El modelo estándar de control interno –MECI- y la norma técnica de Gestión de La Calidad –NTC GP 1000-2004-

Autor: Héctor Julio Garzón Vivas

Calidad

23-08-2007

Como objetivo esta planteado el introducir al SGC y al MECI como herramientas que conduzcan al control y al mejoramiento continuo de las instituciones del Estado al servicio del ciudadano.

OBJETIVO

Introducir al SGC y al MECI como herramientas que conduzcan al control y al mejoramiento continuo de las instituciones del Estado al servicio del ciudadano.

MECI 1000:2005 – MARCO TECNICO Y CONCEPTUAL Cambios en las teorías administrativas especialmente en materia de control. Énfasis en lo preventivo, administración del riesgo: MODELO COSO (USA) SISTEMA DE MODELO CONTROL MODELO CADBURY INTERNO COL AUSTRALIANO (UK) LEY 87/93 MODELO COCO (CANADA).

MECI 1000:2005 – MARCO TÉCNICO Y CONCEPTUAL ANTES DE 1993 DESPUÉS DE 1993 Practica exterior Basado en procesos Supervisión Autocontrol Castigo Proactivo Control previo En tiempo real Control Policivo Participativo - consultivo A cargo de otros.

MECI 1000:2005 – MARCO TÉCNICO Y CONCEPTUAL Articulo 1º. Ley 87/93: Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

El ejercicio del control interno debe consultar los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales. En consecuencia, deberá concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad de mando.

MECI – FUNDAMENTOS LEGALES CONSTITUCIÓN POLÍTICA ART.209 – FUNCIÓN ADTIVA ART. 269 CGR LEY 87 DE 1993 LEY 489 DE 1998 DECRETO 1826 DE 1994 DECRETO 1537 DE 2001 DECRETO 1599 DE 2005 DECRETO 2621 DE 2006 RESOLUCIÓN 142 DE 2006 ANEXO MECI 1000:2005 CIRCULAR 03 DE 2005.

MECI - PRINCIPIOS Los principios del Sistema de Control Interno se enmarcan, integran, complementan y desarrollan dentro de los principios constitucionales. PRINCIPIOS AUTOGESTIÓN AUTOCONTROL AUTORREGULACIÓN.

MECI - PRINCIPIOS Se han identificado los siguientes principios aplicables al Sistema de Control Interno: a) Autocontrol: Es la capacidad que ostenta cada servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución Política. b) Autorregulación: Es la capacidad institucional para aplicar de manera participativa al interior de las entidades, los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad, que permitan el desarrollo e implementación del Sistema de Control Interno bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública. c) Autogestión: Es la capacidad institucional de toda entidad pública para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la Ley y sus Reglamentos.

MECI - SUBSISTEMAS 1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO: Es el Conjunto de Componentes de Control que al interrelacionarse entre sí, permiten el cumplimiento de la orientación estratégica y organizacional de la Entidad Pública. 2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN: Conjunto de Componentes de Control, que al interrelacionarse bajo la acción de los niveles de autoridad y/o responsabilidad 1. CONTROL 3. CONTROL DE correspondientes, aseguran el control a la ESTRATEGICO EVALUACIÓN ejecución de los procesos de la Entidad Pública, orientándola a la consecución de los resultados y productos necesarios para el cumplimiento de su Misión. MECI 3. SUBSISTEMA DE EVALUACIÓN Conjunto de Componentes de Control que al actuar interrelacionadamente, permiten valorar en forma permanente la efectividad del Control Interno de la Entidad Pública; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecución de los planes y programas, los resultados de la gestión, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la Organización Pública. 2. CONTROL DE GESTION.

SUBSISTEMAS COMPONENTES ELEMENTOS •ACUERDOS, COMPROMISOS O PROTOCOLOS ÉTICOS. 1.1. AMBIENTE DE MECI - COMPONENTES •DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO. CONTROL. •ESTILO DE DIRECCIÓN. •PLANES Y PROGRAMAS. 1.2. 1. SUBSISTEMA DE •MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS. DIRECCIONAMIENT CONTROL SISTEMA DE CONTROL INTERNO •ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL. METODOLOGÍA DE DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN O ESTRATÉGICO. ESTRATÉGICO Componentes n •CONTEXTO ESTRATÉGICO. PLAN GENERAL DE IMPLEMENTACION •IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS. 1.3. •ANÁLISIS DE RIESGOS. ADMINISTRACIÓN •VALORACIÓN DE RIESGOS. DE RIESGOS. •POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS. •POLÍTICAS DE OPERACIÓN. •PROCEDIMIENTOS. 2.1. ACTIVIDADES DE •CONTROLES. CONTROL. •INDICADORES. •MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. 2. SUBSISTEMA DE •INFORMACIÓN PRIMARIA. 2.2. INFORMACIÓN. CONTROL DE •INFORMACIÓN SECUNDARIA. GESTIÓN •SISTEMAS DE INFORMACIÓN. 2.3. COMUNICACIÓN •COMUNICACIÓN ORGANIZCIONAL. •COMUNICACIÓN INFORMATIVA. PÚBLICA. •MEDIOS DE COMUNICACIÓN. •AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL 3.1. •AUTOEVALUACIÓN DE GESTIÓN. AUTOEVALUACIÓN. 3. SUBSISTEMA DE • EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL 3.2. EVALUACIÓN INTERNO. CONTROL DE INDEPENDIENTE. • AUDITORÍA INTERNA. EVALUACIÓN HECTOR JULIO GARZÓN VIVAS - Economista 23/08/07 •PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL. 3.3. PLANES DE Industrial / Magister en Economía •PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL. MEJORAMIENTO. •PLAN DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL.

