Logística del reaprovisionamiento de materias primas

Autor: Ing. Edgardo García

Producción, procesos y operaciones

16-02-2010

Comienzo de la implementación

Crear la partida de nacimiento dando una identificación llamada “el código” a un elemento en su ficha.

La ficha ya mencionada en herramientas de planificación contendrá datos de reaprovisionamiento para todos los materiales, tenga o no registros de consumos anteriores en base a lo cual trabaja el MRP. Si no se tiene registros documentados se apela a la experiencia o asimilación.

En el tratamiento anterior mencione nombres de tiempos y cantidades que manejan estos sistemas para poder asegurar una continuidad en la producción / ventas.

Como verán los términos que manejo ahora no son necesariamente los que se utilizaron la lograr su entendimiento. Son los que se utilizan en los sistemas.

Suponemos lógicamente el caso ideal para poder relacionar todos los valores puestos en juego en estos esquemas de planificación.

Si el consumo promedio es regular mayor a la unidad se considera el óptimo para el proceso de cálculo del sistema de aprovisionamiento por consumos.

Los valores en el siguiente gráfico son unitarios adimensionales. Es decir La columna de stock expresada así puede ser leída como unidades de medida de cantidad absoluta de stock o de cantidad de consumo en el tiempo. Siendo el tiempo en la unidad de medida que mide el lead time, es decir semanas, meses.

A ver si se entiende, se lee Stock = 1 critico, siendo el lead time 2 meses, debería entenderse que es el stock que representa un valor igual a la cantidad de consumo de 1 (uno) pero en un mes que en este caso explicado con gráfico unitario del tipo adimensional coincide para que sea más fácil describirlo pero la realidad no es tan sencilla. Pero bueno, esto es par entender, logrado el propósito, cada caso podrá tratarse con criterio lógico.

Ficha para el manejo de stocks

Lo principal ahora, por supuesto es tener idea básica de cómo pronosticar, interesa colocar datos básicos a los elementos que se consumen uno o más por mes. El resto veremos a posteriori.

Los conceptos básicos a definir antes de comenzar a trabajar de lleno en los ítems serían el consumo promedio, el stock mínimo o stock de seguridad, el stock crítico (si es crítico) el lead time, el stock máximo.

Cuando hablo de conceptos en el punto anterior, no hago referencia a lo necesario para entenderlos sino a los valores que se les dará “conceptualmente”. Se expresa “conceptualmente” y debe entenderse que valores son por que realmente se canalizan a través de unidades de medida de tiempo que el sistema en funcionamiento los traduce automáticamente en cantidades.

Ya mencionamos que las cantidades expresadas en el grafico a los efectos de una buena labor de entendimiento para poder planificar son verdaderamente expresadas en unidades adimensionales principalmente las de stock, ya que pueden traducirse y cargarse al sistema expresado en cantidades o en tiempo. Es decir que podríamos poner el valor del punto de pedido 3 o 4 unidades en cantidades o en meses el sistema lo interpretará tal como se lo define e irá corrigiendo este valor en función de datos reales de pronósticos posteriores sucesivos.

Solo a los efectos didácticos es más práctico el stock en cantidades.

Datos iniciales

Todo listo. Ahora se deberá hacer eco de las definiciones iniciales más importantes (calcular previamente) son:

1. Lead Time.

Estimado, es en unidad aplicada, hoy generalmente días.
Lamento que se usen días en estas mediciones, realmente no son acertadas, computan 7 días por semana pero se trabaja solo 5. Lo óptimo sería semanas, es más realista. Lo usan así en sus planificaciones los que nos enseñan (docentes) y, lo usan así en sus planificaciones los que mueven las finanzas y el comercio del mundo (calendario financiero / comercial).

2. Cuándo pedir (punto de pedido)

Dato con el que se debe controlar la cantidad en existencia (stock disponible), si hay menos, habrá que salir a pedir. En el inicio de la implementación vale colocar un valor por debajo de la existencia, como ser la tercera parte o, el mismo valor de existencia. Luego se notará la diferencia.
De esa manera si se consume sale a pedir al menos antes que se termine.

