Proceso de toma de decisiones. Caso peruano

Autor: William Ruiz Coronado y Vásquez Elera. Sarita Emilia

Otros conceptos administración

16-10-2007

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En el presente artículo podemos alcanzar a la comunidad académica un caso de una empresa peruana para abordar el tema: “Proceso de toma de decisiones”, sobre sistemas organizacionales. Este caso se ha obtenido a partir de una investigación diagnostica de una empresa maderera, utilizando para ella el diseño y diagnostico organizacional. Finalmente se concluye que el entorno en que se desarrolla una empresa tiene mucha incidencia en la estructura y organización de la misma, es por ello que hemos hallado una gran diferencia entre el caso de libros extranjeros y el que nosotras hemos desarrollado.

INTRODUCCIÓN

El presente artículo, versa sobre el desarrollo de un caso en una empresa peruana: en la corporación maderera “TORNILLO” SAC, donde se tratara el tema de proceso de Toma de decisiones, por tal me planteo la siguiente interrogante ¿Cómo se da el proceso de toma de decisiones en la corporación maderera “TORNILLO” SAC?

Para esto ha sido necesario realizar diferentes visitas a la empresa en estudio, y así determinar de qué forma toman sus decisiones, si tiene grupos de coalición para evaluar sus problemas organizacionales. Esto se desarrollará en base a información recolectada de la empresa, información bibliográfica, que me ayudara hacer la debida confrontación.

La finanidad es demostrar que cuando no se conoce la estrategia de la empresa, no se tiene un rumbo óptimo en la organización, esto se logrará a través de dos métodos de recopilación de datos, el primero por medio de la observación e inspección y el segundo, por medio de documentos y archivos; que acompañados de teoría bibliográfica sobre diseño organizacional estudiados a lo largo del ciclo y sobre el tema de proceso de toma de decisiones, ayudará para obtener alternativas de solución.

2. OBJETIVOS:

Objetivo General:

• Desarrollar un caso en una empresa peruana sobre el tema, proceso de Toma de decisiones.

Objetivos Específicos:

• Determinar que son decisiones programadas y no programadas, y que tipo de decisión pone en practica la corporación madera “TORNILLO” SAC
• Determinar como se da la toma de decisiones individuales en la corporación madera “TORNILLO” SAC.
• Determinar que son grupos de coalición y si la corporación madera “TORNILLO” SAC, tiene formados grupos de coaliciones.
• Definir como se da la toma de decisiones de contingencia, y determinar como se da en la corporación madera “TORNILLO” SAC.

3. METODOLOGÍA:

Para la realización del estudio del Proceso de toma de decisiones en la corporación maderera “TORNILLO” SAC, se establecieron pláticas con la asistente de gerencia de la empresa, con el fin de que se autorizara desarrollar esta investigación en la empresa.

Una vez autorizada se efectuó diversas entrevistas en la cual se cuestionó sobre los problemas que enfrentaba la empresa en este momento, posteriormente, se solicitó que se especificara, dentro de los problemas que a continuación se enumeran:

• Centralización en la toma de decisiones dentro de la empresa.
• La corporación maderera “Tornillo” SAC no cuenta con una estrategia (pero la tiene implícita en su visión), análisis de su FODA y objetivos, definidos y plasmados.
• Si existe un manual de funciones donde designe a cada trabajador lo que debe de realizar, un parámetro de control limitado.
• Si cuanta con una misión que a la vez es conocida por los trabajadores, y una visión que se enfoca a ser una empresa lideres en bajos costos.

Esta información marcó las evidencias que nos dieron la pauta para profundizar la investigación.

Para delimitar el alcance del estudio de la corporación maderera “TORNILLO” SAC, se consideraron los diversos puestos existentes según el organigrama de tal manera que nos permita analizar la realización de sus actividades.

Esta investigación tuvo aproximadamente una duración de 4 meses, durante el periodo comprendido de Abril y Julio del 2007.

Para reconocer y comprobar las carencias en cuanto a conocimientos, habilidades y actitudes de los trabajadores que laboran en la empresa, se utilizaron técnicas de investigación para la recopilación de datos: investigación documental, descripción de puestos y análisis de la información obtenida. La recopilación y la evaluación de la información permitieron detectar las carencias de desempeño del personal existente en la corporación maderera “TORNILLO” SAC

La presente investigación es de tipo exploratoria y de diagnostico en su estructura funcional y competitiva. La recopilación de información se ha realizado mediante las técnicas de análisis bibliográfico y documental de la empresa y de su sistema formal e informal. El análisis de la información obtenida se realizara mediante los procesos recomendados por la bibliografía recomendada sobre Diseño Organizacional en el proceso de toma de decisiones.

