Organización y planificación de la producción

Autor: Ing. Edgardo García

Producción, procesos y operaciones

16-02-2010

La empresa logra el objetivo de satisfacer la demanda en: cantidad, calidad, precio y por sobre todo a tiempo optimizando la utilización de la materia prima, insumos, materiales, recursos humanos, equipos e instalaciones. Procurando además el crecimiento de la actividad de la empresa a través del tiempo, organizando la producción.

Proceso de producción de la materia prima hasta el producto terminado

Para optimizar es necesario planificar, de esta manera el gasto que suma valor agregado será más rentable.

Es fundamental la coordinación de ventas, producción, almacenes y compras.
Establecidas las necesidades del sector de ventas, se realiza la programación de la producción, se controla stock de MP, insumos y materiales, se pide lo necesario para producir en tiempo y forma.

El sector planificación

Cuando comienzan las paradas de máquinas por motivos varios, se manifiesta la necesidad de contar con un sector que logre coordinar las operaciones antemencionadas. El sector no es de ventas, no es de almacenes, no es de compras, no es de producción pero debe conocer y coordinar dichas operaciones, planificar y controlar la producción, tendiente a que no se produzcan desequilibrios.

Los problemas que se pueden llegar a presentar son varios. Falta MO (mano de obra), falla de alguna máquina, falta MP (materia prima), algún insumo, algún material. Cualquiera de ellos es fatal para la producción y puede darse en caso de pérdida de ventas. También pueden sobrar cualquiera de ellos y esto produce altos costos aunque más no sea de almacenamiento, que redundan en alza del costo de producción.

Todo esto puede evitarse con la adecuada planificación de la producción (y su control).

En una pequeña empresa la tarea de planificación y control de la producción es ejercida por el dueño, no tiene porque ser algo imposible de realizar para todo un sector. Si el dueño dice que hay que producir tal cosa, toda la empresa deberá abocarse a dicha tarea. Lo mismo debería ser con el sector responsable de tales tareas en una empresa grande.

Si el micro emprendimiento crece, algunos dueños logran superar los trances contratando un encargado, capataz general, en el cual delega tareas. Pero si la empresa toma mayores dimensiones aun así, las cosas podrían empezar a escapárseles de las manos, deberá comenzar a anotar en una libreta tipo agenda. Hasta que se da cuenta que ni con ello logra disminuir los tiempos de parada de fábrica y falta de producción cuando es más necesario justamente aumentar.

Solo, sin que nadie se lo diga deberá darse cuenta que es necesario contar con un ayudante responsable de estas tareas. Si no cuenta con un esquema organizado de autoridades para asignar órdenes de producción también esto suele terminar en fracaso. La autoridad está en la orden de producción.

Base de la programación o planificación de la producción

Está basado necesariamente en algo conocido, el estándar de producción. Definido inicialmente en el proyecto de creación de la empresa. En él están fijadas pautas generales como ser el proceso usado, el stock posible, la capacidad de almacenamiento, de producción, etc. Pero si es necesario cambiar el proceso, invertir en máquinas, contratar más mano de obra, se deberá considerar dicha posibilidad solo para el futuro mediante la presentación del correspondiente plan de inversión o proyecto (tema visto en planes de negocio).

Cumplir con la tarea es programar la producción anual, mensual, semanal, diaria y luego controlar en sentido contrario, día a día, semana a semana, mes a mes, durante todo el año productivo.

En el transcurso del año o en un periodo de tiempo determinado deberá atenderse también el presupuesto del año siguiente y así sucesivamente, tratando de cumplir por supuesto con el pre supuesto.

Diferencias entre proyectar la empresa y planificar la producción

En mis escritos anteriores de que es lo que nos falta para lograr nuestra ansiada Argentina Agroindustrial, notarán relación con los textos anteriores.