3. Cuánto pedir (lote de compra)

Es de consideración muy importante, en el inicio deberemos colocar un valor. Podría ser el colocado consumo estimado en el lead time más el stock de seguridad. De esta manera considera un poco más de lo que ya se consumió previendo que durante el lead time se seguirá consumiendo. O, un valor menor previendo que si sigue bajando el stock (se sigue consumiendo) habrá que comprar nuevamente.

Se debe confiar en que el sistema considera estos valores y los acomoda, junto a todos los otros en función de su desempeño es decir de los movimientos que se registran.

Datos del gráfico

Veamos un poco los datos de movimientos graficados para definir los conceptos entendibles para optar en las distintas posibilidades de planificación que se dan en realidad, generalmente no se comporta de la forma ideal.

Se encuentran indicados varios valores.

Veamos cómo explicar con palabras lo que bien se entiende en el gráfico.

Cuando pedir. Definido el punto de pedido. Sería ¾ de 4 = 3. Podría ser 4 también según lo indicado.

Cuanto pedir. Según lo indicado podría ser: consumo en el lead time 2. Más el stock de seguridad (o critico) 1 = 3

Cuando se sale a pedir se sigue consumiendo y se llega a stock 1, que es el mínimo o crítico. Es 3 cuando se sale a pedir menos 2 que se consume en el transcurso hasta que llega el pedido. Se podría pedir menos, digamos 2, o 1.

Al llegar la reposición de 3. Sumado a 1 (que quedó como stock mínimo) da 4 que es definido como el stock máximo.

Todo esto es muy práctico en el esquema ideal, pasa que no es tan así en la realidad.

Observaciones a considerar

Notar que de haberse demorado la entrega aun restaba consumir el stock mínimo o crítico.

Notar el Punto de Pedido en stock medio.

Notar el lote de compra fijo.

Notar que al recibir se llega a stock máximo.

Desde punto de pedido hasta punto de pedido

Veamos qué pasa con el otro esquema que es muy posible aplicar y lo ocupan en la actualidad muchos sistemas.

Pasa que asusta por que define el punto de pedido más alto = stock máximo y se indica pedir hasta el mismo stock máximo o como se dice hasta el punto de pedido, que en este caso es igual al stock máximo.

Sería entonces.

Partiendo siempre de existencia igual stock máximo.

Cuando el stock baja a 3 sale a pedir 1. Recordar que en el lead time se consumen dos (2).

Cuando llega el elemento pedido el stock llegará a 3.

Resumen: Había 4 se consumieron 2 y llegó 1. Queda entonces 4-2+1=3.

Notar la cantidad a pedir sería menos (menos inversión en bienes de uso inmovilizados).

Notar el stock al momento de la recepción. No llega a máximo (menos inversión en bienes de uso inmovilizados).

No obstante, no es solo estos beneficios.

Para regular este esquema tiene en cuenta que al momento de consumirse el segundo del lead time deberá salir a pedir en la próxima lista de reaprovisionamiento ya que la existencia más lo pedido, (cantidad disponible) es menor al valor del punto de pedido. Es decir 2+1 = 3 con punto de pedido 4. Deberá salir a pedir nuevamente y tendríamos en proceso dos pedidos, es decir dos gestiones de pedido por el mismo elemento en cantidades iguales.
Con este esquema podrá tenerse más de un pedido en el transcurso del lead time.

Para entender esto deberemos por un lado separar los lead time en lead time corto y lead time largo.

Si es lead time corto no conviene tener dos órdenes, pero en el lead time largo si conviene.

Las ordenes o pedidos se generan (si es necesario) luego de cada revisión, es decir luego de cada control de existencias versus punto de pedido. Puede darse que no sea necesario pedir. No consume más, no pide más.