POLÍTICA DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS VALORACIÓN DEL RIESGO 1.3 ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO ANÁLISIS DE RIESGOS IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS HECTOR JULIO GARZÓN VIVAS - Economista Industrial / Magister en Economía CONTEXTO ESTRATÉGICO MECI - COMPONENTES 1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRUCTURA 1. SUBSISTEMA DE ORGANIZACIONAL ESTRATEGICO ESTRATEGICO CONTROL MODELO OPERACIÓN POR PROCESOS PLANES Y PROGRMAS ESTILO DE DIRECCION 1.1 AMBIENTE DE CONTROL DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO 23/08/07 ACUERDOS Y COMPROMISOS ETICOS

MEDIOS DE COMUNICACIÓN 2.3 COMUNICACIÓN PÚBLICA COMUNICACIÓN INFORMATIVA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL SISTEMAS DE INFORMACIÓN HECTOR JULIO GARZÓN VIVAS - Economista 2.2 INFORMACIÓN 2. SUBSISTEMA DE ESTRATEGICO Industrial / Magister en Economía CONTROL INFORMACIÓN SECUNDARIA MECI - COMPONENTES INFORMACIÓN PRIMARIA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INDICADORES 2.1 ACTIVIDADES DE CONTROL CONTROLES PROCEDIMIENTOS 23/08/07 POLITICAS DE OPERACIÓN

MECI - ELEMENTOS 3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN 3.2 EVALUACIÓN 3.3 PLANES DE 3.1 AUTOEVALUACIÓN INDEPENDIENTE MEJORAMIENTO AUTOEVALUACIÓN AUTOEVALUACIÓN EVALUACIÓN DEL MEJORAMIENTO MEJORAMIENTO MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL DEL CONTROL AUDITORIA INDIVIDUAL PROCESOS CONTROL PLAN DE PLAN DE GESTIÓN INTERNO SISTEMA INTERNA PLAN DE POR DE DE HECTOR JULIO GARZÓN VIVAS - Economista 23/08/07 Industrial / Magister en Economía

MECI - IMPLEMENTACIÓN NUMERAL 6. IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO. La Entidad Pública debe establecer, documentar, implementar y mantener el Sistema de Control Interno mejorando continuamente su eficacia, eficiencia y efectividad de acuerdo con los requisitos de este Modelo Estándar. Para ello la Entidad deberá surtir las siguientes etapas y actividades. MANUAL_IMPLEMENTACION.pdf

MECI: Implementación 6.1 PLANEACIÓN DEL DISEÑO E 6.4 NORMOGRAMA IMPLEMENTACIÓN 6.2 DISEÑO E 6.3 EVALUACIÓN IMPLEMENTACIÓN DE LA DEL SCI IMPLEMENTACIÓN.

MECI: Implementación 6.1 6.1 ETAPA 1: Planeación al Diseño e Implementación del Sistema de Control Interno. Establecer el Compromiso de la Alta Dirección. Definir la Organización del Equipo de Trabajo. Definir los diferentes niveles de implementación o Ajuste del Sistema de Control Interno actual en términos del Modelo Estándar de Control Interno. Elaborar el Plan de Trabajo para el Diseño e Implementación. Definir Normas de Funcionamiento. Definir Actividades de desarrollo e implementación. Asignar Responsabilidades. Definir Cronograma de Actividades. Establecer los recursos que garanticen el desarrollo e implementación. Llevar a cabo la Capacitación del Grupo de Trabajo. Realizar Socialización a directivos de la Entidad.

MECI: Implementación 6.2 n 6.2 ETAPA 2: Diseño e Implementación del Sistema de Control Interno. n Para el Diseño e implementación del Modelo Estándar de Control Interno se deberá llevar a cabo una evaluación sobre la existencia o estado de desarrollo e implementación de cada elemento de Control en la Entidad Pública y definir la actividad y responsables del diseño, ajuste o implementación utilizando para ello la metodología, procedimientos e instrumentos que para tal efecto defina el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP. 623/08/07.