4. TOMA DE DE DECISIONES:

Según Daft R. (2000), indica que, las decisiones programadas, son repetitivas, bien definidas y existe procedimientos para resolver el problema. Están bien estructuradas, a causa de sus criterios claros, y la existencia de una buena información sobre el desempeño actual.

Otro autor, Oz E. (2001) Nos dice que con frecuencia se conoce a los problemas programables como problemas estructurados porque es factible elaborar un programa para resolverlos.

La corporación maderera “TORNILLO” SAC, en cuanto a las decisiones programadas, por ejemplo, en la fijación de precios de su producto (madera), ellos ya saben las fluctuaciones de los precios, siempre están alertas a los precios del mercado cosa que son problemas programables como cita el autor Oz, que es una situación que se presenta constantemente por lo cual ya conocen y es algo que se puede solucionar el tema de precios.

Otro problema que se presenta constantemente en esta empresa, es el problema con la maquinaria, cuando estas se malogran o hay fallas, ya saben a quien recurrir en este caso su técnico.

En cambio, Daft R. (2000) nos dice que las decisiones no programadas, son nuevas, no están bien definidas y no existen procedimientos para resolver el problema. Se usan cuando la organización nunca ha enfrentado antes la situación y quizá no saben como reaccionar. Hay incertidumbre respecto de si una decisión propuesta resolverá el problema.

Según Oz E. (2001) Indica que en los problemas no estructurados no hay un algoritmo que nos permita llegara una solución optima (ya sea por que no hay suficiente información sobre los factores que afectan la solución, o porque hay tantos factores potenciales, que no puede formularse ningún algoritmo que garantice una solución correcta única).

En lo concerniente a los problemas No Programables, la falta de estructura en cuanto a su diseño organizacional, empezando por el organigrama de la empresa maderera TORNILLO, tiene mucho que ver con la incertidumbre, ya que cada área no realiza las funciones plasmadas en el MOF que la empresa ha delegado a cada trabajador, por ejemplo, he podido darme cuenta en mi investigación por medio de la observación en tantas visitas dadas a esta empresa, notar que en cuanto al personal, no cumplían exactamente cada uno con su función. La persona encargada del puesto de asistente de gerencia, quiere abarcar responsabilidades de otra área o otra persona, ocasionando conflictos con el personal y esto es un caso no programable ya que uno no sabe cuando puede ocurrir estos problemas.

Otro problema es la falta de formalidad en su organización, en cuanto a los objetivos, metas, normas, políticas y estrategias a cumplir, los trabajadores no tienen cocimiento de estos, puesto que el gerente no los ha plasmado y dado a conocer, es así que trabajan empíricamente en base a la experiencia de 8 años que vienen trabajando en este negocio.

Su crecimiento ha sido rápido, por cuanto necesitan formalizarse me refiero a que deben de adaptar su organigrama a la realidad actual, plantearse objetivos, metas, y cumplirlos a través de las diferentes estrategias ya que las empresas ahora están en constantes cambios y mejoras, y con esto se evitara problemas no programes, ya que a mayor crecimiento, mayores problemas.

Toma de decisiones individuales (enfoque racional), Según Daft R. (2000), este enfoque se basa en la necesidad de un análisis sistemático del problema, seguido por una elección e implantación en una secuencia lógica paso por paso. Este enfoque se desarrollo para guiar la toma de decisiones individuales.

Vigile el entorno de las decisiones; el administrador vigila la información interna y externa que indicará desviaciones de lo planeado o de la conducta aceptable.

Defina el problema de decisión; el ejecutivo reacciona a desviaciones al identificar detalles esenciales del problema: dónde, cuándo, quién participó, quién se vio afectado y como influye esto en las organizaciones actuales.

Especifique los objetivos de la decisión; el ejecutivo determina qué resultados de desempeño deben alcanzar como una decisión.

Diagnostique el problema; el ejecutivo escarba bajo la superficie para analizar la causa del problema, se pueden reunir datos adicionales para facilitar el diagnóstico.

Desarrolle situaciones alternas; el administrador, puede buscar ideas y sugerencias de otras personas.

Evalúe las acciones; uso de técnicas estadísticas o la experiencia personal para determinar la probabilidad de éxito.

