Preocupa el notar como muchos de los egresados que actualmente salen de las universidades nacionales, de sus escuelas de Administración, especialmente las del país, no están identificados con lo que actualmente una buena gerencia debe manejar en relación con las herramientas gerenciales.
Mucho de ello se debe, a que algunos de sus docentes no saben de su alcance, la gran mayoría son teóricos, y no las han experimentado en el ejercicio profesional, otros, simplemente ignoran de su existencia, del avance que la ciencia administrativa ha generado en el presente.
Lo cierto que la realidad empresarial moderna requiere de una gerencia que esta plenamente identificada con las herramientas gerenciales modernas y cómo ella puede colaborar en pro del desarrollo, operatividad de las empresas. Las herramientas de gestión que tienen como principal objetivo facilitar el trabajo al interior de la empresa.
Muy bien aporta sobre el tema Wikipedia cuando señala, que hoy en día, las tecnologías se desarrollan a tal velocidad que se nos hace muy arduo conocer y seleccionar las herramientas de gestión más adecuadas. Una constante lucha contra los costes empresariales, una necesidad imperiosa de vender cada vez más, un conocimiento de las costumbres del comprador y una lucha por poner el producto que él quiera, como quiera y cuando quiera, han hecho que este campo de las herramientas de gestión haya experimentado un enorme desarrollo durante la última década.
Definitivamente es cierto los grandes cambios que se manifiestas en los escenerarios económicos, en donde la tecnología ha conllevado a que muchas empresas se identifiquen con una competitividad agresiva, cambiante, en donde ofrecen constantemente nuevos productos, cada vez se manifiestan diversificaciones, sabiendo manejar adecuadamente las necesidades y el comportamiento de sus consumidores, estableciendo métodos, índices de procesos de producción que le favorezcan en sus costos y les permita conquistar mercados y obtener las utilidades esperadas.
Se sabe que Las herramientas de gestión proveen un método sistemático para el análisis y la solución de problemas. Utilizándolas apropiadamente ayuda a mejorar en forma importante el proceso de toma de decisiones del negocio; en caso contrario serán la causa de un uso inadecuado de recursos financieros y humanos, y de una desmotivación dentro de la empresa.
Lo cierto, que Wikipedia, nos recuerda además, que se entiende que las herramientas de gestión son todos los sistemas, aplicaciones, controles, soluciones de cálculo, metodología, etc., que ayudan a la gestión de una empresa en los siguientes aspectos generales:
• Herramientas para el registro de datos en cualquier departamento
empresarial
• Herramientas para el control y mejora de los procesos empresariales
• Herramientas para la consolidación de datos y toma de decisiones
Se agrega, que uno de los grandes impulsores de la creciente diversidad de herramientas para la gestión de la empresa, ha sido y son las nuevas formas de interaccionar entre diversas plataformas informáticas heterogéneas, lo que se denomina como arquitectura orientada a servicios. Estas posibilitan que los sistemas de gestión empresariales puedan estar segmentados por módulos, cada uno de ellos con unas funciones específicas y programadas con los lenguajes más adecuados para su trabajo.
Cuando alguno de estos módulos necesita algún dato de otro, le solicita un servicio que el solicitado provee. Los siguientes enlaces muestras diferentes formas y ejemplos para la solicitud de servicios y respuestas:
• SOA
• SOAP
• Servicio Web
• XML
• Middleware
Uno de los grandes retos de los sistemas informáticos de hoy en día, que obligatoriamente se tiene que realizar a través de herramientas de gestión, se resume en:
"El gran reto de la informática de los inicios del siglo XXI es poder interaccionar o intercambiar información con cualquier elemento fijo o movible, a gran velocidad y poder tomar decisiones on Edge y sin intervención humana. La introducción de datos en los sistemas informáticos nos aportan valor al producto.
