Los sistemas integrados de gestión

Autor: Ing. Janys Alfredo Aguilera Vega

Mejores prácticas

18-09-2009

Las organizaciones en las décadas de los 90 y en los años trascurridos del 2000, han implementados Sistemas de Gestión de manera separada, iniciando en la mayor parte de los casos con el Sistema de Gestión de Calidad y continuando con los Sistemas de Gestión Ambiental y los Sistemas de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional.

Los Sistemas de Gestión (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, ISO 22000, etc) que se gestionan de manera unificada por parte de la dirección en una cultura de mejora y principios de la organización. Por medio de este producto, la organización implementa un sistema de gestión con más de una orientación en un solo proyecto, teniendo como base las normas de sistemas de gestión aceptadas internacional o nacionalmente. Por ejemplo: calidad y medio ambiente, calidad y salud ocupacional y seguridad.

El propósito de un Sistema Integrado de Gestión es brindar una estructura para un Sistema de Gestión total que integre los aspectos comunes de los sistemas individuales para evitar duplicaciones. Abarcar los aspectos comunes de estos sistemas para mejorar la eficacia y eficiencia del negocio. En la práctica muchas organizaciones han mantenido sus Sistemas como Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud del trabajo separados, adicionando costos y reduciendo efectividad. Una de las razones ha sido la percepción de dificultades en lograr la integración.

SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN

El Sistema Integrado de Gestión es una apuesta indispensable que permite una gestión transversal en materias sensibles para la empresa, sus trabajadores y la sociedad. La realización de las soluciones organizativas de manera independiente una de otra, crea un sistema de dirección dividido, lo que se trata es de ver las interrelaciones para construir un sistema único de dirección en la empresa donde se vayan incorporando coherentemente las nuevas soluciones organizativas, para elevar la eficacia y la eficiencia en la toma de decisiones a corto y a largo plazo.

Existen en cualquier caso importantes similitudes entre los conceptos de gestión de la calidad, gestión medioambiental y gestión de la prevención de riesgos laborales, ya que los principios de una buena gestión son los mismos (Benavides, 2000).

Para alcanzar un sistema totalmente integrado, la empresa tendrá que plantearse un proceso en el que dependiendo de su situación inicial y del camino elegido para conseguir la integración, es decir del grado de integración de las metodologías y de la estructura organizativa existente en cada momento, podrá situar a la empresa encuadrada en uno de los siguientes cuatro casos:

Caso A: Integración nula:

• Diferentes responsables para los distintos sistemas, de forma que alguno puede que ni siquiera exista.

• Diferente documentación para los diferentes sistemas, lo que se traduce en exceso de la misma, y retrabajo.

• Sistemas muy enfocados al control y poco a la mejora.

• Enfoque aconsejado en el proceso de integración: integración metodológica.

Caso B: Integración organizativa:

• Un solo responsable con desequilibrio entre las distintas áreas por deformación según el origen formativo del responsable. Es un caso típico en las pymes.

• Estructura documental mínimamente integrada.

• Metodológicamente se sigue lejos de la integración.

• Enfoque aconsejado en el proceso de integración: integración metodológica.

Caso C: Integración metodológica:

• Varios responsables pero con integración metodológica. Se mantienen altos costos de estructuras y se favorecen los conflictos entre disciplinas. Es común en las grandes empresas.

• Se tiene integración documental y por lo tanto menor cantidad de documentos.

• Cuanto menos integrado esté el sistema, más se favorece la influencia del técnico. Por esto el técnico suele ser el freno a la integración.

• Enfoque aconsejado en el proceso de integración: integración organizativa, ya que hay madurez suficiente.

Caso D: Integración total:

• Un solo responsable. Existirán conflictos pero no afectarán a las actividades por ser un equipo.

• Documentación reducida.

• La integración suele afectar a los procesos operativos críticos, pero puede extenderse a todos los demás.

El proceso de integración no es más que aplicar los principios del enfoque de la gestión por procesos propugnado por la teoría actual de gestión empresarial: la idea es gestionar el conjunto de procesos que forman la empresa de forma única, en la que la empresa se entiende como un conjunto de procesos que deben verse desde una perspectiva global y equilibrada para conseguir la máxima eficacia y eficiencia empresarial y de satisfacción del cliente y la sociedad, y no desde el punto de vista de la especialización en actividades desconectadas del proceso global. La idea es gestionar el conjunto de procesos que forman la empresa de forma única pero teniendo en cuenta los requisitos específicos aplicables en calidad, medio ambiente, seguridad y salud, etc., en vez de gestionar cada función desde puntos de vista diferentes e independientes.