Ahora entonces se deberá entender que es lo que dentro del lead time se denomina tiempo de revisión.

Ya mencionado al tratar la planificación de la producción. Es definido conceptualmente como el tiempo que separa una revisión o control de necesidades de otra. Ahora esto deberá ser bien entendido.

No es fácil darse cuenta cuando se tiene por ejemplo un lead time corto digamos una semana y la revisión es de una vez por semana. Ya que si es algo que deberá sumarse al listado de componentes del lead time y completan el tiempo usado con uno solo. Algo no está bien en los cálculos.

No pueden desaparecer los otros tiempos en cuestión.

Es fácil notar que es aplicable un lead time largo, que puede requerir varias revisiones y pueden surgir varios pedidos.

Pasa que con este esquema las variaciones son detectadas inmediatamente. Es decir: Si baja el consumo o sea se consume menos de lo pronosticado, en este caso pide menos o no pide.

Puede ser que se acelere el consumo es decir consume más del promedio esperado o pronosticado. En este caso pide más y más en cada requerimiento. En este caso por más que se considere los extremos de llegar a consumir el stock mínimo y/ o crítico. En cada reaprovisionamiento podrá recomponerse el stock.

Cálculos

Estos esquemas tienen algoritmo de cálculo del pronóstico de necesidad de pedido o compra basado en los consumos anteriores que benefician / consideran siempre la necesaria preponderancia los últimos consumos.

Veamos cómo entender esto.

Si los consumos periodo a periodo anteriores a la revisión son: 90 / 110 / 85 / 115. El promedio es 100.

Si bien la fórmula de pronostico o cálculo de futuras necesidades basado en consumos anteriores no es un simple cálculo de promedio, a los fines de lograr una clara didáctica estaría bien decir que se prevé (y se podría pronosticar) un consumo futuro de 100 unidades.

Ahora bien, si el consumo viene dado por la secuencia de: 85 / 90 / 110 / 115. El promedio es 100, pero es fácil darse cuenta que el pronóstico de consumo no deberá ser el mismo.

Se caería entonces en entender porque la necesidad de aplicar formulas específicas que consideran y avalan este concepto.

Existen varios métodos, uno que usa SAP es calcular la dispersión de los valores respecto del promedio y en base a ellos produce un reaseguro para pedir más o menos según lo que corresponda.

Existe otro método que me parece excepcionalmente justo para estos tipos de consumo, Utiliza un factor de ponderación en función de los últimos consumos.

Factor de ponderación

La ponderación de los últimos meses de consumo por sobre el resto tiene formulas y tablas de aplicación de factores de corrección que se entienden perfectamente y aplican muy fácil en un sistema completo.

No es mi intención en este tratado reconocer ni enseñar fórmulas de aplicación. Eso ya está analizado en la mente de los excelentes desarrolladores que existen. Pero si es necesario que se entienda como trabaja el sistema basado en dichas formulas, ya que es la única manera de lograr una eficaz aplicación del mismo.

Si se quiere un pronóstico ponderado que compense en el promedio los consumos los valores de los últimos periodos analizados se deberá usar exponentes o factores. Entender cómo afectan estos últimos a las formulas es la cuestión.

Veamos otro ejemplo: El pronóstico anterior es 1000 por que el consumo anual da un promedio 1000, siendo que el consumo de los últimos tres meses 1200. Error de pronóstico. Lo dijimos en el ejemplo anterior, es fácil detectarlo. Ahora es fácil también darse cuenta que se está mostrando un cómputo anual detallando la cantidad de meses (3) considerados de mayores consumos. En este caso la formula a aplicar daría 1040.

Nuevo pronostico anual =

anterior pronostico anual

+ consumo último trimestre

* 0,8 =

=

12.000

+ 1200*3

* 0,8 = 

=

12.000

+ 3600

= 12480

Deberemos saber claramente que, está basado en el consumo de 12 meses anteriores, puede ser anual, (pronostico anual para el año siguiente) pero…, lo que realmente estamos necesitando es el dato necesario para aprovisionar (pedir / comprar) en este momento. Este dato 12480 / 12 = 1040.- es la cantidad a pedir.

