La presente investigación trata de “La Incidencia de la Administración del Conocimiento “Knowledge Management” en la Productividad del Proceso Administrativo del Centro de Tecnología Universal (CENTU), durante el período 2008”.
El Centro de Tecnología Universal (CENTU), es una Institución creada para contribuir con el desarrollo educativo del país, fomentando sus principios en la formación de Técnicos especializados en diferentes ramas de las Tecnologías de la Información y de los Recursos Humanos.
Su misión consiste en desarrollar una oferta educativa integral, basada en los procesos de calidad y equidad social para la formación del talento humano y la gestión del conocimiento capaz de insertarse en la sociedad. Su visión es ser una Institución educativa vanguardista e innovadora que incorpora la gestión de la tecnología de la información y comunicación a sus procesos de enseñanza-aprendizaje. Los principales valores de la institución son: Ética, Calidad, Credibilidad/confiabilidad, Diversidad, Competitividad y Rentabilidad.
CENTU inició sus operaciones el 20 de junio del 1979, en ese entonces utilizaba como sistema de enseñanza el “Sistema IBM/34 Mainframe”, enseñando básicamente programación (RPG, COBOL, BASIC, LOTUS 1-2-3) y mecanografía. Contaba con una matrícula inicial de unos 200 estudiantes.
A mediados de los 80’s, con la incorporación de las PC’s se inició solo con 4 PC’s la enseñanza de cursos de Sistemas Operativos bajo DOS, y a principios de la década de los 90’s, al salir el Sistema Operativos Windows 3.0 empezó a trabajar con programas bajo Windows. A mediados de la década de los 90’s, al salir Windows 95 y Office 97, decide impartir Word, Excel, PowerPoint y Access.
En el 1998 se inauguran dos sucursales: Una en Los Mina y otra en el
sector de Herrera. En el 2002 se incorporó a Cisco Systems como Academia
a manera de Centro Regional para Certificaciones CCNA y fue seleccionada
como Institución de Capacitación (ICAP) dentro del programa Juventud y
Empleo (BID-SET). A partir del 2003 es reconocido como Centro
Colaborador del Sistema INFOTEP, ahora Centro Operativo del Sistema
(COS).
En el 2004 es reconocida por la SEESCyT como Instituto Superior,
iniciando en el 2006 como INSUTEC con las carreras de: Técnico Superior
en Hardware y Administración de Redes y Técnico en Desarrollo de
Aplicaciones. Realizó una fusión con la Escuela Nacional de Informática
(ENI), con los cursos de educación continuada de CENTU e imparte el
Bachillerato Técnico en Informática en el horario de la mañana. Cuenta
con más de 150,000 estudiantes que han regresado ya de sus aulas,
talleres y laboratorios.
Los principales servicios que ofrece la institución, están orientados a la capacitación y formación Técnico – Profesional de los integrantes de la sociedad productiva. Las principales áreas en las cuales ofrece sus servicios son: Tecnologías, Comercio, Negocios, Secretariado e Idiomas. Además, ofrece servicios a Instituciones sin fines de lucro en asesorías empresariales, capacitación al personal de empresas públicas y privadas.
La Institución está ubicada en el Distrito Nacional de la República Dominicana, en cuya demarcación geográfica reposa la sede del gobierno dominicano, este distrito es considerado "especial" dada su importancia política, no es ni municipio, ni provincia, aunque en la práctica ejerce la función de ambas. El 11 de noviembre del 1932 por la ley 397 se dispuso la creación del Distrito Nacional y en al año 2000 a través del decreto 685 se estableció una nueva regionalización del país, dividiendo al Distrito Nacional en 4 regiones: Oriental, Oeste, Sur y Norte.
Entre los principales antecedentes encontrados relacionados con la investigación, se destacan los siguientes: “Aplicación de la Gestión del Conocimiento en el desarrollo de organizaciones Inteligentes”, pretende conocer la aplicabilidad de la Gestión del Conocimiento como generadora de valor estratégico en las organizaciones cuyos miembros refuerzan constantemente su capacidad de crear lo que quiere crear.
La segunda investigación “Sistemas de Información: Herramienta de Apoyo en la implementación de la Gestión del Conocimiento”, cuyo propósito es conocer el rol del conocimiento en las organizaciones, la manera en que podemos aprovechar este recurso a través del nuevo estilo empresarial: gestión del conocimiento; y cómo la tecnología fundamenta esta filosofía.
