La administración es una actividad de máxima importancia dentro del que hacer de cualquier empresa y por supuesto dentro de cualquier área funcional, ya que se refiere al establecimiento, búsqueda y logro de objetivos. esta imparte efectividad a los esfuerzos humanos. Ayuda a obtener mejor personal, equipo, materiales, medios y relaciones humanas. Se mantiene al frente de las condiciones cambiantes y proporciona previsión y creatividad. El éxito de una organización depende, directa e inmediatamente, de su buena administración y sólo a través de ésta, de los elementos materiales, humanos, etc. con que cuenta.
Para el cumplimiento exitoso de las funciones especificas y las funciones comunes a las demás direcciones de la empresa y el uso racional de los recursos con que cuenta la Dirección de contabilidad y Finanzas tiene que desarrollar la Administración como el proceso de diseñar y mantener un medio ambiente en el cual los individuos, que trabajan juntos en grupos, logren eficientemente los objetivos seleccionados. Proceso integrado a cuatro etapas básicas: Planeación Organización Dirección y control, se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen el área y dirigir y controlar sus actividades. Concebirla como la esencia de la habilidad general para armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al cumplimiento de las metas del grupo.
CARACTERIZACIÓN DE LAS FUNCIONES
Planificación:
Implica las tareas de definir los objetivos o metas de la organización, establecer una estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una jerarquía completa de planes para integrar y coordinar las actividades. Se refiera tanto a los fines (lo que se va a hacer o planificación estratégica) como los medios (cómo se hará o planificación operacional). En la Dirección de Contabilidad y Finanzas, la planificación es el proceso donde se establecen metas, se fijan los objetivos y se eligen los medio para alcanzar dichas metas, para saber como organizar al personal, designar las funciones y los recursos debidamente, En esta etapa se elaboran: las políticas contables y de control interno, Se determina el software a utilizar, se planifican las líneas de acción, necesidades de capacitación, los presupuestos maestros y se planifica además las soluciones alternativas según los entornos económicos que puedan existir.
Existen elementos externos que atentan contra una buena planificación, como por ejemplo: Cambios constantes en los planes generales de la empresa que conllevan a variaciones constantes en los planes de las áreas funcionales, por situaciones ajenas a la Organización como la Inestabilidad en los precios y proveedores de las materias primas.
Organización:
Para poder llevar a la práctica y ejecutar los planes, una vez que estos han sido preparados, es necesario crear una organización. Es función del Director determinar el tipo de organización requerido para llevar adelante la realización de los planes que se hayan elaborado. La clase de organización que se haya establecido, determina, en buena medida, el que los planes sean apropiada e integralmente cumplidos. A su vez los objetivos de una empresa y los planes respectivos que permiten su realización, ejercen una influencia directa sobre las características y la estructura de la organización donde las tareas se dividen, agrupan y coordinan.
En el área de la Dirección de Contabilidad y Finanzas se organiza el flujo informativo, se diseña la forma de realizar el trabajo, es decir se elaboran los manuales de procedimientos, se crea la estructura necesaria, Dividiendo la carga de trabajo asignándola al personal según sus talentos o intereses, en tareas que puedan ser ejecutadas, en forma lógica y cómoda, por personas o grupos. y se realiza la asignación de responsabilidades y la autoridad formal a cada puesto. Se establecen mecanismos para integrar las actividades de los grupos en un todo congruente y para vigilar la eficacia de dicha integración. Podemos decir que el resultado a que se llega con esta función es el establecimiento de una estructura organizativa.
Dirección:
Esta tercera función gerencial envuelve los conceptos de motivación, liderazgo, guía, estímulo y actuación. A pesar de que cada uno de estos términos tiene una connotación diferente, todos ellos indican claramente que esta función de la administración tiene que ver con los factores humanos de una organización. Es como resultado de los esfuerzos de cada miembro de una organización que ésta logra cumplir sus propósitos, de ahí que dirigir la organización de manera que se alcance sus objetivos en la forma más óptima posible, es una función fundamental del proceso gerencial.
Es la capacidad de influir en las personas para que contribuyan a las metas de la organización y del grupo. Implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para la tarea de dirección, de hecho la dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos dirigen tratando de convencer a los demás de que se les unan para lograr el futuro que surge de los pasos de la planificación y la organización, los gerentes al establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus empleados a hacer su mejor esfuerzo. La dirección incluye motivación, enfoque de liderazgo, equipos y trabajo en equipo y comunicación.
