La organización como un sistema

Autor: Lic. Omar Gómez Delgado y Lic. Yosmicel Mendoza Laguna

Otros conceptos administración

10-12-2007

El funcionamiento organizacional debe ser estudiado en relación con las transacciones continuas con el medio ambiente que lo envuelve. Esa relación conlleva los conceptos de sistemas, subsistemas y supersistemas: los sistemas sociales, como sistemas abiertos, dependen de otros sistemas sociales; su caracterización como subsistemas, sistemas o supersistemas es relativa a su grado de autonomía en la ejecución de sus funciones y a los intereses particulares del investigador. Desde el punto de vista de la sociedad, la organización es un subsistema de uno o más sistemas mayores y su vinculación o integración con ellos afecta su modo de operación y su nivel de actividad.

1- Actualización sobre fundamentos organizacionales.

Actualmente se habla de gestión de la información en las organizaciones, gestión de la calidad, gestión de los recursos de información, roles y capacidades de las personas en la gestión de información.

Se habla, en la actualidad, en la era de la información que nos encontramos, de la inteligencia corporativa, la cual consta de varias fases en su establecimiento:

1. Concientización corporativa
2. Establecimiento de un departamento para procesar la información.
3. Desarrollo de un sistema electrónico.
4. Desarrollo de una red electrónica global

Todo esto muestra el desarrollo que ha transitado en los caminos de la evolución, la información y los sistemas informativos como vía fundamental para la tomas de decisiones en una organización.

Producto de los cambios que se han originado principalmente a partir de la masiva utilización de la computación, la información ha pasado a ocupar un lugar fundamental en la vida de las organizaciones.

Existe y existirá información en cualquier acción o intención del quehacer de la humanidad, por ende, no hay organización sin información.

Los nuevos modelos de gestión señalan que actualmente el recurso más valioso que existe, es la información, en contraposición con el capital, cuya relevancia dejó ese primer plano.

La empresa se clasifica como un sistema organizativo:

Tiene su objetivo bien definido: obtener una determinada producción con una cantidad y calidad requerida y surtido determinado.

Los sistemas organizativos pueden formarse y modificarse en función de la práctica social.
Objetivo: Es la razón de ser del sistema, condiciona la estructura interna y las relaciones con el medio ambiente, es la propiedad fundamental de todo sistema artificial (si las propiedades del sistema no coinciden con sus objetivos se sabe que el sistema está incumpliendo los propósitos para los que se creó).

La empresa, es un sistema de elementos interrelacionados y que está sometida a una serie de acciones procedentes a su entorno, por lo cual a su vez se somete a presiones propias. El entorno se manifiesta a través de unos entes que pueden ser concebidos como sistemas, tales como: los consumidores, competidores (otras empresas), el gobierno, los proveedores y la sociedad en general.

1.2- Las organizaciones como sistemas.

Las organizaciones como partes de una sociedad mayor y constituida de partes menores: son vistas como sistemas dentro de sistemas. Dichos sistemas son complejos de elementos colocados en interacción, produciendo un todo que no puede ser comprendido tomando las partes independientemente. Se enfatiza sobre la visión global, la integración, destacando que desde el punto de vista de organización, esta era un parte de un sistema mayor, tomando como punto de partida el tratamiento de la organización como un sistema social, siguiendo el siguiente enfoque:

a) La organización se debe enfocar como un sistema que se caracteriza por todas las propiedades esenciales a cualquier sistema social.
b) La organización debe ser abordada como un sistema funcionalmente diferenciado de un sistema social mayor.
c) La organización debe ser analizada como un tipo especial de sistema social, organizada en torno de la primacía de interés por la consecución de determinado tipo de meta sistemática.
d) La organización debe ser considerada como un sistema abierto, en constante interacción con el medio, recibiendo materia prima, personas, energía e informaciones y transformándolas o convirtiéndolas en productos o servicios que son exportados al medio ambiente.
e) La organización debe ser concebida como un sistema con objetivos o funciones múltiples.
f) La organización debe ser visualizada como constituida de muchos subsistemas que están en interacción dinámica unos con otros.
g) Al ser los subsistemas mutuamente dependientes, un cambio en uno de ellos, afectará a los demás.
h) La organización existe en un ambiente dinámico que comprende otros sistemas.
i) Los múltiples eslabones entre la organización y su medio ambiente hacen difícil definir las fronteras de cualquier organización.