Escoja la mejor opción; el ejecutivo usa su análisis del problema, objetivos y opciones para seleccionar la ruta que tenga las mejores oportunidades de éxito.

Implante la alternativa seleccionada; el ejecutivo utiliza sus habilidades administrativas, persuasivas y de manejo, da instrucción para asegurarse de que la decisión se lleve a la practica.

El siguiente proceso de toma de decisiones es el que debe seguir la empresa maderera TORNILLO SAC:

En el caso del aserradero Tornillo, no tienen definido su análisis FODA, que es el que delimita la información interna y externa de negocio, toda la decisión tomada es a base de la experiencia del dueño del negocio.

Estas decisiones son tomadas solamente por el gerente, que en algunos casos, toma en cuenta, algunas opiniones de los trabajadores como sugerencias (después de evaluarlas), para así tomar la decisión más adecuada, que después de dar sus debidas instrucciones, pone en practica.

La investigación del grupo de Carnegie indicó que las decisiones a nivel de la organización incluían muchos ejecutivos y que una decisión final se basaba en la coalición entre ellos.

Según Daft R. (2000) nos dice que una coalición es una alianza entre varios administradores que están de acuerdo en las metas y prioridades de los problemas organizacionales.

Cuando las metas son ambiguas e inconscientes, los administradores no se ponen de acuerdo acerca de las prioridades de los problemas.

Gomez- Mejia L. (2003) este autor nos dice que las coaliciones son alianzas políticas entre directivos y que comparten objetivos y prioridades, pero no siempre favorecen la solución mas racional, a veces favorece la solución que sostiene el poder de la alta dirección o del individuo o grupo dominante.

Una razón importante para la formación de coaliciones, es que los ejecutivos, no tienen tiempo, recursos o capacidad mental, para procesar toda la información adecuada para tomar decisiones. La construcción de una coalición conduce a una decisión apoyada por las partes interesadas.

En la empresa “TORNILLO” SAC. en cuanto a la toma de decisiones, lo hace el mismo dueño, ya que el es el socio al 100 % de las acciones y el solo escucha, recomendaciones, opiniones de sus hijos que viene a ser socios minoritarios, y no existe coalición porque no se forman grupos para estudiar los problemas que se presenten en el negocio, ni para las posibles soluciones, cualquier problema, el dueño es el que resuelve todo, pero es recomendable formar coaliciones ya que el negocio esta creciendo y el dueño no se va a abastecer para atender los problemas en las dos sucursales.

Como dije anteriormente la falta de coalición va a traer problemas, pues al crecer la empresa, hay más exigencia y una sola persona no se va abastecer para solucionarlos.

En conclusión la formación de coaliciones va ser necesaria para la estabilidad de esta organización.

Además que Tornillo no cuenta con un FODA, objetivos y estrategias, definidos y plasmados, por eso es necesario que se forme una coalición, para realizar lo anteriormente mencionado, evaluarlos y ponerlos en practica, que les pueda permitir no caer en mas serios problemas en el un futuro.

El marco de referencia de contingencia, incorpora dos dimensiones organizacionales:

Según Daft R. (2000) el consenso en metas; se refiere al acuerdo entre los ejecutivos respecto de cuáles deben ser las metas y resultados organizacionales que hay que perseguir. Cuando los ejecutivos están de acuerdo, las metas de la organización son claras y también lo son las normas de desempeño. Cuando no lo están, se cuestiona la dirección de la organización y las expectativas de desempeño. El consenso es de vital importancia en la etapa de identificación del problema.

El dueño (gerente), e hijos siempre velan por el progreso de la empresa, así que padre e hijos tienen que llegar a un consenso de que funciones tienen que tomar cada uno cuando el gerente no este, no se encuentre por ir a vigilar, administrar la otra sucursal, por lo tanto cada hijo tiene la responsabilidad de cumplir su función, haciendo que los objetivos, normas metas trazadas en la empresa, se cumplan aunque este ausente la cabeza de la empresa.

Conocimiento técnico; se refiere al conocimiento y acuerdo sobre cómo alcanzar las metas organizacionales. Según Daft R. (2000), el conocimiento técnico es de gran importancia en la etapa de solución de problemas de la toma de decisiones, cuando los medios se comprenden bien, se puede identificar las opciones adecuadas y calcular con algún grado de certeza. Cuando no se tienen bien, las soluciones potenciales estarán mal definidas y serán inciertas. La intuición, el criterio personal, y la prueba y el error se convierten en la base para las decisiones.

