El proceso básico de la administración de empresas

Autor: Luis Adiel Parra Osorio

Estrategia

12-12-2007

Toda organización, con o sin ánimo de lucro, necesita establecer un proceso administrativo que procure la optimización en el uso de los recursos productivos y ganarle al tiempo y a la competencia. El nuevo milenio es cada vez más exigente con las empresas y ellas deben responder a los consumidores tan volátiles, con productos y servicios que vayan más allá de sus exigencias.

La secuencia de pasos se denomina Proceso Básico de la Administración de Empresas y comprende los siguientes:

1. Culturización corporativa.
2. Planeación.
3. Organización.
4. Dirección y Coordinación.
5. Control y Mejoramiento Continuo.

Cada uno de los pasos requiere enfocarse prioritariamente hacia el talento humano. De tal manera que se genere una sinergia entre la visión de los directivos y el esfuerzo de sus trabajadores. Veamos brevemente cada uno de los pasos a seguir:

• Culturización Corporativa: Es la etapa de compartir, directivos y trabajadores, la misión, visión y objetivos generales de la empresa.

Deben definirse conjuntamente unos valores corporativos, previamente analizados y propuestos por los empresarios, para buscar la concientización del personal en procura de ellos. Sólo con claridad de valores y compromiso laboral, se logra un clima organizacional productivo y agradable.

• Planeación: Es la segunda etapa donde también participativamente, directivos y mandos medios examinan la situación actual de la empresa, identificando fortalezas, falencias, así como los resultados deseados al término de un período.

Esto conlleva definir los objetivos, metas, las estrategias necesarias y los tiempos requeridos. La planeación cuando se hace participativamente produce sentido de pertenencia, que es definitivo para que el trabajador se comprometa con su labor y su empleador.

• Organización: Es la etapa donde se divide el trabajo por áreas o departamentos e una manera clara y también interactuante, y asignando el personal a cada uno de ellos, especificándoles los requisitos para cada cargo, las funciones que deben cumplir, sus responsabilidades y asignaciones salariales, para dirigir los esfuerzos hacia los objetivos, así como sus responsabilidades. Una organización inteligente es aquella que trabaja, no con empleados sino con personas consciente s y comprometidas con su quehacer diario en la empresa.

• Dirección: Es la etapa de orientación del personal y los recursos productivos hacia la marcha óptima, comprendiendo el liderazgo de los directivos, la delegación para la coordinación del trabajo, la motivación del personal, la comunicación organizacional, la creatividad y la mentalidad innovadora de los equipos de trabajo. La capacitación, el desarrollo de ejecutivos y el bienestar laboral inciden notablemente en la eficiencia y eficacia organizacional. La coordinación general de la marcha de la empresa es donde deben brillar los talentos y habilidades gerenciales, especialmente en la selección del personal, el reconocimiento y celebración de la calidad, donde el estímulo sea un verdadero motivador laboral.

• Control y Mejoramiento Continuo: Esta etapa que es la última, puede constituirse en la primera, ya que de su exitoso avance van surgiendo información y nuevos conocimientos empresariales que se encausan hacia nuevos planes y objetivos. En primer lugar, el control que abarca desde el cálculo de presupuestos, cronogramas de actividades, diseño de controles internos, establecimiento de indicadores, pasando por registro de datos y estadísticas, evaluación de desempeños, hasta llegar a resultados parciales o finales que permiten los análisis de aciertos y desaciertos, de causas y efectos, para tomar las decisiones pertinentes. El resultado natural de los buenos controles es una base de información para el mejoramiento continuo.

CONCEPTOS BÁSICOS.

LA PLANEACIÓN EMPRESARIAL: Qué es?

La Planeación comprende desde la sensibilización del equipo de trabajo frente a los propósitos de la empresa, pasando por la definición de objetivos y las acciones requeridas para lograrlos. Por ello, la formulación de Objetivos debe ser un proceso altamente participativo donde los empresarios compartan a sus dirigidos la visión, la misión de la empresa y sus objetivos generales, y que por otro lado, los trabajadores, conocedores de ello, se dispongan a dar lo mejor de sí para la organización que les brinda su oportunidad laboral. Es un punto crucial que exige conocimiento y talento por parte de la gerencia.

La Planeación es el proceso administrativo de diagnosticar la situación actual de la empresa y proponer los resultados deseados (Objetivos). Las actividades necesarias para lograr los objetivos se llaman Estrategias.

