Autoriza o desautoriza una acción, informa a los superiores, maneja la vida de cientos de trabajadores, es protagonista de las expulsiones... Muchos tratan de ocultarle cosas, pero él sabe todo lo que pasa. En la empresa todos le temen y respetan. Nadie se animaría a hacer algo sin su consentimiento. Y aunque parece que fuera Gran Hermano, es solo un ERP.
Del registro al control
El ERP comenzó humildemente registrando los movimientos contables de
las compañías.
Poco a poco fue asumiendo mayores responsabilidades:
Emitir facturas, recibos de sueldo
Procesar órdenes de compra, y todo
Registrar y procesar movimientos transaccionales de las empresas.
El ingreso de los movimientos transaccionales pasó a ser una función muy
básica, y el eje de atención se desplazó hacia la integridad de los
datos. Para entonces, los ERPs comenzaron a incluir reglas de validación
pre registral. Por ejemplo, para emitir un remito un ERP de cierto nivel
de sofisticación comenzó a exigir que la mercadería efectivamente se
encuentre en el stock, y si esta regla no se cumplía era imposible
terminar dicha transacción.
A medida que los productos evolucionaron desde el registro hasta la inserción de reglas de control en la emisión de transacciones, los objetivos de gestión y control fueron creciendo.
Desde la simpleza inicial de verificación de stock, la evolución llegó a funciones tan complejas como la verificación automática de score crediticio para los clientes, o la generación y control del presupuesto.
La voluntad de los directorios
En un principio los controles quedaron bajo estricta definición
gerencial. Se trataba de reglas que simplemente economizaran tarea de
control administrativo.
Hacia fines de los 90, los directores a cargo de las grandes compañías
entendieron que el ERP era un modo muy eficaz de controlar a las
gerencias.
Hasta ese momento, la auditoría era la función y la práctica que
verificaba lo actuado por la gerencia de la compañía. En el mejor de los
casos efectuaban “autopsias” de compras mal realizadas e imposibles de
revertir, o de políticas de descuento que conducían a la ruina.
Mediante la introducción de controles en la generación de las
transacciones, el control pasó de realizarse sobre los hechos
consumados, a efectuarse antes de que las cosas ocurran. Mientras que en
la prehistoria del ERP se controlaban las transacciones, en la época
actual se controla la aplicación de reglas de negocios.
Por ejemplo, un gerente de compras no puede emitir una orden de
provisión que supera el presupuesto establecido, simplemente porque el
sistema no emite el documento necesario. Del mismo modo, ante una
transacción que no es estándar, es usual que el vendedor de una firma de
electrodomésticos, o de un supermercado nos diga: “voy a ver si la
computadora lo acepta”. Es decir va a probar si lo que quiere hacer es
aprobado por el gran hermano, o sea, el ERP que, finalmente representa
la voluntad de la dirección de las compañías.
¿Hacia el control total?
Sin duda que el control de los ERPs sigue avanzando. Cada vez más la
gente que vende, compra o gerencia está más controlada por mecanismos
cibernéticos que le permiten hacer o no hacer algo. Entonces la pregunta
surge naturalmente: ¿Cuántas de esas personas serán reemplazadas por los
sistemas en los próximos 10 años? No creo que veamos aparecer a las
empresas manejadas sin gente. Pero, poco a poco, el sistema de gestión
empresarial va conquistando nuevos territorios o haciendo alianzas con
otros sistemas para alcanzar los recónditos procesos de negocios en los
que no tiene presencia.