MECI: Implementación 6.3 n 6.3. ETAPA 3: Evaluación a la implementación del Modelo Estándar de Control Interno. n La Oficina de Control Interno, Unidad de Auditoría Interna o quien haga sus veces en la Entidad Pública, llevará a cabo una evaluación permanente a los procesos de diseño, desarrollo e implementación del Modelo de Control Interno, garantizando con ello la efectividad del Sistema de Control Interno de la Entidad.

MECI: Implementación 6.4 n 6.4. ETAPA 4: Normograma CONSTITUCIÓN POLITICA Sistema de Control Interno LEYES La Entidad Pública a fin de DECRETOS garantizar el control de RESOLUCIONES cumplimiento, deberá elaborar - ACUERDOS un Normograma con las normas de carácter constitucional, legal, reglamentario y de autorregulación que le son aplicables, verificando a través del desarrollo del Modelo Estándar de Control Interno, el cumplimiento y todas y cada una de dichas normas.

NTCGP 1000:2004 – MARCO TÉCNICO Y CONCEPTUAL Organización Internacional para la estandarización, federación mundial fundada en 1947, para promover el desarrollo de normas internacionales relacionadas con manufactura, comercio, servicios y organismos de normalización de más de 138 países. La estandarización se convierte en una necesidad para enfrentar el mundo globalizado.

NTCGP 1000:2004 – Marco técnico y conceptual Familia de normas que han sido elaboradas por la ISO con el fin de asistir a las organizaciones de todo tipo y tamaño, en la implantación y operación de “sistemas de gestión de la calidad” eficaces.

NTCGP 1000:2004 – Marco técnico y conceptual La familia de normas ISO 9000:2000 está constituida por tres normas básicas, complementadas por otros documentos ISO 9000: Sistemas de gestión de calidad – fundamentos y vocabulario ISO 9001: Sistemas de gestión de la calidad – Requisitos ISO 9004: Sistemas de gestión de la calidad – Directrices para la mejora del desempeño.

NTCGP 1000:2004 – Marco técnico y conceptual QUÉ ES CALIDAD??? n CALIDAD: Grado en que un conjunto de características inherentes cumplen con los requisitos.

NTCGP 1000:2004 – Marco técnico y conceptual. El sector público colombiano no es ajeno a esta necesidad. Para responder a las exigencias se emiten una serie de normas y directrices para lograr implementar los SGC. Haciendo unas adecuaciones especiales. Articulo 1o. de la Ley 872 de 2003. “Créase el Sistema de Gestión de la calidad de las entidades del Estado, como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual estará enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades. El sistema de gestión de la calidad adoptará en cada entidad un enfoque basado en los procesos que se surten al interior de ella y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas por el ordenamiento jurídico vigente”.

NTC GP – 1000 : 2004 FUNDAMENTOS LEGALES CONSTITUCION POLÍTICA LEY 87 DE 1993 LEY 489 DE 1998 LEY 872 DE 2003 DECRETO 4110 DE 2004 NORMA TÉCNICA DE CALIDAD NTC GP – 1000 2004.

NTC GP 1000-2004 PRINCIPIOS a) Enfoque hacia el cliente: la razón de ser de las entidades es prestar un servicio dirigido a satisfacer a sus clientes; por lo tanto, es fundamental que las entidades comprendan cuales son las necesidades actuales y futuras de los clientes, que cumpla con sus requisitos y que se esfuercen por exceder sus expectativas. b) Liderazgo: desarrollar una conciencia hacia la calidad implica que la alta dirección de cada entidad es capaz de lograr la unidad de propósito dentro de ésta, generando y manteniendo un ambiente interno favorable, en el cual los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas puedan llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la entidad. c) Participación activa de los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas: es el compromiso de los servidores públicos y/o de los particulares que ejercen funciones públicas, en todos los niveles, que permite el logro de los objetivos de la entidad. d) Enfoque basado en los procesos: En las entidades existe una red de procesos, la cual al trabajar articuladamente, permite generar valor. Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso.