Debe existir el compromiso y liderazgo de la Dirección de la organización. Sólo si la Dirección de la organización, está comprometida, no sólo con palabras, sino con hechos, se logrará el éxito. No debe tratarse sólo como un problema técnico, como era la tendencia clásica.

• Es un proyecto permanente. Las metas no pueden ser estáticas. El Sistema de Gestión debe estar inmerso en un proceso de innovación y mejora continua, ante la dinámica del mercado y de los procesos y la aparición de nuevos riesgos empresariales.

• Se basa fundamentalmente en la acción preventiva y no en la correctiva. Es prioritario actuar antes de que los fallos acontezcan, en lugar de controlar sus resultados, aunque también estos han de ser considerados. La eficacia debe medirse fundamentalmente por las actuaciones.

• Ha de aplicarse en todas las fases del ciclo de vida de los productos y en todas las etapas de los procesos productivos. Es prioritario prevenir fallos tanto en las condiciones normales como anormales que puedan acontecer.

• Debe ser medible el sistema. Sólo será eficaz, si se es capaz de medir y evaluar la situación en la que estamos, y a dónde vamos. En las tres áreas, las técnicas de evaluación son similares, e incluso algunas idénticas. Es muy importante que las mediciones se realicen sobre indicadores prospectivos.

• Es tarea de todos. Está claro que sin una implicación de todas las personas que trabajan en una organización, es improbable obtener éxitos en calidad, medio ambiente o seguridad, ya que es un proceso continuo e integrado en toda la estructura de la organización.

Se logra mediante la formación. La formación es la clave principal de todos los aspectos que se desarrollan en las organizaciones. Partiendo de la base de que sólo cuando se tiene dominio de lo que hay que hacer se puede empezar a asegurar algo.

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

Hacer las cosas bien no es un invento reciente. Siempre han existido metodologías correctas para obtener buenos resultados y posibilidades de apreciar la satisfacción de los procesos. Sin embargo el tema de la calidad en los tiempos actuales, se ha convertido en unos de los aspectos de más importancia en el mundo empresarial, producir bienes y servicios sin que estén certificados es darles muchas ventajas a los competidores, prácticamente se está obligado hacer las cosas con calidad o simplemente se estará en los últimos lugares del mercado.

El concepto de calidad, ha ido evolucionando desde principios del siglo XX, hasta lo que hoy día conocemos como Calidad Total, es decir, sistema de gestión empresarial enfocado a la satisfacción de los distintos grupos de interés dentro y fuera de una organización, abarcando tanto a los clientes, a los trabajadores y la sociedad en general.

La implantación de la calidad total como sistema de gestión, supone un proceso largo y complicado y lleva consigo un cambio en la forma de gobernar y gestionar la empresa, debiendo contemplar los siguientes aspectos más relevantes:

Satisfacer las necesidades de los clientes.

• Añadiendo valor al cliente.
• Haciendo bien las cosas a la primera y evitar rectificaciones.
• Aplicando la calidad en todos los aspectos de la organización.
• Dando prioridad a la calidad, al plazo y al coste.
• Aceptando que la calidad la define el cliente.
• Aceptando que la mejora continua de la calidad necesita al cliente.

Satisfacer las necesidades de los trabajadores.

• Aplicando una cultura de colaboración y participativa que permita la creatividad y la innovación.
• Potenciando la creación de equipos multidisciplinarios.
• Potenciando el autocontrol al control externo.
• Potenciando la formación continuada.
• Respetando el medio ambiente.
• Potenciando la Seguridad e Higiene en el trabajo.

Satisfacer las necesidades del estado.

• Evitando gastos superfluos e innecesarios tanto en inventarios, equipos no disponibles por daños o mantenimiento, personal dedicado a tareas repetitivas o no productivas, papeles y exceso de trámites, exceso de informes y reuniones, controles internos innecesarios.

• Ser rentables a medio y largo plazo, dentro de las rentabilidades aceptadas por el sector donde la organización realiza sus operaciones.

Satisfacer las necesidades de la Sociedad en General.