Las características de la organización deben ser definidas por la especie de situación en que necesita operar, consistente en la relación entre ella y los otros subsistemas, componentes del sistema mayor del cual parte. Tal como si fuera un sociedad.

1.3- Cultura organizacional.

La cultura organizacional se identifica por sus contenidos, que la definen como un sistema integrado por tres variables: Presunciones Básicas, Valores y Producciones y Conductas específicas de una organización.

La cultura organizacional define a la institución sus valores y normas de comportamiento. Esto es, la institución vendrá definida por la forma en la cual jerarquiza sus valores respecto a clientes y proveedores, al personal y a la opinión pública al estado o a las demás instituciones competidoras.

Pero la cultura organizacional define también al hombre, sus valores específicos e individuales, así como la capacidad de realización y tenacidad. Se puede decir que las tres condiciones para que una organización tenga éxito en su proceso de adaptación a situaciones cambiantes son:

1. Integrar al hombre en la institución.
2. Motivar al hombre a través de la institución.
3. Flexibilizar la institución.

Toda organización crea su propia cultura o clima, con sus propios tabúes, costumbres y usos. El clima o cultura del sistema refleja tanto las normas y valores del sistema formal como su reinterpretación en el sistema informal, así como las disputas internas y externas de los tipos de personas que la organización atrae, de sus procesos de trabajo y distribución física, de las modalidades de comunicación y del ejercicio de la autoridad dentro del sistema. Dichos sentimientos y creencias colectivos, se transmiten a los nuevos miembros del grupo.

La cultura organizacional determina la forma como funciona una organización, ésta se refleja en las estrategias, estructuras y sistemas. Es la fuente invisible donde la visión adquiere su guía de acción. La cultura organizacional por ser aprendida, evoluciona con nuevas experiencias y puede ser cambiada si llega a entenderse la dinámica del proceso de aprendizaje. Tiene la particularidad de manifestarse a través de conductas significativas de los miembros de una organización, las cuales facilitan el comportamiento en la misma; es importante conocer el tipo de cultura de una organización, porque los valores y las normas van a influir en los comportamientos de los individuos.

1.4- Sistemas de información.

Definiciones de información y sistemas de información.

Cualquier conglomerado humano cuyas acciones de supervivencia y desarrollo esté basado predominantemente en un intenso uso, distribución, almacenamiento y creación de recursos de información y conocimientos mediatizados por las nuevas tecnologías de información y comunicación. (1)

El sistema de información activo debe tener al menos tres tipos de conocimiento:

1) Conocimiento lingüístico: Para comunicar y recibir información, conocimiento de los artículos léxicos (palabras, frases), categorías gramaticales (sustantivo, verbo) y relaciones gramaticales (sujeto de, complemento de) que represente el conocimiento lingüístico en los dominios particulares.
2) Conocimiento extra-lingüístico: Conocimiento sobre las entidades, atributos, eventos, procesos y relaciones que conforman los modelos de información para el dominio correspondiente.
3) Capacidad: El sistema debe utilizar el conocimiento lingüístico y extra- lingüístico para alcanzar un objetivo.

Andreu, Ricart y Valor (1991), definen un sistema informativo como:

“Un conjunto integrado de procesos, principalmente formales, desarrollados en un entorno usuario-ordenador que, operando sobre un conjunto de datos estructurados (bases de datos) de una organización, recopilan, procesan y distribuyen selectivamente la información necesaria para la operatividad habitual de la organización y las actividades propias de la dirección de la misma". (2)

Según Gloria Ponjuán Dante:

"Significa captar lo que está sucediendo, transmitirlo, compararlo con lo que debe suceder, decidir lo que se va a hacer, convertir esa decisión en información y transmitirla a los órganos ejecutores, esto es Sistema de Información". (3)

Partiendo de que Sistema se puede definir como: El conjunto de elementos, normas, procedimientos, que se interrelacionan entre sí, con una secuencia lógica y ordenada de pasos para lograr un resultado, podemos emitir nuestro criterio particular de Sistemas Informativos, luego de haber revisado un conjunto de bibliografía, y este es: Conjunto de datos recolectados de diferentes hechos en una entidad, los cuales luego de ser procesados, analizados y comparados con lo que debe suceder, se convierten en información para ser utilizada interna o externamente, permitiendo tomar decisiones.

