Análisis de la estructura organizacional de la Alcaldía municipal de Restrepo Meta

Autor: Claudia del Pilar Rojas Yepes

Otros conceptos de administración

16-12-2008

La organización es para toda empresa el pilar del éxito, denotando el éxito no sólo como el triunfo ante una expectativa, sino como el crecimiento, la innovación y la constante formulación de objetivos, lo que nos conlleva a un inminente éxito de una forma organizada.

Introduciendo con este punto de vista subjetivo, me gustaría compartir la experiencia que tuve al conocer la organización de la Alcaldía Municipal de Restrepo (Meta), teniendo en cuenta que como municipio de cultura e historia un aspecto primordial en su misión es ser un potencial agroturístico del meta y la orinoquía a partir de la administración y manejo sostenible de su riqueza; este aparte de su misión no sólo nos refleja su respeto por la naturaleza y su cultura, sino el deseo de llegar al éxito con base en la buena organización de su administración, que realmente será la encargada de guiar sus objetivos al logro; es ahora cuando considero conveniente y oportuno introducirme en la parte de su administración y poder de este modo visualiza, analizar y de alguna manera, hacer aportes útiles a esta gran organización.

La Alcaldía Municipal de Restrepo ha adoptado el modelo de organización formal, reflejando tanto la parte jerárquica, como su debida división del trabajo y así mismo evidenciando el respectivo orden y conducto regular a seguir respecto a la necesidad sobreviniente, ésta organización formal es el reflejo de una buena coordinación, por que manifiesta los niveles de la organización y de allí se deriva su responsabilidad con la misma, un punto de vista a aportar, es a tener precaución y no caer en la rigidez, es decir, el adoptar una organización formal debidamente legalizada, no quiere decir que si el conducto regular no se cumple, un nivel operacional no podría interactuar con un nivel directivo, mi propuesta es a dinamizar este concepto, es tener en cuenta todas y cada una de las sugerencias tanto de nuestros cliente internos como de los externos, ya que son nuestros clientes internos quienes tal vez conozcan más de las expectativas de nuestros clientes respecto a lo que conocen de nuestra organización y los gustos y preferencia en su posición de clientes.

A partir de la organización formal empleando una Departamentalización funcional, la Alcaldía Municipal de Restrepo, ha estructurado un organigrama general que nos permite evidenciar tres niveles jerárquicos, teniendo en cuenta que los niveles organizacionales existen porque hay límite al número de personas que un gerente puede supervisar con efectividad, en este caso a la cabeza de la organización tenemos a el Alcalde Municipal como nivel directivo, del cual se desprende cinco secretarias bajo su propia dirección, coordinación y supervisión, representando el nivel ejecutivo, de igual forma el organigrama nos refleja una dependencia que se desprende directamente de cada secretaria que constituye el nivel operativo; de la anterior descripción, nos podemos hacer una idea muy cercana de su ámbito de control y es precisamente una organización formal con Departamentalización por función con tramos estrechos, lo que facilita una supervisión directa, un control estricto y una comunicación rápida entre subordinados y superiores, teniendo en cuenta que existen políticas claras y que así mismo se ha procurado no involucrarse demasiado en las funciones y decisiones de cada departamento, pues hay que resaltar, el grado de confianza que se tiene en la organización, lo cual los ha llevado a armonizar un ambiente de trabajo no sólo de confianza, si no de responsabilidad y empoderamiento de cada subordinado respecto a las labores encomendadas; no sobra resaltar, que la palabra armonía no es sinónimo de evadir conflicto, sino de comprender que cada discusión genera un enriqueciendo ideológico, concepto que se ha unificado en la organización y respecto al cual se tiene la claridad para distinguir una situación de aprendizaje a una situación de tempestad.