• Mejorando dentro de la organización, se influencia en la sociedad a través de las relaciones que la organización mantiene con la misma y por lo tanto se produce una mejora de la sociedad.

Un sistema de calidad es un mecanismo de regulación de la gestión de las organizaciones en los siguientes aspectos:

• calidad de los productos o servicios suministrados.
• economía de los procesos y rentabilidad de las operaciones.
• satisfacción de los clientes y de las demás partes interesadas.
• mejora continua de las anteriores particularidades.

Los sistemas de calidad están basados en dos principios fundamentales:

1. Programar previamente las actividades a realizar.

2. Controlar el cumplimiento de la programación.

Lo que se busca es conseguir la calidad de productos o servicios mediante la calidad de los procesos, o sea: si se obtiene un producto de calidad mediante la puesta en práctica de un proceso definido, la repetición invariable de ese proceso debe dar lugar a productos de calidad, entendiendo por productos de calidad aquéllos que satisfacen plenamente las expectativas del cliente.

LA GESTIÓN MEDIOAMBIENTAL

El desarrollo sostenible

Desde tiempos ancestrales el hombre ha desempeñado un papel significativo en la introducción de cambios profundos y radicales en el medio natural. Una parte de la humanidad, con patrones de consumo insostenibles y enfrascados en luchas por ejercer el poder sobre los recursos naturales estratégicos, hace mayor la brecha entre ricos y pobres, y agudizan los problemas que abruman al planeta poniendo en peligro la existencia de la especie humana.

Entre las amenazas más evidentes que se ciernen sobre el planeta Tierra, destacan dos como más notorias: el holocausto nuclear y la contaminación medioambiental. Ambas tienen su origen en las actividades del ser humano; la primera tiene una vertiente política, lo cual la convierte en más peligrosa, mientras que la segunda se encuadra en el campo de lo social, teniendo dentro de este ámbito un aspecto industrial muy relevante, lo que ha impulsado a considerarla como una característica más de la gestión empresarial.

En efecto, los impactos ambientales ejercidos sobre el universo por la actividad humana tienen una acusada proporcionalidad con el crecimiento industrial desarrollado en estas últimas décadas y fenómenos tan dañinos como la deforestación o el calentamiento global, que caracterizan la impronta de las acciones humanas sobre la naturaleza, tienen su origen y fundamento en las actividades económicas y empresariales que, paradójicamente, pretenden elevar las condiciones de calidad y confort para los privilegiados individuos que tienen la suerte de pertenecer a las naciones más desarrolladas.

Afortunadamente ha sonado la voz de alarma en las sociedades que más tienen que perder y la creciente conciencia ecológica ha definido el concepto de “desarrollo sostenible” como “el desarrollo que satisface las necesidades del presente sin comprometer la capacidad de las generaciones futuras para satisfacer sus propias necesidades”, lo que lógicamente ha de conducirnos a la relación que existe entre la capacidad de regeneración del ecosistema con los consumos o aportes de elementos o residuos debidos a la acción humana, la cual debe ser estimada en su más amplia acepción, considerando los efectos que científicamente pueden derivarse de acciones tan indirectas o lejanas como las que aprecia el denominado “efecto mariposa”.

Dicha mentalización de las sociedades avanzadas, aún en estado muy poco maduro, ha desembocado en dos tipos de acciones que afectan plenamente al mundo de la empresa:

- acciones normativas
- sistemas de gestión medioambiental

LA PREVENCIÓN DE LOS RIESGOS LABORALES

La prevención

Ningún empresario debería permanecer insensible ante las fatídicas consecuencias personales de las lesiones producidas durante el desempeño de una actividad laboral.

La prevención de los accidentes de trabajo y de las enfermedades profesionales constituye un deber moral, aun en el caso improbable de que no existiese el perjuicio añadido de unos elevados costes económicos y sociales.

La prevención de los riesgos laborales se esfuerza en conseguir que, al desgaste que inevitablemente han de sufrir los trabajadores por el paso inflexible de los años, no se añadan los que son consecuencia de realizar el trabajo en malas condiciones o sin la debida protección. La prevención es obra de todos y no monopolio de algunos. No pueden obtenerse éxitos en Seguridad si no es mediante una labor colectiva, siendo necesario que se aúnen los esfuerzos de todos los que intervienen en la producción y se cuente con el acuerdo y la colaboración de aquéllos a quienes se desea proteger.