La tercera investigación relacionada con el objeto de estudio “Influencia de la globalización y la revalorización del conocimiento en la Gestión de los RR. HH. y la generación de valor en las organizaciones”, su contenido está fundamentado en el conocimiento es uno de los elementos fundamentales para el desarrollo competitivo de las naciones como del mundo empresarial.
El objetivo fundamental consistió en determinar cómo han afectado las tendencias modernas, en cuanto a la globalización y la revalorización del conocimiento, la gestión de los RR. HH. en las empresas. Las tres investigaciones pertenecen a la Universidad APEC de Santo Domingo, República Dominicana, como requisitos de obtención de grados en sus facultades.
La cuarta investigación consultada se realizó en Chile en el año 2000, por un estudiante para optar por el título de ingeniería bajo el título “Modelo de implementación de gestión del conocimiento y tecnologías de información para la generación de ventajas competitivas”, el cual representa el estudio asociado al rol del conocimiento en las organizaciones, la gestión de este recurso en torno a aprovechar las oportunidades de desarrollo que ofrece, y los criterios asociados a las tecnologías de la información como una herramienta de apoyo necesaria para la implementación exitosa de la Gestión del Conocimiento.
La Gestión del Conocimiento (en inglés Knowledge Management) es un concepto aplicado en las organizaciones, que pretende transferir el conocimiento y experiencia existente entre sus miembros, de modo que pueda ser utilizado como un recurso disponible para otros en la organización.
En la actualidad, la tecnología permite entregar herramientas que apoyan la gestión del conocimiento en las empresas, que apoyan la recolección, la transferencia, la seguridad y la administración sistemática de la información, junto con los sistemas diseñados para ayudar a hacer el mejor uso de ese conocimiento.
Un tema particular de la administración del conocimiento es que el conocimiento no se puede codificar fácilmente en forma digital, tal como la intuición de los individuos dominantes que viene con años de la experiencia y de poder reconocer los diversos patrones del comportamiento que alguien con menos experiencia no puede reconocer.
El proceso de la Administración del Conocimiento, también conocido en sus fases de desarrollo como "aprendizaje corporativo", tiene principalmente los siguientes objetivos:
• Identificar, recoger y organizar el conocimiento existente.
• Facilitar la creación del nuevo conocimiento.
• Iniciar la innovación a través de la reutilización y apoyo de la habilidad de la gente a través de organizaciones para producir un realzado funcionamiento de negocio.
La transferencia del conocimiento (un aspecto de la Administración del Conocimiento) ha existido siempre como proceso informal, como: Las discusiones, sesiones, reuniones de reflexión, etc. o formalmente; con aprendizaje, entrenamiento profesional y programas de capacitación. Como práctica emergente de negocio, la administración del conocimiento ha considerado la introducción del principal oficial del conocimiento, y el establecimiento de Intranet corporativo, de wikis, y de otras prácticas de la tecnología del conocimiento y de la información.
En la sociedad actual del conocimiento y de contradicciones, la educación debe jugar un papel importante para la orientación de la sociedad para un desarrollo humano sostenible. Para ello, de acuerdo con Gómez (2002) cada sociedad requiere que su sistema educativo se oriente a dar respuestas a las exigencias y necesidades que hoy demanda dicha sociedad.
Vistas estas necesidades, el conocimiento lo podemos clasificar de modo general en dos grandes grupos: Conocimiento Tácito y Conocimiento Explicito. El conocimiento Tácito es el conocimiento no verbalizado, arraigado en la acción y la experticia, subjetivo y ligado al contexto (Gore. 2003. P 292). El conocimiento Tácito o Implícito es aquel que está almacenado en la mente de los empleados (Beazley. 2003. P. 46). Mientras que el Conocimiento Explicito (Cutcher. 200. P. 3), es comúnmente tangible, pues se encuentra en manuales, libros, políticas, procedimientos, reglas de trabajo, dibujos ingenieriles y acuerdos de contratos colectables.