Preguntas previas a la Planeación: La planeación requiere el planteamiento de una serie de preguntas cuyas respuestas pueden indicar el camino a seguir:

• Por qué planear?
• Cómo Planear?
• Cuándo Planear?
• Dónde planear?
• Quién debe planear?

PRINCIPIOS BÁSICOS DE LA PLANEACIÓN:

Siempre se debe tener un derrotero que todos conozcan para llegar de la mejor manera posible a los niveles deseados.

La integración de objetivos, recursos productivos y talento humano, ahorra tiempo, dinero, y esfuerzos en la búsqueda de resultados.

La Planeación es una función clave del Administrador para orientar proyectos y responder a las expectativas de sus propietarios, clientes, trabajadores y comunidad.

La Planeación es el puente entre el hoy de la empresa y el futuro del equipo de trabajo.
Sólo una buena Planeación empresarial indica el mejor camino para llegar al éxito.

CARACTERÍSTICAS DE LA PLANEACIÓN EMPRESARIAL:

Participativa: Porque tanto los objetivos como las acciones a seguir deben ser tarea de todos, y Fundamentada en la misión, visión y resultados deseados.

Integradora: Porque debe asociar todos los recursos productivos.

Realista: Porque los planes deben ser viables, alcanzables.

Concreta: Porque los objetivos deben ser medibles, cuantificables.

Motivadora: Porque los propósitos generales de la empresa deben impulsar el entusiasmo del personal para incrementar el rendimiento colectivo hacia sus objetivos.

Flexible: Porque los hechos, internos, externos, o globales requieren hacerles frente, los cambios que se suceden deben permitir adaptar los planes a las nuevas circunstancias. Cronometrada: Porque debe fijarse un calendario secuencial de actividades.

Futurista: Porque debe anticiparse a los hechos, teniendo en cuenta las tendencias, y usando la imaginación para ve el futuro y las oportunidades antes que los demás.

FORMULACIÓN DE OBJETIVOS:

El inicio del proceso administrativo tiene especial interés en conformar unos planes que se constituyan en un verdadero camino que vaya aproximando al empresario y su equipo de trabajo al éxito colectivo. Dentro de la Planeación se destaca la Formulación de Objetivos, como puntos de llegada de la empresa al final del período que se está trabajando.

Para la formulación de Objetivos se debe tener en cuenta las Políticas de la empresa, su Visión y Misión, para que los objetivos realmente correspondan a lo que la organización requiere o pretende.

Políticas de la Empresa: Entendidas como los criterios generales o principios que rigen las actividades y la toma de decisiones de toda la organización: como ejemplo, solamente se abren sucursales de la empresa en ciudades con población superior a 30.000 habitantes, o solamente se conceden descuentos por pronto pago a clientes grandes.

Visión: Es la expresión breve pero precisa de lo que la empresa quiere llegar a ser en un tiempo determinado, para contribuir a la satisfacción, bienestar y progreso de sus clientes y comunidades de su zona de influencia.

Misión: Es la expresión breve pero concreta del quehacer de la organización y el compromiso del equipo humano, en su búsqueda de ofrecer productos y servicios excelentes.

Los Objetivos de la Empresa: Deben ser concordantes con su Visión y Misión, y pueden definirse como los resultados deseados en un período determinado, acorde con la mirada de sus propietarios y directivos, y teniendo en cuenta factores como las expectativas de los clientes, la disponibilidad de recursos productivos y las tendencias del mercado, para citar algunas variables. Un ejemplo de un objetivo general puede ser: Incrementar las ventas de la línea de ropa para jóvenes en un 30% durante el último trimestre del año, o Aumentar la inversión en equipos de producción en un 100% durante el año siguiente.

Objetivos Específicos: Son la descomposición del objetivo general en las llamadas metas intermedias, de tal manera que su logro gradual y sucesivo conduzca a la empresa hasta el objetivo general. Por ejemplo, retomando el primer objetivo general citado en el párrafo anterior, para incrementar las ventas en el último trimestre del año, se define adelantar una capacitación del equipo de vendedores en Manejo de objeciones de clientes, en el mes de septiembre, o se duplicará la inversión en publicidad durante los meses de octubre y noviembre.

Es responsabilidad de los administradores: fijación de planes, pero es también su deber lograr la participación del personal de la empresa en su elaboración, así como alcanzar altos niveles de compromiso con ellos.

Es fundamental para la buena marcha de la empresa, la congruencia que debe existir entre los planes, los objetivos y su concordancia con la visión y la misión de la organización.