Una de las cuestiones que distingue el proceso de dirección es la constante circulación de información, tanto dentro de la entidad como con respecto a su medio exterior.

Al existir un plan con objetivos definidos y claros se requerirá de un medio que proporcione información sobre lo que la empresa ha planeado y sobre lo que se encuentra realizando.

Desde los Sistemas de Administración: Planificación y Control, hasta los Sistemas Presupuestarios y la Contabilidad. Esto significa que deben existir sistemas de información que operen en la organización, que permitan comunicar tanto lo planeado como lo realizado desde el mayor sistema de administración que exista en la organización, como el sistema de planificación y control total de las utilidades, hasta los sistemas presupuestarios y sistemas de control presupuestarios.

Tipos de flujo de la información

ü Selectivo: para dejar pasar información que cumpla un determinado criterio.
ü Agregado: para sumar o agrupar información dejando pasar una agregación con menos detalle que la entrada.
ü Calculado: para modificar operacionalmente la información de entrada y dejar pasar solo el dato modificado.

Existen además tres tipos básicos de flujos de información en cualquier organización: la entrada de información procedente del entorno (información ambiental), el movimiento de información dentro de la organización (información interna) y la salida de información desde la organización al exterior (información corporativa). Cuanto mayor sea la habilidad de la organización para manejar estos flujos, más poderosos serán los activos invisibles y más fuertes sus factores de competitividad.

En segundo lugar, la constatación de los Sistemas y Redes de Información como instrumentos necesarios para procesar y aplicar la información es otro de los componentes fundamentales de la Gestión de la Información. Los Sistemas de Información (SI) tienen como objetivo satisfacer las necesidades de información de sus usuarios a través de la integración de los flujos informativos existentes en las organizaciones. De la mano de las Tecnologías de la Información, los SI y las Redes de Información compartida están produciendo una revolución en las organizaciones, favoreciendo el acceso rápido a la información interna y externa, formal e informal, previniendo las duplicaciones de información, obteniendo el máximo rendimiento a la información existente y evitando la territorialidad informacional.

Hoy en el mundo existe una posibilidad de mayor intercomunicación, mayor información con mayor velocidad que en toda la historia de la humanidad.

El mayor error consiste en utilizar las técnicas actuales para automatizar solamente lo que se hacía a mano. La computadora es una herramienta cuya función es:

a) Almacenar información histórica.
b) Producir toda la información mínima necesaria en el momento necesario.
c) En un momento la información deseada debe ser buscada en todo el sistema de información.
d) Para esto el sistema debió organizarse desde este punto de vista.

1.5- Niveles de administración.

Es tarea de los administradores transformar, eficaz y eficientemente, los insumos en productos. Por supuesto que el proceso de transformación puede verse desde diversas perspectivas. Así, la atención puede dirigirse a funciones empresariales como finanzas, producción, personal y comercialización. Esto ya es tarea de cada administrador y orientar el enfoque de su organización al tipo de sistema que quiere utilizar. No obstante, el enfoque más vasto y útil para la exposición de las labores de los administradores es el basado en las funciones administrativas de planeación, organización, integración de personal, dirección y control como marco de referencia para la organización de los conocimientos administrativos.

En la perspectiva resulta un enriquecimiento del número y los atributos de los elementos que deben tomarse en cuenta al realizar un análisis de los fenómenos que ocurren en las organizaciones y en el medio que las circunda. Ese incremento en el número de factores a considerar permite, en múltiples ocasiones, comprender y anticipar con mayor certidumbre en que se comportará el sistema como los elementos. Antes de poner en práctica un cambio en la organización el administrador deberá estudiar las posibles consecuencias del mismo, tanto internas como externas. Igualmente las variaciones del medio deben ser consideradas bajo el mismo enfoque.