Otra definición importante, es la del Conocimiento Operativo (Beazley. 2003. Pa. 51), que es aquel que tiene un componente polifacético y un alcance muy amplio se nutre de todos los rincones de la organización, abarcando siete tipos de conocimientos para formar un todo coherente, ellos son: Conocimiento Cognoscitivo, Conocimiento de Destrezas, Conocimiento de los Sistemas, Conocimiento de las Redes Sociales, Conocimiento de los Procesos y Procedimientos, Conocimiento Heurístico y Conocimiento Cultural.
En las organizaciones modernas basadas en conocimientos actualizados donde el conocimiento es el principal recurso productivo, la contabilidad tradicional no funciona.
La premisa es que las viejas verificaciones de medidas numéricas y cuantitativas ya no son suficientes. El capital intelectual está en el cerebro de las personas, y no en el bolsillo del patrón. ¿Pero cómo puede medirse dicho capital? La pregunta es difícil, pero daremos algunas respuestas.
El capital intelectual resultante del conocimiento operativo, consta de datos críticos, información, procesos formales, procesos informales, conjuntos de destrezas, experiencia aplicada, relaciones, competencias, creencias, valores y saber, los cuales crean el ámbito de entendimiento que les permite a los empleados sobresalir en las actividades que emprenda.
Viendo la relación entre el Capital Intelectual y el Conocimiento Operativo debemos definir la Productividad como la relación entre la cantidad de bienes y servicios producidos y la cantidad de recursos utilizados. En la fabricación la productividad sirve para evaluar el rendimiento de los talleres, las máquinas, los equipos de trabajo y los empleados. Productividad en términos de empleados es sinónimo de rendimiento. En un enfoque sistemático, decimos que algo o alguien es productivo con una cantidad de recursos (insumos) en un período de tiempo dado si obtiene el máximo de productos.
En este sentido, la medición de la Productividad es la obtención y registro de datos bajo el criterio de: Utilidad, importancia en las decisiones que se toman; Precisión, refleja fielmente la magnitud del hecho que se quiere analizar; Oportunidad, Toma de decisiones antes que se produzca la anormalidad indeseada; Confiabilidad, la medición en la empresa no es un acto que se haga una sola vez, debemos revisar periódicamente todo el sistema de medición; Economía, proporcionalidad que debe existir entre los costos incurridos en la medición. La medición puede ser sectorial o empresarial.
Existen tres criterios comúnmente utilizados en la evaluación del desempeño de un sistema, los cuales están muy relacionados con la calidad y la productividad: Eficiencia, Efectividad y Eficacia. Sin embargo, a veces se los mal interpreta, mal utiliza o se consideran sinónimos; por lo que consideramos conveniente puntualizar sus definiciones y su relación con la calidad y la productividad.
Hablando de eficiencia, efectividad y eficacia sobre la productividad, debemos referirnos al término de una empresa, que no es más que una organización de un grupo heterogéneo de personas que no se unen por casualidad, sino que se han reunido consciente y formalmente para alcanzar ciertas metas que sus miembros serían incapaces de lograr por sí solos. Las empresas se clasifican en formales e informales.
En una empresa formal, el proceso administrativo es un proceso metodológico que implica una serie de actividades que llevará a una mejor consecución de los objetivos, en un período más corto y con una mayor productividad. El proceso administrativo se dice que es tridimensional, porque sus elementos: planeación, organización, dirección y control son aplicables a todas las funciones del organismo en todos sus niveles.
La planeación, como primera función del proceso administrativo, es la función administrativa que determina anticipadamente cuales son los objetivos que deben alcanzarse y que debe hacerse para alcanzarlos. La organización como segunda función del proceso administrativo, es el proceso gerencial de la organización que implica tomar decisiones para crear un marco estable de tal manera que las organizaciones puedan durar desde el presente hasta bien entrado el futuro.
La dirección, como tercera función del proceso administrativo, consiste en un conjunto de actividades tendentes a estimular a las personas a desempeñarse bien. Se trata de dirigir y motivar a los empleados, y de comunicarse con ellos, en forma individual o de grupo. La cuarta función, el Control, supervisa el progreso y ejecuta los cambios necesarios. Cuando los gerentes implementan sus planes, a menudo se encuentran con que las cosas no funcionan como se habían planeado. La función de control asegura el cumplimiento de las metas.
