Prerrequisitos para implantar una estructura matricial

Autor: Salvatore Tarantino

Gestión del cambio

27-04-2009

El diseño de la estructura organizativa de una empresa y especialmente de una corporación, es un proceso extremadamente complejo, no solo por el número significativamente importante de variables a contemplar sino también por las implicaciones que ésta genera a corto, mediano y largo plazo.

Especialmente en el caso particular de una estructura Matricial, tan solo la Cultura, la Madurez, la experticia Supervisoria Gerencial y las habilidades Interpersonales de todo el personal, son los garantes que dicha estructura pueda cumplir con los cada día más exigentes requerimientos de eficacia y eficiencias por parte de nuestra razón de ser, nuestro CLIENTES.

El término matriz se acuñó allá, en la década de los 50 y se le atribuye a la industria aeroespacial de los Estados Unidos, quien bautizó con ese término a las estructuras tipo Grid (rejilla). Aproximadamente veinte años después, la ciencia Administrativa toma el término y lo amalgama con un nuevo modelo de estructura organizativa “Estructura Matricial” y así, durante la década de los 70 y 80 se mantuvo en el tope del ranking, si fue el bun de la literatura sobre la gestión empresarial.

A pesar de nuevos modelos y definiciones (ejemplo: estructura de red) hoy, a casi 40 años de su inicio, todavía está vigente y dando frutos a muchas corporaciones.

El salto evolutivo siguiente, después de una estructura divisional (basada en la agrupación de unidades por criterios de productos, clientes, áreas geográficas o mercados, esta estructura está conformada por unidades autónomas (divisiones) y una dirección central que se ocupa de la estrategia. la asignación de recursos y el control) debería ser la estructura Matricial, en otras palabras, la estructura Matricial debería venir después de haber adquirido la experiencia, la cultura, la madurez y la experticia de una estructura funcional seguida de una divisional.

¿Por qué hago mención del proceso evolutivo organizacional de la empresa?, indiscutiblemente el diseño de la estructura organizativa de una empresa y especialmente de una corporación, es un proceso extremadamente complejo, no solo por el número significativamente importante de variables a contemplar sino también por las implicaciones que ésta genera a corto, mediano y largo plazo. Especialmente en el caso particular de una estructura Matricial, tan solo la Cultura, la Madurez, la experticia Supervisoria Gerencial y las habilidades Interpersonales de todo el personal, son los garantes que dicha estructura pueda cumplir con los cada día más exigentes requerimientos de eficacia y eficiencias por parte de nuestra razón de ser, nuestros CLIENTES.

El proceso evolutivo para pasar de una organización Vertical a una Matricial inicia con la mera incapacidad de la organización para responder y resolver a tiempo aquellos problemas tales como los cambios tecnológicos, etc., etc..

Dichos problemas atraviesan, inescrupulosamente, un gran número considerable de unidades a todo lo largo y ancho de la organización y demandan enérgicamente, respuestas rápidas y complejas. La jerarquía vertical, no puede hacerle frente con suficiente rapidez a todos estos problemas que requieren y exigen una coordinación horizontal y vertical. Y así, la organización matricial surgió de la necesidad de trabajar con expertos y especialistas de diferentes áreas con funciones y complejidades realmente distintas, que una vez asignados al proyecto se enfocan y visualizan un horizonte común, cumplir con la Planificación Estratégica.

El nombre de estructura matricial proviene del hecho que se forma una matriz donde las columnas las definen las diferentes áreas de competencia del proyecto y las correspondientes filas las definen las áreas funcionales de la estructura funcional de la empresa, de esta forma cada celda se llenará con el personal “prestado”, proveniente de las áreas funcionales sobre la base de que son requeridos para satisfacer los requerimientos del proyecto. Asignación que tendrá un periodo de tiempo finito, si tendrá una fecha de inicio y una fecha de fin y de esta forma, una vez culmina su asignación, regresará a su unidad funcional de origen.

Creo necesario señalar que este empleado que fue asignado a un proyecto, tendrá como mínimo dos supervisores a quien reportar (digo como mínimo ya que puede tener, en forma directa y/o indirecta, más de dos):

1. (área Proyecto) a su supervisor inmediato superior a quien, de acuerdo con el cronograma, reportará el status (avance, análisis y posibles inconvenientes) de sus actividades ejecutadas.

2.- (área Funcional) a su supervisor inmediato superior a quien reportará, como representante de la unidad funcional en el proyecto, la calidad de sus actividades ejecutadas.

Si amalgamamos las palabras Madurez, experticia Supervisoria Gerencial y habilidades Interpersonales, obtendremos un número importante de productos, pero entre ellos, saldrá una palabra clave que amerita respeto, la Integración.

No es nada nuevo señalar que los proyectos varían desde los más pequeños hasta los extremadamente grandes (Mega proyectos), desde los más simples hasta los más complejos, todos sin excepción, son multidisciplinarios.

De esta forma y con el fin de optimizar el manejo de recursos y apoyándonos firmemente en la organización matricial, surge un gran reto, el gran dolor de cabeza tanto del Gerente del proyecto como del Gerente funcional, que inicia y termina junto con el proyecto, el gran dilema la Integración, ésta no suele venir sola, necesariamente se debe planificar, coordinar, monitorear y controlar. El Gerente del proyecto es el único que desde su posición clave, maneja una visión global de todo el proyecto, permitiéndole así prever posibles conflictos de integración. Ahora bien, la experiencia en sintonía con la opinión de muchas autoridades en la materia, resaltan y coinciden en el hecho de que un porcentaje elevado de estos conflictos, pueden desvanecerse con una inteligente y apropiada definición de actividades, inconvenientes, responsabilidades e interrelaciones (estructura Matricial), acorde con las exigencias del proyecto.

A manera de conclusión, para llegar al miércoles, necesariamente debemos pasar por lunes y martes, seria atrevido y jugando a perder, el pretender obviar un paso dentro de la cadena evolutiva. Cuidado a menos que quiera jugar a la ruleta rusa.

Salvatore Tarantino

25 años en el área de Seguimiento y Control de Gestión (10 años en Ingeniería - 15 en telecomunicaciones).

staranarrobacantv.net

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