Hay una tendencia a considerar la organización y la departamentalización como fines en sí mismos y a medir la eficacia de las estructuras organizacionales en términos de claridad de departamento. En primer lugar, los niveles son costosos. A medida que aumentan, se destinan cada vez más esfuerzo y dinero a la administración debido a los gerentes adicionales, el staff que los asesora y la necesidad de coordinar las actividades departamentales, más los costos de las instalaciones para ese personal. En segundo lugar, los niveles departamentales complican la comunicación. Una empresa con muchos niveles tiene mayores dificultades para comunicar.

Objetivos, planes y políticas en sentido descendente por la estructura organizacional que aquella en que el gerente general se comunica directamente con sus empleados.

Por último, la existencia de numerosos departamentos y niveles complica la planeación y el control. Un plan que puede estar bien definido y completo en el nivel superior pierde coordinación y claridad a medida que es subdividido en los niveles inferiores.

El control se vuelve más difícil conforme se agregan niveles y gerentes, mientras que al mismo tiempo las complejidades de la planeación y las dificultades de la comunicación hacen más importante este control. Así, el principio del tramo de control establece que tiene un límite el número de subordinados que un gerente puede supervisar eficazmente, pero el número exacto dependerá del impacto de los factores subyacentes que afectan la dificultad y los requerimientos de tiempo de la administración.

1.6- Representación gráfica de los sistemas de información en la organización.

Debe existir un organigrama o flujograma de información que permita conformar la pirámide de información, o sea que desde la base y hasta el último nivel, llegue la información sintetizada pero con alto nivel cualitativo que permita al alto mando la correcta toma de decisiones y en el momento oportuno.

Si bien es cierto que la alta dirección participa tanto en la planificación estratégica como en el diseño organizacional y en la creación de los sistemas de información, es necesario que esta participación que sirve para establecer o crear sistemas esté basada en técnicas, modelos o tipologías, los que de acuerdo a la habilidad de la alta dirección, estarán bien seleccionados y combinados.

Por lo tanto los elementos técnicos no son dinámicos, son sólo orientaciones (estrategia) de orden (estructura) y conductas comunicacionales (sistema de información).

Dentro del elemento técnico, se incluye el sistema diseñado con que cuenta la organización, que en dependencia del grado de avance científico técnico que tenga implementado o el alcance de la entidad, entonces será mayormente efectivo el sistema informativo como tal.

Tal como existe el elemento técnico también hay un elemento humano que constituye el elemento esencial para el éxito o fracaso en el logro de los objetivos establecidos en la estrategia. Este elemento constituye la gestión de las personas, ya que su participación será la acción y ejecución, o sea la gestión.

Debido a lo anterior, es conveniente resaltar el valor del recurso humano, en su verdadera importancia, tanto en la gestión como el control de ésta, dando énfasis al desarrollo de algunas ciencias del comportamiento humano, utilizando los elementos motivadores y de incentivo para un mejor análisis en el conocimiento de la cultura organizacional y su impacto en la toma de decisiones.

1.6.1- Organigramas.

Aunque existen diferentes formatos por lo general el organigrama es un diagrama que ilustra como se subdivide jerárquicamente la autoridad en la entidad. En el que aparecen el dirigente desde el más alto nivel, sus subordinados directos, los subordinados de estos así sucesivamente hasta el nivel mas bajo.
El organigrama es un valioso instrumento para modelar la organización directiva de la entidad y su análisis.

El organigrama es la representación grafica de la subestructura organizativo –directiva del sistema, o como se le conoce común e insuficientemente, de la estructura organizativa de la entidad.

Existen diferentes formatos: vertical, colocando el nivel superior de la dirección arriba; horizontal, colocando el nivel superior de dirección a la izquierda y abriendo jerárquicamente el diagrama hacia la derecha; semicircular, con el nivel superior de la dirección en el centro del semicírculo etc.

Los formatos no son tan importantes, sino el hecho de que el diagrama jerárquico permite apreciar las relaciones de subordinación existentes entre los diferentes elementos organizativo-directivos en la entidad.

1.6.2- Diagramas de flujos informativos.