En “TORNILLO” SAC, las metas si son conocidas por los trabajadores, esto permite establecer normas y expectativas algo claras; pero su debilidad esta en lo que se refiere al conocimiento, pues trabajan de manera empírica, en base a la experiencia, intuición, etc. las cuales son soluciones inciertas, ya que puede que si se solucione el problemas en algunos casos, pero en otros no, pues se necesita de estrategias y esta empresa no las tiene implícitas.

CONCLUSIONES

• Las decisiones programadas son la que se repiten con frecuencia, como por ejemplo, problemas con una maquina en del aserradero Tornillo SAC, en cambio la decisiones no programadas son las realizan en situaciones que se presentan con poca frecuencia.

• Las decisiones son tomadas en Tornillo, son de forma empírica, pues no tienen un foda, es decir por la realizan por medio de al experiencia y con algunas sugerencias (evaluadas), para así tomar la decisión más adecuada, que después de dar sus debidas instrucciones, pone en practica.

• Una razón importante para la formación de coaliciones, es que los ejecutivos, no tienen tiempo, recursos o capacidad mental, para procesar toda la información adecuada para tomar decisiones. La construcción de una coalición conduce a una decisión apoyada por las partes interesadas.

• El consenso de metas, es importante para la etapa de identificación de problemas, mientras que el conocimiento técnico, esta en la etapa de solución del problema. Estos enfoque formar lo que es el marco de referencia de contingencia, que con un buen conocimiento de los medios, se evitan las decisiones inciertas, tomadas de la intuición y criterio personal de los gerentes.

• En la corporación maderera “TORNILLO” SAC, se deben de formar coaliciones, primero para hacer un análisis interno como externo (FODA), plantearse y plasmar sus objetivos y estrategias a lograrlos, para que toda la organización tenga conocimiento de esto. Ya que por su rápido crecimiento, han obviado esta parte importante del diseño organizacional, el cual traer formalidad en la organización, y a la vez se podrán evitar problemas mas graves de los que se hayan presentado hasta la actualidad.

• La empresa TORNILLO si pasa por todo el proceso de toma de decisiones, aun en su informalidad organizacional; como todo negocio pasa por diferentes problemas que de una u otra forma, tiene que solucionarlos, y para esto también necesita de opiniones de sus hijos y trabajadores en la actualidad y que en un futuro cuando ya se formalice serán por parte de expertos (asesores) para ir mejorando cada vez el negocio.

• Las ventajas que trae el proceso de toma de decisiones es positivo, ya que nos da los pasos a seguir para mejorar nuestra toma de decisiones, aparte esta información le proporcionare a la empresa para que mejore su desempeño y darles un poco mas d e conocimientos técnicos de cómo una empresa puede mejorar los temas anteriormente tratados.

• La desventaja es que el gerente no quiera poner en práctica o acción todo el proceso de la toma de decisiones, pues solo lo hace en base a su experiencia obvia partes importantes de esta, y el debe adaptarse al cambio para el bienestar de la organización.

• Mis amenazas y oportunidades que he planteado para la empresa siempre van a ir de la mano con el proceso de toma de decisiones ya que constantemente es parte principal e inicial de vigilar los problemas del entorno, para así poder seguir con todo el proceso de la toma de decisiones.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

- Daft R. (2000). Teoría y Diseño Organizacional. (6ª ed). México: Internacional Thomson Editores.
- Oz E. (2001. Administración de sistemas de Información. (2ª ed). México: Thomson Learning
- Gomez – Mejía, L (2003). Administración. Madrid – España: Mc Graw Hill.
- García, J. (2005). Métodos e investigación administrativa (1ª ed). México: Trillas SA.
- Porter, M (1997). Estrategia competitiva (1ª ed). México: Continental SA
- Valero A. (2007). Ideas para pymes: El éxito no es cuestión de suerte, es cuestión de estrategia. Disponible en:
http://www.ideasparapymes.com/contenidos/planeacion-estrategica-PYMES-estrategia-empresarial-ganadora.html

ANEXO: (1)

El análisis de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, fue realizado a partir de la recolección de información con el apoyo del gerente, a través de entrevistas.
ANÁLISIS FODA (Cuota de mercado – líderes en costos)

Oportunidades:

Aumento de la demanda de madera.
Contar con proveedores reconocidos.
Brindar mayores servicios.
Mercado Potencial para Sucursales.

Amenazas:

Crecimiento de empresas dedicadas a la comercialización de la madera.
Políticas Laborales.
Políticas Tributarias.
Fenómenos naturales.
Nuevo Gobierno.
Disminución de precios por parte de la competencia.
Desestabilidad de la Política Cambiaria (Moneda extranjera).