El factor 0,8 (usado en esta oportunidad del ejemplo) es lo único que pide el sistema definir para el poder calcular adecuadamente la cantidad a sugerir para el aprovisionamiento. En los sistemas actuales lo llaman eficiencia y el valor ofrecido como aceptable es 0,75 que sería ponderar los cuatro (4) últimos meses.

Recuerde

En un momento se analiza la reciente revisión de stock y movimientos y deberá gestionarse todo antes de que se largue la siguiente revisión. La siguiente revisión deberá darse según lo planeado en una semana o en dos meses y en ella deberá comenzar de nuevo todo. Indistintamente de que el lead time sea de una semana o un mes. El sistema lo registra y evalúa todo en sus procesos.

Siguiendo los temas

Siendo que ya se entiende la importancia del lead time y el punto de pedido. Veamos la cantidad a pedir.

Lote de compra

Para analizar como determinar la cantidad a comprar partiendo de un consumo ideal volvemos a una mirada al gráfico. Pero ahora lo vamos a mirar con otros conceptos, meses de stock / meses. Que como ya lo explicáramos, es aplicable por ser un gráfico unitario.

Relaciones

Parece que todo se relaciona en cantidad de pedido u órdenes / cantidad de inversión / cantidad de trabajo.

Muchas órdenes representan mucho trabajo pero poca inversión, esto es lo que debería primar en las empresas.

Pasa que cada orden tiene a la vez agregados otros gastos (aparte de los correspondientes al trabajo propiamente dicho), como ser transporte / seguro, etc. Que en el caso de ser muchas órdenes estos costos se incrementan relativamente y pueden llegar a afectar otros rubros como ser pérdidas.

Como toda inversión pasa por un análisis muy simple que en este caso se traduce en: Invertimos en ganar intereses o invertimos en comprar stock inmovilizado más gastos de transporte, seguro, etc. O, la pregunta del millón. ¿Damos más trabajo a la gente?.

Caemos en la cuenta de que el rubro gravitante es el salario. Para el caso de bajos salarios (que nos toca de cerca en Argentina) es conveniente realizar múltiples órdenes de cantidades pequeñas dando más trabajo y pagando tan solo un poco más de gastos.

Pasa que si se maneja de esta forma con tantas reiteraciones de intento de bajar los rubros que más gravitan, de hecho serán pocas las personas que trabajen. Y realizar tantas operaciones de este tipo con las mismas personas se cae en la necesidad manifiesta del uso de la herramienta de la informática.

Pasa que si ni así dan abasto, denota una gran falencia en capacitación, situación que también nos toca de cerca en Argentina.

Pareciera que las empresas argentinas no se dan cuenta que todo esto redunda necesariamente en contra de la organización misma. Una persona realizando múltiples tareas reiterativas (manualmente o con computadoras) para ganar dignamente su salario que para poco le alcanza y, si encima no le alcanza el tiempo ni para ello y, no tiene capacitación suficiente. Menos le va a alcanzar para pensar en llevar adelante ideas de cosas cómo ser mejorar su gestión. Al respecto del tema tengo escritos tratados de lo necesario para realizar una idea.

Por lo pronto tratará de realizar la ley del menor esfuerzo y esto generalizado redunda indefectiblemente en contra de la empresa misma.

Rotación e Stock

Con esta herramienta que analizaremos se definen valores importantes del stock.

Un stock con alta rotación es lo ideal, es decir que si un stock tiene necesidad de aprovisionamiento constante a cualquiera se lo convence de la necesidad de trabajar así.

Es un índice, índice de rotación del stock: IRS = Demanda anual / stock.

Si el valor del índice disminuye quiere decir que está aumentando el denominador o sea cada vez hay más stock inmovilizado o sea se está invirtiendo mal.