Existe una gran distancia entre la enunciación de un principio general del tipo de: “es absolutamente necesario prevenir los accidentes” y su aplicación diaria y constante en el día a día de la actividad empresarial. Nadie desea ni puede estar interesado en que se produzcan lesiones o enfermedades en el desarrollo de una actividad laboral y, sin embargo, el número de incidencias parece incrementarse año tras año, o al menos, permanece estacionario sin que la sociedad se llegue a identificar de forma destacada con la gravedad de la situación. Esta falta de concienciación y su consecuente secuela de elevadas cifras de accidentes tienen su origen en las siguientes causas:

- falta de información sobre los riesgos que pueden producirse.
- falta de conocimiento sobre las acciones para atajar los riesgos.
- escasa confianza en la eficacia de los esfuerzos que han de realizarse.
- prejuicios arraigados con respecto a los “riesgos inevitables del oficio”.
- subordinación de los esfuerzos a otras prioridades más urgentes o que parecen más importantes.
- exceso de confianza en la realización de tareas rutinarias o novedosas.

Como puede comprobarse, las posibles causas de error son muy similares a las que producen fallos en la calidad de los productos o servicios, por lo que desde la aparición de los sistemas de calidad normalizados se vislumbró la oportunidad de organizar la gestión de los riesgos mediante la aplicación de sistemas similares. A pesar de los infructuosos intentos de establecer un criterio internacional para conseguirlo, esta es la tendencia actual para el tratamiento de la prevención de riesgos laborales y la que justamente intentaremos desarrollar en este texto.

De acuerdo con su formación y siguiendo las instrucciones del empresario, deberán:

- usar adecuadamente los materiales, máquinas y herramientas
- utilizar los medios y equipos de protección
- utilizar correctamente los dispositivos de seguridad
- informar de cualquier situación que entrañe riesgos
- cumplir las obligaciones de seguridad y salud
- cooperar con el empresario en la prevención de riesgos

Principios de la acción preventiva.- El empresario aplicará las medidas de prevención oportunas de acuerdo con los siguientes principios:

- evitar los riesgos
- evaluar los riesgos que no se pueden evitar
- combatir los riesgos en su origen
- adaptar el trabajo a la persona
- tener en cuenta la evolución de la técnica
- eliminar la peligrosidad o reducirla al mínimo
- planificar la prevención integrando la técnica y la organización
- anteponer la protección colectiva a la individual
- dar las debidas instrucciones a los trabajadores

VENTAJAS DE LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS

Alineamiento de las diferentes políticas y objetivos de la organización.
Si bien las materias a integrar, no son contrarias en su fondo o filosofía ni entran en conflicto por tratarlas a un mismo tiempo, no es menos cierto que en ocasiones los esfuerzos se concentran más en unos aspectos que en otros, a veces sin razón aparente, otras por caprichos o creencias erróneas de la Dirección y, en el peor de los casos, por desconocimiento de los temas tratados.

Al integrar los diferentes sistemas de gestión se asegura la distribución adecuada de los periodos de dedicación a cada uno de ellos, los recursos y las medias en cada una de las áreas.

Armonización de los diferentes criterios de gestión.

La integración equilibra la importancia de cada área de gestión y evita el planteamiento reduccionista de quienes dicen "estamos certificados en calidad porque nos lo exige el mercado, en medioambiente para no tener problemas con la Administración... y lo de PRL para no tener problemas ante un caso de accidente o una inspección". Se trata de homogeneizar actuaciones, responsabilidades, terminologías y evitar duplicidades innecesarias: ¿por qué un determinado registro no puede servir para dar cumplimiento a un mismo requisito que aparece en los tres modelos?

Simplificación de la estructura documental del sistema.
Integrar es sumar eliminando duplicidades. Los requisitos o prácticas comunes pueden simplificarse en un único documento, con lo que se obtiene un ahorro de dos documentos. Esto es más apreciable en los requisitos de gestión de los sistemas. Así, por ejemplo, un procedimiento sobre la gestión de acciones correctivas podría ser perfectamente válido para las tres disciplinas contempladas.

