Estado de la comunicación interna en entidades del distrito

Autor: Jorge Aguilera y Geovanny Orjuela

Comunicación organizacional

10-03-2009

Un estudio realizado a 57 entidades distritales en Bogotá arrojó como resultado que los problemas de gestión están relacionados con problemas comunicación en más de un 80%.

Esta investigación realizada por la firma Image People a directores de comunicación y gestión humana de distintas instituciones del sector público en Bogotá durante el último trimestre del 2008, dejó ver el estado en que se encuentran en cuanto a gestión se refiere, siendo el liderazgo y la comunicación horizontal los temas calificados con mayores falencias en dichas entidades y dejando sobre el tapete la posibilidad de hacer más dinámica y efectiva su gestión a través de la comunicación.

La encuesta señala que los problemas que más aquejan a las entidades distritales tienen que ver con la comunicación entre las áreas, pues en una escala de medición, siendo 0 el más favorable y 5 el más crítico, su calificación fue de 3,2.

Es así como este problema hace que la dinámica de gestión sea mucho más demorada y que haya problemas de coordinación que a su vez afecten la productividad.

Le sigue dificultades en canales de doble vía con 3,1, que hace que la información se genere en una sola vía, esta situación crea problemas de adaptación de la organización hacia las necesidades de los usuarios, lo que al final afecta la percepción del servicio y la legitimidad de la organización.

El siguiente componente son las expresiones de reconocimiento y motivación con 3,0, esta situación se presenta como una debilidad en los líderes, razón por la cual es necesario que desde las altas jerarquías se revisen las competencias de comunicación de éstos y las estrategias que están desarrollando.

SISTEMA DE SEMAFORIZACIÓN:

• 0.0 – 2.5 = Verde (Factor fortaleza)
• 2.6 – 3.5= Amarillo (Factor en riesgo)
• 3.6 – 5.0= Rojo (Factor critico)

Otra debilidad marcada es que no se comparte direccionamiento, ya que la pregunta relacionada con comunicación descendente los departamentos de gestión humana y comunicación la calificaron con un 3,0, lo cual indica que en este tipo de entidades el trabajo aún es demasiado funcional y falta formación en pensamiento estratégico dentro de los cuadros directivos.

Una calificación más positiva obtuvo distancias geográficas y deficiencias tecnológicas con 2,9, enseguida aparece actitud en el ambiente laboral con 2,8, comunicación líder equipo con 2,7 y facilidad de los procesos con 2,6, así mismo, las relaciones interpersonales mostraron un balance positivo pues fue calificado con un 2,4.

A la pregunta ¿en qué porcentaje los problemas de comunicación interna inciden en los problemas de clima organizacional?, más del 50% coincidió que se presenta entre un 70% y 100%.

Finalmente al cuestionamiento ¿en qué porcentaje los problemas de comunicación interna inciden en los problemas de satisfacción de los ciudadanos?, más del 50% de los representantes de los departamentos de comunicación y gestión humana de las entidades del distrito respondieron que influye en más de un 60%.

Estos resultados nos señalan que estas entidades deben concentrar más su atención en los procesos de comunicación que diariamente llevan a cabo, puesto que los problemas que presentan hoy en día afectan su productividad, desperdician recursos, hacen lenta la gestión y por ende deteriora su imagen ante los usuarios.

Es así como una entidad fuerte y eficiente genera confianza y una imagen favorable ante la ciudadanía, la cual siempre está alerta a cada detalle desde el servicio que recibe hasta la labor de los funcionarios.