Pasa que si el stock baja demasiado se corre peligro de ruptura del sistema de producción / venta provocando pérdidas que pueden ser mayores.

La inversa de este cálculo también es utilizado y se define como cobertura. Se interpreta mejor inclusive.

Cobertura

Nos da algo así como cuánto tiempo está cubierta la producción / ventas con el stock actual. Pasa que es sumamente necesario cubrir esta demanda, pero si se excede la cobertura aumenta el stock de inversión y terminamos llegando al mismo resultado que el análisis de IRS. Entonces deberá definirse un mínimo.

Cobertura o stock mínimo o de seguridad

En principio está en las planificaciones. La gestión de stock tiene por definición que mantener una cantidad mínima de stock sin que se produzcan faltantes que pongan en peligro la continuidad de la producción / venta. Los stock de seguridad sabemos que están para cubrir los problemas que se presenten como ser mayores consumos a los pronosticados o atrasos en las entregas. Pero, en si representan una inversión inmovilizada y no vamos a volver analizar todo para ver que conviene hacer o no.

Pasa siempre que el que maneja las finanzas de la empresa quiere tener lo inmovilizado convertido en plata generando intereses y el que vende / produce no quiere problemas que corten su gestión y se reasegura con alto stock.

Es fácil calcular interés, no es fácil calcular cuánto cuesta la falta de stock. Pero se pueden hacer estimaciones con los siguientes ejemplos de ventas.

Si la venta está hecha, no hay pérdidas reales, el cliente dolo tendrá que esperar un poco más.

Si la venta no está hecha aun pero el cliente no tiene problemas en esperar es lo mismo.

Pasa que si puede esperar irá a la competencia y esto si es muy costoso.
No solo costoso por la pérdida de una venta (que luego se podría realizar a otro cliente) se podría perder un cliente por que la competencia, al igual que cualquier empresa está esperando la oportunidad de conquistar más clientes.
Por todo ello se debe lograr un equilibrio.

Equilibrio de cobertura

La idea es definir el stock de seguridad a aplicar en el reaprovisionamiento y esto depende de dos factores.

Para interpretar la manera de lograr el equilibrio deberán analizarse aspectos dentro de un rango seguro / no seguro diseñado para cubrir más o menos expresado en unidades en este caso de meses.

PRONOSTICO

LEAD TIME

STOCK DE SEGURIDAD

Totalmente seguro

Totalmente seguro

0 (cero) meses

Bastante seguro

Totalmente seguro

1 mes (y viceversa igual)

Totalmente seguro

Bastante seguro

1 mes

Bastante seguro

Bastante seguro

2 meses

Bastantes seguro

Poco seguro

3 meses (y viceversa igual)

Poco seguro

Bastante seguro

3 meses

Poco seguro

Poco seguro

4 meses

Muy poco seguro

Muy poco seguro

5 meses.

Parecen valores muy altos de stock de seguridad, pareciera ser que con estos valores no se lograría convencer a nadie y muchas veces resulta cierto.
Estos valores pueden ser redefinidos periódicamente.

Pero…, si se trata de una u otra forma, continuamente de bajar el stock a costa de lo que sea y, si además los datos no son seguros pueden producirse quiebres en cualquier momento principalmente por malas definiciones.

De hecho, si hablamos de pronóstico ponderado, del cual tanto se habló se debería considerarlo bastante seguro. Pero si se habla de Lead Time, al cual todos los responsables tratan de bajarlo a su mínima expresión quitando sumando entre los cuales están estos. Por lo tanto rara vez se llegará a lead time Poco seguro.

Pasa que tener lead time poco seguro y trabajar con valores muy bajos produce quiebres en al aprovisionamiento fundamentalmente por errores de pronostico y entra en un peligroso círculo vicioso.

Ya que un error de pronostico produce la ruptura del aprovisionamiento por falta de stock.

Y la falta de stock retroalimenta el pronóstico erróneamente ya que no se consume porque no hay pero el tiempo pasa y el sistema cree que el consumo disminuyó.

