Herramientas de planificación de la producción

Autor: Edgardo García

Producción, procesos y operaciones

16-02-2010

Herramienta MRP: Planificación de Reposición de Materiales para la producción.

Desarrollados en inglés. Es más fácil entender las iniciales leyendo al revés. De derecha a izquierda. Es altamente calificado en el exterior.

Estos sistemas conocidos y aplicados en muchas empresas de producción pueden ser informatizados o no.

Es decir que pueden ser utilizados con computadoras o con fichas manuscritas.

Partimos de la necesidad de implementación para lograr producción continua.
Para la producción de una empresa se debe abastecer de:

1. Bienes de Uso. Suponemos que están listas para la producción.

2. Bienes de cambio. (son los que hay que reponer).

a. Materia prima. Elemento con el cual se empieza a hacer el bien.

b. Insumos. Elementos que se van agregando al bien en el proceso y permanecen en él.

c. Auxiliares. Elementos que se va agregando al bien en el proceso pero que no permanecen en él.

d. Repuestos. Componentes de los bienes de uso.

La importancia del desarrollo de la aplicación está dada en orden creciente. Lamentablemente se aplica al inverso.

Lamentablemente además del escaso uso en empresas argentinas. La aplicación se da en sentido opuesto.

No es algo recurrente la planificación en las empresas de Argentina, lo mencioné al tratar el tema almacenes.

Luego de la introducción menciono algunos puntos a tener en cuenta del porque expreso lo anterior.

Introducción y términos usados

Al hablar de planificación todos y cada uno de los componentes deben estar perfectamente ordenados e identificados para poder controlarlos. Esto se logra con lo que se llamaría él código del elemento.

Código del elemento

Todas las actuaciones del componente se deberán registrar en línea a este código. A mi criterio deberían estar Incluidos los bienes de uso. Tal cual el número de documento de identidad.

Se usa para lograr un orden independiente uno de otro en una lista de muchos elementos similares.

La intención no es dar una definición de la palabra código, sino una explicación de las bondades de su aplicación para que sea el usuario mismo el que pueda lograr establecer el orden en sus bienes con su criterio.

Podemos decir sin temor a equivocarnos que el código aparece en todos los órdenes de nuestra vida. Salvo que para empezar nomás, sea un indocumentado, en todos lados vemos códigos, pasa que solo hay que entenderlos.

Los códigos pueden ser numéricos, alfanuméricos o alfabéticos. Es decir que se puede llegar a buscar ordenadamente por medio de números, letras o la combinación de ambos.

La característica distintiva es que todos deben tener reservada la misma cantidad de caracteres, que lo ocupen o no es otra cosa, pero todos deben ser por ejemplo de 10 o de 40 caracteres, según los requerimientos del usuario.

La cuestión es identificar y de esta forma ordenar. Sea un camión, un tornillo que usa el camión o una cuenta donde se registra la venta del camión o lo que sea que se venda. Todo es codificado y registrado con su código.

Ficha del elemento

Una vez definido como se codificará cada elemento, se deberá definir su planilla de registro o “ficha”.

Todas las fichas deberán estar juntas ordenadas por el código.

Cada ficha contendrá lo que el usuario desea tener registrado en ella.

Por supuesto el código y el nombre, más una serie de datos (mejor dicho lugares para cargar en el datos) que informen y posibiliten su control y gestión.

Datos de Gestión

Dado que los elementos de aprovisionamiento a producción deben ser repuestos al detectarse su necesidad. Se debe registrar datos de entrada, salida y saldo tal como una cuenta contable que generalmente solo menciona cantidades que permitan lograr una adecuada gestión. Los datos de aprovisionamiento deberán estar a golpe de vista para poder reponerlos de inmediato en el momento en que se produce el movimiento.

Idealmente en el momento de realizar el registro de movimiento propiamente dicho se controla el saldo con el dato denominado punto de pedido y si es menor que este se deberá gestionar su reposición.

La forma de pedir (el aprovisionamiento) es algo digno de profundo estudio. Por eso la expresión idealmente.