Los Flujogramas son de gran importancia para toda empresa y persona ya que brinda elementos de juicio idóneos para la representación de procedimientos y procesos, así como las pautas para su manejo en sus diferentes versiones.

La selección de los símbolos dependen del procedimiento que va a ponerse en las gráficas y del empleo que vaya a darse en las mismas, por tal motivo es fundamental que se empleen de forma correcta, al colocar un símbolo en un sitio inadecuado, cambia el sentido del flujograma. Se puede decir que los símbolos más usados son:

ü Operación.
ü Transporte.
ü Inspección.
ü Demora.
ü Almacenamiento.

Diseño y Elaboración de Flujogramas

Convención para trazar los diagramas:

a) La información para identificar cada diagrama debe ser la siguiente:

1) Nombre del proceso, indicando los puntos iniciales y finales.
2) Nombre del departamento o los departamentos involucrados.
3) Nombre de la persona que preparó el diagrama.
4) Número de personas o puestos involucrados.
5) Número de pasos.

b) Identificar cada columna con el nombre de la persona o puestos que realiza en cada uno de los pasos.
c) Representar las formas o documentos, mediante rectángulos proporcionales a las formas o documentos representados. Sin embargo como lo principal es la claridad, esta convención puede eliminarse empleando solamente el buen juicio.
d) Cada forma debe representarse siempre por un rectángulo de las mismas dimensiones.
e) Cada vez que se crea una forma, se le pone en el original y se copia un triángulo negro en la esquina inferior derecha.
f) Cuando las dimensiones del rectángulo lo permitan, es conveniente poner el nombre de la forma en cada paso que aparezca.
g) El original y las copias siempre deben ponerse en el mismo orden. Se coloca un número en la esquina superior derecha. Para el original siempre se colocará el número uno; y las siguientes copias tendrán numeraciones ascendentes.
h) En cada paso deben presentarse todos los documentos que intervienen.
i) Cuando se transportan dos o más papeles, que van unidos, ya sea con grapa o broche o en sobre, se reúnen los rectángulos identificando cada uno de ellos. El movimiento se presenta por una sola línea.
j) Cuando se muevan juntos, pero no unidos, el transporte se representa por medio de líneas para cada forma o grupo de formas.
k) La secuencia se demuestra haciendo que las líneas de transportes tengan una ligera tendencia hacia abajo.
l) El orden cronológico de los pasos se representa por el orden en que aparecen los rectángulos, de arriba hacia abajo.
m) Debe identificarse cada paso con un número y hacer una pequeña descripción del mismo, mediante la escritura del verbo que identifica la acción.
n) Si es posible, hacer que lo firme el jefe del departamento o el empleado que ha proporcionado la información.

Presentación de las formas en el diagrama:

1) Las figuras deben hacerse en forma de cuadros o rectángulos, imitando hasta donde sea posible la forma y tamaño de las originales reducidas a escala, indicando en la parte superior y al centro el nombre con una sola palabra.
2) Las formas con copias deben representarse como sigue.
3) Cuando se tenga que hacer una distribución de formas, se recomienda empezar con la más alejada para evitar que se crucen.
4) Toda forma debe demostrar cual fue su origen.
5) La nueva forma se marca con un triángulo en la orilla inferior izquierda y con ello se identifica el hecho de que la forma aparece por primera vez en el proceso.
6) Cuando se termine el espacio disponible en el papel y sea necesario pasar otra hoja o a otra parte de la misma hoja, la liga de procesos se muestra mediante "conectores" que consisten en dos círculos con la letra W, uno en el punto en que se cortó el proceso y otro igual en el lugar en que se reinicia.

