de contar con mayor y mejor información en la toma de decisiones. Vistas las características y posibilidades del ERP, parece claro que el cambio organizacional necesario para su implantación es muy importante, ya que se deberán remodelar los procesos y estarán implicados los responsables de las distintas áreas, creando equipos multidisciplinarios, siendo necesaria una adecuada gestión del cambio, así como diagnosticar el grado de madurez de la organización, para afrontarla.

Como ya mencionamos, las personas, la cultura de la organización y el impacto que la implantación de un ERP genera sobre ellas, son muy importantes. Por ello, la capacidad de gestión del cambio es un elemento clave a considerar, siendo un proceso evolutivo y no revolucionario en la operación de la empresa. Realizar un correcto análisis de los requerimientos de los usuarios e integrarlos desde el primer momento del proyecto, es prioritario para lograr buenos resultados. Así también, se deben definir las mejoras que se van a obtener y como van a impactar en la organización, y en cada uno de los responsables de los procesos, desarrollando un adecuado plan de comunicación que permita “vender” internamente el proyecto, facilitando el consenso y compromiso de sus integrantes.

Podemos decir que hay dos figuras relevantes de las cuales dependerá su éxito o fracaso y ellos son: el líder y el sponsor. El líder deberá contar con capacidad de gestión, capacidad de trato, que sea motivador y movilizador del team, de manera de generar un ambiente apropiado que permita desarrollar la creatividad de sus integrantes, fomentando la innovación, y habilidad de articulación con todas las áreas involucradas, además de las fortalezas técnicas necesarias, tanto sean conocimiento del negocio como de tecnología. A su vez, el sponsor será quien apoye y viabilice política y estratégicamente el proyecto, en los distintos niveles de la organización.

Fuente: Evaluando ERP www.evaluandoerp.com