CARACTERÍSTICAS DE LOS OBJETVOS:

Para que los objetivos cumplan su cometido, deben reunir unas características:

• Deben ser claramente formulados
• Su estructura debe corresponder a las necesidades y capacidad de la empresa, es decir, ser planteados para que sean interdependientes.
• Deben ser expresados cuantitativamente de tal manera que sean medibles
• Deben tener un plazo para enfocar los esfuerzos durante el período
• Deben ser priorizados, es decir, jerarquizar su urgencia o prelación.
• Deben ser controlables, que puedan ser revisados y auditados, y
• Deben ser motivadores, para que una vez socializados al personal, se constituyan en factor que los anime.

Ejemplos de Objetivos: Los objetivos generales de Quintocom S.A. para el segundo período del 2.007 es alcanzar ventas de $5.000.000 en los productos principales y $2.000.000 en otros productos, y para ello sus objetivos específicos son:

Aumentar el número de vendedores, Innovar la estrategia publicitaria, y Realizar promociones de pague 2 y lleve 3.

La Cacharrería Ideal se propone durante el año 2.008 abrir dos nuevas sedes en municipios cercanos, y los objetivos específicos se formulas así:

Investigar el mercado objetivo, calcular presupuesto de inversión requerido, Examinar el personal idóneo para dichas sedes y elaborar pronóstico de ventas para tres años.

FORMULACION DE ESTRATEGIAS:

Definidos los objetivos generales y específicos, el liderazgo de la administración se debe enfocar hacia la definición de un Plan Estratégico que contenga un conjunto de planes y actividades debidamente programadas para armonizar la marcha y el uso óptimo de los recursos:

El Plan Estratégico reúne los planes macro de la organización y, generalmente, su plazo es de 1 a 5 años. Ejemplo: Abrir nuevas sedes minoristas en 5 municipios del Norte del Depto del Valle durante el próximo año, o Mantener el liderazgo publicitario en productos para nutrición durante los próximos tres años.

El Plan Operativo (o Táctico): comprende los planes de uno o varios departamentos, para el corto plazo: menos de 1 año. Ejemplo: El departamento de producción se propone elevar el número de productos terminados en un 25% en el segundo semestre del año. El departamento de Mercadeo establece realizar una campaña publicitaria cuantiosa (se precisa el monto) para fin de año...

PASOS PARA LA FORMULACIÓN DE ESTRATEGIAS:

Como todo proceso administrativo, la formulación de estrategias debe obedecer a una secuencia de pasos que podemos proponer así:

1. Reconocimiento de la actual situación de la empresa. Esto se puede lograr mediante un Diagnóstico general, utilizando herramientas como la matriz FADO (Identificación de Fortalezas, Amenazas, Debilidades y Oportunidades), y realizando Evaluaciones de diversos aspectos como la estructura financiera de la empresa, estado de los equipos de producción,. niveles de desempeño del personal, y muchos más.

2. Estudio de las perspectivas de clientes y mercados. Se alcanza investigando y teniendo en cuenta las opiniones, necesidades y expectativas de nuestros clientes. Las tendencias marcan posibles cambios en el diseño de productos o en la prestación de servicios que los empresarios deben visualizar para no correr el riesgo de tornarse obsoletos.

3. Definición de estructura de objetivos y estrategias. Basados en los dos primeros pasos, la empresa puede estructurar sus planes y objetivos, buscando establecer un sendero apropiado para seguir durante determinado período. La relevancia de planes y objetivos debe verse reflejado en su jerarquización y prioridad.

4. Fijación de la secuencialidad en el tiempo de las acciones programadas. Con un cronograma bien analizado y calculado, se pueden articular objetivos y estrategias.

5. Cálculo de los costos de financiación de los planes. Es un paso fundamental para el futuro desarrollo de planes y objetivos por cuanto es el proceso de cuantificar los montos económicos requeridos para cada uno de los objetivos y planes. Un Presupuesto bien dimensionado, con aportación del personal involucrado en los procesos claves de la empresa, se constituye en una ruta que optimiza el flujo de efectivo y de recursos productivos.

6. Asignación de Responsabilidades. Es el paso que cierra el proceso de formulación de estrategias, designando a las personas que tendrán a su cargo el desarrollo de las actividades para el logro de los objetivos y planes empresariales.

Tener en cuenta: Planear es determinar un camino a seguir. Quien evita establecer rutas, puede llegar a cualquier lugar. Ser Administrador es serguía de un colectivo y es ser responsable ante unos empresarios exigentes y ante una comunidad expectante.