Se rige por una serie de símbolos, normas y pautas convencionales las cuales son:

a) El formato o esqueleto del flujograma debe dividirse en partes que representan a los departamentos, secciones o dependencias involucradas en el procedimiento. Cada departamento o sección debe mostrarse una sola vez en el flujograma y en el mismo orden o secuencia cronológica de su aparición en el procedimiento que se describe de izquierda a derecha.
b) Mostrar una misma dependencia más de una vez en el flujograma aun cuando las acciones del procedimiento regresen a la misma.
c) Las líneas indicadoras del flujograma deben ser más delgadas que las líneas divisorias del formato, rectas y angulares, dotadas de flechas en sus extremos terminales.
d) Cada paso o acción del procedimiento debe enumerarse con claridad y describirse brevemente con muy pocas palabras.
e) Cuando algún documento queda retenido en alguna dependencia del flujograma se indica según sea archivado: definitivamente, temporalmente o retenido por algunos días ("D"), horas ("H") o minutos ("M").
f) Cuando hay que destruir algún documento luego de ser utilizado en el procedimiento se indica con una (X) grande.
g) Cuando en el procedimiento algún documento da origen a otro se indicará en el flujograma mediante una flecha interrumpida.
h) Al igual que vimos en los organigramas en los flujogramas cuando varias líneas se intercruzan sin tener relación se indica mediante una inflexión en cualquiera de ellas.
i) Siempre resultará mejor que el flujograma se muestre en una sola hoja, pero cuando en su extensión se tenga que continuar en otra página, se señala mediante un símbolo cualquiera dentro de un círculo, en la página donde se interrumpe y el mismo que suele llamarse conector se colocará en otra página como sigue.

El objetivo fundamental del flujograma es indicar el flujo de todo el trabajo de un departamento y de toda la empresa u organización, si se quiere elaborando uno para cada actividad y otro para cada persona, de manera que muestre las interrelaciones, procedimientos entre los diferentes departamentos, secciones y personas, considerados en las mayorías de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier de métodos y sistemas, es importante que se elabore de forma secuencial y cronológica, ya que así se evita la inconsistencia al momento de transmitir el mensaje.

Tipos de Flujogramas

Con el objeto de adaptarse a toda clase de necesidades y debido a su extenso uso, el Flujograma o Diagrama de Flujo está elaborado de diferentes maneras:

Según su forma:

ü Formato Vertical: el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria, según su propósito.
ü Formato Horizontal: el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha.
ü Formato Panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápidamente que leyendo el texto, lo que facilita su comprensión, aún para personas no familiarizadas. Registra no solo en línea vertical, sino también horizontal, distintas acciones simultáneas y la participación de más de un puesto o departamento que el formato vertical no registra.
ü Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectónico del área de trabajo. El primero de los flujogramas es eminentemente descriptivo, mientras que los últimos son fundamentalmente representativos.
Por su propósito:
ü De Forma: Se ocupa fundamentalmente de una forma con muy pocas o ninguna descripción de las operaciones. Presenta la secuencia de cada una de las operaciones o pasos por los que atraviesa una forma en sus diferentes copias, a través de los diversos puestos y departamentos, desde que se origina hasta que se archiva. Retrata la distribución de múltiples copias de formas a un número de individuos diferentes o a unidades de la organización.

Las formas pueden representarse por símbolos, por dibujos o fotografías reducidas o por palabras descriptivas. Se usa el formato horizontal. Se retrata o se designa la forma en el lado izquierdo de la gráfica, se sigue su curso al proceso de progresión horizontal, cruzando las diferentes columnas asignadas a las unidades de la organización o a los individuos.

ü De Labores (¿qué se hace?): Estos diagramas abreviados sólo representan las operaciones que se efectúan en cada una de las actividades o labores en que se descompone un procedimiento y el puesto o departamento que las ejecutan. El término labor incluyendo toda clase de esfuerzo físico o mental. Se usa el formato vertical.
ü De Método: (¿cómo se hace?): Son útiles para fines de adiestramiento y presentan además la manera de realizar cada operación de procedimiento, por la persona que debe realizarla y dentro de la secuencia establecida. Se usa el formato vertical.
ü Analítico: (¿para qué se hace?): Presenta no solo cada una de las operaciones del procedimiento dentro de la secuencia establecida y la persona que las realiza, sino que analiza para qué sirve cada una de las operaciones dentro del procedimiento. Cuando el dato es importante consigna el tiempo empleado, la distancia recorrida o alguna observación complementaria. Se usa formato vertical.
ü De Espacio: (¿dónde se hace?): Presenta el itinerario y la distancia que recorre una forma o una persona durante las distintas operaciones del procedimiento o parte de él, señalando el espacio por el que se desplaza. Cuando el dato es importante, expresa el tiempo empleado en el recorrido. Se usa el formato arquitectónico.
ü Combinados: Presenta una combinación de dos o más flujogramas de las clases anteriores. Se usa el flujograma de formato vertical para combinar labores, métodos y análisis (qué se hace, cómo se hace, para qué se hace).
Se usa el formato panorámico para combinar varias formas y labores de varios puestos o departamentos.