Menor esfuerzo global de formación del personal e implantación del sistema.
Gracias a la similitud en los esquemas de funcionamiento de estos sistemas, una vez formado o explicado el funcionamiento de un sistema de gestión (por ejemplo, el de gestión de la calidad), los otros presentan diferencias mínimas en cuanto a su arquitectura. La formación adecuada consistiría en explicar los apartados comunes con el primero y resaltar los procedimientos o practicas específicas de cada uno de ellos.

Menor esfuerzo de mantenimiento del sistema.

Al reducirse el número de los documentos que componen el sistema integrado respecto de los tres sistemas por separado, la reedición de documentos, su distribución y difusión, etc., resulta más rápida y sencilla.

Integración de la información y el control de gestión.

La información en materia de gestión de la calidad, del medio ambiente o de la prevención de riesgos laborales no se dispone en compartimentos estancos.

La información de la organización está interrelacionada y de lo que se trata es de aprovechar esta circunstancia integrando toda la información en, por ejemplo, una buena red informática y de archivos.

Relacionabilidad de las diferentes tareas en un único puesto de trabajo.
Se trata de que distintas tareas sean ejecutadas por una única persona, de modo que los criterios de actuación sean comunes en cuanto a su aplicación. De esta forma, encontramos hoy en día la función del Responsable de calidad, medio ambiente y PRL como el responsable del control (a modo de médico de cabecera) y del correcto funcionamiento de los tres sistemas. Al estar centralizado en la misma figura, dicho control aumenta en eficiencias.

Sólo en grandes organizaciones estaría justificada la separación de la gestión de los tres sistemas en diferentes personas (aunque el sistema se encontrase igualmente unificado).

Reducción del tiempo y coste de mantenimiento del sistema.
Baste el ejemplo del coste de las auditorías de seguimiento de las entidades de certificación: a menor documentación en juego menor tiempo de dedicación a la preparación y ejecución de la auditoría.

REQUISITOS COMUNES DE LOS SISTEMAS

Existe una gran similitud en los requisitos de cada sistema y estos constituyen elementos claves a tener en cuenta para la gestión de un sistema integrado de calidad, medioambiente y seguridad y salud del trabajo.

La siguiente tabla nos muestra los requisitos comunes de cada norma.

Bibliografía

1. Abenza Moreno, Joaquín (2004). Los SIG de Calidad, Medio Ambiente y Prevención de Riesgos Laborales como herramienta de competitividad de las empresas. Cartagena Colombia.

2. Fernández Hatre, Alfonso: 2003. Los Sistemas Integrado de Gestión Calidad, Medio Ambiente y Prevención de Riesgos Laborales.

3. García Fernández, J. M. (2002). Algunas Reflexiones sobre el desarrollo de la Gestión Ambiental Cubana. Cub@: Medio Ambiente y Desarrollo. Revista electrónica de la Agencia de Medio Ambiente. Año 2, No. 2/2002. http://www.medioambiente.cu/revistama/articulo21.htm

4. ISO 9 000:2000. Sistemas de gestión de la calidad-Fundamentos y vocabulario.

5. ISO 9 001:2000. Sistemas de gestión de la calidad-Requisitos.

6. MAPFRE (1993). Calidad y Seguridad. Revista MAPFRE Seguridad. España. Año.15. Nr.52. p 1.

7. Marrero Arieldi, (2008) Propuesta de un modelo y procedimiento para la implantación de un sistema integrado de gestión. Tesis de diploma en opción de la categoría de licenciado en Economía. Universidad de Holguín.

8. NC ISO 14001:2004. Sistemas de Gestión Ambiental. Requisitos.

9. ISO 9001:2001. Sistemas de gestión de calidad. Requisitos.

10. NC 18 000: 2005. Seguridad y salud en el trabajo-Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo-Vocabulario.

11. NC 18 001: 2005. Seguridad y salud en el trabajo-Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo-Requisitos.

12. Pereyra Beatriz, (2003) los sistemas integrados de gestión en las organizaciones.

Ing. Janys Alfredo Aguilera Vega

Graduado de Ingeniero Industrial en la Universidad de Holguín, Cuba, año 2002. Optante del título de Master en Ingeniería Industrial, Mención Gestión de los Recursos Humanos, Profesor Auxiliar del Departamento de Transmisión en Seguridad y Salud del Trabajo en la Empresa Constructora de la Industria Eléctrica.

erikarrobauebhol.ecie.minbas.cu

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