Formulación de una estrategia para la implementación de un ERP

Autor: División Consultoría de Evaluando ERP.

Tecnología e internet

29-05-2009

La capacidad de un sistema ERP para alcanzar los logros propuestos y planeados, depende en un grado muy elevado del modo en que tiene lugar el propio proceso de implementación. Con el propósito de optimizar el desarrollo de dicho proceso, resulta fundamental establecer modelos que permitan a los consultores y las empresas llevarlo a cabo de manera más fructífera.

La estrategia de implementación define los elementos a tener en cuenta durante el proceso, y determina los pasos que se darán para terminar con la puesta en marcha del sistema en condiciones de operatividad. La idea de estrategia es tratar de avanzar más allá de las metodologías de implementación que con frecuencia proponen los propios proveedores de la aplicación o los consultores que participan del proyecto.

La estrategia de implementación debe considerar los objetivos que se persiguen con la ejecución del proyecto y las condiciones o condicionantes de contexto que, en última instancia, son las que determinan los resultados de las decisiones que adopta la empresa durante el proceso.

En consecuencia, la estrategia de implementación debe ser definida de un modo muy específico en relación con la organización para la que se diseña. Esto no es un obstáculo para que puedan considerarse algunas alternativas clásicas en torno a las que gira una estrategia de implementación.

Dependiendo del grado de propensión o aversión al cambio, se podría decir que hay dos caminos a seguir.

Implantación de una versión elemental

A veces se dice que se comienza con el “out of the box” lo que significa que se acepta el sistema tal cual está (“as is”) para añadirle luego, de manera gradual, funciones adicionales una vez que las funciones básicas funcionan y lo hacen de manera satisfactoria. Las principales ventajas de esta opción podrían resumirse en:

Rapidez de implementación y por ende, resultados.
Éxito político y por ende, respaldo de la organización.
Reducir la posibilidad de repetir aspectos no deseados de los sistemas heredados.

Esta alternativa es recomendable en el caso que la plataforma del ERP deba ser puesta en marcha en varias instalaciones simultáneamente.

Implementación en un solo esfuerzo (one shot)

Es la estrategia más ambiciosa. En este caso, es posible plantear enfoques distintos, que van desde la implementación de módulos aislados, que paulatinamente se vincularán con los sistemas heredados de la empresa (Legacy System) hasta la implementación del sistema completo. La adopción de esta estrategia dependerá de la predisposición de la empresa para adaptar sus procesos a las características del software o su deseo de disponer de un sistema más afín a sus características propias.

Una variante a ambas estrategias es montar un entorno de laboratorio para realizar ciertos ajustes y la capacitación para luego realizar la réplica en el resto de las instalaciones (Roll Out).

Pero para poder tener éxito, además del enfoque general y de la programación del conjunto de actividades necesarias para llevar adelante el proyecto, se debe considerar los factores críticos para el éxito o fracaso, junto con la interacción entre ellos y, como hemos dichos las condiciones o condicionantes del entorno.

Recomendamos leer “Factores Críticos que anteceden a una implementación”

Nota: este artículo fue elaborado considerando las ponencias realizadas en el X Congreso de Ingeniería de la Organización en Valencia, España.