1.7- Concepto de ciclo de vida de los sistemas de información.

Un sistema presupone un proceso de creación o ciclo de vida. Este se compone por un conjunto de tareas diferentes con una determinada secuencia. La organización de los trabajos que lo componen, depende de las características y complejidad de los sistemas que se diseñan. El ciclo de vida de un sistema de información es un enfoque por fases del análisis y diseño que sostiene que los sistemas son desarrollados de mejor manera mediante el uso de un ciclo especifico de actividades del analista y del usuario. (13)

1.7.1- Identificación de problemas.

Descripción (situación problema): en este primer estadío de la metodología se describe el cómo está estructurada la situación objeto de estudio, o aquella en la que se percibe la existencia de un problema, en él se busca describir tres aspectos clave:

ü En primer lugar la estructura orgánica de la situación objeto de estudio, explicando lo mejor posible el como están relacionados los subsistemas que conforman la situación.
ü Seguidamente se describe el ambiente en el que se encuentra inmersa la organización haciendo énfasis en las relaciones que guarda la situación objeto de estudio con los entes que conforman su entorno.
ü Se describen lo mejor posible las actividades que son realizadas por el grupo humano que forma parte de la situación, y se establecen las relaciones que entre ellas existen, estas actividades deben ser agrupadas en subsistemas de actividades humanas de acuerdo a su afinidad.

La Situación Problema no Estructurada: se pretende lograr una descripción de la situación donde se percibe la existencia de un problema, sin hacer hincapié en el problema en sí, esto es sin dar ningún tipo de estructura a la situación.

La Situación Problema Expresada: se da forma a la situación describiendo su estructura organizativa, actividades e interrelación de éstas, flujos de entrada y salida, etc.

Acciones para Mejorar la Situación Problema: finalmente comprende la puesta en marcha de los cambios diseñados, tendientes a solucionar la situación problema, y el control de los mismos. Este estadío no representa el fin de la aplicación de la metodología, pues en su aplicación se transforma en un ciclo de continua conceptualización y habilitación de cambios, siempre tendiendo a mejorar la situación.

1.7.2- Oportunidades.

Transformación de los Modelos Conceptuales en Modelos de Objetos: posterior a la elaboración de los modelos conceptuales se procede a transformar éstos en modelos de objetos, teniendo siempre presente el factor que les da origen, esto se realiza usando las herramientas de modelado proporcionadas y considerando sólo aquellas actividades que pueden ser sujetas a automatización.

En este momento es recomendable realizar sólo el modelado de la estructura estática del sistema, para ello se pueden usar los diagramas de casos de uso y de clases, esta recomendación es debida a que, dado que el modelado dinámico especifica el como se comporta en tiempo de ejecución el sistema de información y esto depende en gran parte del como se realizan las actividades en el sistema humano relacionado, y estas actividades no se han definido en su aspecto final, resultaría una pérdida de tiempo modelar la dinámica del sistema, dado que las actividades descritas en los modelos conceptuales aún no han sido pasadas por el proceso de comparación donde tomarán su forma final.

1.7.3- Objetivos.

Comparación de los Modelos Conceptuales con la Situación Actual: se procede a comparar las actividades realizadas en la situación actual, con las descritas en los modelos conceptuales, esta comparación tiene como propósito el permitir que afloren las diferencias que existen entre lo actual y lo ideal, posteriormente estas diferencias darán origen a los cambios que deberán realizarse sobre las actividades realizadas por el sistema humano.

1.7.4- Requerimientos de información.