Motivación: En la empresa específicamente en el área existe motivación reconociendo las necesidades sociales y haciendo que se sientan útiles e importantes, de tal manera que se sientan parte de la organización, además del incentivo salarial que reciben, el cual saben que depende de su trabajo, ya que si obtienen calificaciones de deficiente en una auditoria pierden la estimulación, y depende el nivel de estimulación de las evaluaciones de su desempeño que se realizan de forma mensual.
Liderazgo involucra a otras personas, empleados o seguidores, si no hubiera a quien mandar las cualidades del liderazgo del gerente seria irrelevante; esta cualidad se usa de diferentes formas para influir en la conducta de los seguidores según la tarea o actividad que se refiera.
Comunicación: La comunicación es el fluido vital de una organización, la comunicación efectiva es muy importante para los gerentes ya que ella representa la hebra común para las funciones administrativas.
En el área la comunicación es muy efectiva pues se realiza de forma personal, transmitiéndose del director a los jefes de grupo de trabajo y de estos a subordinado. Lo que no limita la comunicación del Director del área con los trabajadores, existe un sistema de información diseñado según las características de la empresa.
Equipos y Trabajo en equipo: Un equipo se define como dos o mas personas que interactúan y se influyen entre si, con el propósito de alcanzar un objetivo común. Los equipos formales son creados por los gerentes con el propósito de encargarles tareas especificas, en el área se definieron cuatro equipos o grupos de trabajo, los cuales se dedican a desarrollar los temas que ha cada uno le compete como tarea especifica, pero además de forma general se trabaja en equipo, pues todas las personas que integran la organización tienen aportes valiosos a la hora de una toma de decisión o una elección, por las características del trabajo económico y como estrategia todos los técnicos de gestión rotan por los diferentes puestos y grupos de trabajo, teniendo experiencia amplia en todas las actividades, por lo que se desarrollan técnicas de trabajo en grupo.
Control:
La última fase del proceso gerencial es la función de control. Su propósito, inmediato es medir, cualitativamente y cuantitativamente, la ejecución en relación con los patrones de actuación y, como resultado de esta comparación, determinar si es necesario tomar acción correctiva o remediar que encauce la ejecución en línea con las normas establecidas.
En la empresa se han creado los mecanismos de control, de cada una de las funciones, específicamente en el área de contabilidad y finanzas, se desarrolla un plan de auditoria interna, cada puesto posee su contrapartida y existe el plan de chequeos mensuales por subsistema, es necesario destacar la implementación de resoluciones como la 297-2003 y 13-2006 del MAC, además en el área económica se controlan funciones de la administración desarrolladas por otras áreas funcionales. El control se ejerce a través de la evaluación personal, los informes periódicos de desempeño (o de resultados reales, como también se les denomina) La dirección como área funcional también utiliza sistemas que se controlan a si mismos mediante la retroalimentación de información, que muestra las desviaciones con respecto a los estándares y da origen a los cambios, dando lugar a iniciar una acción correctiva.
Estos cuatro elementos van unidos y seguidos; y conforman el proceso gerencial, el cual será cumplido por el personal a cargo del gerente. Todos ellos enfocados a lograr los objetivos de la organización.
Dificultades que aun existen en el área de Contabilidad y Finanzas
- Aunque existe definición clara de los objetivos del área, no existe suficiente dominio por parte de los trabajadores del área de los objetivos generales de la empresa.
- Existen obstáculos que obstruyen la función de organización como es el no cumplimiento de las tareas planificadas, y el incremento de tareas no planificadas.
- Dedicación de tiempo excesivo a actividades de poca importancia para la organización.
Para resolver estas dificultades proponemos las siguientes soluciones:
- Definir claramente los objetivos de la empresa;
- Dedicar tiempo a los asuntos de verdadera importancia;
- Planear y seguir los programas;
- Aprender a hablar y a escuchar con efectividad;
- Ser un líder involucrándose en la acción;
- Asegurarse que cada miembro del equipo este asignado al trabajo mejor adaptado para sus conocimientos y experiencias;
- Fomentar que los miembros del equipo de trabajo, asuman responsabilidades;
- Evaluar lo que se ha logrado y si es necesario, emprender una acción correctiva;
- Llegar a ser efectivo en la toma de decisiones;
- Aumentar los conocimientos personales.
La efectividad de la administración de una empresa no depende del éxito de un área específica sino del ejercicio de una coordinación balanceada entre las etapas del proceso administrativo y la adecuada realización de las actividades de las principales áreas funcionales.
