Factura electrónica: Tecnología con beneficios a lo largo del ciclo comercial

Autor: Jesús Meza Sánchez

Tecnología e internet

08-04-2009

De acuerdo con el SAT, las empresas que ya emiten comprobantes fiscales digitales, hablan de ahorros de alrededor de 80% en costos de operación y almacenamiento de los comprobantes para efectos fiscales.

La factura electrónica es una representación digital, bajo los estándares definidos por el SAT, de un tipo de Comprobante Fiscal Digital; generada y almacenada en medios electrónicos, además de que cuenta con un alto grado de seguridad y ahorro. Tralix.

En tiempos de crisis la agilización y optimización de los procesos comerciales son una necesidad, el apoyarse en la tecnología ayuda a incrementar la productividad, generando valor en los negocios, además de estar enfocadas a resolver las necesidades del Ciclo Comercial.

Hoy en día, miles de empresas grandes, medianas y pequeñas ya están en busca de la vanguardia tecnológica para constituirse como verdaderas pioneras en la promoción, implantación y uso del nuevo comercio en México.

La clave para hacer que un negocio sea más eficiente es definitivamente el uso de la tecnología; específicamente hablando del Ciclo Comercial, con el uso de los Comprobantes Fiscales Digitales (CFD) y el Intercambio Electrónico de Datos (EDI por sus siglas en inglés) se reditúa a corto plazo el incremento de la productividad, además de los ahorros en costos operativos de tiempo y resguardo.

Las empresas que realizan procesos B2B (Negocio a Negocio) son las que mejoran la comunicación entre aplicaciones, misma que debe ser realizada mediante formatos y protocolos estandarizados. El Intercambio Electrónico de Datos, EDI, es un conjunto de estándares que estructuran la información que es transmitida electrónicamente entre negocios, organizaciones, instancias de gobierno y otros grupos.

Tralix, empresa mexicana con más de 7 años desarrollando, implementando y soportando exitosamente soluciones empresariales de factura electrónica, correo electrónico, comunicación B2B y paperless (sin papel); define a EDI como, “La transferencia de datos estructurados mediante el uso de estándares, desde un sistema computacional a otro, utilizando medios electrónicos y con mínima o ninguna intervención humana, que se usa para referirse a la implementación de soluciones y crear, enviar y recibir documentos EDI, como pueden ser Órdenes de Compra y Facturas con la finalidad de ser integrados directamente a los sistemas administrativos”.

Un proceso donde se muestra un ejemplo de flujo integral de documentos EDI entre una empresa que vende productos a un negocio del sector Detallista, podría desarrollarse de la siguiente manera: se recibe la Orden de Compra, posteriormente se envía el Aviso Anticipado de Embarque, se entrega la mercancía, al recibir la notificación de la recepción, se procede a la factura electrónica, seguida de la transferencia de pago electrónico y finaliza con el aviso de pago.

De todos los procesos del ciclo comercial, sólo la entrega de la mercancía se realiza de manera física, todos los demás, al ser realizados de manera electrónica, hacen más eficiente el proceso a la vez que ahorran costos inmediatos de papelería, mensajería, transporte, etc.

El último eslabón del ciclo comercial digital

A partir del próximo 2009 muchos de los grandes influenciadores de la industria comercial en México completarán su ciclo comercial digital de manera integral, con la implementación de la Factura Electrónica; y es que se calcula que, la contabilidad fiscal tiene un costo de entre 1% y 2% de las ventas totales para las grandes empresas, es incluso en compañías de menor tamaño los costos pueden ser mayores.

Los beneficios de la factura electrónica son importantes, ya que generan ahorros en los costos de facturación y en el almacenamiento de documentos, generan procesos más eficientes y precisos y una significativa disminución en los riesgos de fraude.

Datos de la Secretaría de Administración Tributaria (SAT) indican que la estimación de beneficios para las empresas que ya emiten comprobantes fiscales digitales, hablan de ahorros de alrededor de 80% en costos de operación y almacenamiento de los comprobantes para efectos fiscales.