Aprovisionamiento

Existen varios esquemas de trabajo o tipos de aprovisionamiento. En algunos textos de estudios se leen nombres más o menos complicados, con esto que presentaré se logra entender perfectamente el esquema de trabajo. Los principalmente usados son:

Aprovisionamiento por y para consumo

Términos usados

1. No planificado para pedir.
No tiene datos cargados en la ficha.

2. Pedido normal
Son los usados para la producción normal.

a. A pedido.
Es de un carácter muy similar y se confunde con “no planificado”. Este esquema es planificado para pedir solo cuando el usuario lo requiera, sin que por ello pase a ser un pedido especial.

b. Fijo.
La característica de pedir siempre lo mismo en el momento indicado define su nombre. Se usa para elementos de consumo esporádico e irregular.

c. Variable
La característica de que puede pedir cantidades distintas en cada gestión le da su nombre. Se usa para los elementos de consumo regular y continuo periodo a periodo.

3. Pedido Especial.
Pareciera indicar que es muy esporádico, erróneamente usados para casos de pedidos de no planificados o pedidos por primera y única vez.

Se debe entender que esto puede ser usado recurrentemente para cualquier material que se usará para una tarea “programada” (con anticipación) por fuera de la producción normal estándar. Es decir que depende de la necesidad de una tarea “programada”, planificada con la debida anticipación.

Disculpen la Insistencia, es porque creo no entienden esta parte, al menos donde me desempeño.

Por este punto el título es que defino por y “para” consumo (no aparece así en los textos de estudio).

Pedido normal es “por” consumo en función de una planificación dada y cálculos realizados en forma general para todos y cada uno de los elementos al ejecutarse el pronóstico de compras al cual se sumaran los demás para ejecutar una gestión oportuna.

Pedido especial es “para “consumo y agrega el concepto de reserva a la lista de términos.

La forma, el momento, la cantidad a pedir, ya lo dijimos esta agregado en la ficha declarado con distintos nombres.

De estos nombres podemos rescatar algunos para explicar en detalle y así lograr un perfecto entendimiento del modo de trabajo del sistema.

1. Tiempo.

El aprovisionamiento lleva tiempo, dato sumamente importante de considerar por los cálculos.

Se denomina tiempo de reposición o Lead Time (en inglés). Al tiempo que media entre el momento que se detecta la necesidad y el material es repuesto en su lugar de almacenamiento o depósito.

La medición de este tiempo debe darse en forma integral separando punto por punto proveedor cliente.

Está compuesto de:

a. Tiempo de revisión es el que separa un control de necesidades del siguiente.

b. Tiempo de pedido es el empleado para la preparación del mismo y envío al proveedor.

c. Tiempo de respuesta. En caso de ser una compra es una cotización del proveedor.

d. Tiempo de análisis y preparación. Para controlar las distintas oferta y elegir a quien adjudicar.

e. Tiempo de autorización y firmas de los respectivos responsables.

f. Tiempo de pago. Solo se considera si es gestión de pago anticipado.
Recién en este momento está lista para la confirmación de la gestión interna.

g. Tiempo de entrega. Es tiempo del proveedor generalmente pactada (junto a la forma de pago) se debe guardar registro separado por un lado del elemento y, por otro del proveedor.

h. Tiempo de transporte. Para colocarla en su lugar
Fin de cómputo del tiempo. Los tiempos dados en esta lista deber tener registro separado, es imprescindible para lograr eficiencia en los sectores con el objetivo de gestionar todo en el menor tiempo posible.