Este último es un tema a resolver aun por los desarrolladores porque veo que hasta en los últimos programas no lo consideran adecuadamente al pronóstico dado en presencia de estos círculos viciosos.

El resto

Hemos considerado los pormenores conceptos para un buen aprovisionamiento de elementos que se consumen con un flujo constante y regular mayor a la unidad por mes.

Los otros elementos se deben reaprovisionar por el esquema fijo.

Es decir simplemente, por experiencia se definen los valores de Punto de pedido y lote de pedido / compra (cantidad). Si la existencia está por debajo del punto de pedido sale a pedir la cantidad indicada.

Se considera el lead time solo los efectos de reconocer el momento esperado de arribo. No realiza cálculos.

Pasa que en la realidad todo este rubro es en sí son una gran masa de ítems que superan ampliamente en números y montos a los de consumo regular.

Por un lado están perfectamente definidos que así estén los críticos. Pero estos son solo una pequeña porción.

Los que gravitan en las inversiones de inmovilizados son los que se compran por las dudas, los que se compran dos cuando se rompió uno y…, van quedando en existencias es decir van agrandando el paquete que en algún momento va a reventar.

Deberían tratárselos de otra manera porque son en realidad los que perjudican todo el esquema. Se sale a comprar estos, generalmente a pedidos de usuarios que quieren el reaseguro infinito y, el presupuesto no alcanza para pedir los de consumo regular que se deben recortar más aún que lo que se recorta por sobre todo con una mala definición de los valores indicados más arriba.

Existen formas, está todo pensado ya, es muy difícil entrar a tallar algo distinto, nuevo en esta disciplina. Solo hay que controlar a los vivos con gente más viva.

Auditorias

Estos sistemas son generalmente auditados por que ellos manejan los bienes de las empresas.

Pasa que se establecen controles que se creen inteligentes pero se aplican con falta de inteligencia.

Entonces no tiene sentido.

Si en la vida importa hacer el trabajo con inteligencia y tratando de mejorar logrando un buen trato.

En la vida he tenido muchos trabajos de servicio a los demás, lustrabotas, canillita, mozo. Pero el trabajo que tiró por la borda muchos conceptos anteriores fue el de inspector municipal de terrenos fiscales. Todo seguía su carril normal y corriente como siempre se había demostrado que debía ser y es en la escuela, en la casa, en el trabajo…, se limpia y arregla y se pinta con esmero (como casi nunca) para una visita esperada, principalmente si se trata de autoridades.

Hasta que un día apareció un nuevo jefe que cubrió el cargo de director de la oficina en las vacaciones de este siendo él asesor legal de la municipalidad (Don Cecilio Doner) y me dijo. García…, no se debe acordar las inspecciones solicitadas por que la gente lo espera y se avivan por nosotros. Me pareció bien.

Pero veo en la vida que las inspecciones son acordadas, inclusive las que no son ni solicitadas ni preferidas. Y así se mueve el mundo, al menos Argentina país donde vive y reina el más vivo.

No puedo hacer entender ni a mi compañero de trabajo que me llama por teléfono antes de ir a auditar mi sector.

Le digo: vení y cuando estás en la entrada recién decía que vas a pasar a hacer una auditoria. Por supuesto va con toda la autoridad que otorga la empresa y, hay que atenderlo. Pero no entiende, siempre llama antes.

Pero bueno, hay que atenderlo. Es un empleado como yo y, los que le dicen lo que tiene que hacer son los jefes no los compañeros. Entiendo que los vivos son los que le dicen hay que acordar antes.

Y seguimos como nos predicaron con el ejemplo en la primaria, pintando la escuela porque viene el inspector, que no vea lo mal que estamos. Así nos fue con la educación, siempre atentando a la formación buscando la falta de control de la realidad vivida.

Ing. Edgardo García - ingenieroedgardogarciaarrobalive.com.ar

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