5 obstáculos frecuentes en el proceso de selección de un ERP (y cómo evitarlos)

Autor: Daniel M. Aisemberg

Tecnología e internet

14-10-2008

Este artículo contiene una lista corta de los desafíos que generalmente debe enfrentar una compañía durante el proceso de selección de su proyecto de ERP, del inglés Enterprise Resource Planning, y los pasos que puede dar sortear esas dificultades.

¿Por donde comenzar?

Con muchas soluciones diferentes en el mercado, cada una de ellas con incontables atributos únicos, clasificarlas y elegir la solución correcta para una organización puede ser una tarea extremadamente consumidora de tiempo y de enormes proporciones. Sin ir más lejos, en el Directorio de Empresas de Evaluando ERP hay más de 40 soluciones registradas. Y cada proveedor tuvo que completar una grilla con más de 700 puntos funcionales relacionados con el desempeño y funcionalidad de los productos.

Sin embargo, para que la selección no se convierta en una tarea titánica, si se sigue un proceso y se aprende de otros, las chances de éxitos aumentan.

Pasos claves del proceso de selección de software de gestión empresarial (ERP)

Basados en nuestra experiencia y la de consultores que fueron convocados a responder, se pueden elaborar tantas guías de recomendaciones como consultores hay. No obstante, podrían obtenerse 5 pasos en el proceso de selección con los que la mayoría coincidiría. Y estos pasos superan a los 5 obstáculos más frecuentes.

Paso 1 - Lista de procesos y requerimientos críticos

Es muy fácil y rápido hacer una lista de “las mejores funciones y características” que debería reunir un producto. Un alto porcentaje de los proyectos que no llegan a buen fin falla por no tener claramente definidos los procesos claves y los requerimientos para darle solución a esos procesos.

Para poder conocer cuáles son los requerimientos críticos, la compañía debe poner a trabajar a personas claves que puedan documentar detalladamente diferentes escenarios de sus procesos de negocios críticos y asegurarse que pueden ser manejados por los productos de los que venden.

Una vez que se tienen una lista de esos escenarios y los procesos, utilizar esta información para poner foco en el proceso de selección y como una herramienta de comparación de los vendedores.

Además de los procesos críticos se puede tener una idea de qué es lo que priorizan quienes deciden.

El siguiente gráfico muestra la importancia que le dan los usuarios y consultores especializados a diferentes criterios de selección:

Y usted, ¿qué importancia le daría a cada uno de los factores enumerados anteriormente? Puede participar haciendo click aquí. Recibirá una copia del informe completo.

Paso 2 - Construir una lista de posibles proveedores.

Hay muchas formas para realizar este paso. Pero la pregunta es: ¿en qué proveedores focalizarse? De una lista de 40, ¿cuáles pueden ser los que más se ajustan a las necesidades de la compañía y al proyecto? Una herramienta que permite simplificar el proceso y disminuir en un 70% el tiempo de evaluación, es el Evaluador de Evaluando ERP.

Esta herramienta de uso gratuito permite cruzar la información de un proyecto en términos de procesos, funcionalidades, tamaño de la empresa, inversión prevista y otros parámetros con una base de más de 40 productos registrados en el Centro de Evaluación. El cruce de los parámetros de proyecto con la base de software ERP da como resultado una lista corta de software recomendado. El único requerimiento es registrarse como usuario y dejar una dirección de e-mail válida para enviar el informe de recomendaciones.

Una vez que usted cuenta con la lista corta de proveedores, puede comenzar a pedir referencias de ellos y asegurarse que son confiables. Para validar que tales referencias son buenas, podría acordar con la empresa vendedora la visita a alguno de sus clientes que sean similares a su empresa tanto en el mercado en el actúan o por cantidad de empleados o por problemática a resolver. Las referencias le servirán para saber qué esperar de cada uno de los proveedores del software o de los implementadores.

En esta parte del proceso, es probable que desee ver el software funcionando. Si va a presenciar una demostración, prepárese. Y si no lo cree, lea lo que le pasó a Enrique y sepa cómo evitarlo.

La empresa CLAVES Información Competitiva, elaboró un Informe sobre los proveedores más relevantes de software del mercado. Los lectores de Evaluando ERP tienen un descuento especial al adquirir este producto.