NTC GP 1000-2004 principios e) Enfoque del sistema para la gestión: El hecho de identificar, entender, mantener, mejorar y, en general, gestionar los procesos y sus interrelaciones como un sistema contribuye a la eficacia, eficiencia y efectividad de las entidades en el logro de sus objetivos. f) Mejora continua: Siempre es posible implementar maneras más prácticas y mejores para entregar los productos o prestar servicios en las entidades. Es fundamental que la mejora continua del desempeño global de las entidades sea un objetivo permanente para aumentar su eficacia, eficiencia y efectividad. g) Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones: En todos los niveles de la entidad las decisiones eficaces, se basan en el análisis de los datos y la información, y no simplemente en la intuición. h) Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios: Las entidades y sus proveedores son interdependientes; una relación beneficiosa, basada en el equilibrio contractual aumenta la capacidad de ambos para crear valor. i) Coordinación, cooperación y articulación: El trabajo en equipo, en y entre entidades es importante para el desarrollo de relaciones que beneficien a sus clientes y que permitan emplear de una manera racional los recursos disponibles. j) Transparencia: La gestión de los procesos se fundamenta en las actuaciones y las decisiones claras; por lo tanto, es importante que las entidades garanticen el acceso a la información pertinente de sus procesos facilitando el control social.

NTC GP 1000:2004 LA NORMA TÉCNICA CONTENIDO DE LA NORMA TÉCNICA 0- Introducción 1- Generalidades - Principios de la Gestión de la Calidad - Compatibilidad con otros sistemas: MECI; Sisteda 2- Objetivos y campos de aplicación 3- Términos y definiciones 4- El sistema de Gestión de la Calidad 5- Responsabilidad de la Dirección 6- Gestión de los recursos 7- Realización del producto y/o prestación del servicio 8- Medición, análisis y mejora.

NTC GP 1000:2004 IMPLEMENTACIÓN a) USUARIOS? i) MEJORA b) NECESIDADES CONTINUA Y EXPECTATIVAS h) REALIZAR c) IDENTIFICAR SISTEMA EL SEGUIMIENTO PROCESOS DE GESTIÓN DE CALIDAD d) DETERMINAR g) EJECUTAR CRITERIOS Y LOS PROCESOS METODOS EFICACES f) DOCUMENTAR e) IDENTIFICAR Y DESCRIBIR PUNTOS DE LOS PROCESOS CONTROL.

NTC GP 1000:2004 IMPLEMENTACIÓN Para dar cumplimiento a lo dispuesto en la ley 872 de 2003 , las entidades deben como mínimo:

NTC GP 1000:2004 implementación a) a) Identificar cuáles son sus usuarios, destinatarios o beneficiarios de los servicios que presta o de las funciones que cumple; los proveedores de insumos para su funcionamiento; y determinar claramente su estructura interna, sus empleados y principales funciones; Implementación.

NTC GP 1000:2004 implementación b) b) Obtener información de los usuarios, destinatarios o beneficiarios acerca de las necesidades y expectativas relacionadas con la prestación de los servicios o cumplimiento de las funciones a cargo de la entidad, y la calidad de los mismos; Implementación.

NTC GP 1000:2004 implementación c) c) Identificar y priorizar aquellos procesos estratégicos y críticos de la entidad que resulten determinantes de la calidad en la función que les ha sido asignada, su secuencia e interacción, con base en criterios técnicos previamente definidos por el Sistema explícitamente en cada entidad. Implementación.

NTC GP 1000:2004 implementación d) d) Determinar los criterios y métodos necesarios para asegurar que estos procesos sean eficaces tanto en su operación como en su control; Implementación.

NTC GP 1000:2004 implementación e) e) Identificar y diseñar, con la participación de los servidores públicos que intervienen en cada uno de los procesos y actividades, los puntos de control sobre los riesgos de mayor probabilidad de ocurrencia o que generen un impacto considerable en la satisfacción de las necesidades y expectativas de calidad de los usuarios o destinatarios, en las materias y funciones que le competen a cada entidad; Implementación.

NTC GP 1000:2004 implementación f) f) Documentar y describir de forma clara, completa y operativa, los procesos identificados en los literales anteriores, incluyendo todos los puntos de control. Solo se debe documentar aquello que contribuya a garantizar la calidad del servicio; Implementación.

NTC GP 1000:2004 implementación g) g) Ejecutar los procesos propios de cada entidad de acuerdo con los procedimientos documentados; Implementación.

NTC GP 1000:2004 implementación h) h) Realizar el seguimiento, el análisis y la medición de estos procesos; Implementación.

NTC GP 1000:2004 implementación i) i) Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos. Implementación.

NTC GP 1000:2004 implementación – Ciclo P-H-V-A De manera adicional, puede aplicarse a todos los procesos la metodología conocida como \"Planificar-Hacer-Verificar-Actuar\" (PHVA). PHVA puede describirse brevemente como: Planificar: Establecer los objetivos y PLANEAR ACTUAR procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la entidad. Hacer: Implementar los procesos. Verificar: Realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los productos y/o servicios respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos para el producto y/o servicio, e informar sobre los resultados. HACER VERIFICAR Actuar: Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos.

NTC GP 1000:2004 implementación – Enfoque de proceso - medición INSUMOS PROCESO PRODUCTO CLIENTE Efectividad Eficiencia Eficacia contenido.

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