Dashboards: la nueva cara del Reporting

Autor: Sixtina Consulting Group

Mejores prácticas

18-04-2008

Como todos sabemos hay una sutil pero importante diferencia entre el proceso de "elaborar un Reporte" y el "Reporte" en sí mismo. Mientras que "elaborar un Reporte" connota la idea de capturar y ordenar datos, ya sean textuales o numéricos, un Reporte ya terminado es la representación concreta de esa información.

Por ejemplo, imagine una compañía industrial que cuenta con abundante información acerca de su cadena de suministros; en este caso un Informe podría ser una simple planilla Excel con datos contables acerca de aspectos tales como Pagos a proveedores, recepciones de mercadería, estado de stocks, etc. Todos ellos aspectos que se necesitan saber acerca de los distintos participantes de dicha cadena de suministros.

Por el contrario, el proceso "elaborar un Reporte" es aquel por el cual estos datos son capturados, elaborados y presentados para su conocimiento. Este proceso implica que la empresa ha definido una metodología de comunicación que estará implícita en todos los informes que esta empresa industrial emita para el conocimiento de sus actividades.

La importancia de esta diferencia es grande porque las técnicas de crear Informes están cambiando profundamente en todo el ámbito empresarial de la actualidad.

Cuando se piensa en un Reporte “tradicional”, la mayoría de la gente imagina un informe Standard, con interminables filas y columnas donde los datos se ordenan por categorías, con subtotales y totales pero que rara vez vienen complementados con cuadros y gráficos.

Pero esta técnica se está volviendo obsoleta rápidamente lo cual es visto con alegría por parte de la gente de negocios que deben leer esos Reportes. Es más, este método ya está pasado de moda y está siendo reemplazado rápidamente por una herramienta nueva mucho más intuitiva y productiva: el Dashboard.

El Dashboard es la nueva cara del Reporting

Lo que está sucediendo es que esta herramienta está reemplazando al los reportes tradicionales por tratarse de una solución rápida y sencilla que ofrece gran atractivo visual y elaboración en tiempo real.

Con los nuevos Dashboards los ejecutivos pueden explorar la información de manera mucho más profunda lo cual les permite tomar mejores decisiones.

¿Cómo? Gracias al intenso despliegue visual de los nuevos Dashboards realizados con gráficos de barras, cuadros, comparaciones, mapas, etc. Los datos provenientes de distintas fuentes se pueden integrar y consolidar de tal manera que muestren el concepto que se necesita conocer, su pasado y sus tendencias y correlaciones.

Estas funcionalidades son especialmente importantes dada la evolución de las necesidades de los negocios.

En efecto, después de muchos años de “sentarse” sobre montañas de datos, las compañías ahora necesitan utilizar esta información para volverse más competitivas.

La demanda de información está en crecimiento y si bien las compañías cuentan con una amplia disponibilidad de datos éstos se encuentran desordenados para los propósitos analíticos del usuario.

La necesidad de Dashboards es grande pero dado que siempre hay poco tiempo y que tampoco se puede contar con asistentes que "interpreten" los datos, los ejecutivos necesitan que esta herramienta sea rápida y fácil, a costo razonable y que permita analizar la información en tiempo real.

Además de las ventajas visuales, el Dashboard permite la exploración de los datos. Es decir, si un usuario desea más información acerca de una métrica especial, él puede profundizar la investigación obteniendo datos primarios a través de la misma herramienta.

También existe la posibilidad de crear escenarios especiales del tipo “que pasa si” ("what if"). Este análisis consiste en lograr una interacción entre datos fijos y variables que conduzcan a representar situaciones posibles y evaluar resultados en caso de que las hipótesis se cumplan.

Es decir que con el Dashboard se puede investigar la causa raíz de los fenómenos que muestran los datos.

Este movimiento hacia el uso del Dashboard integra también la movida hacia un mayor uso de las herramientas de Business Intelligence, la rama de gestión que mayor perspectiva de crecimiento tiene actualmente en el mundo empresario.

Considere lo siguientes ejemplos donde puede usarse el Dashboard como integrante de la metodología de Business Intelligence para evaluar información a través de toda la organización y en todos sus niveles.

En el sector de Salud los médicos, enfermeras y empleados administrativos tienen mucho por ganar con mejores informes sobre los pacientes y sus diagnósticos.

Años atrás sólo contadas personas dentro de los hospitales tenían acceso a información sobre el estado de cosas en cuanto al funcionamiento del hospital, pero hoy en día, si se cuenta con Dashboards se puede permitir que todo el personal tenga acceso a esta información filtrada por reglas de seguridad en distintos niveles.

Por ejemplo, el administrador puede ver aspectos del cash flow financiero, el médico puede verificar los resultados de las encuestas de satisfacción de los pacientes y las enfermeras pueden ver la cantidad de admisiones. Es decir, esta mayor disponibilidad de datos presentados de manera sencilla e instantánea permite a los contadores, médicos y enfermeras contar con importante información relativa a su trabajo con la consiguiente mejora de servicios para el paciente.

La industria es otro sector que se beneficia con técnicas de Business Intelligence sencillas. Por ejemplo los responsables de planta y almacenes pueden acceder a información de producción en tiempo real y practicar ahorros de costos concretos que se desprenden de información consistente e inmediata. Reposición de stocks es un buen ejemplo de ahorros por mejora en la información.

Los Dashboard otorgan una nueva respuesta a la antigua necesidad de Reportes; sólo debe contar con la herramienta apropiada para manejar estos datos. Es decir, con un login remoto, un usuario puede acceder en forma segura a sus datos transaccionales y puede crear informaciones visuales, gráficas en tiempo real y crear nuevas series analíticas como presupuestos, pronósticos y más. Todas ellas son nuevas posibilidades de potenciar el uso de la información. Típicas preguntas como "¿en qué estamos gastando?" o "¿estamos reteniendo o no a nuestros clientes?" o "¿tenemos capacidad ociosa en la fábrica?" pueden ser contestadas en tiempo real y analizadas en series de tiempos temporales o relacionadas con otros datos que den más significado a la información.

A través de estos sencillos ejemplos, es posible advertir por qué los Dashboards se están convirtiendo rápidamente en la nueva cara de la información, abriendo el mundo del reporting a nuevas audiencias nuevas a tanto en organizaciones numerosas o como en empresas pequeñas. Para todo tipo de usuario, desde el directivo que guía el curso de su compañía, hasta el operario recién ingresado neutra, quien aporta su fuerza para que la empresa vaya adelante, desde el consumidor que con su demanda impulsa el crecimiento de la empresa hasta los proveedores que deben planear la provisión a tiempo los Dashboards ofrecen a todo el mundo una forma rápida y fácil de explorar información entre cantidades gigantescas de datos, con el consiguiente beneficio de arribar a tomar decisiones más inteligentes y más rápido de lo que se haya podido hacer nunca hasta ahora.

Sixtina Consulting Group

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