Por qué y cómo comprar un ERP en esta época de crisis

Autor: Miguel Angel Santillán

Tecnología e internet

30-11-2009

Para entrar en contexto es preciso el entender que la crisis que nos aqueja hoy es sustancialmente diferente a las crisis del pasado.

Claves para entender la crisis

Por efectos de la globalización, se cuenta con un sistema financiero tan interconectado que una decisión del gobierno norteamericano afecta a todas las economías del mundo.

El gobierno norteamericano está en la actualidad y, desde hace ya mas de medio año, muy preocupado por estabilizar su sistema financiero y revertir la perdida de confianza entre sus bancos suscitada por la crisis desatada en julio de 2007 con la explosión de las hipotecas, (…créditos otorgados a clientes que no cumplían los criterios de riesgo utilizados habitualmente en el sector. Los bancos transformaron esas hipotecas en bonos -a menudo incluyendo en ellos otros créditos y productos financieros-, que vendieron a otros inversores. Y ahora, los bancos y aseguradoras se han encontrados con que esos activos no valen nada porque la gente no paga sus hipotecas…).

Luego, entonces, estamos frente a una crisis de confianza entre las entidades financieras de USA que, por efectos de la globalización, se traslada a la economía real, la que vivimos día a día, la que nos afecta en nuestras decisiones, donde va a costar mucho más recuperar dicha confianza. En consecuencia, la recuperación económica va a ser más costosa y va a durar más tiempo, ya que la confianza es la base de la economía.

Ahora bien, ante la falta de confianza o certidumbre en “lo que va a pasar”, se da un fenómeno de desaceleración en la inversión, los empresarios empiezan a privilegiar la liquidez sobre la rentabilidad. Se prefiere el negocio de corto plazo, el retorno inmediato aún si es menos rentable. Se cambian los valores en los que estaba basado el modelo económico, hoy en día el flujo es más importante que el resultado.

Siguiendo con la idea anterior, entendemos que las empresas hoy en día deben de estar buscando ansiosamente cómo mejorar su cashflow por lo que, a continuación, se listan 4 de las soluciones más socorridas:

Las 4 soluciones más usadas

Vender mejor.- Contando con información clara y oportuna de lo que estás vendiendo y/o dejando de vender. Facturando oportunamente. Cuidando a quién le vendes.

Mejorar la gestión de la cobranza.- Visión clara y oportuna de las cuentas por cobrar ordenadas por monto, por antigüedad, por fecha del compromiso de pago, por agente cobrador. Herramientas que permitan y faciliten la gestión pro-activa.

Bajar gastos.- Creación de presupuestos por concepto/articulo/monto/responsable que regulen y controlen el gasto antes de ser ejecutado. Reducción de puestos de trabajos por centralización de actividades y/o reducción de actividades duplicadas.

Reducir los inventarios.- No se trata de quedarte sin inventario, quizás el just in time no es para ti, quizás el satisfacer la creciente demanda de un mercado exigente o lo difícil de renovar tu inventario hagan necesario el manejo de inventarios de seguridad. Lo que sí es indispensable es tener la información de lo que tenemos, dónde lo tenemos, cuál es su costo total, quién nos lo ha estado comprando, cuál es el mejor proveedor (tiempo de entrega, precios, condiciones, etc.).

Dicho lo anterior, parece ser que la mejor herramienta para permanecer competitivo en esta época de crisis es un sistema ERP que nos ayude a gastar menos y vender más potenciando el flujo de dinero en la empresa. Ahora, sólo hay que elegir la mejor solución ERP. Aquí van algunos consejos:

Si estamos tratando de mejorar el cashflow, entonces, la mejor solución debe ser una que obtengamos en esquema de RENTA pura. De esta forma, podremos pagar por el ERP sin que ello implique un gran desembolso. Ojo; debemos de negociar que el plazo de renta sea obligatorio para el proveedor y voluntario para nosotros clientes. Debemos tener la garantía de que podremos ejercer la opción de compra en cuanto lo decidamos, es decir, una vez que el flujo mejore, estemos seguros de que la solución esta funcionando (SW y proveedor). Cuiden que el precio de la renta sólo se incremente de acuerdo a la inflación publicada por el gobierno de su país. El pago mensual de 1 licencia en renta no debe ser superior a 1 salario mínimo de su país. La renta debe darles acceso a toda la funcionalidad del ERP y no sólo a unos cuantos módulos. La renta debe calcularse por usuarios concurrentes y no por usuarios totales.

Debemos de contratar una solución que sume un ERP que sea sencillo de operar más una metodología de implementación adecuada. Los costos de entrenamiento pueden ser muy altos si se trata de SW complejo que requiere de personal muy caro o bien tiene periodos largos de aprendizaje. Lo mejor es buscar un ERP que esté diseñado por culturas afines a la nuestra, que entienda las formas de operar de nuestra gente, que hable el mismo idioma, que tenga soporte disponible en los horarios y el lenguaje de nuestro personal. Si el SW que elegimos contempla prácticas de negocio de otras latitudes y entra en un choque frontal con nuestra operación diaria, nuestros empleados lo rechazarán y este fenómeno que se llama rechazo al cambio es lo que causa mas del 80% de los fracasos en la implementación de un ERP. Asimismo, si la compañía que elegimos para implementarlo no cuenta con el personal suficiente o las metodologías adecuadas, al final del día sólo va a llegar hasta donde pueda o le sea negocio. Debemos de buscar un proveedor que sea el fabricante del SW, que él mismo lo comercialice y se responsabilice de l a implementación con personal propio.

Lo más importante es tener GARANTÍA de que estamos invirtiendo en una solución. La más importante tarea estriba en el hecho de seleccionar a un proveedor que no vaya a desaparecer en el corto plazo dejándonos sin soporte; debemos de buscar empresas con alta permanencia en el mercado. Otro punto a cuidar es el hecho de que nos coticen y respeten un precio fijo y no esté indexado a errores en el cálculo del tiempo necesario para la implementación del SW. Si podemos negociar una garantía por contrato de devolución del 100% de lo que paguemos por el SW será un plus muy importante.

Si contamos con las herramientas adecuadas el manejo de nuestras empresas será el adecuado en cualquier época y podremos transformar la crisis en una oportunidad. Recordemos que en todas las crisis hay ganadores.

Miguel Angel Santillán

Fuente: Evaluando ERP - www.evaluandoerp.com

rmoncalviarrobaevaluandosoftware.com

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