2. Cantidades

a. Cantidad en existencia (STOCK).
Es lo que figura en la contabilidad, la que hay en depósitos. Incluye la cantidad mínima, la crítica, la reservada.

b. Cantidad mínima (STmi)
También denominado stock de seguridad (STs). Definida como límite mínimo que pone en riesgo la continuidad de la producción.
En principio es solo una mención de que bajó la cantidad existente en depósitos a un valor definido.
Se puede definir en cantidades o en meses de consumo. Existen tablas de uso y métodos de cálculo pero básicamente hay que tenerlo definido desde el principio. Después la experiencia muestra que en realidad es lo que se pretende. Es decir que por todos los medios se pretende tener el mínimo de capital inmovilizado en depósitos y, este esquema parece ser óptimo.

c. Cantidad crítica (STc)
En principio sería lo mismo o menor que la cantidad mínima, solo que es definida excepcionalmente, únicamente, para algunos materiales cuya falta produce un grave deterioro a la producción y, obliga al sistema a emitir mensajes de alerta si este valor de existencia es alcanzado por dicho material.

d. Cantidad reservada. (STr).
Es así por algún pedido especial de producción.

e. Cantidad en gestión. CP o CC (cantidad pedida o cantidad comprada)
Es lo que se está comprando o produciendo. La gestión puede ser por aprovisionamiento normal (fijo / variable) o especial. Este último da la cantidad en gestión reservada y considerada así al recibirse en los depósitos.

f. Cantidad total (ST) o Cantidad disponible (STd)
Es la suma / resta que se informa (según corresponda) de las cantidades indicadas anteriormente a los fines de un aprovisionamiento adecuado.
    a. La cantidad mínima (o de seguridad) y / o la cantidad crítica son restadas de la cantidad en existencia para lograr un correcto aprovisionamiento. Es decir que si se consumió todo, quedó en cero y la cantidad mínima es 2. Se informará -2 (menos dos).
    b. La cantidad reservada no es considerada en la gestión normal, la cantidad en gestión es sumada solo si fue realizada por aprovisionamiento normal del mismo sistema. Si está en gestión especial, de reserva no se la considera tampoco.

g. Cantidad máxima (STmx)
Es también solo una mención utilizada en algunos esquemas de aprovisionamiento que lo consideren adecuado. Es la cantidad máxima de existencias permitidas por diversas razones, como ser económicas (la más ocupada) o de localización en depósitos (no hay lugar para mas).
Se la utiliza en los cálculos de aprovisionamiento normal.

h. Cantidad a reponer o cantidad a comprar (Ca)
Es en principio lo que se debe indicar a la gestión de producción / abastecimiento. Estrictamente calculado o definido por el sistema. El proceso se denomina pronóstico de compras. Es algo así como calcular el consumo promedio (CPM) para prevenir la futura necesidades. Es la cantidad calculada periódicamente (generalmente mes a mes) por el sistema para poder realizar el aprovisionamiento adecuado. Solo es utilizado para el pedido / consumo normal variable.
Es un punto muy crucial y considero necesario de explicación posterior que se dará en otro tratado.
Pasa que en algunos esquemas está limitada por la siguiente cantidad o por razones económicas.

i. Cantidad óptima o lote óptimo (LO)
Es definida al sistema por algoritmos que dependen de muchos aspectos. Como ser capacidad de almacenamiento, cantidad de uso (pares), etc. Si la cantidad a reponer es mayor a la cantidad óptima o lote óptimo, se procederá a dividir la gestión.

j. Punto de pedido (PP).
Es calculado en cada proceso para el pedido / consumo normal variable. No es ocupado para el pedido especial. Si para pedido normal fijo aunque no es un valor calculado sino que es definido (fijado).

k. Cantidades calculadas / informadas. La mayoría…
Pasa que en las organizaciones argentinas para los casos de aprovisionamiento no planificados (y los otros también) con todo el poder que le otorga la organización se pide lo que indican los respectivos responsables de los áreas productivos, salvo escasas restricciones.

Para los panificados. La cantidad a comprar con todo el poder que le otorga la organización es definida por lo que resta de la cantidad de dinero que se está dispuesto a invertir la organización luego de comprados los elementos de aprovisionamiento no planificado mencionado anteriormente.

Notas y Observaciones

Deberá entenderse que el tener elemento con datos cargado la gestión define su aplicación en función de los algoritmos de cálculo estadísticos. Es decir deberán usar los datos que contengan pero los cálculos de forma en el caso de aprovisionamiento normal fijo y especial estos son reducidos a la mínima expresión.