La preparación y presentación de proyectos se requiere mucho de ingeniería para lograr resultados satisfactorios, según lo mencionamos en él se plantea el estándar de producción inicial pero no es lo mismo. Las diferencias son:

• Cuando se proyecta se estima que es lo que sucedería al hacer tal o cual tarea / producto.
• Cuando se planifica se debe saber exactamente qué, cómo y con que se hace lo que es necesario hacer.
• Cuando se proyecta se puede manejar los tiempos demorando las concreciones para revisar bien el proceso.
• Cuando se planifica el tiempo no es variable. Las improvisaciones causan problemas de paradas de fábricas.
• Cuando se proyecta es sin movimiento de fondos (dinero).
• Cuando se dispone una planificación se producen movimiento de fondos, compromisos de materiales, contratación de mano de obra, etc., etc.

Que es necesario tener para poder planificar

La idea no es planificar en el aire con estimaciones dadas de datos secundarios. Ahora está en plena producción la empresa y hay que ser eficientes. Se necesita contar con datos reales primarios.

Presupuesto o pronóstico de ventas

Ya se menciono, el punto de partida es el presupuesto o pronostico de ventas.

De hecho si se cumplen de alguna forma las premisas indicadas al tratar el proyecto o plan de negocio, allí siempre está el presupuesto o pronostico de ventas. Debe existir, es lo básico para el planificador. Bien o mal, intuitivo, en secreto, formal, con investigación de mercado basado en estadísticas de demanda, calculado con algún método de aplicación disponible. El pronóstico de ventas está como punto de partida.

Estándar de producción

Este dato es muy importante, en él están basados los costos. Se deben controlar los pasos realizados detectando las diferencias entre lo real gastado y los estándares de producción para cada artículo en cada uno de los puntos en cuestión: Materia prima, insumos, materiales, HH., HM.

Si se detectan diferencias de gran valor habrá que replantear el estándar o alguien está robando.

La ingeniería de producción puede diseñar otro proceso para fabricar lo mismo, se deberán re calcular los costos considerando todos los elementos que inciden directamente en el bien.

Capacidades de producción

Esto es limitativo. Más de ello no se puede hacer. Puede ser dado en horas, turnos, días, semanas, meses.

Se puede hacer cálculos expresando combinaciones: tiempo de maquina es HM (horas maquinas), tiempo de trabajo de la mano de obra es HH (horas hombre). Son todos datos muy importantes en los cálculos industriales.

Si todas la horas día a día se dedicara a trabajar (teniendo en cuenta solo las restricciones horarias de convenios laborales) tendríamos la capacidad posible.

Capacidad posible

Si se considera el esquema de trabajo dado por la empresa en consideración de los turnos, días de la semana. La capacidad en este caso es denominada disponible.

Capacidad disponible

Si además a los efectos de considerar solo los tiempos productivos, se restan los paros de producción por tareas programadas preventivamente, como ser para mantenimiento o limpieza. La capacidad con esta limitación es la programable. Que es la que interesa a la programación.

Capacidad programable

Si se consideran para restar todos los tiempos en los que no hay producción, previsibles o no, permanentes o no. Se determina la capacidad nominal.

Capacidad nominal

También hay posibilidad de calcular la capacidad real, luego de un determinado periodo de trabajo.

Capacidad real

Capacidad de almacenamiento

En las pequeñas empresas sin un cuadro de dirección son definidas más que nada por las capacidades de los depósitos de materia prima, insumos, materiales y productos terminados.

El plan de producción

La idea que la mercadería esté disponible en el momento de venta o pedido a un costo menor de producción.

Es cumplir con las previsiones de ventas. Ahora si de entrada se ve que las previsiones son mayores que las posibilidades de producción en tiempo y forma, se deberá informar al sector ventas para que disminuya sus pretensiones y considerar la posibilidad de proponer un plan de inversión para el próximo ejercicio.

Los datos y puntos a controlar

Los datos a controlar son: Ventas (o usado), Producción, Stock (PT e Interproceso).

El control del interproceso es también llamado control de producción en proceso, tiene puntos de control.

Las planillas de control se llaman de control acumulado y en ello el dato a leer inmediatamente es el stock actual. Según lo visto en reaprovisionamiento de materiales, es el que se compara con el punto de pedido.