Fortalezas:

Precios bajos.
Posicionamiento y participación del mercado.
Buena imagen financiera.
Maquinaria y equipos.
Contamos con productos de calidad.
Rapidez en el servicio.
Variedad de maderas.
Empleo de materia prima peruana.

Debilidades:

Falta definir bien la organización
Falta definición en Planeamiento.
Personal no identificado.
Costos de Inventario altos.
Gastos elevados.
Poco conocimiento de la competencia.
Falta de formalidad

ANEXO (2)

Caso: Corporación maderera “TORNILLO” SAC “El éxito no es cuestión de suerte, es cuestión de estrategia”…

El señor Gonzalo Torres Noruega, se inicia desde muy joven en la comercialización de la madera y el entorno natural de la misma. En el año 1992 basado en su experiencia personal decide crear una empresa unipersonal con el nombre comercial de “Aserradero Gonzalo Torres” contando desde el comienzo con el apoyo de su familia.

En 1999 se crea una nueva empresa como persona jurídica denominada: “Aserradero Gonzalo Torres” EIRL. El 02 de Enero del 2004 se inaugura una sucursal en la Región de Piura; con mucho esfuerzo se pudo cristalizar dicho anhelo teniendo gran acogida.
Ya en el año 2005 el Sr. Gonzalo Torres Noruega consolida en una el Aserradero Gonzalo Torres y el Aserradero Gonzalo Torres EIRL. Formando así: EL ASERRADERO GONZALO TORRES SAC.

Actualmente es proveedor de instituciones públicas importantes tales como: El Gobierno Regional de Lambayeque, Gobiernos Provinciales, Municipales y Distritales; Foncodes, Infes, y también atiende a empresas privadas: Astilleros artesanales é industriales de pesca, Universidades, constructoras, Inmobiliarias, etc.

Se cuenta con amplio stock de maderas en sus diversas variedades forestales, siendo considerado por la SUNAT en el rubro de principales contribuyentes (PRICO).

A partir del 2005 se cuenta con unidades de transporte propias, que trasladan la madera desde distintas partes de nuestra selva Peruana.

Toda una vida dedicada a este negocio lo convierte en el “Mejor”. Hoy la Corporación Maderera TORNILLO SAC sigue poniendo en práctica su ya conocido eslogan RAPIDEZ, EFICIENCIA Y GARANTIA.

Su misión es brindar a sus clientes, diferentes tipos de maderas, en las mejores condiciones de calidad, costo y precio, garantizando el origen tanto como el aprovechamiento sostenible de forma responsable con el medio ambiente. Promover el desarrollo de recurso humano que garantice su permanencia en el mercado, la atención justa a sus proveedores y el bienestar de la organización. Como toda empresa, esta desea ser la empresa líder, a nivel regional (norte), de comercialización de diferentes clases de maderas de alta calidad y bajos costos, garantizando un buen producto.

Cuenta con el siguiente organigrama:

Con el paso de los años la empresa fue creciendo, pero no tenia bien definidos y sobre todo plasmados, sus objetivos, estrategias y su análisis de “FODA”, de suma importancia para su desarrollo.

Según Ariel Valero, Licenciado en Comercio Internacional con especialidad en Mercadotecnia: Es obvio que todo dueño de empresa desea que su compañía crezca de manera sostenida y se vuelva cada día más rentable.

Sin embargo, el mundo esta cambiando a tal velocidad que los modelos de negocio tradicionales se extinguen delante de nuestros ojos, y aunque algunas oportunidades desaparecen, surgen otras nuevas e inclusive con mayor potencial.

Es por esto que hoy mas que nunca, el crecimiento y la rentabilidad de una compañía depende en gran medida de que sus líderes sean capaces de servir a su mercado más allá de las formas tradicionales, visualizando una estrategia ganadora y ejecutándola de manera exitosa.

Nota: Es probable que en esta página web no aparezcan todos los elementos del presente documento.  Para tenerlo completo y en su formato original recomendamos descargarlo desde el menú en la parte superior

William Ruiz Coronado

Profesor de la asignatura de Sistemas organizativos en la Universidad “Santo Toribio de Mogrovejo".

Vásquez Elera. Sarita Emilia

Estudiante de la carrera de administración de Empresas del V ciclo de la Universidad “Santo Toribio de Mogrovejo”

sara911_31arrobahotmail.com

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