También la gerencia se puede valer de otras herramientas de gestión, por ejemplo, las legadas por Edwards Deming, en donde como nos lo recuerda tecnociencia.es, los japoneses recopilaron entonces unas técnicas o herramientas que pudieran ser usadas fácilmente por cualquier persona de la organización:
• Hoja de recogida de datos, hoja de registro o verificación: Herramienta utilizada para la recopilación ordenada y estructurada de datos relevantes que se generan en los procesos. Los datos recogidos con este instrumento suelen ser empleados posteriormente para el desarrollo de otras herramientas.
• Diagrama de flujo (Flow Chart): Es una representación gráfica de los pasos en un proceso. Es un instrumento muy útil para representar secuencias de pasos complejos. Su objetivo es determinar el funcionamiento real de un proceso para producir un resultado, este puede ser un producto, un servicio, información o una combinación de los tres.
• Histograma: Es un diagrama de barras que muestra de forma visual la distribución de frecuencias de datos cuantitativos de una misma variable. En el eje de abscisas se representan las clases o características y en el de ordenadas la frecuencia. Los histogramas suelen elaborarse mediante hojas de recogida de datos.
• Diagrama de correlación o de dispersión: Gráfico que muestra la existencia o no de una relación entre dos variables.
• Diagrama de Pareto: Es una forma particular de un histograma. A diferencia del histograma ordena los fallos no sólo respecto a su número, sino también respecto a su importancia relativa, es decir, podemos separar los problemas importantes de los triviales de modo que un equipo sepa a dónde dirigir sus esfuerzos.
Para interpretar esta herramienta se aplica la Regla de Pareto: Esta nos dice que hay muchos problemas sin importancia frente a solo unos graves, ya que por lo general, el 80% de los resultados/fallos totales se originan en el 20% de los elementos.
Diagrama de Ishikawa, diagrama causa-efecto o diagrama de espina de pez: Representación gráfica de las relaciones lógicas que existen entre las causas y subcausas que producen un efecto determinado. Es una herramienta muy útil para desarrollar un análisis estructurado o discusión sobre un problema o tema concreto.
En los años 70 la Unión Japonesa de Científicos e Ingenieros (JUSE) recopiló las siguientes herramientas como "las siete nuevas herramientas":
• Diagrama de afinidad o método KJ: Herramienta empleada para organizar la información obtenida en un brainstorming. Está diseñado para reunir opiniones, hechos e ideas sobre áreas que se encuentran desordenadas. Ayuda a agrupar elementos relacionados de manera natural. El resultado es la unión de cada grupo alrededor de cada concepto o tema.
• Diagrama de relaciones: Esta herramienta se emplea, al igual que el diagrama de afinidad, en la fase de planificación de la mejora de la calidad. Se utiliza para la exploración e identificación de las relaciones causales existentes entre distintos factores. Está especialmente indicada para aquellos casos en que se pretendan identificar relaciones complejas de causa-efecto o medios-objetivos.
• Diagrama de árbol: Herramienta cuya forma recuerda a la del organigrama funcional de una empresa, empleada para ordenar de forma gráfica las distintas actuaciones que se deben llevar a cabo para solucionar el problema o situación de análisis.
• Diagrama matricial: Se utiliza para ordenar gráficamente grupos de datos representando los puntos de conexión lógica existentes entre ellos. Las disposiciones más comunes son: diagrama matricial en “L”, diagrama en “A” o matriz triangular, diagrama matricial en “T”, diagrama matricial en “Y” y diagrama matricial en “X”.
• Diagrama matricial para el análisis de datos o matrices de priorización: Es una combinación de las técnicas de diagrama de árbol y diagrama matricial. Se emplea para la toma de decisiones en base a la priorización de actividades, temas, características de productos, etc., según criterios de ponderación conocidos.
• Diagrama de decisión: Herramienta cuyo objetivo es identificar, representar y eliminar todos los obstáculos posibles que pueden surgir en el proceso de implantación de soluciones a un problema.
• Diagrama de flechas: Es una representación gráfica en forma de red de la planificación de un proyecto, mostrando las relaciones existentes entre las distintas actividades. Para poder emplear esta herramienta necesitamos conocer las actividades o tareas correspondientes al proyecto en cuestión, su secuencia y su duración.