Establecido el proceso administrativo y la continuidad del conocimiento en la productividad del mismo, la podemos definir como el mantenimiento del conocimiento operativo de la organización al alcance de todos los miembros de la organización independientemente de quien esté ocupando la posición a la cual se hace referencia en el puesto o cargo. La continuidad del conocimiento en la productividad del proceso administrativo es de gran influencia, ya que lo que se necesita es que el proceso administrativo siga su curso y no baje la productividad a causa de no dar seguimiento al conocimiento operativo.
El doble objetivo de la gerencia de la continuidad del conocimiento es (1) hacer que, los titulares de los cargos identifiquen y analicen el conocimiento optativo crítico y (2) transmitir ese conocimiento operativo a sus sucesores. La cultura organizacional de una empresa, es un concepto que los teóricos han tomado prestado de la antropología para tratar de comprender las razones del comportamiento colectivo de las organizaciones y la amenaza como éstas influyen sobre el comportamiento individual de sus miembros. Tiene relación con los valores, las creencias, los supuestos, las prácticas y las normas comunes a los miembros de la organización que moldean su comportamiento y les proporciona un sentido de identidad.
Una cultura organizacional basada en el aumento de la productividad fundamenta la implementación de la gestión del conocimiento en el proceso administrativo de las organizaciones. Una de las principales estrategias para aumentar la productividad del proceso administrativo es gestionar el conocimiento basado en normas y estándares que administren eficientemente el conocimiento operativo de las organizaciones.
La implementación de las NTIC’s (Nuevas Tecnologías de la Información y Comunicación) hacen modificar la cultura organizacional ya que son un conjunto de aparatos, redes y servicios que se integran o se integrarán a la larga, en un sistema de información interconectado y complementario.
Las NTIC’s son el complemento del proceso de gestionar el conocimiento en las organizaciones modernas, con ellas hacemos de fácil uso el manejo cotidiano del conocimiento operativo, es decir, con ellas se nos facilita, la recolección, el análisis, la clasificación, el almacenamiento, la transmisión y la adquisición del conocimiento entre los miembros de la organización.
El proceso de Operacionalización de las variables en la investigación, se realizó a partir de los objetivos específicos que fueron seleccionados, de los cuales se extrajeron las variables ya conceptualizadas, es decir, definidas en función del tema tratado, luego se procedió a extraer los indicadores que a su vez se convertirán en preguntas o alternativas de respuestas que más tarde conformaron el instrumento de recolección de datos. Con este proceso quedó garantizado que la consecución de los objetivos fue medida a través de los instrumentos.
La investigación, Incidencia de la Administración del Conocimiento en la productividad del proceso administrativo de CENTU, en el período del 2008, es un estudio exploratorio, ya que se determinó que no existen investigaciones / estudios previos sobre nuestro objeto de estudio, y por lo tanto se requiere explorar e indagar, con el fin de alcanzar el objetivo planteado, se utilizó el tipo investigación exploratoria. Este tipo de estudio permitirá familiarizarnos con todo lo relacionado al tema en cuestión.
En el proceso investigativo desarrollado, se empleó el método deductivo, el cual parte de datos generales aceptados como válidos, para deducir por medio del razonamiento lógico, varias suposiciones, es decir; parte de verdades previamente establecidas como principios generales, para luego aplicarlas a casos individuales y comprobar así su validez.
La población en esta investigación está constituida por el personal docente y el personal administrativo de CENTU, que ascienden a un total de 262. Es importante señalar que la población objeto de estudio es muy amplia y por ende, la toma de la muestra se hizo en base a la fórmula establecida por Fisher y Navarro, tomando un 63% del tamaño de la muestra que nos arrojó la fórmula. El total de la población es de 262. La población se tomó tanto del recinto principal como del recinto de Los Mina.
El tipo de muestreo en el estudio es el Probabilístico y dentro de este el Aleatorio Simple. Se seleccionó dicho tipo de muestreo, ya que toda la población objeto de estudio tiene la misma probabilidad de ser seleccionada. En este caso en particular con una población de 262 empleados (directivos, administrativos y docentes) se determinó la muestra con la fórmula general para poblaciones finitas y de distribución normal con un nivel de confianza de un 95% y un error de muestra de un 5%.
Para llevar a cabo este estudio, se emplearon las siguientes técnicas de investigación: Análisis de documentos bibliográficos, libros, diccionarios, manuales y revistas que permitieron crear el conjunto de teorías que sustentan esta investigación, anexo las bibliografías previas de consulta. Además se utilizó la encuesta como técnica primordial de la investigación.