Stock actual= Stock anterior + producción – ventas

Por supuesto el cálculo es para cada artículo, en función del stock actual se irán asignando los pedidos. Si se trata del producto terminado. El pedido se hará a la producción. Si se trata de materia prima, insumos, materiales el pedido se hará a compras.

Programar la producción

Para armar la planilla deberemos conocer el periodo a programar de cada producto. Puede ser diaria, semanal, decenal, quincenal.

En analista programador de la producción debe conocer los procesos y contar con la información actualizada. El debe hacer producir con la formula o, de la forma diseñada con todos las características necesarias como ser cantidades, unidades de medidas usadas.

Debe conocer el flujo de operaciones y las instrucciones de cada puesto de trabajo / descanso / mantenimiento.

Debe contar con todos los detalles para lograr una correcta coordinación que permita una correcta comparación con el estándar controlando paso a paso elemento por elemento detectando las diferencias que pueden ser en mayor o menor uso, es decir quién provoca perdida o ganancia respecto al estándar.

Desde el momento que se dispara la orden de producción, hasta que el producto esté terminado se deben realizar controles periódicos determinados (cada hora / cada turno / cada día / cada semana) con planillas de información acumulada para cada uno de los elementos. Sea MP, insumos, materiales, PT.

No obstante no tiene necesidad de conocer en el momento de la programación los stock / pedidos, estas son tareas del sector abastecimiento, tema ya tratada al ver reaprovisionamiento de materiales para los sectores de logística, abastecimiento, compras y almacenes.

El programador de la producción solo debe dar la orden de producción.
Todo lo que sea planificación está diseñado hacia el producto, en la jerga esto se llama implosión. Cuando se emite una orden de producción se produce la explosión. Es como que se dispara una perdigonada donde cada bolilla tiene un destino definido. Estos destinos podríamos llamarlos estaciones de control.

Programación Full

Año: 100 mil por año La unidad de medida pueden ser según lo expresado anteriormente.
Mes: 100 mil / 12. = 8344, por mes.
Semana: 8334 /4,4 = 1894, por semana.
Día: 1894/7= 270, por día.
Turno: 270/3 = 90, por turno.
Hora: 90/8=11,25 por hora.

Haciendo 12 unidades por hora se podría cumplir con el pedido para un año.
Conocemos la diferencia entre este calculo que es la capacidad disponible de la capacidad programable.

Programación estándar

Veamos ahora el mismo cálculo para un trabajo de 8 Hs., de Lunes a viernes, considerando un mes de vacaciones a todo el personal excepto los de mantenimiento.

100 mil unidades /año
100 mil / 11 = 99090,90 aprox. = 9100 unidades / mes.
9100 / 4,4 = 2060 aprox. = 2100 unidades / semana.
2100 / 5 = 420 unidades / día.
420 / 8 = 52,5 aprox. 51 unidades / hora.

Capacidad de máquina

Capacidad programada. Valor estimado previamente en función de datos de máquinas a los fines de iniciar la operación de programación.

Capacidad no preparada. Está para preparar pero le faltan los cálculos de insumos necesarios.

Capacidad preparada. Valor preparado y evaluado con conocimiento de los insumos necesarios.

Capacidad disponible. Está lista para pasar al sector productivo y almacenes.

Capacidad bloqueada. Es la capacidad disponible para el sector productivo por que no tiene un insumo listo.

Capacidad asignada. Es la que se paso al sector productivo.

La carga pendiente de asignación incluye la que resta de disponible + bloqueado + preparada o no.

Capacidad concluida. Carga terminada. El resto es capacidad sin realizar.

Para el control, esto debe informarse de ida y vuelta, en un sentido y otro.
Los tiempos que se manejan en programación para lograr una capacidad asignada deberán tomarse de acuerdo a su movimiento rutinario. Si es demasiado corto se deberá reasignar cargas de un periodo a otro constantemente provocando confusión rápidamente. Si el proceso es demasiado largo y las estaciones son pocas no se podría controlar convenientemente la marcha de la fabricación.

Los periodos dependen del esquema de trabajo. Para un esquema de un turno el ideal sería semanal.

La cuestión es trabajar en ello en cada día. No solo programar y que trabaje el resto, el control es más laborioso que la programación en si propiamente dicha.