Además del proveedor de software, es importante evaluar a la empresa implementadora. ¿Por qué? De acuerdo a la Consulta Abierta que realizáramos en Mayo de 2008, hay mayor insatisfacción con la empresa que implementa comparada con la proveedora del ERP. Puede solicitar una copia gratuita de dicho informe haciendo en el siguiente vínculo Consulta Abierta sobre Software ERP.

Paso 3 - Analizar fortalezas y debilidades de cada propuesta

Seleccionar una solución y un proyecto ERP es una de las decisiones más críticas en la vida de la empresa. Sin embargo, si se sigue un proceso ordenado y metódico, la incertidumbre sobre la elección del software de gestión más adecuado puede disminuir notablemente.

Las fortalezas y debilidades de una oferta pueden separarse en diferentes componentes de medición, y cada uno en distintos sub conceptos. La siguiente es una lista que ejemplifica lo dicho:

- Empresa proveedora del software.

Antigüedad en el mercado.
Compromiso con sus clientes.
Cantidad de clientes en la misma industria.

- Empresa implementadora.

Cantidad de implementaciones.
Relación con el proveedor del software.
Clientes en la misma industria.

- Alcance funcional del producto.
- Tecnología de soporte.
- Costo total del proyecto.
Costo del hardware para poner en marcha el software.
Costo de la infraestructura de soporte al proyecto.
Costo de licencias.
Costo interno de implementación.
Costo externo de implementación.
Capacitación.
Costo del servicio de soporte.

No es una lista exhaustiva, sino un ejemplo de lo que debe considerarse.

Paso 4 – Determinar cuál es la mejor solución

La selección de un ERP no es un proyecto de tecnología, es decir, no es una decisión de Information Technology (IT). Para identificar la solución más adecuada, el equipo del proyecto de selección debe estar formado por representantes calificados de cada una de las áreas de negocio de la compañía.

Más aún. Para que el resultado sea satisfactorio, cada integrante del equipo debería estar vinculado a algún tipo de medición relacionada con el proyecto. Y el gerente o líder de ese equipo también debe relacionarse a algún tipo de resultado.

Generalmente en la instancia final de selección se cuenta con una terna o trío de posibles proveedores, ordenados de acuerdo a los criterios que previamente acordó el equipo del proyecto de selección.

La mejor opción debería ser el primero de la lista. El segundo es la opción alternativa en caso que no se llegue a un acuerdo con el primero.

Además de los criterios objetivos, en esta etapa puede haber cuestiones subjetivas que influencien la decisión. Cada proyecto es diferente y no hay una regla general de aplicación.

Paso 5 - Negociar y contratar

Antes de negociar, es bueno tener metas u objetivos de negociación deseados. Desafortunadamente en muchas organizaciones no se considera este tema y la única meta que parece haber en la negociación es discutir cada centavo del precio. Esta táctica y una falta de estrategia en la negociación puede ser una ahorro aparente al comienzo del proyecto, pero más tarde o más temprano, se paga de alguna forma. Generalmente, con una merma en la cantidad y/o calidad de los servicios.

Dado que la relación con el proveedor de software durará por muchos años, tal vez 5, 8, 10 o más, lo mejor es contar con una estrategia de negociación donde ambas partes tienen interés en no perjudicar al otro, sino en ganar ambos.

Recomendaciones y Conclusiones

Seleccionar un ERP no es una ciencia oculta. Como toda decisión crítica requiere de preparación y planeamiento. La empresa que busca un software de gestión empresarial o Enterprise Resource Planning, enfrenta muchos desafíos y se requiere el compromiso de la alta gerencia para asignar recursos al proyecto, ya que no se trata de una decisión tecnológica.

Si una compañía no tiene el tiempo suficiente y la experticia para buscar y seleccionar el software adecuado, puede recurrir a herramientas como el Evaluador de Evaluando ERP y al soporte de consultores especializados.

Si se trabaja con un objetivo, la consultoría de soporte puede ayudarlo a concentrarse en lo que su compañía hace mejor y evitar que cometa los errores típicos de un proceso complejo que no se hace con frecuencia en la empresa.

Daniel M. Aisemberg

Director de Evaluando ERP

daisembergarrobaimplanex.com

Aportado por: Lic. Laura Prochnik

lprochnikarrobaimplanex.com

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