Pasa que estos sistemas son integrales, es decir que están armados con paquetes de aplicación para cada una de las distintas áreas de una empresa productiva.

Pasa que el proveedor del sistema vende el paquete para que el comprador deje la utilización del mismo en manos de empleados en los cuales por supuesto confía plenamente.

Pero…, si la implementación, es decir, la carga de los datos necesarios para hacer tal o cual tarea, también se deja en manos de los empleados, pasan algunas situaciones indeseables para el empresariado que no pocas veces se logra ocultar por el solo hecho de la confianza misma mencionada anteriormente.

Estas aplicaciones que de hecho se van aplicando como respuestas a las necesidades del cliente. Pero…, si el analista desarrollador que pretende implementar un sistema en una empresa, trata con un empleado que teme perder un ápice de su puesto, este empleado no va a ceder la información lógica necesaria que él sabe que lo mantiene en sus puesto en la posición en que se encuentra. Tanto es así que para el analista desarrollador la implementación pude resultar una pérdida, como mínimo, de tiempo o una misión imposible. Y, si ambos son empleados y tienen tiempo impuestos con presupuestos limitados gana el que es más vivo y, de eso en argentina estamos llenos.

En muchas empresas verdaderamente se ocupan estos esquemas de planificación informatizados inclusive. Solo que únicamente para tareas administrativas “contables”, no necesariamente productivas.

No interpretan el paquete integrado que se puede aplicar lo mismo en cada operación que se realice. Veo que aplican para operaciones de contabilidad, compras y almacenes nada más. Es decir desperdician una potencial herramienta por la cual se pagó que es el uso del mismo esquema para planificar la producción. Está en el paquete pero en vano. Se dan casos en que sistemas de desarrollo y aplicación mundial como SAP (cuya implementación a una empresa grande pude costar cerca de 10 (diez) millones de dólares entre hardware, software y capacitación. Deja de aplicar el esquema MRP para la producción por que “se logra” demostrar que no es capaz de realizar la tarea que lo hace con “papel y lápiz” julanito que generalmente es un idóneo no profesional que inteligentemente apela a trabar la implementación de mejoras a la comunidad de la empresa y por extensión de la comunidad toda para lograr objetivamente mejorar solo el, o al menos permaneces cómodos en su puesto sin miedo a ser superado.

Pero bueno esta es la Argentina, pasa en la realidad y seguirá pasando mientras las empresas sigan desorganizadas por más grande que se crean o parezcan.

Si no cargan con profesionales en los puestos claves la situación no va a cambiar.

Es decir. MRP, estudiado y desarrollado por especialistas para uso específico en producción industrial enriquecido por su posibilidad de aprovisionamiento de insumos y auxiliares de la producción se lo usa (en Argentina) en su mínimo grado de aplicación.

Hasta los nombres de las distintas aplicaciones informáticas reconocidas lo aclaran. Se llaman:

SIFAB: Sistemas de fabricación. SAP: Soluciones a producción.

Otro tema a tener muy en cuenta es que con estos sistemas integrados disminuye la posibilidad de trabajo en negro o trucho. Es decir que si un empresario decide controlar integralmente la producción de sus fábricas, lo mejor es implementar soluciones tipo MRP. Si hay que fabricar 4 gomas, con este sistema se aprueban y reponen lo necesario para fabricar 4 gomas, nada más, no sea que luego aparezcan 2 autos con todas sus gomas nuevas de la misma serie sin que nadie sepa quien las fabricó ni quien las metió en el mercado “negro”.

Hay serios inconvenientes en las aplicaciones de las planificaciones en Argentina pero habría que investigar cual es el verdadero motivo para aplicar la excusa que se aplique con el objetivo de impedir el uso de tales sistemas pagado por el dueño y que debe aprobar para usar un empleado.

Pero bueno, así estamos.

Ahora es importante logrear la simplificación del entendimiento del sistema. Este es mi aporte o granito de arena. Luego seguiremos con los cálculos pesados.

Ing. Edgardo García - ingenieroedgardogarciaarrobalive.com.ar

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