Productividad, internet y la obsesión de los correos cadena

Autor: MC Federico Plancarte Sánchez

Tecnología e internet

30-11-2009

Navegar con fines personales en el trabajo perjudica a todas las empresas hoy en día, no sólo por el tiempo dedicado a Internet, sino por la pérdida de productividad laboral, la distracción, las amenazas de virus y las fugas de información confidencial.

Los mexicanos son los empleados que consumen más tiempo de trabajo para navegar en la red por motivos personales, según la encuesta anual Web@Work 2009, que diagnostica el uso de Internet en empresas de América Latina. El estudio, elaborado por la firma de seguridad Websense, recogió la opinión entre gerentes, directores y empleados de diferentes empresas de México, Brasil, Argentina, Chile, Perú, Colombia y América Central.

El uso de la Web para chatear o enviar correos personales es la enfermedad número uno de los usuarios del internet en nuestros días, pero principalmente esta es la causa número uno de la baja en rendimiento y en productividad laboral de los empleados en una empresa. No obstante, el problema no sólo radica en el tiempo que utiliza un empleado para ver información personal, precisa el estudio. Lo que debe preocupar a una organización es la seguridad -a causa de los virus esparcidos en la red- y la fuga de información valiosa.

Una de las razones por las cuales muchos empleados presentan una baja notable en su rendimiento y productividad laboral está directamente relacionada con la práctica obsesiva de leer y re-reenviar correos cadena o correos basura, que nada tienen que ver con la correspondencia de la empresa. Hay empleados –no importa su cargo-, que en sus jornadas laborales diarias mucho del tiempo que deben dedicar a trabajar y dar resultados, lo dedican a todo un proceso de recibir, leer, escribir, buscar, seleccionar y mandar o reenviar correos personales a sus contactos o amigos más cercanos principalmente.

América Online y salary.com realizaron también una encuesta a más de 10 mil trabajadores estadounidenses sobre sus hábitos de “pérdida de tiempo” en el trabajo. A nadie le extrañó que el uso personal de Internet haya sido el gran ganador con un 44% de las respuestas. Las categorías más populares dentro del mismo son el uso del email, la mensajería instantánea y los chats. La valoración económica de las más de dos horas de jornada laboral “perdidas” es de 759 mil millones de dólares.

La acción de recibir y enviar correos con mensajes adjuntos es en muchos casos, una actividad enfermiza que se vuelve una obsesión en un empleado. Esto es un grave problema laboral de nuestros días, el envía y recibir esa clase de correos, se convierte en una obsesión y hay casos en que el empleado pierde por completo la idea del lugar donde está y el rol que debe desempeñar diariamente así como sus obligaciones laborales.

Esto que inicia como hábito se convierte en una obsesión en poco tiempo y afecta no solo la saturación del buzón con correos basura, sino también a los que les compartes estos fastidiosos mensajes, pues vuelven obsesivos a los usuarios, y si son empleados, los distraen de sus obligaciones laborales provocando una caída notable en el rendimiento individual y en la productividad empresarial y en casos extremos ¡ojo! es tanta la enajenación hacia quien suele bombardear con “correos con alto contenido romántico” que pueden provocar un grave problema marital o desintegración familiar.

Hay muchos ejemplos de casos en que se han recibido y enviado más de veinte (20) correos electrónicos personales ¡a un solo contacto! -correos cadena o correos basura, normalmente acompañados de archivos adjuntos de presentaciones (PPT, PPS) o de videos (wmv, mov, mpeg)-, lo cual si se considera que por cada correo recibido y leído el usuario consume un promedio de 5 a 10 minutos en leerlo (muchas veces más tiempo, depende del tamaño y del formato del archivo) y en enviarlo otros 15 o 20 minutos (incluye el tiempo de búsqueda y selección del archivo, lectura, revisión, edición y proceso de adjuntar), entonces se puede concluir que el usuario consume un promedio de 15 minutos en el proceso de recepción-lectura-búsqueda-selección-envío de un correo electrónico. Entonces 20 archivos (10 recibidos y 10 enviados) consumen un tiempo (promedio) de 300 minutos, es decir 5 horas-trabajo diario, lo cual significa una notable caída en el rendimiento laboral personal y en una gran pérdida de productividad de la empresa del trabajador, esto sin considerar otras consecuencias derivadas de esa actividad extra laboral, como la falta de concentración o la pérdida de los objetivos y proyectos diarios que también reducen drásticamente el rendimiento y la productividad laboral de un empleado.

