Gerencia y comunicación eficaz

Autor: Ing. Carlos Mora Vanegas

Comunicación organizacional

25-03-2008

Muchos problemas que se afronta en los grupos de trabajo de las empresas, esta relacionado con la comunicación, aspecto que no se le presta la atención debida y ello conlleva a que se manifieste muchas veces el descontento, improductividad, un clima organizacional negativo.

De aquí, que la gerencia debe estar muy atenta como se emplea la comunicación, y desde luego, como la está utilizando a fin de que sabiéndosela usar adecuadamente, se obtenga un clima armónico, con resultados positivos.

Sobre el rol de la comunicación en pro de motivar, dar a conocer las ideas, las acciones a seguir, la gerencia debe saberla manejar adecuadamente.

Al respecto, nos recuerda Abel Sánchez Rodríguez, que se considere los siguientes componentes de ella:

Emisor: Persona que emite el mensaje
Receptor: Persona que recibe el mensaje
Canal de Transmisión: Vía por la que se transmite el mensaje
Mensaje codificado: Texto que se quiere hacer llegar al receptor.
Retroalimentación: Confirmación de que el mensaje fue recibido correctamente.
Ruidos, Distorsiones e interferencias: Interrupciones al proceso de comunicación.
Internos: Factores Psicológicos, estados de animo,v etc.
Externos: Dificultades en el canal de transmisión, problemas técnicos,v de idioma, de cultura.

Rodríguez nos indica, que en el proceso de comunicación el emisor decide el mensaje a emitir, el canal y la codificación que se va a usar. Sin embargo el emisor es quien debe ocuparse de que la retroalimentación, que es un mensaje en sí, llegue lo mas clara posible ya que esta es la vía necesaria para conocer si el mensaje se recibió con claridad, de lo contrario la retroalimentación llegará en el momento en que el receptor incumpla o no realice la tarea indicada en el cuerpo del mensaje de la forma esperada por el emisor por el solo hecho de una mala comunicación o interpretación del mensaje.

La mayoría de los componentes del proceso de comunicación tienen la capacidad de crear distorsiones, y por tanto, inciden sobre la meta de comunicarse perfectamente. Las distorsiones de-penden fundamentalmente del estado psicológico del emisor y el receptor, del canal usado y del tipo de codificación.

Por ejemplo si el canal y la codificación usados son el lenguaje oral mediante la comunicación cara a cara entonces el éxito del mensaje depende en gran medida de la forma en que se maneje la expresión facial del emisor, el tono de su voz, etc. y a su ves estas dependen en gran medida del estado psicológico del emisor.

Si usted quiere hacer llegar a un grupo de individuos la necesidad de acometer una tarea de inmediato ya que el destino de la Empresa depende de la realización de esta tarea y se lo transmite al receptor en un tono de voz y con una expresión facial o corporal que no muestren la urgencia y la gravedad del asunto entonces el receptor podrá deducir que la palabra inmediato significa un tiempo mas prolongado del que usted trató de transmitir.

Francisco Marín no indica sobre este tópico, que las formas participativas de gestión y la transparencia en la comunicación hacen creer y desarrollarse a las organizaciones y a sus integrantes en un clima laboral favorable, dentro del marco global de relaciones que tiene por meta principal alcanzar los objetivos de la organización (empresa, institución o corporación) con efectividad.

El concepto de efectividad de los logros debe contemplarse desde el punto de vista de los planes o proyectos de la organización y del alcance y calidad de los resultados (productos, bienes o servicios de los usuarios o destinatarios de esas acciones). Sin embargo, el rol de la gerencia no está necesariamente restringido a lo técnico y lo económico. La organización puede ser vista de forma semejante a un sistema de gobierno que, entre sus actividades de gestión, tiene labores tan importantes como son reconocer, representar y articular las diferentes fuerzas que en él participan. La función gerencial de una organización, entendida como un espacio de convivencia donde se toman decisiones de estrategia, se asignan recursos, se afrontan crisis y se gestionan recursos humanos, debe contemplar como prioritarios los acuerdos o consensos para respetar los derechos de sus integrantes y cumplir la responsabilidad social de la entidad en su contexto. En este marco de relación deben tenerse en cuenta los aspectos subjetivos de los procesos sociales, entre los que destacan la motivación y satisfacción de sus integrantes. Un sistema estructural viable debe establecer planes, prestar servicios o desarrollar productos y satisfacer las demandas de sus grupos componentes. En este último aspecto, la gerencia debe comprender que la práctica de una buena comunicación saca a la organización del plano de las intenciones y la pone en la dimensión de las realizaciones. Para ello, debe dotarse de la capacidad de articular y conducir el trabajo en equipo y de coordinar los esfuerzos para desarrollar un proyecto compartido.

Concretamente nos manifiesta Rodríguez, la Gerencia tiene que tener muy claro que en la misma organización coexisten, se interaccionan áreas y procesos que, generalmente, son diferentes, aunque pueden estar orientados a la consecución de un mismo producto u objetivo final. En la misma organización, por consiguiente, conviven mundos diferentes: un mundo que piensa en base a resultados económicos, productividad y eficiencia de procesos; otro, de relaciones sociales y personales, donde aparecen afinidades y diferencias; y un tercero de mensajes y comunicaciones para que todo se desarrolle de manera ordenada y satisfactoria.

No se debe descuidar jamás la comunicación interna, que engloba el conjunto de actos de comunicación que se producen en el interior de una organización. Esta comunicación concierne a todos sus componentes, desde la dirección general o gerencia, pasando por los cuadros, directivos y empleados.

Persigue informar a sus públicos internos de lo que la organización hace y lograr un clima positivo de implicación e integración de las persona, incrementar la motivación y, en consecuencia, la productividad. Todo ello para alcanzar la máxima optimización de los recursos, realizando los proyectos con mayor eficacia y al menor coste posible.

Consideramos muy positivo que la gerencia este vigilante de cómo esta poniendo en práctica su comunicación, como se están generando los resultados, de ser el caso que no se estén logrando, se de paso a las correcciones necesarias, si por la comunicación la causa de ello. No se debe descuidar.