Así como es claro su ámbito de control, es de importancia destacar la forma como se han organizado, quiero decir como se han agrupado por actividades y personas en departamentos para hacer posible que la organización se extienda y sea coordinada, para lo cual se ha implementado la Departamentalización Funcional reflejando una coordinación de actividades y jerarquía organizacional claras, este tipo de Departamentalización es el más adecuado a su actividad, pues la Alcaldía Municipal no esta orientada a satisfacer un cliente determinado, si no a trabajar conjuntamente en las decisiones que lleven al desarrollo de una región, en este caso los procesos que adelante para alcanzar su objetivo principal son los procesos que nos enmarcan una organización que se basa en proyectos que cumplen con estrictos pasos de aprobación, lo que requiere que cada departamento se encargue de llevar a cabo su función para este u otro proyecto y así mismo pase a otra área para su complementación; claro esta que estoy dando un ejemplo respecto a proyectos contemplados en su plan de desarrollo , pero así mismo, es de conocimiento general que las Alcaldía abarcan toda o la mayor parte de la administración de un Municipio y más en el caso especifico de la Alcaldía Municipal de Restrepo, que cumple no sólo con la función de Dirigir y coordinar todas las labores administrativas del municipio y actuar como representante legal ante todas las entidades sociales, gubernamentales y administrativos, sino también, ejerce autoridad de policía y judicial del municipio como órgano principal, entre otras funciones, por todas estas actividades en cabeza de la Alcaldía Municipal de Restrepo, es claro, que su mejor forma de departamentalizar sus dependencia, es de forma funcional, así de esta forma se puede conducir a una mayor especialización dentro de la organización y tener un debido procesos eficaz de sus funciones; de igual forma, esta clase de Departamentalización tiene una desventaja muy notable y es la limitación al desarrollo de sus funciones, es decir, cada funcionario no esta dispuesto a ser flexible en el desarrollo de actividades no relacionadas a su función, tal vez no sólo por disposición, si no porque está tan especializada en su área, que realmente no tiene el conocimiento idóneo para desarrollar una actividad diferente a la suya.

No obstante para la Departamentalización funcional y de productos o proyectos que se evidencia, podría aconsejar la organización Matricial o de rejilla, porque complementa las funciones de cada departamento en cabeza de su autoridad, en un esfuerzo unánime frente a un mismo proyecto donde se encuentren claramente definidos los objetivos del mismo, claro esta que esta organización es la adecuada siempre y cuando necesitemos del esfuerzo colectivo para desarrollar un proyecto o proceso del mismo interés, sin pretender que sea el tipo de Departamentalización a adoptar por toda la organización; es así como se puede interactuar, compartir y complementar los conocimientos de los diferentes niveles jerárquicos para que el fin o logro del objetivo sea el más optimo y eficaz posible, destacando la posibilidad eficiente de desarrollar varios proyectos a la vez, pero conservando las personas idóneas para el desarrollo de éstos.

De igual forma como he podido conocer, analizar y aportar la parte estructural de la Alcaldía Municipal de Restrepo, es hora de interpretar su autoridad de línea y es en éste momento donde es indispensable tener muy clara la diferencia entre poder y autoridad con una palabra elemental y fundamental para cada una, poder representa la habilidad y autoridad el derecho; hago énfasis a esta parte porque como persona en la parte superior de ésta organización esta el Señor Alcalde Edgar Augusto Jara Guevara, quien no sólo posee autoridad respecto a las decisiones que se deban tomar, derecho desencadenado por la posición del cargo que ostenta, si no también es una persona con un poder decisorio de influir en las acciones y creencias de sus colaboradores, habilidad que no todo empresario guía de una organización posee; de igual forma, la línea de autoridad refleja la relación de autoridad superior-subordinado y con respecto a la organización he observado que está claramente definida gracias no sólo a su estructura formal, si no a la competencia y preparación profesional que tiene cada miembro que pertenece a la “cabeza” o “cima” de un departamento quien será el responsable de mostrar resultados si realmente tiene poder. Pero en este párrafo no pretendo centrarme en resaltar la labor de los miembros de la organización, mi objetivo es transmitir un mensaje claro de las diferencias entre poder y autoridad y así mismo, destacar que poder y autoridad son una complementación, dejando como reflexión pensar “que seria de un gerente sin poder?”.