Los Sistemas de Información por computadora normalmente están integrados por muchos componentes. En la mayor parte de los casos, es difícil para los analistas entender todos estos componentes aún mismo tiempo; por lo tanto los investigadores tienen que comenzar con preguntas de tipo general con relación al propósito del sistema sus entradas y salidas de los procesos incluidos. En los grandes proyectos de sistemas varios analistas llevan a cabo una investigación en forma seccionada que la distribuye entre ellos mismos, de manera que cada uno pueda trabajar en forma independiente. Existen dos estrategias ampliamente utilizadas para determinar los requerimientos de información. Se clasifican en dos tipos:

1) Estrategia del Flujo de Datos: Cuando se siguen un flujo a través de los procesos de negocio, que es el propósito del análisis del flujo de datos, le indica a los analistas una gran cantidad de datos sobre como se están llevando a cabo los objetivos de la compañía. Al manejar las transacciones y completar las tareas, los datos de entrada se procesan, almacenan, consultan, utiliza, modifica y se emiten. El análisis de flujo de datos que muestra el estudio y el uso de cada actividad, documenta los hallazgos en los diagramas de flujo de datos.
2) Estrategia del Análisis de Decisiones: La estrategia del análisis de decisiones es un complemento del análisis del flujo de datos. Esta estrategia realza el estudio de los objetivos de una operación y de las decisiones que deben realizarse para cumplir con los objetivos. Las decisiones se presentan tanto en los niveles operativos como en los de alto nivel gerencial, las estrategias de análisis de decisión con frecuencia se utilizan por parte de alta gerencia para desarrollar la toma de decisiones. La alternativa que selecciona los gerentes responsables en la toma de decisiones, en cuanto a una estrategia de precios entre un conjunto de alternativas, se maneja de forma diferente a la opción que toma un supervisor de departamento para aceptar o rechazar pedidos. La decisión de rechazar pedidos generalmente ocurre con más frecuencia, de manera que las condiciones y acciones normalmente se conocen como un aspecto importante.

1.7.5- Análisis de las necesidades de la organización.

No son las mismas las necesidades que en materia informática tienen las empresas en una era marcada por la globalización y la hipercompetitividad, con exigencias crecientes en materia de calidad, productividad, reducción de costos, tiempos de respuesta y niveles de satisfacción, que las que tenían hasta hace un tiempo, en el cual el objetivo era meramente mejorar y hacer más eficiente las labores administrativas vinculadas con temas contables, manejo de inventarios, liquidación de sueldos, cálculo y contabilidad de costos, facturación y cuestiones bancarias e impositivas. Las empresas requieren hoy de informaciones que permitan gestionar la calidad, los costos, la productividad, los niveles de satisfacción de los clientes y consumidores, el mantenimiento productivo total, la gestión, la logística, las predicciones de ventas y servicios, el tablero de comando y el cuadro de mando integral, la planificación y los controles presupuestarios y de gestión. Para cubrir muchas de esas necesidades es imprescindible contar con software destinado a la estadística aplicada como al Control Estadístico de Procesos. Hoy no basta con saber lo que ocurrió, algo así como administrar la empresa con el espejo retrovisor, hoy se necesita detectar de manera rápida y precisa los desvíos, permitiendo analizar las razones de las mismas, sean éstas positivas o negativas.

El presente documento puede ser utilizado como:

• Consulta bibliográfica para proporcionar los elementos necesarios que permitan entender, analizar y resolver las distintas cuestiones referentes a la relación existente entre la Organización y el Sistema de Información en el área docente educativa.
• Un documento guía, donde se ha desarrollado el contenido de la materia en cuestión en aras de una mejor comprensión y difusión del material expuesto, con vistas a contribuir al perfeccionamiento metodológico de dicho tema.

Bibliografía

1. Blanco, L. y Gutsztat, I. Sistemas Informáticos. 2 tomos. Editorial ENPES.
2. Koontz .Administracion una Perspectiva Global.

Lic. Omar Gómez Delgado

Centro Universitario Las Tunas, Cuba. Noviembre 2007.

omargdarrobault.edu.cu

Profesor del Centro Universitario de Las Tunas de la Disciplina de Informática.

Lic. Yosmicel Mendoza Laguna

Centro Universitario Las Tunas, Cuba. Noviembre 2007.

yosmicelmlarrobault.edu.cu

Profesor del Centro Universitario de Las Tunas de la Disciplina de Finanzas.

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