Es por ello que desde el año 2004, el SAT ha impulsado fuertemente la campaña de digitalización de los procesos fiscales, al aprobar ese mismo año la Factura Electrónica como un esquema de comprobación fiscal, y se estima que para el 2008 se reportarán aproximadamente 87 millones y medio de comprobantes fiscales, de los cuales más de 47 millones serán por medio de los Comprobantes Fiscales Digitales. Los Comprobantes Fiscales Digitales incluyen factura electrónica, notas de crédito, notas de débitos, recibos de arrendamientos, recibo de honorarios, entre otros.

Por medio de la implementación y uso de la Factura Electrónica en los procesos, las empresas pueden alcanzar las siguientes ventajas:

§ Hasta un 56% de ahorro en papel y liberación de espacio físico.
§ 78% en disminución de aclaraciones y costos administrativos.
§ Erradicación de posibilidades de falsificación.
§ Evita la recaptura de información y agiliza el rastreo de la información.

La Seguridad ante todo

Verificable: La persona o empresa que emite un CFD no puede negar haberlo generado.
Único: El CFD garantiza no ser violado, falsificado o repetido al validar el folio, número de aprobación y vigencia del certificado de sello digital con el que fue sellado.

Beneficios de la Factura Electrónica

§ Tiene exactamente la misma validez que las facturas en papel.
§ Mayor seguridad.
§ Se puede determinar la veracidad de estas facturas rápidamente utilizando los servicios en línea del SAT.
§ Agiliza la interacción entre clientes y proveedores aprovechando el intercambio electrónico de facturas.
§ Incremento en productividad:
o Reducción de tiempos en procesos administrativos.
o Rapidez y seguridad en el intercambio de información.
o Mejor servicio al cliente.
o Mejora la precisión de la información.
o Agiliza la interacción cliente - proveedor aprovechando el intercambio electrónico de
facturas.
o Ahorro en costos administrativos y de oficina:
o Reducción en volumen de papeleo, correo, fax y otros gastos fijos.
o Mejor utilización de espacios físicos.
o Evita recaptura de la información.
o Reducción de tiempos de edición y remisión.
o Reducción en tiempos operativos.
o Ciclo de resurtido y facturación.
o Generación de facturas.

Independientemente de conseguir ahorros significativos en papel y reducción de tiempos, se está utilizando la Factura Electrónica por los amplios beneficios que brinda en los procesos internos, además de mejorar la relación entre clientes y proveedores al utilizar comunicación comercial a través de la correcta implementación de herramientas tecnológicas a lo largo del Ciclo Comercial.

Para Tralix es de vital importancia ayudar a las empresas en todos los pasos de la administración, comercialización, facturación y cobranza de los productos o servicios vendidos a sus clientes para que se realicen con eficiencia, rapidez y sin errores contables y fiscales.

Es dentro de este marco que existirá una mayor implementación debido al impulso del cambio a la Miscelánea Fiscal para 2008 (RMFII.2.4.6), misma que establece la derogación de la regla que otorgaba la facilidad de auto impresión; lo que significa que 1,256 empresas que contaban con este permiso tienen hasta el 30 de abril del 2009 para actualizarse al esquema de Comprobantes Fiscales Digitales. Por lo mismo, Tralix recomienda a las empresas que recurran a soluciones tecnológicas probadas y estandarizadas, que generen un correcta hiperconectividad con sus clientes y proveedores para realizar negocios más eficientes y productivos.

Jesús Meza Sánchez

Consultor.

Soluciones Integrales en Comunicación.

InfoSol.

www.infosol.com.mx

jmezaarrobainfosol.com.mx

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"Si tú tienes una manzana y yo tengo una manzana e intercambiamos las manzanas, entonces tanto tú como yo seguiremos teniendo una manzana. Pero si tú tienes una idea y yo tengo una idea e intercambiamos ideas, entonces ambos tendremos dos ideas"
George Bernard Shaw
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