Retomando el concepto anterior de línea de autoridad como la relación de autoridad superior-subordinado, es importante resaltar que no debemos adoptar una posición de autoritarismo, es adecuado reflejar el poder innato que desencadena de mis habilidades para así transmitir a los miembros de mi organización que tener la autoridad no nos hace grandes ni más sabios, y realmente esa es la primera lección que debo trasmitir para tener la certeza de crear personas que puedan recibir el poder de tomar una decisión con la garantía de su eficacia y con la seguridad que no sobrepasará los limites del poder delegado “empowerment”.

Siguiendo el mismo orden de ideas, he identificado que éste ente tiene una organización que ha adoptado por el modelo de la descentralización aspecto fundamental de la delegación, gracias a que cuenta con una estructura organizada donde están claras las líneas de autoridad y sus políticas, así mismo se tiene la confianza a la delegación de autoridad y funciones, delegando no sólo autonomía para desarrollar una actividad, sino traspasando parte de la responsabilidad que conlleva tomar una decisión y lo vemos reflejado en la delegación desde la parte central de la organización (despacho del Alcalde) quien libera la alta dirección de un poco de carga y transfiere cierta autonomía respecto a un proyecto de desarrollo a la secretaria competente quien se encarga y así mismo se responsabiliza de llevar a cabo lo asignado, sin necesidad de recurrir a la autorización del superior, pues al habérsele delegado cierta autoridad, este tiene la libertad de actuar en Pro de la mejores decisiones.

Así mismo nunca debemos sobrepasar los límites de la descentralización, es decir, no podemos pretender delegarlo todo, porque la autoridad central desaparecería, ni tampoco podemos pretender centralizar todas las decisiones porque la labor no seria lo suficientemente eficiente, así como debemos ser consientes que puede incrementar las complejidad de coordinar los departamentos o unidades, al mismo tiempo que los costos podrían aumentar, pero son desventajas que podemos superar si desde el principio hemos detectado las personas idóneas para delegarle alguna autoridad, de igual forma no sólo depende de la persona o subordinado, depende en gran parte del gerente, director o en éste caso del Alcalde, porque ante todo deben así mismos evaluar su capacidad de delegar y eso se desencadena de aspectos tan importantes como ser una persona receptiva que siempre este dispuesto a escuchar las ideas de los demás, a estar dispuesto a conceder, a dejar que los demás hagan las cosas a su forma así usted considere que las sabe hacer mejor, tal vez su subordinado use una técnica diferente pero quizás los resultados sean mejores que los que podría lograr usted mismo, es fundamental aprender a permitir errores, son la base de nuevos triunfos, si aceptamos un error es seguro que lo otra persona se esforzara por nunca volver a defraudar y por ultimo hay que estar dispuesto a confiar, confiar en la persona que he elegido, porque “por algo la elegí”, a confiar para disminuir riegos e incertidumbres y algo muy importantes, hay que demostrar confianza para que nuestros subordinados sientan que pueden actuar y siempre se les va apoyar.

Finalmente, espero que el contenido de este ensayo sirva de reflexión interna para nuestras organizaciones, es importante que nos sentemos a examinar como estamos organizados y estructurados y que podemos reestructurar, aunque el contenido de este ensayo sea muy subjetivo, esa es la esencia, estar dispuestos a escuchar conceptos diferentes y puntos de vista nuevos que nos sirvan para evaluar y enriquecer nuestros conocimientos.

Claudia del Pilar Rojas Yepes

Universidad de los Llanos (Villavicencio-Meta).

Administración.

s88pilarrojasarrobahotmail.com

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