Otros problemas de paro de producción

Podemos considerar otros aspectos que provocan paro de producción no programadas.

No se programan, pero como se conocen y pueden ocurrir y que además deberán informarse como motivo de incumplimiento deberán clasificarlas para lograr informaciones claras. En un sentido y otro.

Uno de los más comunes: Rotura de máquina, podríamos mencionar: RM 00:00
Otro caso típico en una empresa es el ausentismo por enfermedad: ENF XXD
También existen las huelgas: HUE
También puede ocurrir la falta de un insumo: FI.
Muy común es que ocurra corte en el suministro de energía CE.

Datos de máquina

Es necesario conocer estos datos para balancear las operaciones de producción. La idea es que el balance se hace al proyecta la empresa. Es decir la producción de las máquinas ya está pensada y evaluada en el proyecto

Considerando por ejemplo.

Maquina 1: Capacidad de producción: 200 unidades en 8 horas con dos operarios.
Máquina 2: Capacidad de producción: 100 unidades en 8 horas con un operario.
Máquina 3: Capacidad de producción: 50 unidades en 8 horas con tres operarios.

Se necesitan las 7 maquinas con 16 operarios trabajando 8 hs para producir 200 unidades el articulo A1.

Esto sería ideal, no quiere decir que con una buena y eficiente programación sea posible funcionar así.

Para poder empezar a tratar en la Maq. 2 deberá tener antes lo producido en la Maq. 1, y así sucesivamente.

Para comprender esto veamos un caso de programación inicial con cero existencias en cada artículo.

Estos serán luego agregados en el diagrama de programación uno a uno hasta completar el día laboral.

Definido producir el art. A1 un paquete de 50 c/u.
Maq. 1: 25 hora/maq. 1 máquina p/fabricar 50 necesitamos 2 hs.
Maq. 2: 12,5 hora/maq. 2 máquinas p/fabricar 50 necesitamos 4 hs. No podemos comenzar con stock 0, se espera que haya producido 50% la Maq 1.
Maq. 3 A: 6 hora/maq. 4 máquinas p/fabricar 50 necesitamos 8 hs. Ídem caso anterior, con el agregado de que en este caso supera las horas semanales. Optamos por el diseño de:

Definido producir el art. A2 un paquete de 100 c/U. y marcamos distinto en el grafico anterior

Maq. 1: 25 hora/maq. 1 máquina p/fabricar 100 necesitamos 4 hs.
Maq. 2: 12,5 hora/maq. 2 máquinas p/fabricar 100 necesitamos 8 hs.
Maq. 3 A: 6 hora/maq. 4 máquinas p/fabricar 100 necesitamos 16 hs. Optamos por el diseño de:

Para poder observar la planificación de más de una semana, simplemente ampliamos el gráfico, dado la capacidad de la hoja achicamos la presentación y así sucesivamente hasta completar los 5 días de la semana.

Se notan ahora los espacios vacíos que deberá tratar de eliminar una buena programación.

Estos se pueden logar con uno de los puntos cruciales en la planificación que es el control de stock.

Como vemos ahora, no se trata solo de materia prima, insumos, materiales, sino que además s necesario controlar stock de los distintos puntos del proceso de fabricación. Estos son los puntos especiales que se mencionan como estaciones de control. Se deberá agregar ello a cada punto del artículo.

Es decir que el artículo A1, tiene estadios de Maq. 1, Maq. 2, etc. En función del consumo de tales máquinas deberemos programar los stocks de producción interproceso para no tener espacios vacios en la programación.

Planillas de control stocks

Podemos tener planillas para cada artículo y además por cada artículo, en cada punto a controlar podríamos considerar planillas de control tipo según el ejemplo.

Veremos aquí que aparecen otros conceptos, como ser las demoras. Esto es lo que muchas veces obliga a reprogramar algunas cargas de producción para lograr la entrega a término.

Las planillas pueden ser diseñadas para controlar mes a mes, semana a semana, día a día.

Ing. Edgardo García - ingenieroedgardogarciaarrobalive.com.ar

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