El diseño del Dashboard: cómo incluir los KPI (indicadores clave de desempeño) y sus métricas

Autor: Sixtina Consulting Group

Mejores prácticas

13-03-2008

Introducción

El objetivo de este artículo es explicar cómo se debe reunir y definir los KPI (indicadores claves de desempeño) y las métricas para construir un Dashboards (Tablero de Control) de actividades de ejecución y operaciones. Si bien las técnicas aquí discutidas son aplicables para seleccionar cualquier tipo de KPI para cualquier tipo de industria, el objetivo del artículo estará en los pasos a seguir para que dicha selección tenga como resultado un formato eficaz de Dashboard.

¿Qué es un Dashboard?

El nombre Dashboard se refiere al tablero de un automóvil, el cual ofrece al conductor información permanente sobre el estado del vehículo. El mundo de los negocios toma la palabra con un sentido similar pero en lugar de aplicarlo a los automóviles lo refiere a la empresa.

Así Dashboard es una página desarrollada en base a tecnología web mediante la cual se despliega en tiempo real información de la empresa extraída de varias fuentes o bases de datos. Su característica de tiempo real otorga a los usuarios un conocimiento completo sobre la marcha de la empresa y permite hacer análisis instantáneos e inteligencia de negocios.

Métricas y KPI: Las Métricas y los KPIs son la base para construir un Dashboard de gran despliegue visual, ya que son las herramientas más eficaces para alertar a los usuarios en cuanto a donde se encuentran parados en relación a los objetivos. Por ello es importante contar con una clara definición de estos elementos que constituyen la base del diseño del Dashboard.

Métrica: Cuando utilizamos el término métrica nos referimos a una medida numérica directa, que representa un conjunto de datos de negocios en la relación a una o más dimensiones. Un ejemplo sería: "las ventas brutas por semana." En este caso, la medida sería de pesos (ventas brutas) y la dimensión sería el tiempo (semana) Para una medida dada, es posible que también se quiera ver los valores a través de diferentes jerarquías dentro de una dimensión. Por ejemplo, al ver las ventas brutas por día, semana o mes se mostrará la medida de pesos (ventas brutas) por diferentes jerarquías (día, semana y mes) dentro de la dimensión temporal. Hacer la apertura más detallada de una medida dentro de un determinado nivel jerárquico de una dimensión es perseguir un objetivo de gran detalle para la métrica estudiada.

Mirando una medida a través de más de una dimensión, como las ventas brutas por el territorio y el tiempo se denomina análisis multidimensional. La mayoría de los Dashboards sólo hace análisis multi dimensionales en una forma limitada dependiendo de la herramientas BI (Business Intelligence) que utilice para ello. Esto es importante de tener en cuenta, porque si en su proceso de definición de la información que quiere ingresar al Dashboard descubre una necesidad multidimensional importante será necesario entonces que estudie la posibilidad de complementar sus tableros con algún tipo de herramienta de análisis multidimensional.

Indicadores clave de rendimiento (KPI): Un KPI es simplemente un indicador que está vinculado a un objetivo. En la mayoría de los casos, un KPI el estado del un indicador, es decir si está por encima o por debajo de una meta pre determinada. Los KPI's generalmente se muestran como una tasa o porcentaje y están diseñados para permitir que un usuario de negocios pueda saber instantáneamente si están dentro o fuera de su plan sin que tenga que buscar información adicional. Por ejemplo, podemos decidir que, a fin de lograr nuestro objetivo de ventas trimestrales tenemos que vender 10000 dólares de dispositivos por semana.  La métrica sería “venta de dispositivos por semana”, la meta sería de $ 10000. Si se utiliza un porcentaje de visualización para representar este KPI y se hubiera vendido 8000 dispositivos el día miércoles, el usuario podría ver al instante que estarían en el 80% de su objetivo.

Tarjetas de puntajes, Dashboards e Informes: La diferencia entre una tarjeta de puntaje, el Dashboard y el informe puede ser muy sutil. Cada una de estas herramientas puede combinar elementos de las otras, pero a un nivel elevado todas apuntan a distintos objetivos y niveles separados del proceso de toma de decisiones de la empresa.

Tarjetas de puntaje: A partir de la más alta, la mayoría de los espectros de los niveles estratégicos de la toma de decisiones de la empresa utiliza tarjetas de puntaje. Se utilizan principalmente para ayudar a alinear la ejecución operacional con la estrategia empresarial. El objetivo de una tarjeta de puntaje es mantener el negocio focalizado en un plan estratégico común mediante el control de la ejecución del mundo real y organizar los resultados de dicha ejecución para una estrategia específica. Las tarjetas de puntaje son ideales para representar objetivos que se forman con métricas de distinta magnitud y que por ello no se pueden sumar y obtener una medida común. Un ejemplo de una tarjeta de puntaje KPI sería un indicador llamado "Crecimiento de Ventas rentable", que combina varias métricas tales como: la captación de nuevos clientes (cantidad de clientes), el volumen de ventas (dólares), y la rentabilidad bruta (porcentaje) en una puntuación final. Como estas métricas no se pueden sumar se les asigna un puntaje según su cumplimiento del objetivo y este puntaje se suma para otorgar una medida cuantitativa al KPI "Crecimiento de Ventas rentable".

Paneles: El propósito de un tablero es proporcionar al usuario información de la empresa en un formato que es a la vez intuitivo y perspicaz. Los paneles enfatizan datos operativos sobre todo en forma de cifras y KPI.  Los paneles permiten descomponer una meta estratégica general en determinadas metas operacionales. Las metas operacionales aportan valor para el cumplimiento de la meta estratégica general.

Informes: Probablemente la herramienta BI más vista en los negocios de hoy es el tradicional informe. Los informes pueden ser muy simples y estáticos en su naturaleza, como una lista de ventas por un determinado período de tiempo, o un informe mas avanzado con agrupación, resúmenes, dinámica de exploración de datos o vinculación. Los informes son los más utilizados cuando el usuario necesita ver datos en bruto en un formato fácil de leer. Cuando se combina con tableros y tarjetas de puntaje, los informes ofrecen un medio ideal para permitir a los usuarios analizar los datos concretos destacando su métrica y los indicadores clave de rendimiento.

Recolección de KPI y Requisitos de Métricas para un Dashboard: Proyectos BI tradicionales suelen usar un enfoque de abajo hacia arriba en la determinación de necesidades, donde la atención se centra en el dominio de los datos y las relaciones que existen dentro de esos datos. Al relacionar las Métricas y los KPI para un proyecto de Dashboard es preferible tomar un enfoque de arriba hacia abajo. Un enfoque de arriba hacia abajo comienza con las decisiones empresariales que deben ser puestas en primer lugar y luego se desciende hacia los datos necesarios para apoyar esas decisiones. Con el fin de adoptar un enfoque de arriba hacia abajo usted DEBE involucrar al usuario actual quien utilizara estos paneles, ya que son los únicos que pueden determinar la relevancia de los datos específicos de las empresas con respecto a sus procesos de toma de decisiones.

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