La aplicación de cuestionarios a la población meta (muestra), fue el instrumento principal que se utilizó, con el fin de recolectar información que dan respuestas a los objetivos planteados y que en este caso, está constituida por el personal docente, directivo y administrativo de CENTU.
Para la obtención de los datos bibliográficos se procedió a revisar una amplia gama de literaturas nacionales e internacionales, seleccionando los textos relacionados directamente con el tema en cuestión (Incidencia de la Administración del Conocimiento en la Productividad del Proceso Administrativo en CENTU), extrayendo posteriormente los datos de mayor interés para el estudio.
El procedimiento para la recolección de los datos con relación a la investigación de campo, se desarrolló entregando los cuestionarios a 4 encuestadoras (Jóvenes calificadas), una fungió como coordinadora y las demás se encargaron de entregarlos en las áreas correspondientes a cada uno del personal (docente, administrativo y directivo) integrantes de la población muestra seleccionada. Los formularios fueron llenados de manera individual, con las explicaciones pertinentes. Todos fueron llenados de forma manual y luego clasificados por el tipo de ocupación para cada empleado.
Una vez seleccionada y revisada la información bibliográfica, se finalizó dicha parte con la elaboración del marco teórico que sustenta esta investigación, con las bibliografías y textos seleccionados en el anteproyecto y los que se adicionaron durante el proceso. Luego se procedió a desarrollar el trabajo de campo.
Después de terminado el proceso de recolección de información, por medio de los cuestionarios elaborados para tales fines y aplicados a los elementos que constituyen la muestra, al personal docente, administrativo y directivo del Centro de Tecnología Universal (CENTU), tanto en el recinto principal (Gazcue) como en el recinto de Los Mina (zona oriental), se pasó al trabajo de gabinete, organizando los datos recopilados manualmente por tipo de pregunta y elementos de cada pregunta, cada uno de ellos individualmente.
Esta presentación se hizo en tablas y gráficos, las primeras en Microsoft Office Word 2007 y la segunda en Microsoft Office Excel 2007, se manejaron las alternativas de respuestas a las preguntas, la frecuencia de esas respuestas y los porcentajes que esas respuestas representan, con su correspondiente interpretación, lo que permitió llegar a los resultados que presentamos en esta investigación.
Las conclusiones por objetivos a las que se llegaron fueron las
siguientes:
Con relación a la incidencia de la rotación del personal en la pérdida
del conocimiento operativo el 49% de los empleados dijo que tiene
incidencia, el 31% que no y el 20% que tal vez.
Cuando indagamos con los empleados de CENTU sobre cuál es el impacto de la pérdida del conocimiento sobre la productividad del proceso administrativo, el 94% dijo que negativo y el 6% positivo.
A la pregunta de que si existen procedimientos para contabilizar el conocimiento operativo como Capital Intelectual, el 88% dijo que no, mientras que el 12% dijo que sí.
En el instante de preguntarles a los empleados cuales estrategias motivacionales les gustaría que se implementaran en CENTU para quedarse trabajando, el 78% dijo que aumento de sueldo y el 22% con incentivos académicos. Cuando se le preguntó a los empleados sobre las estrategias que se deben implementar antes de cancelar un empleado para que no se pierda el conocimiento operativo, el 80% respondió que dar continuidad y el 20% respondió que transferirlo.
Al cuestionar a los empleados para determinar si CENTU utiliza su plataforma informática para evitar la pérdida del conocimiento operativo, el 40% respondió que tal vez, el 37% dijo que sí y el 23% dijo que no.
Los empleados encuestados sobre establecer las Nuevas Tecnologías de la Información y Comunicación en el proceso administrativo para aumentar la productividad, respondió el 87% que sí y el 13% que tal vez.
Al indagar sobre cambiar la cultura organizacional de CENTU para implementar la administración del conocimiento y aumentar el valor de CENTU en el Mercado, los empleados respondieron en un 80% que si, el 16% que tal vez y el 4% que no.
Vistas las conclusiones de cada objetivo específico, se estableció como conclusión del objetivo general, que el 90% de los empleados de CENTU está de acuerdo que se implemente la Administración del Conocimiento como columna vertebral para aumentar la productividad del proceso administrativo en dicha institución.
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