Planificación estratégica, guía práctica

Autor: MSc. Carlos Abel Olivera Rodríguez

Estrategia y dirección estratégica

12-02-2010

La rápida dinámica de las transformaciones sucedidas en los últimos años tanto en la Economía como en el Sistema Empresarial, ha tenido un fuerte impacto sobre los Grupos de Consultores en temas de Dirección Estratégica, obligándolos a redoblar esfuerzos para satisfacer la demanda de sus servicios.

No obstante, la carencia de materiales metodológicos para muchas de las funciones del consultor y la complejidad de los existentes se convierte en un freno para el necesario desarrollo de éste en el corto plazo.

Esta guía, pretende dotar al Consultor Principiante, de un aliado que le permita enfrentarse con el mínimo de requerimientos al complejo trabajo de facilitar un Ejercicio de Planificación Estratégica.

Sirva para aquellos que ayudan a construir el hoy pensando en el mañana.

Planeación estrátegica modelo misión visión.

Se requiere:

• Compromiso de la Alta Dirección con el Proceso: antes de comenzar el Ejercicio debe comprobarse el compromiso de la Alta Dirección de la organización con el proceso, precisándose el respeto al tiempo, la presencia de todos los directivos (si el directivo principal no se encuentra es recomendable suspender la sesión de trabajo) y la garantía de las condiciones de trabajo.

• Consultor- Facilitador: profesional con los conocimientos y competencias emocionales necesarios para facilitar un ejercicio de Planificación Estratégica. Es recomendable que el ejercicio sea facilitado por dúos de consultores.

• Grupo de Trabajo: grupo de personas de la organización que con la ayuda del consultor elaborará la Planificación Estratégica de ésta. Se encuentra integrado generalmente por el Consejo Dirección y personal representativo de las distintas áreas.

• Controlador del Tiempo: persona que controle el tiempo de las sesiones.

• Relator: Profesional con la capacidad de recopilar toda la información significativa que se genere en el transcurso de los trabajos del ejercicio (secretaria por ejemplo).

• Medios Visuales: con el fin de facilitar las explicaciones y visualizar para el colectivo las distintas fases del análisis se requiere un medio visual, pudieran ser pancartas y plumones, pizarra y tizas o computadora (con o sin data show.

• Tiempo: sesiones de trabajo que no deben ser de menos de 2 horas ni más de 4, con recesos intermedios. El tiempo invertido en la elaboración de la planeación estratégica varía sensiblemente de una organización a otra.

Sobre el Algoritmo de Trabajo

El desarrollo de cualquiera de las distintas fases del Ejercicio de Planificación Estratégica debe comenzar por un precalentamiento o ejercicio energizante que permita a los miembros del grupo relajarse y alinearse con el objetivo a alcanzar. Posteriormente se realiza un recuento de lo sucedido en las sesiones de trabajo anteriores y se procede a la nueva fase con el siguiente algoritmo de trabajo (Fig. 2):

Fig.2. Algoritmo de Trabajo.

• Instrucción

Durante el periodo de instrucción se explicará al grupo de trabajo los elementos fundamentales relacionados con la fase a cumplimentar. Debe recordarse que los miembros del grupo de trabajo no son académicos y que muchas veces los términos que se emplean en el ambiente universitario no son de su dominio, es por ello que se ha hecho énfasis en la explicación y ejemplificación.

• Trabajo individual

Una vez que el facilitador ha culminado con la explicación orienta a los miembros del grupo de trabajo cumplimentar individualmente la fase en cuestión. El facilitador debe supervisar y orientar este trabajo.

(nota: se debe observar una mejoría en la calidad de los resultados en la medida que se avanza desde el trabajo individual hasta la plenaria). Ejemplo: Cada miembro debe elaborar individualmente una propuesta de Misión.

• Trabajo en equipos

Una vez concluido el trabajo individual el facilitador conforma equipos de entre 3 y 5 miembros que cumplimentarán de forma conjunta la fase basándose en los aspectos positivos de sus propuestas individuales. Ejemplo: Los equipos 1, 2,3 elaborarán cada uno una propuesta de misión basados en los principales elementos positivos de sus propuestas individuales.

• Trabajo en plenaria

Una vez concluido el trabajo de los equipos se selecciona un representante o vocero que dé lectura y defienda la propuesta del equipo (entiéndase por defender, como argumentar las razones por las cuales se elaboró de esa manera y no de otra), el proceso se repite con cada uno de los equipos y se pasa posteriormente a la discusión general de la cual se obtendrá el resultado final. Recomendación: Una vez defendidas cada una de las propuestas de los equipos, se toma como base la más completa y sobre ésta se elabora el resultado final.

1 - Comenzando el Ejercicio

Para comenzar el Ejercicio Estratégico en una organización es preciso tener conocimientos previos de ella tales como: su estructura, objeto social, antecedentes en la planeación estratégica, planeación estratégica de la entidad a la cual se subordina, especificidades de la cultura organizacional, y otros que pudieran resultar de interés.

Se inicia la sesión de trabajo con una presentación de todos los miembros del grupo, comenzando por el facilitador.

Al comenzar el Ejercicio Estratégico, en las primeras sesiones, es recomendable impartir una conferencia sobre el cambio y su gestión, de esta forma se inicia el proceso de descongelación del grupo de trabajo y se facilita su inserción en la dinámica de trabajo del ejercicio estratégico. Es importante destacar que la dirección estratégica es un modelo de cambio, ya que se diseña para conducir a la organización de su estado actual a un estado deseado. Prescindir de este paso puede provocar resistencias que disminuyan la calidad del proceso.

El consultor debe tener claridad en un aspecto importante: él no es quien elabora la planeación, solo la facilita. De ahí que en la medida que el ejercicio estratégico avance aumentará la autogestión de los miembros del equipo de trabajo.

Una vez superada esta fase se explica el modelo de dirección estratégica y se comienza el trabajo con la misión.

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