Contenido de las cadenas de correo electrónico

No importa de lo que se trate, estas cadenas generalmente tienen el mismo formato que consta de un ‘gancho o anzuelo’, una amenaza y una petición. La mayoría explotan, ya sea, los buenos sentimientos de las personas, su avaricia o sus supersticiones y claro está, su ignorancia. Al final de la carta se le pide al usuario que reenvíe el mensaje a un número determinado de contactos.

Principales problemas de las cadenas de correo electrónico

Saturación de la bandeja de entrada. El receptor en su cuenta de correo es bombardeado continuamente con esta clase de mensajes hasta llegar incluso a saturar el límite permitido en la bandeja de entrada y como consecuencia de ésto, la cuenta de correo puede quedar inactiva, perjudicando indefectiblemente al usuario y a la empresa.

Amenaza de virus y troyanos. Es otro problema igualmente peligroso. Para aquellos que se preguntan por qué reciben “spam” en su correo electrónico, una de las causas es el envío de mensajes en cadena: Las empresas que ofrecen servicio de pornografía o productos piratas, aprovechan esta modalidad, infiltrándose en las computadoras para recopilar información de todas las cuentas de correo electrónico registrado. Luego queda totalmente vulnerable la información de la empresa.

Fuga de información confidencial. El hábito de utilizar las horas laborales para recibir y reenviar correos con motivos personales, representa un alto riesgo de pérdida y fuga de información valiosa o confidencial de una empresa, la cual puede caer en manos no apropiadas.

Cómo enfrentar el problema

Según el sondeo Web@Work, un 21% de las empresas latinoamericanas ha decidido bloquear el acceso a sitios que pueden afectar la productividad, ya sea correos electrónicos, páginas donde se bajan mp3, presentaciones o videos, redes sociales, sitios de bancos y casas comerciales que permiten pagar las cuentas. Pero, como eso no basta, a continuación tres acciones que su empresa puede implementar:

1. Correo electrónico, el más vulnerable. ¿Es aceptable para su empresa que su empleado utilice su correo electrónico para fines personales durante las horas de trabajo? Si su respuesta es no, lo más sencillo es que haga a fines de mes un reporte de los emails enviados por cada empleado para detectar quienes realizan este tipo de prácticas. Mientras tanto, otro problema al que se enfrentan diferentes compañías es la invasión de virus y troyanos de manera recurrente a través del email. En estos casos, bloquee aquellos spam y prohíba el abrir correos tipo "cadena" que contiene información nociva.

2. Entregar reglas detalladas. Según la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL), de Francia, las empresas deben formular políticas de seguridad y supervisión detalladas y luego divulgarlas con énfasis a los empleados. De esta forma, se evitan futuros problemas o al menos los empleados sabrán a qué se exponen al ingresar a sitios prohibidos.

3. Invertir en infraestructura. Otra alternativa para proteger la seguridad informática de una empresa, debido al ingreso a sitios peligrosos por parte de empleados, es a través de la contratación de una compañía externa que se encargue de la infraestructura de cómputo. Según Websense, esta medida contempla seguridad correspondiente al correo y en la Web, otorgando pleno control de la solución a los usuarios, tanto en actualizaciones como en soporte.

Hay otras consecuencias igualmente nocivas adicionales a la pérdida del rendimiento y la productividad de los empleados, como son las bandejas saturadas, la amenaza de contaminación por virus que pueden infectar al sistema y vulnerar los datos de la empresa y la peor: la fuga de información confidencial.

Así las cosas, no es necesario que los directivos o gerentes se rompan la cabeza para determinar por qué un empleado no da el rendimiento esperado o no cumpla al cien por ciento con las tareas laborales diarias, la solución está en revisar su correspondencia. Con esta acción se pueden encontrar con datos sorprendentes como: por cada correo importante para la empresa hay de 20 a 50 correos basura; se han recibido y reenviado más de 10 emails a un mismo usuario, con contenido personal; etc., etc., lo que puede representar un consumo desde tres horas laborales perdidas por día hasta media jornada laboral.

En nuestros días ¿alguien cree que el 100% del tiempo que la gente se pasa sentada en una oficina lo destina exclusivamente a cuestiones laborales? Esta es la realidad de hoy día: Si se emplea sin control ni supervisión, el internet puede ser un completo asesino de la productividad laboral y empresarial.

Pero el remedio para los Directivos y Gerentes está en sus manos y no es complicado: Controlar el uso de Internet en horas laborales, revisar periódicamente la actividad de los correos, controlar el acceso a Internet de los empleados y bloquear ciertas direcciones como las de sexo, juegos, descarga de archivos ppt, de música o video.

MC Federico Plancarte Sánchez

Consultor y proveedor de Tecnologías de Información.

Máster en Administración de Tecnologías de Información (ITESM).

f_plancarrobayahoo.com.mx

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