1.1 Procesos
Un proceso es un conjunto de actividades que permiten alcanzar un objetivo específico.
Los procesos deben ser relevados en una organización con la finalidad de alcanzar las 3E(Eficiencia, efectividad y economía) en una entidad.
El proceso está vinculado a la misión, producto y servicios que ofrece la empresa. Es un conjunto de actividades agrupadas en etapas secuenciales.
Existen algunas técnicas de relevamiento de procesos, pero todas ellas se direccionan a los siguientes aspectos:
La labor y el proceso
Qué es lo que debe hacerse?
Con qué equipo se hará el trabajo?
Cómo se hará el trabajo?
Dónde habrá de hacerse el trabajo?
La labor y la relación con labores de otras personas
Quién realizará y a quién irá el trabajo?
Quién controlará el trabajo?
Dimensión de la labor
Cuándo habrá de hacerse el trabajo?
Cuáles serán las condiciones en las que habrá de hacerse el trabajo?
Qué se le pedirá al trabajador (Capacidades, conocimiento o
experiencia)?
Cuánto tiempo tomará hacer una unidad de trabajo?
Cuál será la paga por la labor?
Cuál será el costo unitario de hacer el trabajo?
Algunas organizaciones pueden tener macroprocesos dado el tamaño de la misma por ser muy grande los macroprocesos se ramifican a su vez en procesos, éstos en subprocesos, actividades y tareas. Otras empresas en cambio por ser medianas tendrán procesos, subprocesos, actividades y tareas.
1.2 Elementos que intervienen en un proceso
ELEMENTOS QUE INTERVIENEN EN UN PROCESO
El mejoramiento incesante de los procesos permite satisfacer las expectativas cambiantes del cliente.
Edward Demming Considera que el enfoque de los ejecutivos de una organización, debe ser el 96% encaminado hacia el mejoramiento de los procesos y sistemas de trabajo.
Los procesos deben ser mejorados constantemente. Cada proceso debe tener las siguientes características.
1.3 Características de los procesos
Tener un inicio y un fin preciso. Muchas veces empieza al punto que otro proceso termina y concluye donde otro inicia.
Tener un dueño la persona de rango más inferior en la organización que puede tomar decisiones que afectan directamente a dicho proceso.
Consiste de varios pasos discretos (50 a 200 en empresas grandes) que ocurren cada vez que se ejecuta el proceso.
Cada paso consume tiempo, dinero, materia prima o mano de obra.
Ejemplo:
Todo proceso, requiere de elementos que lo componen y éstos son: el personal humano que interviene , el tiempo, el dinero, equipo, materiales, producción, planeación , aspectos técnicos, entre otros, así como las funciones en que intervienen ellos en todo el proceso.(Ver cuadro 1).
1.4 Clave numérica por funciones
Se ha elaborado este cuadro que agrupa temas organizacionales que ayudan a la definición de procesos identificando elementos, recursos, departamentos y actores.
Cuadro 1
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10-Personas |
20-Horas |
30-Dinero |
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11-Directo 12-Indirecto 13-Proporción 14-Listas 15-Combinaciones 16-Cambios (inicios, etcétera) 17-Sexo 18-Salud, bienestar 19-Adiestramiento |
21-Normales 22-Horas extra 23-Proporción 24-Faltas (ausencias) 25-Vacaciones 26-Disponibles 27-Directas 28-Indirectas 29-Combinaciones |
31-Nóminas de salario 32-Presupuesto 33-Pronósticos 34-Programación 35-Tipos promedio 36-Primas 37-Estados financieros 38-Rebaja de costos 39-Impuestos, seguros, viajes |
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40-Equipo |
50-Materiales |
60-Producción (A organizaciones) |
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41-Máquinas 42-Instalaciones 43-Transportes 44-Seguridad 45-Bienes 46-Cuidado de los locales
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51-Piezas 52-Materias primas 53-Combustible 54-Programas, pronósticos. Condición 55-Calidad 56-Porcentajes mínimos 57-Conservación 58-Costos 59-Suministros |
61-Herramental 62-Procesos 63-Fabricación 64-Submontajes 65-Montajes 66-Fugas 67- Programas, pronósticos. Condición 68-Calidad 69-Pruebas |
1.5 Títulos para personal ejecutivo y técnico
En relación al personal que interviene en los procesos se debe tomar en cuenta la actividad y/o tarea que realicen. A estas personas que forman parte importante del proceso, se las reconoce como actores.
Los actores y demás recursos que intervienen de forma estándar dentro de cualquier empresa se bosquejan en el cuadro adjunto.
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