Si observamos atentamente a las personas exitosas notamos que tienen algunas características comunes entre las que especialmente se distinguen:
tienen objetivos claros y administran cuidadosamente su tiempo.
Sin un objetivo claro de lo que queremos conseguir, no podemos
planificar los pasos que nos acercan a la meta y andamos a tientas y
locas. Para un análisis de cómo establecer objetivos, vea La trampa de
la acción.
Pero quiero en esta nota concentrarme en la otra característica que nos
va a ayudar a cumplir nuestros objetivos: el manejo del tiempo. No
importa cómo lo dividamos, el día sólo tiene 24 hs y, además es bastante
democrático: ricos y pobres, hombres y mujeres, jóvenes y adultos, todos
tenemos la misma cantidad de horas para invertir en un día.
Otra de las características importantes del tiempo es que no lo podemos
almacenar, ni podemos comprarlo.
Entonces la clave reside en aprender cómo usarlo sabiamente. A
continuación le proponemos 5 formas que la ayudarán a incrementar su
productividad usando más eficientemente su tiempo.
5 reglas para administrar eficientemente su tiempo
1 Monitoree como usa actualmente su tiempo
2. Calcule cuánto vale su tiempo
3. Arme un cronograma diario
4. Priorice
5. Aprenda a decir NO.
1. Monitoree como usa actualmente de su tiempo: Si le parece que el
día “se le va” muy rápido y le quedan cosas pendientes, trate de crear
un registro de sus actividades diarias. Si no tiene una agenda (mmm,
¿cómo puede ser?) bastará con hacer pequeñas anotaciones en una hoja de
papel o, mejor aún si usa su PC todo el día, el text pad de su
computadora le será muy útil.
Una vez que ve en que se le va el tiempo, puede identificar y poner su
foco en las tareas que le reportan los mayores retornos, tanto
personales como financieros.
Comience anotando a que hora se levanta, a qué hora está lista para
empezar con el trabajo. ¿Cuánto tiempo se le va en actividades como leer
y contestar emails, llamadas telefónicas y trabajo específico?.
2. Calcule cuánto vale su tiempo: “ Time is money, baby” dicen en las
películas... Si usted sabe cuánto vale realmente su tiempo, entonces
puede tomar mejores decisiones. Si, por ejemplo, su tiempo vale $150 la
hora, es mucho mejor negocio contratar a una persona para hacer un
trabajo de $35 la hora. De esa forma usted se quedó con $115 por hora
para emplearlos en tareas más beneficiosas para su actividad.
Recuerde también de calcular cuántas horas díarias necesita dedicar a
actividades facturables (lo que efectivamente puede cobrarle a su
cliente) para alcanzar los beneficios deseados. Y también tenga en
cuenta cuanto tiempo debe dedicarle diariamente a los nuevos proyectos
que mantienen su actividad en movimiento.
Si necesita ayuda con estos temas le recomiendo releer:
Como presupuestar servicios profesionales
Cómo presupuestar servicios profesionales: un caso práctico paso a paso
que incluye una planilla de cálculo lista para trabajar.
3. Arme un cronograma diario o, dicho de otra manera Carpe Diem: No
comience su día sin una lista de cosas para hacer. Primero haga una
lista de todas las tareas y luego categorícelas según su importancia.
Luego descompónga los proyectos grandes e inmanejables en tareas
“realizables”, no sólo serán menos intimidantes sino que le resultarán
objetivos fácil de alcanzar.
Le recomiendo leer:
Manejo eficiente del tiempo: Las seis cosas más importantes
4. Priorice: ¿Tiene más cosas para hacer que horas tiene el día? Al
asignarles prioridades a sus tareas, usted se asegura que está encarando
las más importantes. Cree un sistema que funcione para usted.
Hágase las siguientes preguntas (y contéstelas sinceramente):
¿Qué tareas deben quedar hechas hoy?
¿Cuáles se pueden reprogramar?
¿Cuáles pueden ser delegadas a otra persona?
¿Cuáles son las que me acercan más a mis objetivos y prioridades?
¿Cuáles puedo eliminar sin comprometer mis objetivos?
5. Aprenda a decir NO: ¿cada vez agrega más tareas a su ya
interminable lista? No pierda el control de su tiempo. Sea firme y
mantenga sus límites personales. Es difícil mantener los límites con los
clientes que muchas veces se obnubilan con sus propias necesidades.
¿Tengo realmente el tiempo y la energía necesaria para hacer esta tarea
extra?
¿Qué pasa con este cliente, es bueno para mi actividad?
¿Será lucrativa?
¿La tarea invade mi tiempo personal?
¿Esta tarea es acorde con mi lista de prioridades?
Recuerde: si está bien descansada y dedica a usted y a su familia el tiempo que se merecen, estará más contenta y será más productiva en su trabajo.
